第4章　Word文本的输入和格式编排

用户在日常使用Word时，最基本的操作就是能通过Word录入文

字，保存信息，对录入的信息进行简单的编辑、排版，从而能够自己完成一般文件所需的处理能力，本章将对这些内容进行详细介绍。

·在Word中输入文本

·文本的基本操作

·文字和段落格式的灵活应用

·项目符号和编号的灵活应用

·特殊的中文版式

·创建Word样式

4.1　在Word中输入文本

文档的输入是Word应用程序最基本的操作。在Word中，文本的输入主要涉及普通文本、日期和时间、特殊符号以及公式的输入。

4.1.1　输入普通文本

用户在输入文本之前，首先需要选择一种常用的输入法，然后在文档中直接输入需要的文本内容。下面介绍输入文本的具体步骤。

步骤1：单击语言栏图标，从展开的下拉列表中选择输入法，此时

单击“中文（简体）–搜狗拼音输入法”选项，如图4-1所示。

图4-1　选择输入法

步骤2：输入拼音会出现需要的汉字或词语列表，如图4-2所示。利

用数字键可以选择正确的汉字或词语，选择的汉字下方会出现一条虚线。在这种状态下，通过按“←”或“→”键将光标移到词语中的某个字前面，可以对该汉字进行修改。修改完成后，按空格键确认后即可将输入的汉字或词组输入文档中。

图4-2　输入文字

4.1.2　插入日期和时间

在输入文档内容时，有时我们需要为文档输入日期和时间，为文档输入日期和时间有以下几种方法。

方法一：利用“日期和时间”按钮插入日期和时间。

步骤1：切换至“插入”选项卡，在“文本”选项组中单击“日期和时间”按钮，如图4-3所示。

步骤2：在弹出的“日期和时间”对话框的“可用格式”列表中根据个

人需要进行选择，并选择“语言（国家/地区）”，如图4-4所示。

图4-3　单击“日期和时间”按钮

图4-4　“日期和时间”对话框

技巧点拨：在“日期和时间”对话框中，若勾选“自动更新”复选框，则插入的日期和时间会随着日期和时间的改变而改变。

方法二：按下“Alt+Shift+D”快捷键即可快速插入系统当前日期，按下“Alt+Shift+T”快捷键即可插入系统当前时间。

4.1.3　插入特殊符号

在文档中输入符号和输入普通文本有些不同，虽然有些输入法也带

有一定的特殊符号，但是Word的符号样式库却提供了更多的符号供文档编辑使用。直接选择这些符号就能插入文档中。下面介绍插入特殊符号的具体步骤。

步骤1：将光标置于要插入符号的位置，切换到“插入”选项卡，单

击“符号”组中的“符号”按钮，再单击“其他符号”按钮，如图4-5所示。

图4-5　切换到“插入”选项卡

步骤2：打开“符号”对话框，在“符号”选项卡中展开的下拉列表中选择要插入的符号，例如单击“带圈数字1”选项，选定后单击“插入”按钮，如图4-6所示。

步骤3：可以看到，在光标定位的位置上插入了“带圈数字1”符号，如图4-7所示。

图4-6　插入“带圈数字1”

图4-7　插入了“带圈数字1”符号

步骤4：若要插入特殊字符，也可打开“符号”对话框，切换至“特殊符号”选项卡，选择要插入的符号，例如长划线，选中该符号，单击“插入”按钮，如图4-8所示。

步骤5：可以看到插入符号后的结果，如图4-9所示。

图4-8　插入长划线

图4-9　插入符号后的结果

4.1.4　快速输入公式

在Word中，可以直接选择并插入所需公式，使用户可以快速地完成文档的制作，下面介绍插入公式的具体步骤。

步骤1：将插入点移到需要插入公式的文档位置，切换至“插入”选

项卡，在“符号”选择组中单击“公式”下三角按钮，在弹出的下拉列表中显示了普遍使用的公式，以便用户快速根据个人需要进行选择并插入。例如选择“二次公式”选项，如图4-10所示。

步骤2：在当前插入点插入二次公式，用户可以在方框内对公式进行数值替换修改，以形成所需的公式，如图4-11所示。

图4-10　选择“二次公式”选项

图4-11　查看插入的二次公式

步骤3：如果“公式”下拉列表中没有所需的公式，可在“符号”选项组中单击“公式”图标按钮，如图4-12所示。

步骤4：当前插入点会弹出如图4-13所示的公式键入框，根据个人

需要在“公式工具设计”选项卡中选择并键入公式。

图4-12　单击“公式”图标按钮

图4-13　选择并键入公式

技巧点拨：如果按下快捷键“Alt+=”或单击如图4-10所示“公式”下拉列表中的“插入新公式”命令，也可在当前插入点显示插入公式方框，并激活如图4-13所示的“公式工具设计”选项卡。

4.2　文本的基本操作

在文档编辑过程中，经常需要选取文本内容进行剪切、复制、删除

等操作，这时候就需要学会文本的快速选取操作，本节将对文本的选择、粘贴、剪切、复制、删除、插入和改写一一进行介绍。

4.2.1　快速选择文本

快速选择文本有3种方式，使用鼠标快速选择文本、使用键盘快速选择文本、使用鼠标和键盘相结合快速选择文本。

1.使用鼠标快速选择文本

在Word文档中，对于简单的文本选取一般用户都是使用鼠标来完成，如连续单行/多行选取、全部文本选取等。

步骤1：连续单行/多行选取。在打开的Word文档中，先将光标定位到想要选取文本内容的起始位置，按住鼠标左键拖曳至该行（或多行）的结束位置，松开鼠标左键即可，如图4-14所示。

图4-14　定位光标位置

步骤2：全部文本选取。打开Word文档，将光标定位到文档的任意

位置，在“开始”菜单中的“编辑”选项组中，依次单击“选择”|“全选”选项，如图4-15所示。

步骤3：此时即可显示选取文档全部文本内容，如图4-16所示。

图4-15　依次单击“选择”|“全选”选项

图4-16　全部选中

2.使用键盘快速选择文本

除了使用鼠标对文本进行选择外，使用键盘来进行选择也是一种有

效的方法。Word 2016为快速选择文档提供了大量的快捷键，下面对常用的快捷键操作进行介绍。

步骤1：在使用键盘选择文本时，首先应该将插入点光标放置到文

档中需要的位置。在文档中单击，放置插入点光标，如图4-17所示。步骤2：按“Shift+↓”键将选择光标所在处至下一行对应位置处的文

本，如图4-18所示。按“Shift+↑”键则将选择光标所在处至上一行对应位置的文本，如图4-19所示。

图4-17　插入点光标

图4-18　选择至下一行文本

技巧点拨：如果按“Shift+←”键，则将选择光标所在处左侧的一个

字符，如果按“Shift+→”则将选择光标所在处右侧的一个字符。

按“Shift+Home”键，将选择光标所在处至行首的文本。

按“Shift+End”键，将选择光标所在处至行尾的文本。

按“Shift+PageDown”键，将选择从光标所在处至下一屏的文本。

按“Shift+PageUp”键，将选择从光标所在处至上一屏的文本。

步骤3：按“Shift+Ctrl+↓”键，将选择光标所在位置至本段段尾的文

本，如图4-20所示。按“Shift+Ctrl+↑”键，将选择光标所在位置至本段段首的文本，如图4-21所示。

技巧点拨：如果按“Shift+Ctrl+←”键，将选择光标所在处左侧的一个字符或词语。如果按“Shift+Ctrl+→”键，将选择光标所在处右侧的一个字符或词语。按“Shift+Ctrl+Home”键，将选择从光标所在处至文档开头的文本。按“Shift+Ctrl+End”键，将选择从光标所在处至文档末尾的文本。按“Ctrl+A”键，将选择整个文档。

图4-19　选择至上一行文本

图4-20　选择至段尾

步骤4：按“F8”键两次时，将在插入点光标所在位置选定一个词或

字，如图4-22所示。连续按“F8”键三次将选定插入点光标所在处的整个句子，如图4-23所示。

图4-21　选择至段首

图4-22　选择一个词

技巧点拨：这里在按“F8”键时，实际上第一次按键是设置当前鼠标

指针的位置为选定文本时的起点，此时Word进入了扩展选择状态，按第二次和第三次键不需要紧随第一次按键。要退出这种扩展选择状态，可以按“Esc”键。退出扩展选择状态时，不会取消对文本的选择状态。

步骤5：如果按“F8”键四次，则可以选择插入点光标所在的整个段落，如图4-24所示。如果按“F8”键五次，则可以选择当前的节，如图4-

25所示。如果按“F8”键六次，则能够选择整个文档。

技巧点拨：这里，在选定段落时，如果段落只有一句话，则选中当前节。在选定节时，如果文档没有分节，则选择整个文档。从上面描述可以看出，按“F8”键选择文本时，是按照词→整句→整段→整节→整个文档这个顺序来进行的。如果按“Shift+F8”键，将能将上面介绍的系列操作逆操作。

图4-23　选定整个句子

图4-24　选择当前段落

3.使用鼠标和键盘相结合快速选择文本

在进行文档编辑时，同时使用鼠标和键盘能够实现对文档中特定内

容的快速选取。这里，与鼠标配合使用的是键盘上

的“Shift”键、“Ctrl”键和“Alt”键。下面介绍相关的操作技巧。

步骤1：在文档中单击，将插入点光标放置到需要选择文本的起始

位置，按住“Shift”键不放，在要选择文本的结束位置鼠标单击，此时将能够选定连续的文本，如图4-26所示。

图4-25　选择当前节

图4-26　选择连续文本

步骤2：选择第一处需要选择的文本后，按住“Ctrl”键不放，同时使

用鼠标拖动的方法依次选择文本。完成选择后释放“Ctrl”键，此时将能够选择不连续的文本，如图4-27所示。

步骤3：将插入点光标放置到文本的起始位置，按住“Alt”键拖动鼠

标。在需要选择文本的结束位置释放鼠标，则可以在文档中选择一个矩形区域，如图4-28所示。

步骤4：按住“Alt+Shift”拖动鼠标，可以纵向选择文本区域，如图4-

29所示。步骤5：按“Ctrl+Shift+F8”键，此时的插入点光标变为长竖线。拖动鼠标，将能够获得从插入点光标开始的矩形选择区域，如图4-30所示。

技巧点拨：在对文本进行选择后，鼠标在文档中任意位置单击即可

取消文本的选择状态。另外，

按“Home”键、“End”键、“PageUp”键、“PageDown”键或上下左右箭头键均能取消文本的选择状态。

图4-27　选择不连续的文本

图4-28　选择矩形区域

图4-29　选择纵向区域

图4-30　拖动鼠标获得矩形选择区域

4.2.2　粘贴的类型

粘贴就是将剪切或复制的文本粘贴到文档中其他的位置上。选择不同的粘贴文本的类型，粘贴的效果将不同。粘贴的类型主要包括了保留源格式、合并格式和只保留文本三种。下面通过图4-31可以看见粘贴功能按钮所在文档界面的位置以及各种粘贴类型的图标样式。表4-1为用户介绍了各种粘贴类型的功能。

图4-31　查看粘贴类型表4-1　各种粘贴类型的功能介绍

4.2.3　文本的剪切

剪切文本是移动文本的一种方法，当对文本进行剪切后，原位置上的文本将消失不见，需要用户在新的位置上实行粘贴操作，才可以将原文本显示在新的位置上。下面来介绍具体剪切文本的步骤。

步骤1：选中需要剪切的文本，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中单击“剪切”选项，如图4-32所示。

图4-32　单击“剪切”选项

步骤2：此时可以看见被剪切的内容消失了，如图4-33所示。

步骤3：将光标定位在需要粘贴内容的位置上，右击鼠标，在弹出

快捷菜单中单击“粘贴选项”命令下的“只保留文本”选项，如图4-34所示。

步骤4：此时将剪切的文本粘贴在了指定的位置上，可以看见粘贴

好的文本内容比原有文本内容的字体稍小，即只保留了文本，并没有保留字体格式，如图4-35所示。

图4-33　被剪切的内容消失

图4-34　单击“只保留文本”选项

图4-35　剪切的文本已粘贴

4.2.4　文本的复制

复制文本和剪切文本有相同的地方也有不同的地方，它们都可以移动文本，但复制文本却是在保证原文本位置不变的情况下，将文本粘贴在新的位置上。下面来介绍具体复制文本的步骤。

步骤1：选中要复制的文本，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中单击“复制”选项，如图4-36所示。

步骤2：将光标定位在需要粘贴文本的位置上，右击鼠标，在弹出的快捷菜单中单击“粘贴选项”命令下的“保留源格式”选项，如图4-37所示。

步骤3：此时复制粘贴了已有的文本内容，并保留了文本的字体格式，如图4-38所示。

图4-36　单击“复制”选项

图4-37　单击“保留源格式”选项

图4-38　查看粘贴的内容

技巧点拨：如果用户需要将一处文本的字体格式复制应用到另一处的文本中，可以使用格式刷快速地到达目的。选中文本后，在“开始”选项卡下单击“剪贴板”中的“格式刷”按钮，此时光标则呈现刷子形，选中另一处需要应用格式的文本，即可以将已有的格式复制到其他文本上。

4.2.5　文本的删除

使用Word 2016编辑文档时，经常需要删除文本或图形等对象。删

除文本的操作非常简单，一般是选择文本后直接删除即可。下面介绍具体的操作过程。

步骤1：在文档中选择需要删除的文字，如图4-39所示。按Delete键

或空格键即可将选择的文本删除，如图4-40所示。

图4-39　选择要删除的文字

图4-40　删除文字

步骤2：在文档中单击鼠标，将插入点光标放置到需要删除的文字的后面，如图4-41所示。按BackSpace键一次，插入点光标前面的一个字符将被删除，如图4-42所示。

图4-41　放置插入点光标

图4-42　删除一个文字

4.2.6　插入和改写文字

在Word 2016中，文本的输入有改写和插入两种模式。进行文档编

辑时，如果需要在文档的任意位置插入新的内容，可以使用插入模式进行输入。如果对文档中某段文字不满意，则需要删除已有的错误内容，然后再在插入点位置重新输入新的文字，此时快捷的操作方法是使用改写模式。下面介绍这两种模式的使用方法。

插入模式：在文档中单击鼠标，将插入点光标放置到需要插入文字的位置，如图4-43所示。用键盘输入需要的文字，将文字插入指定的位置，如图4-44所示。

改写模式：在文档中单击鼠标，将插入点光标放置到需要改写的文字前面，按下键盘上的Insert键将插入模式变为改写模式，如图4-45所示。在文档中输入文字，输入的文字将逐个替代其后的文字，如图4-46 所示。

图4-43　放置插入点光标

图4-44　插入文字

图4-45　变为“改写”模式

图4-46　改写文字

4.3　文字和段落格式的灵活应用

对文档中的文字进行格式设置是十分重要的，通过设置可以使文档主次分明、内容清晰、文字显示效果美观。下面就来介绍如何对文字进行全方位的设置与美化。

4.3.1　灵活应用文字字体和字号

在Word 2016中，可以使用选项组中的“字体”和“字号”菜单来设置

文字字体与字号，同时也可以进入“字体”对话框中，对文字字体与字号进行设置。下面就来介绍具体的文字字体和字号设置操作。

方法一：通过选项组中的“字体”和“字号”列表设置。

步骤1：打开Word文档，选中要设置的文字，在功能区中切换

至“开始”选项卡，在“字体”选项组中单击“字体”下拉菜单，展开字体列表，用户可以根据需要来选择设置的字体，如图4-47所示。

步骤2：在“字体”选项组中单击“字号”下拉菜单，展开字号列表，

用户可以根据需要来选择设置的字号，如图4-48所示。

图4-47　选择字体

图4-48　选择字号

技巧点拨：在设置文字字号时，如果有些文字设置的字号比较大，如：60号字。在“字号”列表中没有这么大的字号，此时可以选中设置的文字，将光标定位到“字号”框中，直接输入“60”，按回车键即可。

方法二：使用“增大字体”和“缩小字体”来设置文字大小。

步骤1：打开Word文档，选中要设置的文字，在功能区中切换

至“开始”选项卡，在“字体”选项组中单击“增大字体”按钮，选中的文字会增大一号，用户可以连续单击该按钮，将文字增大到需要设置的大小为止，如图4-49所示。

步骤2：如果要缩小字体，单击“缩小字体”按钮，选中的文字会

缩小一号，用户可以连续单击该按钮，将文字缩小到需要设置的大小为止，如图4-50所示。

图4-49　增大字体

图4-50　缩小字体

方法三：通过“字体”对话框设置文字字体和字号。

步骤1：打开Word文档，选中要设置的文字，在功能区中切换

至“开始”选项卡，在“字体”选项组中单击按钮，打开“字体”对话框，如图4-51所示。

步骤2：在对话框中的“中文字体”框中，可以选择要设置的文字字

体，如“华文行楷”，接着可以在“字号”框中，选中要设置的文字字号，如“三号”字，如图4-52所示。除此之外，还可以对文字字形、颜色等进行设置，设置完成后，单击“确定”按钮。

图4-51　“字体”对话框

图4-52　对字体进行设置

步骤3：设置的文字字体和字号应用到选中的文字，查看设置完成

后的字体效果，如图4-53所示。

图4-53　查看字体效果

4.3.2　灵活应用文字字形和颜色

在一些特定的情况下，有时需要对文字的字形和颜色进行设置，这样可以区分该文字与其他文字的不同之处。下面就来介绍具体的文字字形和颜色设置操作。

方法一：通过选项组中的“字形”按钮和“字体颜色”列表设置。

步骤1：设置文字字形。打开Word文档，选中要设置的文字，在功能区中切换至“开始”选项卡。在“字体”选项组中，如果要让文字加粗显示，单击“加粗”按钮；如果要让文字倾斜显示，单击“倾斜”按钮，即可看到设置后的效果，如图4-54所示。

步骤2：设置文字颜色。单击“字体颜色”下拉菜单，展开字体颜色

列表。选择一种字体颜色，如蓝色，即可应用于选中的文字，如图4-55 所示。

图4-54　设置字形

图4-55　设置文字颜色

技巧点拨：如果要还原文字字形，可以再次单击设置的字形按钮即

可。如上面设置了“倾斜”字形，只需要再单击“倾斜”按钮，即可还原。除了在字体颜色列表中的颜色外，用户还可以选中“其他颜色”命令，进入“颜色”设置对话框中，用户自行选择颜色，如图4-56所示。

图4-56　“颜色”设置对话框

方法二：通过“字体”对话框设置文字字形和颜色。

步骤1：打开Word文档，选中要设置的文字，在功能区中切换至“开始”选项卡。在“字体”选项组中，单击“字体”按钮，打开“字体”对话框。在对话框中的“字形”框中，可以选择要设置的文字字形，如加粗　倾斜。接着可以在“字体颜色”框中，展开字体颜色列表，从中选中要设置的字体颜色，如橙色。设置完成后单击“确定”按钮，如图4-

57所示。

步骤2：设置的文字字形和字体颜色应用到选中的文字，查看设置

完成后的字体效果，如图4-58所示。

图4-57　“字体”对话框

图4-58　查看字体效果

4.3.3　灵活应用文字底纹效果

在文档中为了突出显示一些重要的文字，可以为这些文字设置底纹效果。下面就来介绍具体的文字底纹设置操作。

打开Word文档，选中要设置的文字，在功能区中切换至“开始”选项

卡。在“字体”选项组中单击“以不同颜色突出显示文本”按钮，展开颜色列表菜单，从中选择一种突出显示颜色，如青绿，单击一下即可应用于选中的文字，如图4-59所示。

技巧点拨：在“字体”选项组中，还有一个“字符底纹”按钮也可以

设置文字底纹。选中要设置底纹的文字，单击此按钮即可设置灰色底纹，如图4-60所示。不过此按钮只能为文字设置灰色底纹，而无法设置其他颜色。

图4-59　设置底纹

图4-60　设置灰色底纹

4.3.4　灵活应用文字下划线效果

在文档中有些特殊的文字，如文档头、目录标题等，为了突出显示它们，可以为这些文字设置下划线效果。下面就来介绍具体的下划线设置操作。

方法一：以提供的下划线样式设置文字。打开Word文档，选中要设置的文字，在功能区中切换至“开始”选项

卡。在“字体”选项组中单击“下划线”下拉菜单，在展开的下划线列表菜单中，显示了Word 2016默认提供的下划线样式。单击其中一种样式即可应用于选中的文字，如图4-61所示。

方法二：自定义下划线效果设置文字。

步骤1：打开Word文档，选中要设置的文字，在功能区中切换

至“开始”选项卡。在“字体”选项组中单击“下划线”按钮，在展开下划线列表菜单中单击“其他下划线”选项，如图4-62所示。

图4-61　选择下划线样式

图4-62　单击“其他下划线”选项

步骤2：打开“字体”对话框，在对话框中的“下划线线型”框中，展

开下划线线型列表，从中选中一种线型。在“下划线颜色”框中，展开下划线颜色设置列表，选中一种下划线颜色。设置完成后，单击“确定”按钮，如图4-63所示。

步骤3：设置的下划线线型与下划线颜色应用到选中的文字，查看

设置完成后的字体效果，如图4-64所示。

图4-63　“字体”对话框

图4-64　设置完成后的字体效果

4.3.5　灵活应用文字待删除效果

在文档编辑过程中，有些需要删除的内容却不能马上删除，这时就可以为要删除的内容设置“删除线”来做标记。下面就来介绍具体的文字删除线设置操作。

1.设置单删除线

打开Word文档，选中要删除的文本。在功能区中切换至“开始”选项

卡，在“字体”选项组中单击“删除线”按钮，即可为选中的要删除的文本添加单删除线，如图4-65所示。

2.设置双删除线

步骤1：打开Word文档，选中要删除的文本。在功能区中切换

至“开始”选项卡，在“字体”选项组中单击“字体”按钮，打开“字体”对

话框。在对话框中的“效果”栏下，选中“双删除线”单选项，单击“确定”按钮，如图4-66所示。

图4-65　添加单删除线

图4-66　选中“双删除线”单选项

步骤2：为已选中的要删除的文本添加双删除线，效果如图4-67所

示。

图4-67　已添加双删除线

4.3.6　灵活应用段落对齐方式

默认输入的文档内容都是以左对齐显示的，这往往不符合文档的排版要求。这时就需要对文档的内容进行对齐方式设置，如文档头。下面就来介绍具体对齐方式的设置操作。

步骤1：打开Word文档，选中要设置的文本。在功能区中切换

至“开始”选项卡，在“段落”选项组中，如果以左对齐文本，单击“文本左对齐”按钮即可将文档头以左对齐显示，左对齐通常用于正文文本，如图4-68所示。

步骤2：如果以居中对齐文本，单击“居中”按钮即可将文档头以

居中显示，居中显示通常用于封面、引言，有时候标题也会运用居中显示，如图4-69所示。

图4-68　左对齐

图4-69　居中对齐

步骤3：如果以右对齐文本，单击“文本右对齐”按钮即可将文档头以右对齐，右对齐通常用于页眉、页脚等，如图4-70所示。

步骤4：如果以两端对齐文本，单击“两端对齐”按钮即可将文档

头以两端对齐。两端对齐会在边距之前均匀分布文本，使文本排列更加整齐，如图4-71所示。

图4-70　右对齐

图4-71　两端对齐

步骤5：如果以分散对齐文本，单击“分散对齐”按钮即可将文档头以分散对齐。分散对齐会在左右边距之间均匀分布文本，如图4-72所示。

图4-72　分散对齐

4.3.7　灵活应用段落缩进

缩进决定了段落到左右页边距的距离。在Word 2016中，可以使用

首行缩进、左缩进、右缩进和悬挂缩进来设置段落的缩进方式。下面就来逐一介绍这些功能的具体操作。

1.设置首行缩进

默认输入的文档内容都是顶行输入的，这完全不符合文档格式要

求，应缩进两个字符开始输入。在Word 2016中，可以使用首行缩进的方法来设置让段落缩进两个字符，具体操作如下。

方法一：通过拖动“首行缩进”标尺来设置首行缩进。

步骤1：打开Word文档，在功能区中切换至“视图”选项卡，在“显

示”选项组中勾选“标尺”复选框，这样Word页面会显示出标尺，如图4-

73所示。

图4-73　勾选“标尺”复选框

步骤2：将光标定位到要设置首行缩进的段落中。接着鼠标选中标

尺中的“首行缩进”按钮，按住鼠标左键向右进行拖动，当鼠标拖到标尺

刻度为“2”时，松开鼠标左键，即可实现段落首行缩进，如图4-74所示。

方法二：通过在“段落”对话框中设置首行缩进。

步骤1：打开Word文档，在功能区中切换至“开始”选项卡，在“段

落”选项组单击“段落设置”按钮，如图4-75所示。

图4-74　实现段落缩进

图4-75　单击“段落设置”按钮

步骤2：打开“段落”对话框，在“缩进”右侧的“特殊格式”框中，选中“首行缩进”选项。设置完成后，单击“确定”按钮，如图4-76所示。

步骤3：光标所在的段落自动进行首行缩进，效果如图4-77所示。

图4-76　“段落”对话框

2.设置左、右缩进

如果要设置段落的左、右缩进，可以使用Word 2016中的“左缩进”和“右缩进”功能来实现，具体操作如下。

方法一：通过拖动“左、右缩进”标尺来设置段落左、右缩进。

步骤1：打开Word文档，将光标定位到要设置左、右缩进的段落中。接着鼠标选中标尺中的“左缩进”按钮，按住鼠标左键向右进行拖

动。当鼠标拖到设置的标尺上，松开鼠标左键，即可实现段落左缩进，如图4-78所示。

步骤2：鼠标选中在边标尺中的“右缩进”按钮，按住鼠标左键向左

进行拖动。当鼠标拖到设置的标尺上，松开鼠标左键，即可实现段落右缩进，如图4-79所示。

步骤3：通过左、右缩进可以得到如图4-80所示的效果。

图4-77　缩进效果

图4-78　向右拖动

图4-79　向左拖动

图4-80　缩进效果

方法二：通过在“段落”对话框中设置左、右缩进。

步骤1：打开Word文档，在功能区中切换至“开始”选项卡，在“段

落”选项组中单击“段落设置”按钮，如图4-81所示。

图4-81　单击“段落设置”按钮

步骤2：打开“段落”对话框，在“缩进”栏“左侧”框中设置左缩进字

符，如2字符；在“右侧”框中设置右缩进字符，如2字符。设置完成后，单击“确定”按钮，如图4-82所示。

图4-82　“段落”对话框

步骤3：光标所在的段落自动进行左、右缩进，效果如图4-83所示。

3.设置悬挂缩进

如果要设置段落的悬挂缩进，可以使用Word 2016中的“悬挂缩进”功能来实现，具体操作如下。

方法一：通过拖动“悬挂缩进”标尺来设置段落悬挂缩进。

打开Word文档，将光标定位到要设置悬挂缩进的段落中。接着鼠

标选中标尺中的“悬挂缩进”按钮，按住鼠标左键向右进行拖动，当鼠标拖到设置的标尺上，松开鼠标左键，即可实现段落悬挂缩进，如图4-84 所示。

方法二：通过在“段落”对话框中设置悬挂缩进。

步骤1：打开Word文档，在功能区中切换至“开始”选项卡，在“段落”选项组单击“段落设置”按钮，如图4-85所示。

步骤2：打开“段落”对话框，在“缩进”右侧的“特殊格式”框中，选

中“悬挂缩进”选项。设置完成后，单击“确定”按钮，如图4-86所示。

图4-83　缩进效果

图4-84　段落悬挂缩进

图4-85　单击“段落设置”按钮

图4-86　“段落”对话框

步骤3：光标所在的段落自动进行悬挂缩进，效果如图4-87所示。

图4-87　悬挂缩进效果

4.3.8　灵活应用行间距和段间距

在文档中，文档头与段落之间，段落与段落之间，并非行间距与段落间距都应该保持一样。有时候调整行间距与段间距，反而使文档的阅览效果更好。根据特定的排版需求，应该学会调整行与行、段与段之间的距离，使文档排版更美观。

1.设置行间距

如果要设置行与行的间距，可以使用Word 2016中的“行距”功能来实现，具体操作如下。

方法一：通过选项组中的“行距”设置行间距。

打开Word文档，将光标定位到要设置行间距的段落中。在功能区中切换至“开始”选项卡，在“段落”选项组中单击“行和段落间距”按钮

。展开下拉菜单，根据需要选择对应的行距，如1.5倍行距（默认为

1.0倍行距）。选中后直接将1.5倍行距应用到光标所在的段落中，如图

4-88所示。

方法二：通过“段落”对话框来设置行间距。

步骤1：打开Word文档，将光标定位到要设置行间距的段落中。在

功能区中切换至“开始”选项卡，在“段落”选项组中单击“行和段落间距”按钮。展开下拉菜单，选中“行距选项”，如图4-89所示。

步骤2：打开“段落”对话框，在“间距”栏下的“行距”框中要选择设置

的行距，如1.5倍行距。设置完成后，单击“确定”按钮，如图4-90所示。

图4-88　设置行间距

图4-89　选中“行距选项”

图4-90　设置行距

步骤3：将设置的行距应用到光标所在的段落中，效果如图4-91所示。

2.设置段间距

如果要设置段落与段落之间的间距，可以通过下面的具体操作实现。

方法一：快速设置段前、段后间距。

打开Word文档，将光标定位到要设置段间距的位置。在功能区中切换至“开始”选项卡，在“段落”选项组中单击“行和段落间距”按钮

，展开列表菜单。如果要设置段前间距，可以选中“增加段前间距”；如果要设置段后间距，可以选中“增加段后间距”。如图4-92所示。

方法二：自定义段前、段后的间距值。

步骤1：打开Word文档，将光标定位到要设置段间距的位置。在功能区中切换至“开始”选项卡，在“段落”选项组中单击“段落设置”按钮

，如图4-93所示。

步骤2：打开“段落”对话框。在“间距”栏下的“段前”和“段后”框中，

可以自定义段前、段后的间距。例如这里将“段前”和“段后”的间距都设置为“1行”。设置完成后，单击“确定”按钮，如图4-94所示。

图4-91　查看设置效果

图4-92　增加段前间距

图4-93　单击“段落设置”按钮

图4-94　“段落”对话框

步骤3：将设置的段前、段后间距应用到文档头中，效果如图4-95

所示。

图4-95　设置效果

技巧点拨：在设置“段前”和“段后”间距时，有时候会发展间距单位是“磅”，而不是“行”。遇到这样的情况用户不用担心，只是设置单位不一样了，但是设置效果是一样的。这里“一行”等价于“6磅”，依此类推。

4.4　项目符号和编号的灵活应用

在文档中引用项目符号和编号是为了使文档的层次更加清晰。特别是在长文档编辑中，更能体现出项目符号和编号的重要性。

4.4.1　引用项目符号和编号

在文档中有的地方需要使用项目符号和编号，可以直接引用Word

2016提供的默认项目符号和编号。具体引用操作如下。

1.引用项目符号

如果要引用项目符号，可以使用Word 2016提供的“项目符号”列表来实现，具体实现操作如下。

打开Word文档，将光标定位到要设置项目符号的位置。在功能区中切换至“开始”选项卡，在“段落”选项组中单击“项目符号”按钮，展开项目符号选择列表菜单。用户可以根据需要选择对应的项目符号，选中后直接将项目符号应用到光标所在的小节标题前，如图4-96所示。

2.引用编号

如果要引用编号，可以使用Word 2016提供的“编号”列表来实现，具体实现操作如下。

打开Word文档，将光标定位到要设置项目符号的位置。在功能区

中切换至“开始”选项卡，在“段落”选项组中单击“编号”按钮，展开编号选择列表菜单，用户可以根据需要选择对应的编号，选中后直接将编号应用到光标所在的小节标题前，如图4-97所示。

图4-96　选择项目符号

图4-97　设置编号

技巧点拨：除了使用“段落”选项组中的“项目符号”及“编号”来设置

项目符号和编号外，还可以单击鼠标右键，在弹出的下拉菜单中选中“项目符号”和“编号”选项实现。

4.4.2　自定义项目符号和编号

有时候用户感觉Word 2016提供的项目符号和编号并不符合文档所

需，这时候用户可以自定义项目符号和编号。具体实现操作如下。

1.自定义项目符号

如果要自定义项目符号，可以使用如下操作来实现。

步骤1：打开Word文档，将光标定位到要设置项目符号的位置。在功能区中切换至“开始”选项卡，在“段落”选项组中单击“项目符号”按钮

，在展开项目符号选择列表菜单中选中“定义新项目符号”选项，如图4-98所示。

步骤2：打开“定义新项目符号”对话框，单击“符号”按钮，如图4-99 所示。

步骤3：打开“符号”对话框，用户可以重新选择项目符号图案，选择后单击“确定”按钮，如图4-100所示。

步骤4：返回“定义新项目符号”对话框中，在“预览”中可以看到效果，如图4-101所示。

图4-98　选中“定义新项目符号”选项

图4-99　单击“符号”按钮

图4-100　选择项目符号图案

图4-101　自定义项目符号

步骤5：如果用户设置图片图案作为项目符号，可以在“定义新项目

符号”对话框中单击“图片”按钮，在打开的“图片项目符号”对话框选择

一种图片符号，自定义项目符号后，单击“确定”按钮，如图4-102所示。

步骤6：将设置的项目符号应用于选中的文本，效果如图4-103所

示。

图4-102　选择图片符号

图4-103　查看应用符号的效果

2.自定义编号与设置编号起始值

如果要自定义编号与设置编号起始值，可以使用如下操作来实现。

（1）自定义编号

步骤1：打开Word文档，将光标定位到要设置项目符号的位置。在功能区中切换至“开始”选项卡，在“段落”选项组中单击“编号”按钮，

在展开的编号选择列表菜单选中“定义新编号格式”选项，如图4-104所示。

步骤2：打开“定义新编号格式”对话框，在“编号样式”下，用户可以选择编号样式，如图4-105所示。

图4-104　选中“定义新编号格式”选项

图4-105　选择编号样式

步骤3：设置完编号样式，单击“字体”按钮，打开“字体”对话框。

在“字体”选项卡中，用户在“中文字体”中设置字体为“华文楷体”；在“下划线线型”中设置编号下划线效果，设置完成后单击“确定”按钮，如图4-

106所示。

步骤4：自定义的编号应用到文本，效果如图4-107所示。

图4-106　设置字体

图4-107　应用编号效果

技巧点拨：如果文档中需要设置多级编号，可以单击“编号”按钮

，在展开编号选择列表菜单选中“更改列表级别”选项，展开编号级

别列表。用户可以根据当前编号所在级别（在Word 2016中，为用户提供了9级别编号）选中对应的级别选项。

（2）设置编号起始值

步骤1：打开Word文档，将光标定位到要设置项目符号的位置。在

功能区中切换至“开始”选项卡，在“段落”选项组中单击“编号”按钮，

在展开编号选择列表菜单选中“定义新编号格式”选项，如图4-108所示。

图4-108　选中“设置编号值”选项

步骤2：打开“起始编号”对话框，在“值设置为”框中，将起始值设

置为“5”。设置完成后，单击“确定”按钮，如图4-109所示。

步骤3：可看到文档中的编号起始值已经发生了变化，效果如图4-

110所示。

图4-109　设置起始值

图4-110　编号发生变化

4.5　特殊的中文版式

用户在制作一些特殊的文档时，可能需要将文档以竖直、纵横混合方式进行排版，以及需要首字下沉和为中文添加拼音等。本节将分别对这些特殊的中文样式的制作方法进行介绍。

4.5.1　将文字竖排

如果要设置文档的文本方向为垂直方面，可以使用“文本方向”功能来实现，具体实现操作如下。

方法一：通过选项组中的“文字方向”列表设置。

步骤1：打开Word文档，将光标定位到文档任意位置。在功能区切换至“布局”选项卡，在“页面设置”选项组中单击“文字方向”按钮，展开文字方向列表菜单。可以看到Word 2016提供使用的两种文字方向，分别是“水平”和“垂直”。用户可以根据需要来选择，如选中“垂直”选项，即可以垂直方向显示，步骤如图4-111所示。

步骤2：查看文字方向设置为垂直后的效果，如图4-112所示。

图4-111　选中“垂直”选项

图4-112　文字方向设置为垂直后的效果

技巧点拨：对文本进行文字方向设置时，在“文字方向”列表菜单中

的“将所有文字旋转90°”和“将所有文字旋转270°”变得不可用，这是因为这两个选项只针对文本框、图形等中的文字设置。

步骤3：如果选中“将中文字符旋转270°”选项，即以旋转270°方向显示，效果如图4-113所示。

方法二：通过“文字方向”对话框设置。

步骤1：在“页面设置”组中单击“文字方向”按钮，在下拉列表中选择“文本方向选项”选项，如图4-114所示。

图4-113　中文字符旋转270°

图4-114　选择“文本方向选项”选项

步骤2：打开“文字方向”对话框；在“方向”栏中单击相应的按钮设

置文字的排版方向，在“应用于”下拉列表中选择“整篇文档”选项；完成设置后单击“确定”按钮关闭对话框，如图4-115所示。

步骤3：此时，文字将恢复为水平排列，如图4-116所示。

图4-115　“文字方向”对话框

图4-116　文字恢复为水平排列

4.5.2　文字的纵横混排

在Word文档中，有时出于某种需要必须使文字纵横混排，这时

Word的“纵横混排”命令就派上了用场。下面介绍在段落中创建纵横混排效果的方法。

步骤1：选择需要纵向放置的文字，在“开始”选项卡的“段落”组

中，单击“中文版式”按钮。在打开的菜单中选择“纵横混排”选项，如图

4-117所示。

图4-117　选择“纵横混排”选项

步骤2：打开“纵横混排”对话框，在对话框中勾选“适应行宽”复选框后单击“确定”按钮，如图4-118所示。

步骤3：此时将获得文字的纵横混排效果，如图4-119所示。

图4-118　“纵横混排”对话框

图4-119　文字的纵横混排效果

技巧点拨：在“纵横混排”对话框中勾选“适应行宽”复选框，则纵向

排列的所有文字的总高度将不会超过该行的行高。取消该复选框的勾选，则纵向排列的每个文字将在垂直方向上占据一行的行高空间。

4.5.3　创建首字下沉效果

首字下沉指的是在一个段落中加大段首字符。首字下沉常用于文档或章节的开头，在新闻稿或请帖等特殊文档中经常使用，可以起到增强视觉效果的作用。Word 2016的首字下沉包括下沉和悬挂两种方式，下面介绍创建首字下沉效果的方法。

方法一：通过选项组中“添加首字下沉”列表设置。

步骤1：打开Word文档，将插入点光标放置到需要设置首字下沉的段落中。在“插入”选项卡的“文本”组中单击“首字下沉”按钮，在打开的下拉列表中选择“下沉”选项，段落将获得首字下沉效果，如图4-120所示。

步骤2：选择“悬挂”命令，则段落的首字下沉效果，如图4-121所

示。

图4-120　选择“下沉”选项

图4-121　选择“悬挂”选项

方法二：通过“首字下沉”对话框来设置。

步骤1：在“首字下沉”下拉列表中选择“首字下沉选项”选项，如图4-

122所示。

步骤2：打开“首字下沉”对话框，在对话框中首先单击“位置”栏中

的选项设置下沉的方式，这里选择“下沉”选项。在“字体”下拉列表中选择段落首字的字体，在“下沉行数”增量框中输入数值设置文字下沉的行数，在“距正文”增量框中输入数值设置文字距正文的距离。完成设置后单击“确定”按钮，如图4-123所示。

图4-122　选择“首字下沉选项”选项

图4-123　“首字下沉”对话框

步骤3：此时获得的段落首字下沉效果如图4-124所示。

图4-124　获得的首字下沉效果

技巧点拨：如果不需要对首字下沉效果进行自定义，可以直接

在“插入”选项卡的“首字下沉”列表中选择“下沉”或“悬挂”命令来创建首字下沉效果。如果要取消首字下沉效果，只需要单击“无”选项即可。

4.5.4　制作联合文件头

在编辑公文时，经常需要将两个单位名称合并在一起作为公文标

题，这就是所谓的联合文件头。在Word 2016中，使用双行合一的功能能够很方便地创建这种文件头。双行合一功能可以将两行文字显示在一行文字的空间中，该功能在制作特殊格式的标题或进行注释时十分有用。下面介绍实现文本双行合一的方法。

步骤1：打开Word文档，选择需要进行双行合一操作的文字，

在“开始”选项卡的“段落”组中单击“中文版式”按钮。在打开的菜单中选择“双行合一”选项，如图4-125所示。

图4-125　选择“双行合一”选项

技巧点拨：如果这里需要分为两行的部门名称字符数不同，则不足的部门名称后面应该使用空格将字符数补齐，这样才能保证它们分别位于两行中。另外，该功能只能用来创建只有两个部门的联合公文标题，

否则就只能使用表格来创建了。

步骤2：打开“双行合一”对话框，如果需要在合并的文字两侧添加

括号，可以勾选“带括号”复选框，同时在“括号样式”下拉列表中选择括号的样式。完成设置后单击“确定”按钮，如图4-126所示。此时获得的双行合一效果如图4-127所示。

图4-126　“双行合一”对话框

图4-127　文字的双行合一效果

技巧点拨：设置了纵横混排、合并字符和双行合一效果后，如果需

要取消这些效果，可以在打开相应的设置对话框后，单击对话框中的“删除”按钮即可取消这些效果。

4.5.5　合并字符

Word的合并字符功能使多个字符只占有一个字符的宽度，该功能

常用在名片制作、书籍出版和封面设计等方面。下面介绍合并字符的具体操作方法。

步骤1：在段落中选择需要合并的文字，在“开始”选项卡的“段

落”组中单击“中文版式”按钮。在打开的菜单中选择“合并字符”选项，如图4-128所示。

图4-128　选择“合并字符”选项

步骤2：打开“合并字符”对话框，在对话框的“字体”下拉列表中选择字体，在“字号”下拉列表框中输入文字的字号。完成设置后单击“确定”按钮，如图4-129所示。

步骤3：此时获得的字符合并效果如图4-130所示。

图4-129　“合并字符”对话框

图4-130　字符合并效果

4.5.6　制表符的妙用

制表符使操作者能够方便实现向左、向右或居中对齐文本行，同时

也可以实现文本、小数数字和竖线字符的对齐。随着Word表格功能的增强，制表符看上去已经没有使用价值了，但对于某些特殊场合，使用制表符能够起到事半功倍的作用。下面以在试卷中创建姓名、班级和学号填充区域为例介绍制表符的使用方法。

步骤1：打开Word文档，单击水平标尺左侧的制表符按钮，直到出

现右对齐制表符为止。在水平标尺上单击插入制表符，如图4-131所示。

步骤2：在水平标尺上任选一个制表符双击打开“制表位”对话框，

在“制表位位置”列表选择一个制表位，单击“前导符”栏中

的“4____（4）”单选按钮为该制表符添加前导符。单击“设置”按钮完成该制表符的设置，如图4-132所示。使用相同的方法为其他两个制表符添加前导符，完成设置后单击“确定”按钮。

图4-131　插入制表符

图4-132　添加前导符

步骤3：在插入点光标处输入“班级”，然后按“Tab”键，文字后即会自动添加需要的下划线。在文档中依次输入需要的其他文字和下划线，如图4-133所示。

步骤4：在标尺上拖动创建的制表符，可以对制表位进行修改，如图4-134所示。

图4-133　输入文字

图4-134　拖动制表符修改制表位

技巧点拨：如果需要删除添加的制表符，只需要从水平标尺上将其拖离标尺即可（按住“Alt”键拖动制表符能够实现制表符的精确移动）。

4.5.7　提取文档目录

对于长篇的文档来说，文档中的目录是文档不可或缺的一部分。使用目录可便于读者了解文档结构，把握文档内容，并显示要点的分布情况。但是，按章节手动输入目录是效率很低的方法，Word 2016提供了抽取文档目录的功能，可以自动将文档中的标题抽取出来。下面介绍使用内置样式创建目录和自定义目录的操作方法。

方法一：通过“目录”组中的“目录”按钮设置。

步骤1：打开Word文档，单击鼠标将插入点光标放置在需要添加目

录的位置。在功能区中切换至“引用”选项卡，单击“目录”组中的“目录”按钮，在下拉列表中选择一款自动目录样式，如图4-135所示。

步骤2：在插入点光标处将会获得所选样式的目录，效果如图4-136

所示。

图4-135　选择目录样式

图4-136　添加的目录效果

方法二：通过“目录”对话框进行设置。

步骤1：在功能区中切换至“引用”选项卡，单击“目录”组中的“目

录”按钮，选择下拉列表中的“自定义目录”选项，如图4-137所示。

图4-137　选择“自定义目录”选项

步骤2：打开“目录”对话框，在对话框中可以对目录的样式进行设

置，如制表符的样式，如图4-138所示。单击“选项”按钮将打开“目录选项”对话框，设置采用目录形式的样式内容，如图4-139所示。

步骤3：在“目录”对话框中单击“修改”按钮打开“样式”对话框，对目

录的样式进行修改。在对话框的“样式”列表中选择需要修改的目录，单击对话框中的“修改”按钮，如图4-140所示。步骤4：打开“修改样式”对话框，对目录样式进行修改，如修改目

录文字的字体，如图4-141所示。依次单击“确定”按钮关闭“修改样式”对话框、“样式”对话框和“目录”对话框。

图4-138　“目录”对话框

图4-139　“目录选项”对话框

图4-140　选择需要修改的目录

图4-141　重新设置文字字体

步骤5：Word会提示是否替换现有目录，如图4-142所示。单

击“是”按钮关闭该对话框，目录的样式得到修改，这里是字体发生了改变，如图4-143所示。

图4-142　“提示是否替换”框

图4-143　修改字体后的目录

4.5.8　为中文注音

在使用Word文档时，有时候需要为中文注音，尤其是一些难以辨

认的字词，注音后会更加方便阅读。使用Word 2016能够十分容易地在中文文字的上方添加拼音标注。下面介绍为中文添加拼音标注的方法。

步骤1：打开Word文档，选择需要标注拼音的文字，在“开始”选项卡下单击“字体”组中的“拼音指南”按钮，如图4-144所示。

步骤2：打开“拼音指南”对话框，使用对话框可以对加注的拼音的

对齐方式、字体、字号和偏移量进行设置，完成设置后单击“确定”按钮，如图4-145所示。

图4-144　“拼音指南”按钮

图4-145　“拼音指南”对话框

步骤3：此时选择的文字添加了拼音，如图4-146所示。

图4-146　为文字加注拼音

技巧点拨：如果不选择文字而直接使用“拼音指南”命令，则Word会

为插入点光标所在处的词或字添加拼音。

4.6　创建Word样式

样式是指用有意义的名称保存的字符格式和段落格式的集合，这样在编排重复格式时，先创建一个该格式的样式，然后在需要的地方套用这种样式，就无需一次次地对它们进行重复的格式化操作了。

4.6.1　创建自己的Word样式

在Word文档中，经常会有多处不相邻的文本需要使用同一种格

式，包括字体、字号、行间距和段间距等。如果将这些相同的格式定义为一种样式，在需要时应用这种样式将会方便很多。下面介绍新建样式的具体步骤。

步骤1：打开Word文档，在功能区中切换至“开始”选项卡，单击“样式”组中的“样式”按钮，打开“样式”对话框，该对话框提供了Word

2016内置的样式供用户使用。在“样式”窗格中单击“新建样式”按钮，如图4-147所示。

图4-147　打开“样式”对话框

技巧点拨：将鼠标放置到“样式”窗格中列表的某个选项上时，将能够显示该项所对应的字体、段落和样式的具体设置情况。

步骤2：打开“根据格式设置创建新样式”对话框，在对话框中对样

式进行设置，设置完成后单击“确定”按钮，如图4-148所示。

图4-148　对样式进行设置

技巧点拨：这里的“样式类型”下拉列表框用于设置样式使用的类

型。“样式基准”下拉列表框用于指定一个内置样式作为设置的基

准。“后续段落样式”下拉列表框用于设置应用该样式的文字的后续段落的样式。如果需要将该样式应用于其他的文档，可以选择“基于该模板的新文档”单选按钮。如果只需要应用于当前文档，可以选择“仅限此文档”单选按钮。

步骤3：创建的新样式将添加到“样式”窗格的列表中和功能区“样式”组的样式库列表中，如图4-149所示。

图4-149　样式添加到“样式”窗格和样式库中

4.6.2　将段落样式快速应用到其他段落

在Word 2016中，可以将当前已经完成格式设置的文字或段落的格

式保存为样式放置到样式库中，这样就可以方便地应用到其他段落。下面介绍具体的操作方法。

步骤1：打开Word文档，在“开始”选项卡的“样式”组中，单击“样

式”组中的“快速样式”按钮，在打开的下拉列表中选择“创建样式”选项，如图4-150所示。

步骤2：打开“根据格式设置创建新样式”对话框，在对话框的“名

称”文本框中输入新样式的名称后单击“确定”按钮，如图4-151所示。此时，该样式将被保存到快速样式库中。

图4-150　选择“创建样式”选项

图4-151　输入样式名称

步骤3：将插入点光标放置到段落文字中，在“开始”选项卡“样

式”组的快速样式库中单击刚才创建样式，该样式即可应用于选择的段落文字，如图4-152所示。

技巧点拨：将鼠标放置到快速样式库的某个样式上时，所选文本将

显示应用样式后的外观。

图4-152　应用保存的样式

4.6.3　修改段落样式

对于自定义的快速样式，用户可以随时对其进行修改。下面以

对“样式”窗格中列出的样式进行修改为例，介绍对样式进行修改的具体方法。

步骤1：打开Word文档，在功能区中切换至“开始”选项卡，单击“样

式”组中的“样式”按钮，如图4-153所示。

步骤2：打开“样式”对话框，在对话框中选择需要修改样式的选

项，鼠标单击其右侧出现的下三角按钮，在获得的菜单中选择“修改”选项，如图4-154所示。

图4-153　单击“样式”按钮

图4-154　选择菜单中的“修改”选项

技巧点拨：这里，单击“从样式库中删除”命令将能够删除选择的样式，但Word的内置样式是无法删除的。如果选择了“更新正文以匹配所选内容”命令，则带有该样式的所有文本都将会自动更改以匹配新样式。

步骤3：打开“修改样式”对话框，对设置的样式进行修改。如果需

要对字体、段落或边框等进行更为详细的修改，可以单击对话框中

的“格式”按钮，在打开的菜单中选择相应的选项，如这里的“字体”，如图4-155所示。

步骤4：打开“字体”对话框，对文字的样式进行更为具体的设置。完成修改后单击“确定”按钮，如图4-156所示。

图4-155　“修改样式”对话框

图4-156　“字体”对话框

技巧点拨：在文档中输入文本时，在一个段落完成后按“Enter”键生成新的段落，此时后续段落将继承当前段落的样式。在“修改样式”对话框的“后续段落样式”下拉列表中可以选择后续段落的样式。

步骤5：单击“确定”按钮关闭“修改样式”对话框，文档中所有使用该样式的段落格式也被修改，效果如图4-157所示。

图4-157　更改样式后的效果

4.6.4　将当前文档的段落样式应用到其他文档

对于固定用途的文档，其具有相同的格式。如果在每次创建该类文

档时都重新进行格式设置，显然相当麻烦。实际上，Word 2016提供了

专门的“管理样式”对话框来管理文档中的样式，使用该对话框可以将当前文档的样式导出。在创建新文档时，只需要导入该样式即可直接使用。下面介绍具体的操作方法。

步骤1：打开Word文档，在功能区中切换至“开始”选项卡，单击“样式”组中的“样式”按钮，如图4-158所示。

步骤2：打开“样式”对话框，在对话框中单击“管理样式”按钮，如图4-159所示。

步骤3：打开“管理样式”对话框，单击对话框中的“导入/导出”按钮，如图4-160所示。

步骤4：打开“管理器”对话框的“样式”选项卡。对话框左侧的列表

将列出当前文档中的所有样式，选择一种样式后单击“复制”按钮，该样式将添加到右侧的“到Normal.dotm”列表中。完成样式添加后，单击“关闭”按钮，该样式将被添加到通用模板中，如图4-161所示。

图4-158　单击“样式”按钮

图4-159　单击“管理样式”按钮

图4-160　“管理样式”对话框

图4-161　“管理器”对话框

技巧点拨：在“管理器”对话框中，单击“删除”按钮将能够删除在列

表中选择的样式，单击“重命名”按钮将能够对选择的样式进行重新命名。使用“样式位于”下拉列表可以选择在列表中显示哪个文档的样式。

步骤5：单击“确定”按钮关闭“管理样式”对话框，重新创建一个新

文档。此时，在新文档的“样式”列表中，将能够看到添加的样式，如图

4-162所示。

图4-162　样式出现在“样式”列表中

4.6.5　使用样式集

样式集实际上是文档中标题、正文和引用等不同文本和对象格式的

集合，为了方便用户对文档样式的设置，Word 2016为不同类型的文档提供了多种内置的样式集供用户选择使用。在“开始”选项卡的“样式”组的快速样式库中显示的就是某个被选择使用的样式集，用户可以根据需要修改文档中使用的样式集。下面介绍具体的操作方法。

步骤1：打开Word文档，依次单击“文件”|“选项”选项，打开“Word

选项”对话框，在对话框左侧列表中选择“快速访问工具栏”选项，在“从下列位置选择命令”下拉列表中选择“不在功能区中的命令”选项。在其下的列表中选择“更改样式”选项，单击“添加”命令将其添加到右侧的列表中，如图4-163所示。完成设置后单击“确定”按钮关闭对话框。

图4-163　将“更改样式”按钮添加到快速访问工具栏中

步骤2：在快速访问工具栏中鼠标单击“更改样式”按钮，在打开的

下拉菜单中选择“样式集”命令，在打开的下级列表中选择文档需要使用的样式集，如图4-164所示。此时，选择的样式集将被加载到“样式”组的样式库列表中，同时文档格式将更改为这个样式集的样式。

步骤3：当需要修改样式集中的字体时，可以在快速访问工具栏中

鼠标单击“更改样式”按钮，在下拉菜单中选择“字体”命令。在打开的下级菜单中选择需要使用的字体样式，如图4-165所示。

图4-164　更改样式集

图4-165　更改字体

技巧点拨：如果要恢复默认的样式集，可以在“样式集”下拉菜单中选择“重设文档快速样式”命令。

步骤4：在快速访问工具栏中鼠标单击“更改样式”按钮，在下拉菜

单中选择“段落间距”命令。在打开的下级菜单中选项需要使用的段落间距。此时，文档中的段落间距将更改为选择值，如图4-166所示。

图4-166　设置段落间距

技巧点拨：为了方便操作，用户可以把自己需要的样式集、颜色和字体设置为默认值，这样，只要新建文档就可以使用这个样式集、颜色和字体。设置方法是鼠标单击“更改样式”按钮，选择菜单中的“设为默认值”命令即可。