采购部管理制度

基本采购流程

制定采购计划

• 由酒店各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的预计，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核。

• 计划外采购或临时增加的项目，应制订计划报与财务部审核。

• 采购计划一式四份，自存一份，其他三份交财务部。

  审批采购计划

• 财务部将各部门的采购计划汇总，并进行审核。

• 财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预计做采购物资的预算。

• 将汇总的采购计划和预算报总经理审批。

• 经批准的采购计划交财务总监监视实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。

  物资采购

• 采购员根据核准的采购计划，按照物品的名称、规格、型号、数目、单位适时进行采购，以保证及时供给。

• 大件用品或长期需用的物资，根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数目、规格、品种和供货要求。

• 餐饮部用的食物、餐料、油味料、酒、饮品等，由行政总厨、厨师长或宴会销售部下单采购部，采购员要按计划或下单进行采购，以保证供给。

• 计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用。

  物资验收入库

• 不管是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收。

• 仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按划定入库。

  采购员岗位职责

• 严格按照采购供应部所规定的各项制度办事，在接到采购任务单后，应明确购货具体要求##货物的规格、数量、价格、供货单位等##，做到及时采购，保证供应。

• 了解和掌握市场信息及库存情况，做到所购货物进货环节少，质量优等，价格合理，对不符合质量要求的物品一律拒购。

• 随时收集使用部门对所购物品的意见和建议，及时介绍市场上的新品种，当好酒店的参谋，提高服务水平。

• 遵守财务制度，来往账目与现金要及时办理结账手续，做到单据清、账上清、手续清。

• 采购过程中，严禁不顾酒店利益，假公济私，弄虚作假，严禁私自收受现金回扣或贵重物品。

• 保持与各供货单位的关系，发生问题时及时向上级报告，不得以个人好恶中断合作关系。

  采购部业务操作流程

• 按使用部门的要求整理采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表。

• 向主管呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案。

• 在主管的安排下，按采购部主任确定的采购方案着手采购。

• 按酒店及本部分制定的工作程序，完成现货采购和期货采购。

• 货物验收时出现的各种问题，应即时查清原因，并向主管汇报。

• 货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续。

• 将到货的品种、数目和付款情况讲演给有关部分，同时附上采购申请单或经销合同。

• 将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同统一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。

  酒店能源采购制度

• 酒店工程部油库根据各类能源的使用情况，编制各类能源的使用量计划，制定出季度使用计划和年度使用计划。

• 制定实际采购使用量的季度计划和年度计划##一式四份##交总经理审批，同意后交采购部按计划采购。

• 按照酒店设备和车辆的油、气消耗情况以及营业状况，定出油库、气库在不同季节的最低、最高库存量，并填写请购单，交采购部经理呈报总经理审批同意后，交能源采购组办理。

• 超出季节和年度使用计划而需增加能源的请购，必须另填写请购单，提前一个月办理。

• 当采购部接到工程部油库请购单后，应立即进行报价，将请购单送总经理审批同意后，将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用，一联交能源采购组。

物资采购管理制度

物资采购是酒店经营管理中的重要环节，加强采购工作的管理是降低物资成本、加速资金周转、提高经济效益的重要手段。

采购员是酒店采购工作的专业人员，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门应予以支持、配合、监督。

采购的计划管理

加强计划管理，严格审批手续，是采购管理的关键。

• 房务部、餐饮部、工程部等各部门应编制物资需求计划，并于每月末报下月份“物资需求计划”交财务进行成本控制审核，送财务经理、主管副总审批，报总经理批准后转采购员。

• 仓库补充请购，由仓库保管根据业务需要提出申请，填写物品申购单，交财务成本控制审核，送财务经理审批，报总经理批准后，转采购部。

• 其他零星物品的申购，由使用部门提出申请，经理根据库存情况审核签字，送财务经理、主管副总审批，报总经理批准后，转采购员。

• 食品原材料批量采购采取定期补给的办法，由餐饮部报申购计划，交财务进行成本控制审核，送财务经理、主管副总审批，报总经理批准后，转采购员。

• 餐饮部每天需购入的鲜活原料，由厨师长、餐饮总监签字后，于每日下午点前将采购单报采购员。

采购物资的择商和价格管理

• 所有申购计划或申购单送到采购员后，由其具体负责对申购计划、申购单上的采购物资进行择商、确认和报价。

• 采购人员收到自己分管的申购单后要认真归纳、分类整理。对其中有疑问的内容要与部门经理、总监和申购部门及时沟通，在确认无误后，按照要求时限尽快寻找至少三家以上的供应厂商，进行业务洽谈，经过对比筛选，择优确定报价填入申购单，并填好总金额、供应厂商名称后，送财务经理、主管副总审批，报总经理批准后，转采购员。

• 供应厂商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归酒店所有，并在报价中注明。

• 所有采购物资的择商报价，必须由采购部在充分准备掌握市场行情的条件下择优确定，使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑，并对所掌握的供应厂商及购物意向要主动通报采购部，由其选定质优价廉服务好的供应厂商。

• 鲜活原材料的价格受市场影响浮动较大，市场询价小组、财务人员每周需作市场询价，根据市场价格和采购价格对比并做出分析，上报主管副总、总经理。

采购物资的审批

• 采购非入库物资由部门提出申请，部门总监或经理签字后送财务成本控制，财务成本控制根据各部门“物品需求计划”对申购物资进行审核签字后，送财务经理、主管副总审批，送总经理批准后，转采购员进行采购。

• 采购入库物资由仓库保管员根据用量及库存量提出申请，使用部门经理签字后交财务成本控制，财务成本控制根据各部门“物品需求计划”及库存量对申购物资进行审核签字后，送财务经理、主管副总审批，报总经理批准后，转采购员进行采购。

• 采购原材料由各厨房于每日下午4点前报次日原材料采购单，由厨师长、餐饮总监签字后报采购部，采购员根据采购单，通知各供货商准备原材料，并于次日上9点前准时到货。

采购物资的验收和运输

• 无论是采购人员自购还是供应商送货，货到酒店后，必须首先与仓管员联系验收，不允许采购人员或供应商直接将货物交与所需部门。

• 各项进货均由仓管员、采购员、使用部门授权人按审批手续齐全的申购单进行验收，每次到货需几方同时验收，根据申购单核对货物的品名、规格、价格、质量、数量、金额是否一致，所有进货均应过磅点数。

• 进货物品如有合同或小样，应根据合同标准和封存小样进行验收。

• 验收不入库物资，根据审批手续齐全的采购单，仓管员与使用部门授权人同时收货，按照采购单上的要求对物品的质量、数量价格进行严格把关验收，验收合格后仓管员开具“收货记录”并注明采购单号，由仓管员、供货商、部门授权人同时签字确认。

• 验收入库物资，根据审批手续齐全的采购单，仓库保管员收货，按照采购单上的要求对物品的质量、数量、价格进行严格把关验收，验收合格后由保管员开具“收货记录”并注明采购单号，由保管员、供货商同时签字确认。

• 验收食品原材料，按照开好的“收货记录”为了方便收货“收货记录”是按“采购单”事先填制好的，收货员与厨师同时收货，对原材料的质量、数量进行严格把关，验收合格后收货员、厨师长、供货商同时签字确认。

• 所有进货如发现与申购单内容不符，收货员或仓管员有权拒收，并及时上报，对计划外急购物资应补办手续，每日把验收过程中出现的问题留存资料，为下次同类货物和同类供货商的验收提供依据。

特殊物资采购

• 对一些技术性强，或有特殊要求的采购物资，采购员可以邀请有关部门相关人员会同购买或授权有关部门相关人员购买。

• 一般采购物品在##天前、紧急物品在####小时前由各申购部门按照申购程序办理申购。若确有个别紧急需求，须经相关领导批准后，由所需部门自行购买，在有关授权人监督下收货，于次日及时补办申购、审批、收货手续。

采购物资的结算方式

物资验收后，以“收货记录”作为结算依据，结算方式一律采用定期支付，特殊情况可支付现金，如青菜、农副产品供货商可根据情况特殊处理。

食品采购

• 财务部根据酒店营业计划编制食品年度、季节、日采购计划，报酒店总经理批准后，由采购部食品采购员实施。

• 采购部应根据采购计划的要求，进行市场调研，比较供应商所提供食品的质量和价格，每项采购均应坚持货比三家的原则进行比较选择，以保证供货价平物美。

• 采购员根据采购分工和选定的供应商按采购计划填写采购申请单，经采购部经理批准后进行采购。

a.年度采购任务，需同供应商订购销合同，注明品名、规格、等级、数量、价格、交货方式、交货批量、验收标准，付款方式等具体条款。

b.季节采购一般指冰冻海、河产品，因这些食品季节性强，只能进行批量采购，采购时应同供应商签订合同或协议，注明品名、规格等，以及数量、单价、金额、交货方式、交货地、交货期以及验收、付款等具体条款。

c.采购部应对日采购计划按时、按质、按量完成。

d.对大批量或高档食品及原料采购时，采购部经理应参与采购工作，并对其质量、价格加以控制。

• 食品采购后，采购员应将食品交成本财产管理部验收员验收，并将验收单中采购一联收回。

成本财产管理部验收员在验收时发现食品同采购计划中的品名、规格、数量、价格、质量有出入时，食品采购员应与供应商联系，及时办理退货、换货手续。

物品采购

• 财务部按酒店营业计划编制物品年度、月度和临时采购计划，报酒店总经理批准后，由采购部物品采购员实施。

• 采购部根据采购计划的要求，进行市场调研，比较供应商所提供的物品质量、价格，每项采购均应坚持货比三家的原则进行比较选择，以保证供货价平物美。

• 采购员根据采购分工和选定供应商，按计划填写采购申请单，经采购部经理批准后进行采购。

a.需购物品是酒店已确认或补充库存的，应按原定规格、型号、颜色、价格等要求办理，并从原定供应商处按质、按量、按时购进，如果变动应由采购部合同使用部门上报财务经理审批后方可采购。

b.如属新品种，则需会同使用部门同供应商联系洽谈，取回样品##样本##，经采购部上报财务经理批准后采购。

c.临时采购的物品采购员应根据采购计划要求急事急办，在规定时间内完成采购任务，确保酒店需要。

d.对大批量或高档物品的采购及新品种采购，采购部经理应参与采购工作，并对其质量、价格加以控制。

• 物品采购后，采购员应将物品交成本财产管理部验收员验收，并将验收单中采购一联取回。

• 成本财产管理部验收员在验收时发现物品同采购计划中的品名、规格、数量、价格、质量有出入时，物品采购员应与供应商联系，及时办理退货、换货手续。

• 临时采购的设备、材料，采购员应根据采购要求急事急办，在规定时间内完成采购任务，确保酒店服务质量。

工程用品采购管理办法

• 工程部仓库管理员根据仓库易耗品库存量，及时填写“工程采购申请书”注明日期并签名，经过工程部总监审核，由工程部秘书具体负责办理。

• 工程部各工种员工，在日常维修和设备保养时，如果需要采购物品，经有关督导审核、签名后，报给工程部仓库。

• 工程部秘书按照要求填写酒店物品的请购单，并附上工程部的采购申请书，上报工程部总监审核并签署。

• 工程部秘书送交供应部购买，并留一联附工程部采购单交工程部仓库管理员登记。

• 如果遇上紧急采购申请，督导应该请工程部仓库填写应急采购单，由督导审核并签署后，送工程部总监签署，并报送计财部成本控制室审核后转呈分管副总经理审批，再由采购供应部负责安排紧急采购。

• 采购供应部通知工程部到货，工程部仓管保管员应该及时验收、核对并签收入库单。

• 工程部仓库保管员在收货后，应该及时登记注册，并通知有关工种前来领货。

• 工程部其他物品，领货人应在工程仓库物品出库单上签字，仓库保管员应该及时办理发料登记手续。

• 如果需要紧急物品领用，领料人应该在工程仓库工作日记上签名，随后补办正规领料手续。