任务导入

小王刚刚入职北京某五星级酒店的酒吧。已知平均每天销售各类酒水：可乐3箱，雪碧1箱，橙汁10瓶，苹果汁10瓶，啤酒5箱。该酒吧每周采购1次，各类酒水的保险库存量为：可乐6箱，雪碧3箱，橙汁30瓶，苹果汁10瓶，啤酒10箱，采购需要在一天后到货。请问，该酒吧各类酒水的标准贮存量、最低贮存量分别是多少？小王作为酒吧采购员，在采购时，仓库尚存可乐10箱，雪碧5箱，橙汁10瓶，苹果汁8瓶，啤酒3箱，请问小王应该采购各类酒水分别多少箱？

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原材料采购控制的主要目的是：保证饮料产品生产所需的各种配料适当存货，保证各种配料的质量符合要求，以及保证按合理的价格进货。原材料采购控制的关键是：确定采购制度，明确采购的计划，并按照采购流程进行采购。

一、采购管理

（一）采购管理制度

为了搞好酒吧的采购工作，提高酒吧经费使用效率，保证优质廉价的供应，确保经济指标的完成，以及防止一些不良倾向的发生，在酒吧服务物品采购中需遵守以下规定。

1. 所有采购活动必须遵守国家有关法律和法规。
2. 相关人员在采购、收货的过程中，必须遵守商业道德，努力提高业务水平，适应市场经济的发展要求；讲究文明礼貌，遵纪守法；以酒吧利益为主，相互监督，相互配合，共同把关。
3. 购买服务物品必须填写物资采购申请单，报请相关负责部门同意后进行统一采购。
4. 采购人员必须充分掌握市场信息，收集市场物资情况，预测市场供应变化，并结合酒吧自己的情况，提出合理化的采购建议。
5. 严把质量关，认真检查服务物品质量，力求价格合理、质量合格。
6. 采购的服务物品要适用，避免盲目采购造成积压浪费。严格按采购计划办事，执行服务物品预算，遵守财务纪律。
7. 加工订货，要对厂家生产的服务物品的性能、规格、型号等进行考察，将考察结果与使用部门协商，择优订货。
8. 签订合同，必须注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等；否则，造成的损失由相关的采购人员负责。
9. 及时与有关部门或负责人员联系，做到购货迅速，减少运输中转环节，降低库存量。
10. 大型的设备、用具等服务物品，按照规定要求进行购买。

（二）采购计划

1．确定采购范围

酒吧采购工作的范围应包括：常用各类设备；酒吧日常用品、耗用品；各类进口、国产酒类；各类水果；酒吧供应的小食品及半成品原料；各种调味品以及杂项类。

2．选定采购项目

不同类型的酒吧有着不同类型的酒单，酒单的内容直接与饮料的供应和采购有关。酒吧原料采购项目一般包括以下几大类。

1. 酒水类  包括餐前开胃酒、鸡尾酒、白兰地、威士忌、金酒、朗姆酒、伏特加、啤酒、葡萄酒、咖啡、茶等。
2. 小吃类  包括干果、饼干、蜜饯、爆米花、肉干以及油炸小吃和三明治等快餐食品。
3. 水果拼盘类  包括水果拼盘、瓜果品等。

3．影响采购计划制订的因素

制订采购计划需要考虑的因素很多，主要有以下几个方面。

1. 酒水的销售量  考虑销售量的大小，以销售量决定进货量。酒吧经营有明显的周期，高峰期在公休日、节假日，这时的酒水销售量大，需要对酒水原料进行批量购买；平时酒水、食品的销售量少，就可压缩采购数量。另外，不同酒水在不同季节的需求是变化的。咖啡等热饮在冬季销售量较大，啤酒、碳酸饮料等在夏季销售量大。因此，酒吧在采购原料时，要根据酒水销售量来确定数量。

2. 酒吧的储藏能力  根据现有储藏能力确定采购的数量。尽管酒水对冷冻、冷藏的条件要求并不是很高，大多数酒水可在室温下储存，但酒水所占空间较大，如果酒吧储存空间不大，应适量进货。

3. 酒吧的财务状况  酒吧以现金交易为主，使用资金较方便。经营较好的酒吧一般不存在资金短缺问题，可以适当增加采购数量；当酒吧因装修或扩大业务占用较多资金而造成资金短缺时，可适当减少采购数量，加速资金周转。所以，酒吧要根据账务状况确定采购数量。

4. 采购地点的远近  酒水原料采购地点的远近影响酒吧采购的数量。如果采购地点较远，可以增加批量，减少批次，这样可以节省采购费用，防止原料断档；如果采购地点较近，采购方便，则可以减少批量，增加批次。

5. 市场供求状况  有些进口酒水的原料市场供应不稳定，经常断货，而酒吧又不能缺少这些原料，如石榴汁、西柠汁等。在这种情况下，可以一次性多买些，防止用完后不能及时买到；市场供应较稳定的原料，可少量多次采购。

6. 食品原料的特点  酒吧小食品、水果等不宜长时期保藏的原料应少量多次采购，勤于进货，否则容易导致变质、浪费。易保藏的原料如烈性酒等，由于保存期较长，在采购时可以大量少次采购。

7. 原料保质期  酒水应按基本特点分别在不同的温度和湿度条件下贮存。各种酒水的保质期不同会直接影响原料的采购数量。瓶装、听装熟啤酒保质期不少于120天（优、一级）或60天（二级），瓶装鲜啤酒保质期不少于7天，罐装、桶装鲜啤酒保质期不少于3天；果酒和葡萄酒贮存时间可长至2年；威士忌等烈酒贮藏期限可更长。需要按贮存期的长短来进货，并保证在保质期期满之前销售完毕。

总之，酒水饮料的进货数量和次数是由一系列因素共同决定的。除上述因素外，还要考虑到上个月期末实地盘存数量等因素。

4．采购数量计算

1. 最低贮存量  酒吧贮存的各种酒水和食品都有一定的标准贮存量，当各种酒水或食品数量降至需要采购的数量，而又能维持至新的原料到来时，这个数量称为原料的最低贮存量。它的计算方法是：

最低贮存量=日需要量×发货天数+保险贮存量

1. 标准贮存量  标准贮存量是酒吧对某种酒水或原料的最高储存量。它的计算方法是：

标准贮存量=日需要量×定期采购间隔天数+保险贮存量

1. 保险贮存量  保险贮存量是为防止市场供货问题和采购运输问题预留的原料数量。酒吧某种原料保险储存量的确定，要根据市场供应情况和采购运输的方便程度而定。

2. 采购数量  酒水或食品的采购数量是酒吧采购控制的一个重要因素。采购过量的原料会占据仓库的空间，积压资金，影响质量。相反，采购频率太高会增加采购费用，耽误经营。酒吧必须确定合理的采购数量。它的计算方法是：

   采购数量 = 标准贮存量 - 现存量 + 日需要量 × 发货天数

3. 日需要量  酒水日需要量是指餐厅或酒吧每天对某种酒水或原料需要的平均数。

（三）采购流程

1．酒吧确定领取物资种类及数量，按需填写领料单

储藏仓库结合日常经营需要，确定需补充添加的各类原材料明细后，填写领料单。领料单需在拟领原材料部门的主管领导签字确认后，方可向储藏仓库进行领料申请。

2．根据储藏仓库库存物资，领取原材料

储藏仓库根据仓库中的原材料实际库存情况，对酒吧提交的领料单进行原材料配置。发放的原材料可以是仓库本身保管储存的，也可以是当天验收合格的新鲜新到的原材料。

3．根据储藏仓库实际原材料储存情况，决定是否重新采购如果储藏仓库中无酒吧所领取的原材料，可由仓库进一步通过采购申请单向采购部门提出订货要求。

4．提出订货申请，正确填写订货申请，并将单据保存

采购部门接到订货申请后，可通过正式的订购单手续向供货单位订货，同时给验收部一份订购单，以备验收货物时进行相关内容的核对确认。

5．组织相关部门及人员进行验收，完成验收管理环节的各项工作

订货后，供货单位或是原材料供货人能够将原材料送到储藏仓库，则由验收部门对物资进行验收，验收合格后方可入库并进行登记。如果供货方不能提供送货上门服务，则由采购部门承运回来后，交由验收部门进行验收后方可入库。

6．通知酒吧领取原材料，以避免原材料的质量发生变化

验收部门在酒吧所需原材料入库后，可在第一时间通知酒吧领取原材料，尤其是一些新鲜食材，以避免存放时间过长导致原材料质量发生变化。

二、验收管理

（一）验收工作内容

酒水验收是指酒水验收员按照酒吧制定的酒水验收程序与质量标准，检查酒水供应商发送的，或由采购员购来的酒水质量、数量、规格、单价和总额等的工作，并将检验合格的各种酒水送到酒水贮藏室，记录检查结果的过程。酒水验收是酒水采购的一个重要环节，做好验收工作，能防止接收变质的食品原料，并且能防止原料因无人看管而失窃。酒水验收工作内容如表10-1所示。

表10-1  酒水验收工作内容

（二）办理验收手续

验收手续办理如表10-2所示。

表10-2  验收手续办理

三、库存管理

（一）酒水仓库的设置

酒水仓库是储存酒水的重要场所，其内部设施要求不高，一般只需配备下列用具：木质或金属结构的酒架，架子不要太深太高，以便拿取，每层都要有格架把酒架纵向隔成若干小格，以便按品种堆放酒品；梯子，用于存货和取货；推车，用于搬运货物。此外，酒水仓库还应满足下列一些基本要求。

1．有足够的贮存和活动空间

酒水仓库的贮存空间应与酒吧的规模相称，地方过小会影响酒品贮存的品种和数量；活动空间适当宽敞，既可减轻劳动强度，避免事故发生，又有利于通风换气及货物的进出和挪动等。

2．通风良好

通风换气的目的在于保持酒水仓库中有较好的空气，若酒精挥发过多而空气不流通，会使易燃气体聚积，造成危险。较好的空气流通还利于工作人员的呼吸，有利于保持酒水仓库的干燥。

3．保持干湿度

酒水仓库相对干燥的环境，可以防止软木塞的霉变和腐烂，防止酒瓶商标的脱落和质变；但过分干燥，会引起瓶塞干裂，造成酒液过量挥发。保持干燥的方法是在地面铺盖材料上下功夫，应选择易吸水、渗水的材料。

4．避免强光照射

自然光线，尤其是直射日光中的紫外线容易破坏酒的品质。自然光线还可能会使酒水氧化过程加剧，造成酒味寡淡，酒液混浊、变色等现象。酒水仓库最好采用人工照明，照明强度和方式可受到适当的控制。

5．防震动干扰

震动容易使酒品早熟，造成品质下降。许多名贵的葡萄酒在长期受震后（如运输震动）常需“休息”两个星期，方可恢复原来的风格。

6．保持适当的温度

酒水仓库应保持适当的温度。如果酒水仓库设在地下，可以给酒品提供较好的贮存条件，因为地下酒水仓库在恒温、避光、防震等方面都具有得天独厚的条件。

（二）酒水储存室的设置

一些大型酒吧除建立酒水仓库外，还在消费场所另设酒水储藏室，在那里存放一定数量的酒品，以应付日常的消费。酒水储藏室大多采用酒柜的形式，有的酒柜还装有制冷设备，方便控制酒品的储存温度。酒水储藏室使用方便，减少了许多不必要的往返取货，并可避免对酒水仓库的过多干扰。

在设置上，酒水储藏室应靠近酒吧，这样可以减少分发酒水的时间。此外，酒水储藏室还应设在出入方便、易于监视的地方，如此可以方便发料，并且降低安全隐患。

酒水储藏室要求防潮、防霉、防鼠。储藏室内部应保持清洁卫生，不能有碎玻璃。箱子打开后，每一瓶饮料都应取出，归类存放到货架上，空箱子应立即搬走。

四、发放管理

酒水发放的操作程序如表10-3所示。

表10-3  酒水发放的操作程序

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任务实训

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拓展知识

酒水发放的管理重点内容

审批人是酒水发放的把关人，从根本上控制着酒水的发放量。酒吧必须以制度的形式确定酒水发放的各级审批人，而各级审批人平时应注意与基层保持密切联系，掌握酒水使用情况的动态信息，根据客观需求量进行酒水审批，以动态的眼光把握酒水分配量。

执行人涉及酒水发放过程各方面的人员，包括发料人员、核算人员和领料人员。执行人员素质的高低直接关系到发放工作的质量，应加强对这些人员的日常管理。需要注意的是，实物发货人与发货记账人应分岗设置，另设专人领料。

仓库是酒水储存重地，每种酒水对储藏环境和条件都有严格明确的要求，如果大量人员频繁进出仓库，会极大影响储藏环境，同时严重威胁酒水的数量安全。因此，应当尽量在仓储空间之外设置专门的发货区域，发货人员将待发放的酒水搬运到发货区域，领货人应在此区域点数交接，不能直接进入仓库领料。

发货时间可以根据酒水的用途，采取定时和不定时相结合的办法。

在进行酒水交接时，发货人和领货人都必须按照《发货单》和《领料单》复核检查，点清所发酒水的品种、规格和数量，确保无差错时才可出库。如果发生差错，会给仓库账目和成本核算等环节造成混乱，事后发现也难以查清问题及责任，非常被动。