员工档案管理

员工档案由公司的人力资源部统一管理，人力资源部应全面掌握酒店员工基本情况的收集、鉴别、管理和利用工作。为做好考察培养使用工作提供重要的依据。员工档案主要分以下两类。

员工人事档案

员工人事档案是人力资源部从个人为单位集中保存起来的反映个人一定时期的社会经历和德才表现的文件资料。主要包括以下基本内容：员工履历、自传、鉴定、考核、考察资料，学历和评聘专业技术职称及专业工种技术等级考核或鉴定材料；党团、奖励处分材料；任免、工资、录用、离店等审批表及其他有关的重要材料。

员工人事档案整理应按有关方面规定的十个大类进行。整理、装订成册的材料必须具有一定保存价值，还要符合进入员工人事档案的规定。

员工人事档案必须存放在可靠安全的场所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盗工作。并实施专人保管。

查阅人事档案，必须办理查阅登记手续，查阅一般员工人事档案，由人力资源部总监批准；查阅管理人员人事档案按管理权限办理审批手续。

外单位人员需要查阅、借用人事档案时，必须出示有效的证明，并经有关领导批准。查阅和借用人事档案的人员必须严格遵守保密制度，不准向无关人员泄露或向外公布档案内容，违反者视情况轻重，予以批评教育直至纪律处分。

在员工录用和离店时，人力资源部应及时办理员工人事档案的传递，做到传递手续完备，材料完整。

员工人事档案的传递不得由本人办理。

员工的工作档案

从员工进入酒店开始，记录员工在为公司工作过程中各个阶段的个人经历，思想品德；业务表现、教育培训、奖惩记录的综合情况。材料包括：员工求职申请、招聘录用、劳动合同和有关离店记录等资料；教育培训记录、专业特长与爱好的资料；工资福利资料；劳动业绩、服务工作评估资料；出勤记录、工作岗位流动等资料。

员工工作档案由员工所在部门负责收集、整理和管理，人力资源部负责指导。每一年由人力资源部负责指导部门对员工的各种资料进行汇总、鉴别、分类和归档。员工离店或部门之间调动时由所在部门将员工工作档案转入人力资源部。

部门工作档案

人力资源部的工作档案分为人力资源档案、工资福利档案、教育培训档案和行政人事档案等四个部分，分别记录人力资源部的工作。

人力资源档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，以及员工招聘录用或离店的审批材料，劳动合同资料包括签订、续签、变更、解除、终止劳动合同的有关资料，岗位变更资料等。

工资福利档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，以及工资、奖金分配办法、考核资料，福利发放及变更记录、月度员工考勤汇总等。

教育培训档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，教育培训工作、教育管理等活动中产生的，经整理并保存下来的具有价值的文字资料、授课讲义、考试资料、图表、照片和音像资料等。

行政人事档案

有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划，卫生防疫检查记录、员工健康检查材料、食品卫生检查资料、员工餐厅有关管理资料等。 人力资源部的工作档案按年度建立索引、装订成册。 档案管理制度

归档范围

• 酒店重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、会议纪要等。

• 上级机关发来的与酒店有关的决定、决议、指示、命令、条例、规划、计划、通知等文件材料。

• 酒店对外的正式发文与有关单位来往的文书。

• 酒店的请示、报告与上级机关的批复。

• 酒店反映主要职能活动的管理制度、报告、总结等。

• 酒店的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表。

• 酒店的财务档案。

• 酒店与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

• 酒店员工人力资源##人事##档案。

• 酒店的历史沿革、大事记及反映酒店重要活动的剪报、照片、录音、录像等资料。

档案管理体制

酒店统一由总经办负责管理档案，并设置档案管理员岗位，专人负责档案管理工作。

档案管理员的职责

• 有良好的政治素质和职业道德，热爱档案事业，热心服务，能维护史实，遵纪守法。

• 掌握系统的档案专业知识，具备比较全面的文化、理论、科学技术知识。

• 科学管理档案，全面了解档案和档案工作情况。

• 科学建立总目录、案卷目录。科学分类，陈列有序。

• 严防泄密事件发生。查阅档案，需说明查阅内容，领导审批，并登记签字。查阅中只查批准查阅内容，不准查阅其他资料。严禁个人行为借阅、复制。单位或组织借阅档案，由档案管理员直接送还，不可交由他人保管。

• 指导各处室收集资料，科学分类，按时组卷归档，检查重要资料是否遗失、残缺、规范。

• 注意防潮、防火、防盗、防虫。保持室内、柜架、卷宗洁净，空气流通。

资料的收集与整理

档案的收集整理工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。

• 酒店的归档资料实行“年度归档”制度，每年二月份为酒店档案资料归档期。

• 酒店的文书立卷、档案管理工作，采取集中和分散相结会的方法。酒店的档案由总经办负责立卷归档；酒店各部室的档案由各部门立卷后交总经办档案室归档；

• 财务室档案由计财部经理负责清理归档。各部门在年初向酒店档案室移交上一年度经整理的档案资料属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

• 酒店档案室按规定向市局档案室移交永久保存的档案。在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各部门经理应积极配合与支持。

• 凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

• 各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

资料归档要求

• 材料完整齐全。

• 系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。

• 立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。

• 在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。

• 由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册上签字。

• 档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编目，作进一步的整理和局部调整等。

部门归档要求

• 编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。

• 文件按时间顺序排列，最近的在最上面。

• 定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交两次，次年上半年和下半年各一次。

• 记录档案文件材料须用碳素笔写。

档案管理

酒店档案室做到防火、防水、防盗、防虫、防鼠、防霉、防光，对永久档案要重点保护。对被损坏的档案要及时进行修补。严格检查制度，发现问题要及时进行处理。

档案的借阅

• 总经理、副总经理、总经办主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅、归还手续。

• 因工作需要，酒店的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理“借阅档案申请表”送总经办主任核批。

• 酒店档案密级分为机密、秘密两个级别，机密级档案经总经理批准后，只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经副总经理批准后可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。总经理因公外出时可委托副总经理或总经办主任审批。

• 财务档案资料必须经总经理审批同意后，方可查阅。

档案借阅者必须遵守的规定

• 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

• 注意安全保密，未经许可，严禁擅自翻印、抄录、转借。

档案的销毁

• 酒店任何个人或部门非经允许不得销毁酒店档案资料。

• 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写“酒店档案资料销毁审批表”，交总经办主任审核后，报总经理批准后执行。

• 凡属于机密级的档案资料，必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经办主任批准后方可销毁。

• 经批准销毁的酒店档案，档案管理员须认真核对，将批准的“酒店档案资料销毁审批表”和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

• 在销毁酒店档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经办主任指定专人监督销毁。

档案管理人员要努力学习、钻研业务。自觉接受局机关档案管理人员和档案管理行政部门的检查和指导。

档案借阅管理制度

• 凡借阅档案，必须经单位负责人审核，同意后履行借阅登记手续。外单位人员必须持单位介绍信及个人身份证明查阅，人员工作证必须与介绍信上姓名相符。同时，需经本单位领导同意方可查阅，如因需要更换或增加查阅者，则应另办手续，否则不予同意查阅。

• 任何人查阅档案不得离开档案室，并要在档案管理人员的监督下查阅档案。

• 本单位工作人员确需外借档案的，应由档案员将原件复印件签署“此复印件与原件无异”并加盖公章后将复印件带走，原件不准带走。特殊情况要带走的，经请示领导批准后，由档案员持档案同行。

• 档案不得私自翻印。确需翻印的经主管领导签字后，由档案员随同翻印，签署“此复印与原件无异”并加盖公章。

• 查阅档案时不得在档案上圈划、涂改造成污损，更不得拆散、剪裁、撕毁或抽走档案资料。对私自涂改、撕毁档案者，要对其追究相应的责任。

• 借出的档案要按时归还，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。归还时要进行清点和检查，发现丢失或损坏要及时报办公室及有关领导查处。

• 查阅档案的人员要严格遵守保密规定，按照批准范围查阅，未经同意不得随意翻阅其他档案材料。

• 凡摘录、复制的档案材料，未经同意不能公开发表。