第20章　Excel 2016办公技巧

本章主要介绍在使用Excel过程中的一些应用技巧，用户在学习了 Excel的基础知识以后，进一步掌握这些操作技巧有助于快速完成相关操作。本章介绍的快捷操作技巧主要包括以下几个方面的内容：单元格及工作表的编辑与设置、数据的编辑与整理、格式与图片及图表的应用、公式与函数的应用等。

技巧1：快速定位单元格A1

在Excel工作表中，通过鼠标单击即可返回单元格A1，但如果单元

格A1不在用户正在操作的屏幕范围之内，通过拖动垂直滚动条返回单元格A1不够便捷，这时用户可使用快捷键进行快速定位。

步骤1：打开需要定位单元格A1的Excel工作表，如图20-1所示。

步骤2：按下Ctrl+Home组合键，即可快速定位单元格A1，如图20-2 所示。

图20-1　打开Excel工作表

图20-2　快速定位单元格A1

步骤3：Excel工作表在执行“冻结窗格”命令时的效果如图20-3所示。

步骤4：按下Ctrl+Home组合键，即可快速定位至非冻结区域的第一个单元格，如图20-4所示。

图20-3　“冻结窗格”状态

图20-4　定位至非冻结区域首个单元格

技巧2：快速定位最后一个单元格

定位工作表上最后一个单元格，可以避免在保存工作表后打印时产生太多不必要的打印页，操作步骤如下。

步骤1：在Excel工作表中，单击“开始”选项卡下“编辑”选项组中

的“查找和选择”按钮，在弹出的下拉列表中单击“转到”命令，如图20-5 所示。

步骤2：弹出“定位”对话框，如图20-6所示，单击“定位条件”按钮。

图20-5　“查找和选择”按钮下拉列表

图20-6　“定位”对话框

步骤3：弹出“定位条件”对话框，选中“最后一个单元格”单选按

钮，单击“确定”按钮，如图20-7所示。

图20-7　“定位条件”对话框

步骤4：即可快速定位至最后一个单元格，如图20-8所示。

图20-8　定位最后一个单元格

技巧点拨：用户如果需要快速定位行或列的顶端单元格，多次按

Ctrl+↑或Ctrl+←组合键，并灵活变化顺序，即可快速实现行或列顶端单元格的准确定位。

技巧3：快速插入空白单元格

用户如果需要在Excel工作表中的单元格或单元格区域中插入空白单元格，可通过快捷键快速插入。

步骤1：打开需要插入空白单元格的Excel工作表，并选定单元格

C2，如图20-9所示。

步骤2：按下Ctrl+Shift+加号（+）组合键，弹出“插入”对话框，该

对话框中“插入”标签下方区域默认选择“活动单元格下移”，单击“确定”按钮，如图20-10所示。

图20-9　打开Excel工作表

图20-10　“插入”对话框

步骤3：工作表中空白单元格插入状态如图20-11所示。

步骤4：返回步骤2，在弹出的“插入”对话框中“插入”标签下方单

击“活动单元格右移”单选按钮，单击“确定”按钮，如图20-12所示。

图20-11　空白单元格的插入

图20-12　“插入”对话框

步骤5：工作表中空白单元格插入状态如图20-13所示。

图20-13　空白单元格的插入

技巧4：快速删除多余行

在数据处理过程中，用户如果需要快速删除表格中的多余行，可以通过排序功能将表格中的空白行排到表格最后，以达到快速删除多余行的目的。具体操作如下。

步骤1：选择需要删除多余行的目标单元格区域，如图20-14所示。

步骤2：切换至“数据”选项卡，在“排序和筛选”选项组中单击“排序”按钮，如图20-15所示。

图20-14　选定单元格区域

图20-15　“排序和筛选”选项组

步骤3：弹出“排序”对话框，单击对话框中“主要关键字”的下拉按钮，在弹出的列表框中选择“A列”，如图20-16所示。

步骤4：单击“添加条件”按钮，在弹出的“次要关键字”中选择“B 列”，如图20-17所示。

图20-16　“排序”对话框

图20-17　选择“次要关键字”

步骤5：重复步步骤4的操作，分别添加“C列”“D列”为“次要关键字”，单击“确定”按钮，如图20-18所示。

步骤6：返回工作表，即可将空白行排到表格最后，以达到删除多余行的目的，操作结果如图20-19。

图20-18　继续添加“次要关键字”

图20-19　删除多余行

技巧5：快速打开“另存为”对话框

用户在完成对Excel工作表的编辑后，会需要对工作表进行保存，

通过单击保存按钮直接保存工作表，则原来工作表中的内容就会被已经编辑后的工作表内容取代，如果用户既想保存原来的工作表内容又想保存编辑过后的工作表内容，这时就可以通过“另存为”命令轻松实现。具体操作如下。

步骤1：打开需要进行“另存为”操作的Excel工作表，如图20-20所示。

步骤2：按下F12键，即可快速打开“另存为”对话框，打开的对话框如图20-21所示。

图20-20　打开Excel工作表

图20-21　“另存为”对话框

技巧6：在Excel 2016中切换至全屏视图

在Excel工作表的使用过程中，有时因为工作表中的内容较多，无

法在当前屏幕中完整显示，这时切换到全屏视图来查看要更方便一些。

在Excel 2016中切换至全屏视图，主要有以下两种方法：

方法一：使用快捷键。

按下Alt+V+U组合键，即可快速切换至全屏视图。

方法二：在快速访问工具栏添加全屏视图命令。

具体操作步骤如下。

步骤1：单击快速访问工具栏右侧的拓展按钮，并在弹出的下拉列表中单击“其他命令”选项，如图20-22所示。

步骤2：弹出“Excel选项”对话框，在“从下列位置选择命令”下拉列

表中单击以选择“不在功能区中的命令”选项，并在相应的下方列表框中拖动滚动条找到并选中“切换全屏视图”选项，单击“添加”按钮将该命令添加到右侧列表框后单击“确定”按钮，即可将“切换全屏视图”命令成功添加到快速访问工具栏，如图20-23所示。

图20-22　“其他命令”选项

图20-23　“Excel选项”对话框

步骤3：单击“快速访问工具栏”中的“切换全屏视图”按钮，即可快速切换至全屏视图，如图20-24所示。

图20-24　“切换至全屏”按钮

技巧7：在Excel中调整编辑栏高度

在Excel工作表中选定某个单元格后，单元格中的文本或公式内容

会自动显示在编辑栏中。如果公式或文本内容超出一行，编辑栏仍然显示为一行的宽度，想要让单元格中的所有内容完整显示，可以通过以下几种方法调整编辑栏高度：

方法一：单击展开按钮。

具体操作步骤如下。

步骤1：单击编辑栏右侧的“编辑栏”展开按钮，如图20-25所示。

步骤2：编辑栏展开状态，如图20-26所示。

图20-25　单击展开按钮

图20-26　编辑栏展开状态

步骤3：单击编辑栏折叠按钮即可将编辑栏重新折叠，如图20-27所示。

图20-27　单击折叠按钮

方法二：使用快捷键。

具体操作步骤如下。

步骤1：在工作表中按下组合键Ctrl+Shift+U即可展开编辑栏。步骤2：在工作表中按下组合键Ctrl+Shift+U即可折叠编辑栏。

技巧点拨：如果该组合键被其他程序占用，则此方法不能得到有效应用。

方法三：拖动鼠标调整。

具体操作步骤如下。

步骤1：将鼠标指针放至编辑栏下方边框位置，待鼠标指针变成双向箭头状，如图20-28所示。

步骤2：向下拖动鼠标即可调整编辑栏高度，如图20-29所示。

图20-28　鼠标自动变成双向箭头状

图20-29　拖动鼠标调整编辑栏高度

技巧8：重要单元格的显示与隐藏

使用Excel工作表进行日常工作时，可以将暂时不用的行或列隐

藏，方便数据的查找，需要使用时再将隐藏的行或列显示出来即可。具体操作如下。

步骤1：选中需要隐藏的单元格行，如图20-30所示。

图20-30　选中行

步骤2：在功能区“开始”选项卡下的“单元格”选项组中单击“格式”按

钮，在弹出的如图20-31所示的下拉列表中单击“隐藏和取消隐藏”命令，并在弹出的级联列表中单击“隐藏行”命令，如图20-32所示。

图20-31　“格式”按钮下拉列表

步骤3：工作表选中的行将会自动隐藏，如图20-33所示。

步骤4：如果要取消单元格行的隐藏，将单元格完全显示出来，则同样可以通过在“开始”选项卡下的“单元格”选项组中单击“格式”按钮，在弹出的下拉列表中单击“隐藏和取消隐藏”命令，并在弹出的级联列表中单击“取消隐藏行”命令，如图20-34所示。工作表取消隐藏行的操作结果如图20-35所示。

图20-32　级联列表

图20-33　隐藏工作表行

图20-34　“格式”按钮下拉列表及级联列表

图20-35　取消隐藏行

技巧9：拼音标注的添加

在输入文本时，有时难免会遇到一些难以辨识的生僻字，这时候就需要为这些生僻字添加拼音批注，以便其他用户辨识，下面介绍操作步骤。

步骤1：选中单元格B2；在“开始”选项卡下的“字体”选项组中单击“显示或隐藏拼音字段”右侧的下三角按钮，如图20-36所示。

步骤2：弹出如图20-37所示的下拉列表，并在列表中单击“编辑拼音”命令。

图20-36　“显示或隐藏拼音字段”按钮

图20-37　下拉列表

步骤3：弹出如图20-38所示的拼音输入框。

步骤4：在拼音输入框中输入拼音“tang wu”如图20-39所示。

图20-38　拼音输入框

图20-39　输入拼音

步骤5：再次选中单元格B2，并单击“字体”选项组中的“显示或隐藏

拼音字段”下三角按钮，在展开的下拉列表中单击“显示拼音字段”按钮，如图20-40所示。

步骤6：完成以上操作后，工作表将自动调整行高，并能完整显示方才添加的拼音标注，以便用户查阅，如图20-41所示。

图20-40　下拉列表

图20-41　显示拼音标注

技巧10：数据区域的转换

在Excel工作表的创建中，如果需要改变表格功能，或者只需要表格样式而无需表格功能，可以将Excel表格转换为工作表上的常规数据区域。具体操作如下。

步骤1：如图20-42所示，选中表格区域的任意单元格。

步骤2：在功能区中切换至“设计”选项卡，在“工具”选项组中单击“转换为区域”命令，如图20-43所示。

图20-42　选中任意单元格

图20-43　“设计”选项卡

步骤3：弹出如图20-44所示的“是否将表转换为普通区域”提示对话框，单击“是”按钮。

步骤4：此时，表格将转换为数据区域，如图20-45所示。

图20-44　提示对话框

图20-45　转换为数据区域的表格

技巧11：转置粘贴将行数据转换为列数据

在Excel提供的粘贴功能中，“转置粘贴”能够实现行数据与列数据之间的相互转换。

具体操作步骤如下。

步骤1：如图20-46所示，选中单元格区域A1:D1，并复制所选区域。

步骤2：选中新的单元格区域A2:A5，如图20-47所示。

图20-46　选中单元格区域

图20-47　选中新的单元格区域

步骤3：在功能区中的“开始”选项卡下单击“剪贴板”选项组中“粘贴”按钮下方的下三角按钮，如图20-48所示。

步骤4：弹出如图20-49所示的下拉列表，并在列表中的“粘贴”标签下方单击“转置”按钮。

图20-48　“剪贴板”选项组

图20-49　“粘贴”按钮下拉列表

步骤5：转置结果如图20-50所示。

图20-50　转置结果

技巧12：工作表的快速移动

移动工作还有一个十分快捷的方式，使用鼠标直接拖动工作表即可快速实现。具体操作如下。

步骤1：原始工作表顺序如图20-51所示。

步骤2：单击工作表标签“Sheet2”，按住鼠标左键向右拖动鼠标，如图20-52所示。

图20-51　原始工作表顺序

图20-52　拖动鼠标

步骤3：将工作表“Sheet2”移动至工作表“Sheet3”后即可松开鼠标，工作表的移动如图20-53所示。

图20-53　工作表的移动

技巧13：在同一或不同工作表中输入相同数据

在Excel工作表的编辑过程中难免会遇上大量相同数据的输入，这

时可以通过一些快捷键或快捷方式的运用提高工作效率。具体操作如下。

步骤1：如图20-54所示，选中要输入数字的单元格区域，并在单元格区域中输入数据“0”。

步骤2：按下组合键Ctrl+Enter，此时，方才输入的数据就会自动填充到所选中的单元格区域，如图20-55所示。

图20-54　选中单元格区域并输入数据

图20-55　使用快捷键填充数据

步骤3：如图20-56所示，单击已经输入数据的工作表标签。然后按

住Ctrl键，单击要填充数据的工作表标签，此时，工作簿的标题将会变为“工作簿1[工作组]-Excel”，如图20-57所示。

图20-56　单击工作表标签

图20-57　“工作簿1[工作组]-Excel”

步骤4：在功能区“开始”选项卡下的“编辑”选项组中单击“填充”按钮，并在弹出的下拉列表中单击“成组工作表”命令，如图20-58所示。

步骤5：弹出“填充成组工作表”对话框，选中“全部”单选按钮，然

后单击“确定”按钮，如图20-59所示。

图20-58　“填充”按钮下拉列表

图20-59　“填充成组工作表”对话框

步骤6：此时，工作表“Sheet1”中的内容就会填充到同时选中的工作表“Sheet2”中，如图20-60所示。

图20-60　填充到其他工作表中的数据

技巧14：使用键盘快速操作功能区命令

在Excel 2016中，功能区中的命令都可以用键盘操作的方式快速完成，能够进一步提高用户的工作效率。

步骤1：打开一份Excel工作表，如图20-61所示。

图20-61　打开Excel工作表

步骤2：按下Alt键，此时，工作表的功能区中会弹出相应的按键提示，如图20-62所示。

图20-62　功能区弹出按键提示

步骤3：按下字母H键，切换至“开始”选项卡，在“开始”选项卡中也

会弹出相应的按键提示，如图20-63所示。根据需要按照按键提示进行操作，即可完成相应的操作命令。

图20-63　“开始”选项卡按键提示

技巧15：文本型数据格式转化为数字型数据格式

通过单元格格式的设置，不仅可以对数字格式进行自定义，还可以将文本型数据格式转化为数字型数据格式。具体操作如下。

步骤1：如图20-64所示，选定单元格区域A1:E3。

步骤2：在功能区的“开始”选项卡下单击“数字”选项组右下角的对话框启动器，弹出“设置单元格格式”对话框，并在该对话框左侧的“分类”列表框中单击“文本”命令，单击“确定”按钮，如图20-65所示。

图20-64　选定单元格区域

图20-65　“设置单元格格式”对话框

步骤3：返回工作表，在所选工作表中输入销售员、部门等信息，如图20-66所示。

步骤4：选中单元格E2，并在单元格E2中输入公式“=C2+D2”，按下 Enter键，此时，发现得到的结果为“=C2+D2”，如图20-67所示，这是由于C2与D2单元格中的内容为文本数值所致。

图20-66　在工作表中输入信息

图20-67　输入公式

步骤5：选中单元格区域C2:E3，右键单击，在弹出的快捷菜单中单击“设置单元格格式”命令，如图20-68所示。

步骤6：弹出“设置单元格格式”对话框，如图20-69所示，并在该对话框左侧的“分类”列表框中单击“数值”命令，然后单击“确定”按钮返回工作表。

图20-68　单元格区域快捷菜单

图20-69　“设置单元格格式”对话框

步骤7：此时，即可在单元格E2中看见正确的计算结果，如图20-70

所示。使用自动填充柄工具可将单元格E2中的公式复制到单元格E3 中，从而计算出单元格E3的结果，最终结果如图20-71所示。

图20-70　正确的计算结果

图20-71　最终计算结果

技巧16：快速弹出“样式”对话框

用户在使用Excel工作表编辑数据时，如果需要对单元格样式进行

设置，可以通过快捷键的使用，使得工作表中能够快速弹出“样式”对话框。具体操作如下。

步骤1：打开需要设置单元格样式的Excel工作表，如图20-72所示。

步骤2：按下Alt+撇号（’）组合键，即可快速弹出“样式”对话框，如图20-73所示。

图20-72　打开需要设置单元格样式的工作表

图20-73　弹出“样式”对话框

步骤3：在“样式”对话框中“样式名”右侧的输入框下方单击“格式”按

钮，如图20-74所示。即可快速弹出“设置单元格格式”对话框，如图20-

75所示。

图20-74　单击“格式”按钮

图20-75　“设置单元格格式”对话框

技巧17：快速完成单元格中文本的倾斜设置

用户在使用Excel工作表进行数据编辑、文本处理时，如果需要对

单元格中的文本完成倾斜设置，可以通过特定快捷键的使用快速实现。具体操作如下。

步骤1：打开需要对单元格中的文本进行倾斜设置的Excel工作表，并选中单元格A1，如图20-76所示。

图20-76　打开Excel工作表

步骤2：按下Ctrl+I组合键，即可快速完成单元格中文本的倾斜设

置，所选单元格中文本倾斜设置结果如图20-77所示。

图20-77　完成文本倾斜设置

技巧18：快速完成单元格中文本的加粗设置

用户在使用Excel工作表进行文本处理时，如果需要对单元格中的文本完成加粗设置，可以通过特定快捷键的使用快速实现。

步骤1：打开需要对单元格中的文本进行加粗设置的Excel工作表，同时选中单元格A1，如图20-78所示。

图20-78　打开需要设置加粗的工作表

步骤2：按下Ctrl+B组合键，即可快速对单元格中文本进行加粗设

置，所选单元格中文本加粗设置结果如图20-79所示。

图20-79　单元格文本加粗设置

技巧点拨：用户如果需要取消所选单元格中文本的加粗设置，只需

选中目标单元格，按下Ctrl+2组合键即可快速完成。

技巧19：快速完成单元格中文本的下划线添加

用户在使用Excel工作表进行文本处理时，如果需要为单元格中的

文本添加下划线，可以通过特定快捷键的使用快速实现。具体操作如下。

步骤1：打开需要为单元格中文本添加下划线的Excel工作表，同时选中单元格A1，如图20-80所示。

步骤2：按下Ctrl+U组合键，即可快速为单元格中的文本添加下划线，所选单元格中文本下划线设置结果如图20-81所示。

图20-80　打开需要添加下划线的工作表

图20-81　所选单元格文本下划线设置

技巧点拨：用户如果需要取消所选单元格中文本的下划线设置，只

需选中目标单元格，按下Ctrl+4组合键即可快速完成。

技巧20：快速完成所选单元格的边框设置

用户在使用Excel工作表进行文本处理时，如果需要为所选单元格

设置单元格边框，可以通过特定快捷键的使用快速实现。具体操作如下。

步骤1：打开需要为所选单元格设置边框的Excel工作表，同时选中单元格B2，如图20-82所示。

步骤2：按下Ctrl+Shift+&组合键，即可快速为所选单元格设置边框，所选单元格B2的边框设置效果如图20-83所示。

图20-82　打开需要设置边框的工作表

图20-83　单元格B2边框设置效果

技巧点拨：用户如果需要取消所选单元格的边框设置，只需选中目标单元格，按下Ctrl+Shift+（–）组合键即可快速实现。