第3章　文档的基本操作

第3章　文档的基本操作

Office 2016常用的应用程序包括Word、Excel、PowerPoint等，其界面都大同小异，很多功能都相同，例如创建新文档、文档的启动与退出、文档的保存等。本章将以Word 2016为例介绍Office 2016文档基本操作的方法与技巧。

·新建与打开Office 2016文档

·灵活操作文档窗口

·将文档转换为其他格式

·保存文档

·Word中的5种视图方式

3.1　新建与打开Office 2016文档

用户要使用Office文档办公时，第一步就是新建Office文档。在 Office 2016的各个组件中，新建Office文档的方式都是相同的。在对 Office文件进行编辑之前，需要先打开程序，然后才能进行录入或修改。本节将以Word 2016为例介绍新建和打开Office文档的几种方法。

3.1.1　创建新文档

要使用Word 2016对文档进行编辑操作，就要先学会如何新建文档，下面介绍几种创建空白文档的方法。方法一：在桌面上创建Office文档。

步骤1：在计算机桌面上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中依次单击“新建”|“Microsoft Word Document”选项，如图3-1所示。

步骤2：可在桌面上看到新建的Word文档，如图3-2所示。

步骤3：双击文档图标可启动Word 2016打开该文档，并对文档进行

编辑，如图3-3所示。

图3-1　新建Word文档

图3-2　Word文档创建成功

方法二：在文件夹中创建Office文档。

步骤1：打开计算机窗口，选择需要创建Office文档的文件夹后在空

白处右键单击鼠标，在弹出的快捷菜单中依次单击“新建”|“Microsoft

Word Document”选项，如图3-4所示。

图3-3　打开文档

图3-4　新建Word文档

步骤2：在选择的文件夹中将会创建一个空白的Word文档，为该文

档重命名后，双击该文档就可以启动Word 2016对该文档进行编辑处理了，如图3-5所示。

方法三：启动Word 2016后，在开始界面中单击“空白文档”即可新建Word文档，如图3-6所示。

图3-5　Word文档创建成功

图3-6　新建Word文档

3.1.2　使用模板创建文档

在启动Office 2016后，用户可以根据需要创建新文档。此时，用户

也可以选择Office的设计模板来创建文档。下面介绍使用模板创建文档的方法。

步骤1：打开Word 2016后，依次单击“文件”|“新建”选项，选择需要

的模板。此处单击“报表设计”图标，如图3-7所示。

图3-7　单击“报表设计”图标

步骤2：打开“报表设计”模板的说明，如确认要根据该模板创建新文档，单击“创建”按钮，如图3-8所示。

步骤3：Office将创建一个具有报表设计基本格式的新文档，如图3-

9所示。

图3-8　单击“创建”按钮

图3-9　创建一个指定格式的文档

技巧点拨：如果用户创建的新文档模板在Word 2016中未找到，可以通过联机搜索在互联网上寻找并下载模板即可使用。

3.1.3　打开文档

如果知道文档在计算机中存储的位置，在启动Office 2016应用程序

后，可通过“打开”对话框进入存储位置打开Office文档，下面介绍打开文档的方法。

步骤1：启动Word 2016，依次单击“文件”|“打开”选项。在“打开”页面双击“这台电脑”选项或单击“浏览”选项，如图3-10所示。

步骤2：打开“打开”对话框，选定要打开的文档后单击“打开”按钮，即可将文档打开，如图3-11所示。

图3-10　双击“这台电脑”选项

图3-11　“打开”对话框

3.1.4　快速打开常用文档

Office 2016会记录最近打开过的文件，用户可以直接在“最近使用的文档”列表中选择打开过的文件将其快速打开。同时，对于列表中列出的最近使用文档的数目，Office也可以通过“选项”对话框进行设置。

下面以Word 2016为例介绍快速打开文档的方法。

步骤1：启动Word 2016，依次单击“文件”|“打开”选项。在“打开”页面选择“最近”选项，右侧将给出“最近打开的文档”列表，鼠标单击想要打开的文档即可将其打开，如图3-12所示。步骤2：设置最近使用文档列表显示的数目。依次单击“文件”|“选项”选项，打开“Word选项”对话框。单击“高级”选项，在“显示此数目的‘最近使用的文档’”微调框中输入数字，这里输入的数字将决定“文

件”菜单中的“最近使用的文档”列表可以显示的最近使用文档数目，如图3-13所示。

图3-12　打开最近使用过的文档

图3-13　“Word选项”对话框

3.1.5　以副本的方式打开文档

打开已有文档时，还可以用副本的方式打开。以副本打开文档，即使在编辑文档过程中文档损坏或者对文档误操作，也不会对源文档造成破坏，提高使用效率。下面介绍以副本方式打开文档的操作方法。

步骤1：启动Word 2016，依次单击“文件”|“打开”选项，在打开页面

双击“这台电脑”选项或者单击“浏览”选项，如图3-14所示。步骤2：打开“打开”对话框，选中需要打开的文件后，单击“打

开”按钮上的下三角按钮，在获得菜单中选择“以副本方式打开”选项，如图3-15所示。

图3-14　双击“这台电脑”选项

图3-15　选择“以副本方式打开”选项

步骤3：此时文档将以副本形式打开，在标题栏上将显示“副本”字样，如图3-16所示。

图3-16　文档以副本形式打开

技巧点拨：以副本方式打开文档，与根据现有文档新建文档有很多

的相似之处。它们之间最大的不同在于，在创建文档的一个副本时，

Office会自动将这个副本文件保存在与指定文件相同的文件夹中。同时，Office会根据指定文件的文件名自动为其命名。

3.1.6　以只读方式打开文档

如果在使用Office文档时，不希望对文档进行修改而只是想要阅读

文档，可选择以只读方式打开文档。下面介绍以只读方式打开文档的操作方法。

步骤1：启动Word 2016，依次单击“文件”|“打开”选项，在打开页面双击“这台电脑”选项或者单击“浏览”选项，如图3-17所示。

步骤2：打开“打开”对话框，选中需要打开的文件后，单击“打

开”按钮上的下三角按钮，在获得菜单中选择“以只读方式打开”选项，如图3-18所示。

图3-17　双击“这台电脑”选项

图3-18　选择“以只读方式打开”选项

步骤3：此时文档将以只读形式打开，在标题栏上将显示“只读”字样，如图3-19所示。

图3-19　文档以只读方式打开

3.1.7　在受保护视图中查看文档

受保护的视图模式与只读模式很相似，此时文档同样不能直接进行

编辑，但Word允许用户在该视图模式下进入编辑状态。下面介绍在受保护视图中查看文档的操作方法。

步骤1：打开“打开”对话框，在对话框中选择需要打开的文件后单

击“打开”按钮上的下三角按钮，选择其中的“在受保护的视图中打开”命令，如图3-20所示。

图3-20　选择“在受保护的视图中打开”选项

步骤2：文档将在受保护的视图中打开，文档与只读方式一样可以进行浏览，如图3-21所示。

步骤3：此时如果单击工具栏下方的“此文件已在受保护的视图中打

开，请单击查看详细信息”超链接将能够在“文件”选项卡中查看文档的详细信息，如图3-22所示。

技巧点拨：这里，单击“启用编辑”按钮能够进入Word编辑状态对文

档进行编辑操作。

图3-21　在受保护的视图中查看文档

图3-22　查看文档的详细信息

3.2　灵活操作文档窗口

用户在使用Office文档时，通常只使用默认文档显示格式，其实为了方便用户使用，Office提供了对文档窗口的一些变换，如拆分文档窗口、并排文档窗口以及改变视图的显示比例等。下面将介绍对Word

2016文档窗口进行操作的方法。

3.2.1　缩放文档内容

在查看或编辑文档时，放大文档能够更方便地查看文档内容，缩小文档可以在一屏内显示更多内容。文档的放大和缩小可以通过调整文档的显示比例实现。在Word中，一般可以通过“视图”选项卡中的设置项或状态栏上的按钮来对文档的显示进行缩放操作，下面介绍具体的操作方法。

方法一：通过“视图”选项卡中的设置项进行缩放操作。

步骤1：打开Word 2016文档，在功能区中单击“视图”选项卡，

在“显示比例”组中单击“显示比例”按钮，如图3-23所示。

图3-23　单击“视图”选项卡

步骤2：打开“显示比例”对话框，在“百分比”微调框中输入文档显

示的缩放百分比，单击“确定”按钮后，文档将按照设定的比例进行缩放显示。例如，这里输入60%，如图3-24所示，文档即缩小为原始大小的

60%。

步骤3：在“显示比例”栏中，可以选择不同显示比例来改变视图的

大小。选择“页宽”单选按钮，文档将会按照页宽来进行缩放，此时

在“百分比”微调框中可以看到文档的缩放比例随之发生了改变，如图325所示。选择“文字宽度”单选按钮，文档将按照文字大小进行缩放，如图3-26所示。

步骤4：选择“整页”单选按钮，如图3-27所示。文档窗口中一屏将显示一个整页的内容，如图3-28所示。

步骤5：选择“多页”单选按钮，如图3-29所示。文档窗口中将同时排列显示所有页面，如图3-30所示。

图3-24　输入60%

图3-25　选择“页宽”单选按钮

图3-26　选择“文字宽度”单选按钮

图3-27　选择“整页”单选按钮

图3-28　一屏显示一个整页的内容

图3-29　选择“多页”单选按钮

图3-30　窗口中将同时排列显示所有页面

方法二：通过状态栏上的按钮对文档进行缩放操作。在Word程序

窗口下方状态栏的右侧有一个滚动条，拖动滚动条上的滑块可以直接设置页面的显示比例，单击滑块左侧的缩小按钮“-”和右侧的放大按

钮“+”可以调整页面的缩放比例，如图3-31所示。单击“缩放级别”按钮

100%也可以打开“显示比例”对话框，对显示比例进行设置。

图3-31　通过状态栏上的按钮对文档进行缩放操作

3.2.2　拆分文档窗口

在进行文档处理时，常常需要查看同一文档中不同部分的内容。如果文档很长，而需要查看的内容又分别位于文档前后部分，此时拆分文档窗口是一个不错的解决问题的方法。所谓拆分文档窗口，是指将当前窗口分为两个部分，该操作不会对文档造成任何影响，它只是文档浏览的一种方式而已。下面介绍拆分文档窗口的操作方法。

步骤1：打开需要拆分的Word 2016文档窗口，在功能区“视图”选项

卡的“窗口”组中单击“拆分”按钮，如图3-32所示。

图3-32　单击“拆分”按钮

步骤2：文档中出现一条拆分线，文档窗口将被拆分为两个部分，

此时可以在这两个窗口中分别通过拖动滚动条调整显示的内容。拖动窗格上的拆分线，可以调整两个窗口的大小，如图3-33所示。

步骤3：功能区中的“拆分”按钮变为“取消拆分”按钮，单击该按钮

将能够取消对窗格的拆分，如图3-34所示。

图3-33　文档窗口被拆分为两个部分

图3-34　单击“取消拆分”按钮

技巧点拨：拆分文档窗口是将窗口拆分为两个部分，而不是将文档拆分为两个文档，在这两个窗口中对文档进行编辑处理对文档都会产生影响。当需要对比长文档前后的内容并进行编辑时，可以拆分窗口后在一个窗口中查看文档内容，而在另一个窗口中对文档进行修改。如果需要将文档的前段内容复制到相隔多个页面的某页面中，可以在一个窗口中显示复制文档的位置，在另一个窗口中显示粘贴文档位置。这都是提高编辑效率的技巧。

3.2.3　并排查看文档

两个窗口的并排查看功能是在Office文档中经常用到的功能，这一

功能使得两个窗口中的数据可以进行精确对比。下面介绍在Word中并排查看文档的方法。

步骤1：打开两个以上的Word窗口，选中其中一个需要进行并排查

看的Word窗口，切换到“视图”选项卡，然后单击“窗口”组中的“并排查看”按钮，如图3-35所示。

步骤2：打开“并排比较”对话框，选中与上一步中的窗口进行并排查看的窗口，然后单击“确定”按钮，如图3-36所示。

图3-35　单击“并排查看”按钮

图3-36　选中一个窗口

步骤3：两个窗口会自动并排，并且占据整个屏幕，效果如图3-37

所示。

图3-37　两个窗口自动并排

技巧点拨：滑动鼠标滚轮翻动其中一个窗口的页面，会发现另一个窗口的页面也会随之滚动，这是并排查看窗口时默认设置了同步滚动的原因。

步骤4：在完成两个文档的对比操作后，再次单击功能区中的“并排

查看”按钮可取消窗口的并排状态，如图3-38所示。

图3-38　单击“并排查看”按钮

3.2.4　显示文档结构图和页面缩略图

用户可以在Word 2016的“导航窗格”中查看文档结构图和页面缩略

图，从而帮助用户快速定位文档位置。在Word 2016文档窗口中显示“文档结构图”和“页面缩略图”的步骤如下。

步骤1：在功能区中单击“视图”选项卡，勾选“显示”组中的“导航窗

格”复选框，在文档窗口左侧将打开“导航”，在窗格中将按照级别高低显示文档中的所有标题文本，如图3-39所示。

步骤2：单击窗格中带有的标签将其展开，可以查看其下级的结构，如图3-40所示。

图3-39　打开“文档结构图”窗格

图3-40　展开标题下级结构图

步骤3：在“导航窗格”中选择一个选项，在右侧的文档编辑区中将

显示所选择的标题。此时光标处于该标题处，可以直接对标题进行编辑修改，如图3-41所示。

步骤4：在左侧的“导航窗格”中单击“页面”按钮，“导航窗格”中的文档结构图会自动关闭，同时在窗格中显示文档各页的缩略图。光标所在页会呈现选择状态，如图3-42所示。在窗格中单击相应的缩略图，可以切换到相应的页。

图3-41　选择并修改标题

图3-42　显示页面缩略图

步骤5：单击窗格右上角的“关闭”按钮可关闭窗格，关闭后的效果如图3-43所示。

图3-43　选择页面并关闭窗格

3.2.5　切换和新建文档窗口

在打开很多文档进行编辑时，我们可以使用“视图”选项卡中的“切换窗口”来实现快速切换，以对不同的文档进行编辑。如果想在新的文档窗口打开当前文档，可以使用“视图”选项卡中的“新建窗口”命令。下面介绍具体的操作方法。

步骤1：打开几个要进行编辑的文档，在功能区中打开“视图”选项

卡，单击“窗口”组中的“切换窗口”按钮，在打开的选项菜单中选择需要切换的文档即可实现文档窗口的切换，如图3-44所示。

步骤2：在“窗口”组中单击“新建窗口”按钮，可创建一个与当前文

档窗口相同大小的新文档窗口，文档的内容为当前文档的内容，如图3-

45所示。

图3-44　切换文档窗口

图3-45　单击“新建窗口”按钮

3.3　将文档转换为其他格式

Office 2016文档可以被保存为多种文档格式，如Web页面格式。同

时，Office 2016应用程序之间也可以实现文档格式的相互转换，如将

Word文档直接转换为PowerPoint文档。另外，借助于加载项可以实现将

Office 2016文档转换为常用的PDF文档和XPS文档。

3.3.1　将文档转换为Web页面

为了将文档方便地在互联网上和局域网上发布，我们需要将文档保存为Web页面文件。Word、Excel、PowerPoint和Access都能够将文档保存为Web页面，这种页面文件使用HTML文件格式。下面以将一个Word 文档转换为网页文件为例介绍具体的操作方法。

步骤1：打开Word文档，依次单击“文件”|“另存为”选项，打开“另存

为”对话框。选择保存位置，设置文件名以及在“保存类型”下拉列表中选择将文档保存为“网页”，如图3-46所示。

步骤2：单击“更改标题”按钮，打开“输入文字”对话框，输入页标题后单击“确定”按钮关闭对话框，如图3-47所示。

步骤3：单击“保存”按钮关闭“另存为”对话框，文档被保存为网页。打开计算机窗口，可以在保存页面文件的文件夹中找到刚才保存的页面文件及其资源文件夹，如图3-48所示。双击网页文件即可打开IE浏览器查看文档的内容，如图3-49所示。

图3-46　选择保存为网页

图3-47　“设置页标题”对话框

图3-48　生成的网页文件

图3-49　在IE浏览器中查看文档

3.3.2　将文档转换为PDF或XPS格式

将Office文档转换为PDF或XPS格式也是一项常用的操作。PDF和

XPS是固定版式的文档格式，可以保留文档格式并支持文件共享。进行联机查看或打印文档时，文档可以完全保持预期的格式，且文档中的数据不会轻易被更改。此外，PDF文档格式对于使用专业印刷方法进行复制的文档十分有用。下面以Word 2016为例介绍将文档转换为PDF文档的操作方法。步骤1：打开Word文档，依次单击“文件”|“导出”选项，选择“创建 PDF/XPS文档”选项，单击右侧窗格中出现的“创建PDF/XPS”按钮，如图3-50所示。

步骤2：打开“发布为PDF或XPS”对话框，在“保存位置”下拉列表中

选择文档保存的位置，在“文件名”文本框中输入文档保存时的名称，在“保存类型”下拉列表中选择文档保存类型。这里选择将文档保存为

PDF文档，如图3-51所示。

步骤3：在对话框的“优化”栏中，根据需要进行设置。如果需要在

保存文档后立即打开该文档，可以勾选“发布后打开文件”复选框。如果文档需要高质量打印，则应单击选中“标准（联机发布和打印）”单选按

钮。如果对文档打印质量要求不高，而且需要文件尽量小，可单击选中“最小文件大小（联机发布）”单选按钮，如图3-52所示。

步骤4：单击“选项”按钮打开“选项”对话框，在对话框中可以对打

印的页面范围进行设置，同时可以选择是否应打印标记以及选择输出选项。完成设置后，单击“确定”按钮关闭“选项”对话框，如图3-53所示。

图3-50　选择“共享”命令

图3-51　“发布为PDF或XPS”对话框

图3-52　“优化”栏设置

图3-53　“选项”对话框

步骤5：单击“发布”按钮即可将文档保存为PDF文档，打开该PDF文档，如图3-54所示。

技巧点拨：要将文档转换为XPS文档，在“发布为PDF或XPS”对话

框将保存类型设置为“XPS文档”即可，如图3-55所示。

图3-54　PDF文档

图3-55　选择“XPS文档”

3.4　保存文档

在使用Office的过程中，保存文档是一项非常重要的操作。随时保存文档能够避免在电脑死机或遇到意外情况时数据的丢失。

3.4.1　使用“另存为”对话框保存文档

在Office 2016主界面中，新建文档后要对文档进行保存操作，下面以Word2016为例进行介绍。

步骤1：直接单击“快速访问工具栏”中的“保存”按钮，或者依次单击“文件”|“另存为”选项，双击“这台电脑”按钮，如图3-56所示。

步骤2：打开“另存为”对话框，选择文档要保存的位置，设置文件

名以及保存类型，设置完成后单击“保存”按钮，如图3-57所示。

图3-56　单击“文件”|“另存为”选项

图3-57　“另存为”对话框

3.4.2　设置文档的自动文档恢复功能

当你使用Office 2016编辑文档时，如果突然发生了停电、电脑死锁

或程序停止响应，以致你不得不在没有保存对Office文档修改的情况

下，重新启动电脑和Office 2016，所有在发生故障时处于打开状态的文档没有丢失，此时都显示了出来。这就是用了Office 2016的“自动恢

复”功能的结果。下面以Word 2016为例介绍自动恢复功能的设置方法。

步骤1：依次单击“文件”|“选项”选项，如图3-58所示。步骤2：打开“Word选项”对话框，在对话框左侧选择“保存”选项，

在右侧“保存文档”栏中勾选“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，这样

Word 2016将开启自动文档保存功能。在“保存自动恢复信息时间间

隔”右侧的增量框中输入时间值（以分钟为单位），Word 2016则会依据这个设定的时间间隔自动保存打开的文档，如图3-59所示。

步骤3：在“Word选项”对话框中单击“自动恢复文件位置”文本框右侧的“浏览”按钮，如图3-60所示。

步骤4：打开“修改位置”对话框，在对话框中选择自动恢复文件保

存的磁盘和文件夹，单击“确定”按钮，如图3-61所示。这样，自动修复文件保存的位置将更改为指定磁盘上的文件夹。最后单击“确定”按钮完成对自动文档恢复功能的设置。

图3-58　单击“选项”

图3-59　设置自动保存时间间隔

图3-60　单击“浏览”按钮

图3-61　“修改位置”对话框

3.4.3　设置默认的保存格式和路径

在默认情况下，Office 2016均使用默认的文档格式和路径来保存文

档，例如，Word 2016的默认保存格式是扩展名为“*.docx”的文档格式。用户可以根据需要更改默认的文档保存格式，并将文档默认的保存位置更改为其他的文件夹。下面以Word 2016为例介绍更改文档的默认保存格式和保存路径的方法。步骤1：打开“Word选项”对话框，单击“保存”选项，在“将文件保存为此格式”下拉列表中选择文档保存格式，如图3-62所示。

步骤2：单击“默认文件位置”文本框右侧的“浏览”按钮打开“修改位

置”对话框。在对话框中选择保存文档的文件夹，如图3-63所示。单击“确定”按钮关闭对话框，文档的默认保存位置被更改。

技巧点拨：在PowerPoint 2016的“PowerPoint选项”对话框中没有提供“浏览”按钮来打开“修改位置”对话框以实现对默认文档保存位置的更改，可以直接在文本框中输入完整路径来进行设置。

图3-62　设置文档默认保存格式

图3-63　指定文档的默认保存位置

3.5　Word中的5种视图方式

Word 2016提供了阅读视图、页面视图、Web版式视图、大纲视

图、草稿视图5种文档视图，它们的作用各异。用户可根据自己阅读及编辑方式的改变选择更加方便的视图方式。使用“视图”选项卡或状态栏中的视图按钮都可切换5种文档视图。

3.5.1　阅读视图

阅读视图是一种特殊查看模式，使在屏幕上阅读扫描文档更为方

便。在激活后，阅读视图将显示当前文档并隐藏大多数屏幕元素，包括功能区等。下面介绍使用阅读视图的具体步骤。

步骤1：打开Word文档，在功能区中切换至“视图”选项卡，单击“视

图”组中的“阅读视图”按钮即可切换到“阅读视图”模式。在该视图中，页面左下角将显示当前屏数和文档能显示的总屏数。单击视图左侧

的“上一屏”按钮和右侧的“下一屏”按钮，可进行屏幕显示的切换，如图3-64所示。

步骤2：在阅读视图模式下，界面的左上角提供了用于对文档进行

操作的工具，使用户能够方便地进行文档的保存、查找和打印等操作。

例如，在阅读版式视图中查找关键词“word”，单击左上角的“工具”菜

单，选择“查找”按钮，在左侧显示的导航中输入“word”即可，显示结果如图3-65所示。

图3-64　阅读视图

图3-65　阅读视图下的查找

步骤3：在界面左上角单击“视图”按钮，在下拉列表中选择相应的

选项可以对阅读版式进行设置。选择菜单中的“导航窗格”选项，则文档在阅读版式下显示了导航条，如图3-66所示。

步骤4：在阅读版式视图下按下键盘上的“Esc”键即可退出阅读版式

视图，并回到页面视图状态，如图3-67所示。

图3-66　选择“导航窗格”选项

图3-67　关闭阅读版式视图

3.5.2　页面视图

页面视图是一种使用最多的视图方式。在页面视图中，可进行编辑排版、页眉页脚、多栏版面，还可处理文本框、图文框、报版样式栏或者检查文档的最后外观，并且可对文本、格式以及版面进行最后的修改，也可拖动鼠标来移动文本框及图文框项目。在页面视图中，屏幕看到的页面内容就是实际打印的真实效果。下面介绍使用页面视图的具体步骤。步骤1：打开Word文档，在功能区中切换至“视图”选项卡，单击“视图”组中的“页面视图”按钮即可切换到“页面视图”模式，如图3-68所示。