工作任务三：制作BEO单

宴会的准备工作是宴会顺利实施的基础，作为宴会厅的工作人员，要根据宴会通知单的要求做好布置宴会厅、准备物品、布置餐台等工作，做到宴前准备完善、充足。宴会预订单是宴会信息的枢纽，是宴会厅按照宾客要求完成宴会接待工作的依据。

学习目标：

1、阐述宴会活动工单的主要内容 2、解释宴会活动工单的用途 3、说明宴会活动工单的制作要素 4、分析宾客信息，针对性提供相应服务 5、区分不同宾客需求相应不同的制单要素 6、建立良好的团队合作意识 7、培养独立思考能力

重难点：

1、区分不同宾客需求相应不同的制单要素 2、分析宾客信息，针对性提供相应服务 3、宴会活动工单的制作要素

基本知识

一、了解BEO单

酒店“BEO”叫做宴会编排表，也可以叫宴会通知单或宴会活动工单（全称：Banquet Event Order ，简称BEO）：酒店经常使用的向有关人员提供具体的食物和饮料服务或场地布置具体信息的表单。

宴会活动通知单是为了使每一个需要参与的部门都知道应该为举办活动的客人提供什么样的服务。BEO将所有需要为客人提供服务的部门全部列出，并时间安排具体事宜。这样才能有效的把客人的需求传达给各个部门，在客人需要的时间地点以客人需要的形式出现。 一个大型活动需在酒店各部门的通力配合下才能成功举行。酒店保卫部需要安排客人的停车和现场秩序的维护;前厅部和房务部要负责大型活动的住房和活动现场的鲜花绿植;电脑房要负责会议现场的网络:餐饮部更是重要的部门。各部门在宴会开始前，通过了解BEO内容，掌握宴会的形式和重点，并正确的规划与准备。

二、宴会活动工单主要内容

(一)客户信息

包括活动的主题、公司名称、公司地点、组织者的名称及联系方式等。酒店应该充分了解客户的信息，以便有针对性地提供相应的服务。

(二)宴会负责人

BEO中会注明宴会销售负责人、销售人员的电话等。宴会销售人员应与客户经常联络，向客人征询意见并提出建议，以便使宴会获得成功。客户一般只有举办宴会活动的大体想法，作为宴会销售人员，必须在了解客户要求的基础上，考虑到每一个细节，并把这些信息写到BEO中去。

(三)宴会详细信息

包括活动日期、时间、活动地点、功能、摆台形式、预计人数和保证人数。预计人数，指的是主办方预料将会参加宴会活动的人数。保证人数是指客人必须支付的最基本客人数量，即便是客人到场的数量低手保证人数，客户也应支付的费用。预计人数一般会多于保证人数。通常要求客人在宴会活动前72小时提供保证人数。

(四)结账方式

BEO中需要说明本次互动的结账方式及结账信息。如押金的预付金额，自付或转入总账等。

(五)其他合作部门

举办一个大型活动，宴会部门需要其他部门的合作，包括工程部、PA、安保部、财务部等，BEO会将各部门的工作任务详细描述，各部门会根据BEO进行准备。

任务实施

任务情景：

尊敬的XX酒店宴会预订部: 我们计划于2022年6月17日下午18:00在贵店举办“ZH公司签约晚宴”，需要预订中餐晚宴10桌，每桌8人，宴会活动预计持续3小时，餐费预算大约每桌2200元左右。需要说明的是，本次宴会现场需要有氛围灯，我们还将播放广告片。 烦请在收到此函后3日内与我确认预订详情，并请附上贵店为我们提供本次服务的具体设计方案。涉及此次宴会的所有事项请直接与我联系。谢谢!

联系人:赵雅萱 联系电话:12345678901

宴会活动工单

BANQUET EVENT ORDER

宴会时间：2022年6月17日18：00-21:00 宴会工单：20220617 签发人：张三 发送：餐饮部宴会厅、厨房、房务部、财务部、工程部、保安部、销售部 抄送：餐饮总监、总经理 宴会名称： ZH公司签约晚宴
预订人：赵雅萱女生 联系电话：12345678901 销售经理： 张三联系电话：13888888888 宴会活动 宴会类型 中餐晚宴-签约宴 餐饮部： 1、于宴会前一天，根据服务接待方案的台型图进行餐台的摆放和餐具的摆台，10张台，8人位摆台，并准备好所需物品； 2、活动过程中需要氛围灯； 3、宴会需要播放广告片； 4、装饰场地并搭建舞台； 5、制作和摆放宾客指引牌及坐席牌。 厨房： 1、按照每桌2200元的餐标制定晚宴菜单； 2、按照客人确认后的菜单出品。 工程部： 1、确保宴会厅内所以设施设备的正常运行，包括灯光、水、电、空调、音响等； 2、提前调试好音视频设备，按照客人指定的时间开放氛围灯和播放广告片； 3、安排相关工作人员宴会当天在现场协助工作。 安保部： 1、安排安保人员做好现场防疫工作，组织宾客有序进入宴会厅； 2、安排相关安保人员维护现场秩序，确保签约仪式顺利进行。 其他部门（财务/房务部）： 1、财务部按照2200元/桌的餐标进行收款入账，共10桌。 2、网络技术IT部门需确保公共区域无线网络的畅通； 3、公共区域卫生PA部门则需安排1名保洁人员进行会场的清洁，包括公共卫生间卫生。 宴会地点 ××酒店宴会厅
宴会时间 2022年6月17日18:00-21:00
宴会人数 80人
保证人数 80人
预订桌数 10桌
保证桌数 10桌
特殊要求 1、需要氛围灯； 2、宴会需要播放广告片。
价格明细 会议场租 无 用餐标准 2200元/桌 住房标准 无 其他收费 无 支付方式 除已支付的定金（总餐费的80%）外，现场只需另外支付总餐费20%的尾款，由付款人赵雅萱女士信用卡支付，联系电话：12345678901。

任务情景

尊敬的XX酒店宴会预订部: 我单位计划于2022年6月18日下午17:30在贵店举办“半岛海上运 动产品推介会”，需要预订中餐晚宴8桌，每桌8人，宴会活动预计持续3小时，餐费含酒水预算大约每桌2800元左右。本次赴宴客人中有欧美客人2位。宴会期间，我们需要边台2张，以便陈列产品样品。 烦请在收到此函后3日内与我确认预订详情，并请附上贵店为我们提供本次服务的具体设计方案。涉及此次宴会的所有事项请直接与我联系。谢谢! 联系人:王海洋 联系电话:12345678901

自主练习

根据任务情景中宾客要求完成宴会活动工单：

宴会活动工单

宴会时间：宴会工单： 签发人：发送： 抄送： 宴会名称：__ 预订人：__ 电话：__ 销售经理：__ 电话：__ 宴会活动 宴会类型 餐饮部：

厨 房：

工程部：

安保部：

其他部门（房务/财务等）：

  1. 宴会地点        
  2. 宴会时间        
  3. 预订人数        
  4. 保证人数        
  5. 预订桌数        
  6. 保证桌数        
  7. 特殊要求

价格明细 会议场租
用餐标准
住房标准
其他收费
付款方式

任务评价

评价项目 考核标准 宴会活动工单 工单制作要素完整 工单制作内容准确 工单任务安排合理，契合客人要求和工作实际 工单语言表述准确 合计

附录

宴会预订工单

Cue

Summary