第12章　工作表的打印与共享

第12章　工作表的打印与共享

一张工作表若需要多人协同完成，可以在Excel中创建共享工作

簿。当多人一起在共享工作簿上工作时，Excel会自动保持信息不断更新。而若将工作表打印出来，则需要先对打印页面以及工作表进行设置。本章将对工作表的打印、工作簿的共享与修订、Excel文档安全性的设置以及工作簿的网络应用进行介绍。

·工作表的打印设置

·保护Excel文档

·工作簿的共享与修订

·工作簿的网络应用

12.1　工作表的打印设置

完成电子表格的创建后，往往需要打印电子表格，在打印表格之

前，需要对页面进行设置。本节将从快速设置打印页面、缩放打印、设置分页符以及设置打印区域等几个方面介绍打印时页面设置的技巧。

12.1.1　快速设置打印页面

在打印工作表之前，用户可以对纸张的大小和方向进行设置。同

时，也可以对打印文字与纸张边框之间的距离，即页边距进行设置。下面介绍设置纸张大小和页边距的方法。

步骤1：打开需要打印的工作表，在“页面布局”选项卡中的“页面设置”组中单击“页面设置”按钮，打开“页面设置”对话框。在对话框

的“页面”选项卡中对页面方向和纸张大小进行设置，如图12-1所示。

步骤2：切换至“页边距”选项卡，在选项卡的“上”“下”“左”和“右”增量框中输入数值设置文本边界距离页面四周边界的距离，完成设置后单击“确定”按钮即可，如图12-2所示。

图12-1　设置页面方向和纸张大小

图12-2　设置页边距

技巧点拨：在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中单击“纸张方

向”按钮，在下拉列表中选择“纵向”和“横向”命令可以设置纸张方向。单击“纸张大小”按钮，在下拉列表中可以直接选择纸张大小。单击“页边距”按钮，在打开的下拉列表中可以直接选择需要的页边距。

12.1.2　缩放打印

在打印工作表时，有时需要将多页内容打印到一页中，此时可以通

过拉伸或收缩工作表的实际尺寸打印工作表。下面介绍具体的操作方法。

步骤1：打开需要设置缩放打印的工作表，在“调整为合适大小”组

中将宽度和高度设置为“自动”，在“缩放比例”增量框中输入数值，设置缩放比例，如图12-3所示。

步骤2：完成设置后，单击“文件”标签，选择“打印”选项。此时，

在右侧的窗格中将能预览到当前页面的打印效果。单击“显示边距”按

钮，将能预览页边距的设置情况。设置打印的副本数，单击打印按钮即可实现工作表的打印，如图12-4所示。

图12-3　“调整为合适大小”组中的设置

图12-4　预览打印效果并打印文档

技巧点拨：这里要注意，如果需要缩放打印工作表，“调整为合适

大小”组中的“宽度”和“高度”必须设置为“自动”。另外，设置缩放比例，还可以在“页面设置”对话框的“页面”选项卡中进行设置。

12.1.3　设置分页符

在打印工作表时，Excel会自动对打印内容进行分页。但有时根据

特殊的需要，可能需要在某一页中只打印工作表某一部分的内容，此时需要在工作表中插入分页符。下面介绍在Excel工作表中插入分页符的方法。

步骤1：打开需要设置分页符的工作表，在工作表中选择需要分页的下一行。在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中单击“分隔符”按钮，在打开的下拉列表中单击“插入分页符”选项，如图12-5所示。

步骤2：在文档中将插入分页符。鼠标单击“文件”标签，在窗口中

选择“打印”选项预览打印效果。此时，文档从分页符处被分为两页，如图12-6所示。

图12-5　单击“插入分页符”选项

图12-6　预览文档的打印分页效果

技巧点拨：如果需要添加垂直分页符，在工作表中先选择新一页的第一列，然后按照上面介绍的步骤插入分页符即可。

12.1.4　设置打印区域

默认情况下，如果用户在Excel工作表中执行打印操作，会打印当

前工作表中所有非空单元格中的内容。而很多情况下，用户可能仅仅需要打印当前Excel工作表中的一部分内容，而非所有内容。此时，用户可以为当前Excel工作表设置打印区域。下面介绍设置打印区域的操作方法。

步骤1：打开工作表，在工作表中选择需要打印的单元格区域，

在“页面布局”选项卡的“页面设置”组中单击“打印区域”按钮，在下拉列表中单击“设置打印区域”选项，如图12-7所示。

步骤2：依次单击“文件|打印”选项，在打印页面可以预览设定打印区域的打印效果，如图12-8所示。

图12-7　单击“设置打印区域”选项

图12-8　预览打印效果

12.1.5　设置打印标题行

为了便于阅读打印出来的文档，进行打印时可以在各页上打印标题行。下面介绍打印标题行的设置方法。

步骤1：打开需要打印的工作表，在“页面设置”选项卡的“页面设

置”组中单击“打印标题”按钮，打开“页面设置”对话框。在“工作表”选项卡的“顶端标题行”文本框中输入需要作为标题行打印的单元格地址，如图12-9所示。

图12-9　输入标题行的单元格地址

技巧点拨：勾选“网格线”复选框，打印时将打印网格线。如果使用黑白打印机，则应勾选“单色打印”复选框；对于彩色打印机来说，勾选该复选框能够节省打印时间。勾选“草稿品质”复选框，可以减少打印时间但会降低打印的品质。勾选“行号列标”复选框，打印时将包括工作表的行号和列号。在“批注”下拉列表中可以选择是否打印批注以及批注的打印位置。“打印顺序”组中的单选按钮用于设置工作表的打印顺序。步骤2：在“页面设置”对话框中单击“打印预览”按钮预览标题行效

果，此时可以看到第2页以后所有的页都包含了设置的标题行，如图12-

10所示。

图12-10　打印时包含标题行

12.2　保护Excel文档

为了保护Excel文档中数据表的结构或数据不会被随意更改，可以

对工作表、工作簿或特定数据所在的单元格区域进行保护。本节将介绍

Excel文档安全性的设置方法。

12.2.1　工作簿的保护

通过保护工作簿，用户可以锁定工作簿的结构，这样可以有效地防止别人在工作簿中任意添加或删除工作表，禁止其他用户更改工作表窗口的大小和位置。下面介绍实现工作簿保护的具体操作步骤。

步骤1：打开需要保护的工作簿，在“审阅”选项卡的“更改”组中单

击“保护工作簿”按钮；此时将打开“保护结构和窗口”对话框，在对话框的“保护工作簿”组中根据需要勾选相应的复选框，确定需要保护的对

象。在“密码（可选）”文本框中输入保护密码，单击“确定”按钮，如图

12-11所示。

步骤2：弹出“确认密码”对话框，在文本框中再次输入密码后单击“确定”按钮，如图12-12所示。

图12-11　“保护结构和窗口”对话框设置

图12-12　“确认密码”对话框

技巧点拨：勾选“窗口”复选框，工作簿窗口将被保护，此时无法对

工作簿窗口进行最小化、最大化和还原操作。勾选“结构”复选框，工作簿的结构将无法进行修改设置。

步骤3：此时工作簿将被保护，工作表的“还原窗口”按钮、“关闭窗

口”按钮和“窗口最小化”按钮消失。在工作簿的工作表标签上右击鼠

标，快捷菜单中的“插入”“删除”和“重命名”等命令无法使用，如图12-13 所示。

步骤4：当工作簿处于保护状态时，在“审阅”选项卡的“更改”组中

单击“保护工作簿”按钮，打开“撤销工作簿保护”对话框，在对话框

的“密码”文本框中输入正确密码即可撤销对工作簿的保护，如图12-14 所示。

图12-13　工作簿处于保护状态

图12-14　“撤消工作簿保护”对话框

12.2.2　工作表的保护

为工作表设置密码，能够防止工作表中内容被随意删除和插入，避免对已经设置好的格式进行修改。下面介绍为Excel 2016工作表添加密码保护和撤销密码保护的操作方法。

步骤1：打开需要保护的工作表，在“审阅”选项卡的“更改”组中单

击“保护工作表”按钮，打开“保护工作表”对话框；在对话框中输入文档保护密码，在“允许此工作表的所有用户进行”列表中选择允许用户执行的操作，然后单击“确定”按钮，如图12-15所示。

步骤2：弹出“确认密码”对话框，在对话框中再次输入刚才输入的密码后单击“确定”按钮，如图12-16所示。

图12-15　打开“保护工作表”对话框

图12-16　“确认密码”对话框

步骤3：在“审阅”选项卡的“更改”组中单击“撤消工作表保护”按钮，

打开“撤消工作表保护”对话框，在“密码”文本框中输入工作表的保护密码，单击“确定”按钮关闭该对话框，如图12-17所示。此时，工作表将取消保护状态。

图12-17　“撤消工作表保护”对话框

12.2.3　设置允许用户编辑的区域

在工作表中设置允许用户编辑的单元格区域，能够让特定的用户对工作表进行特定的操作，让不同的用户拥有不同的查看和修改工作表的权限，这是保护数据的一种有效方法。下面介绍设置允许用户编辑区域的操作方法。

步骤1：打开工作表，在“审阅”选项卡的“更改”组中单击“允许用户编辑区域”按钮，打开“允许用户编辑区域”对话框。在对话框中单击“新建”按钮，如图12-18所示。

步骤2：打开“新区域”对话框，在“标题”文本框中输入名称，在“引

用单元格”文本框中输入允许编辑区域的单元格地址，在“区域密码”中输入密码，然后单击“权限”按钮，如图12-19所示。

图12-18　打开“允许用户编辑区域”对话框

图12-19　“新区域”对话框的设置

步骤3：打开“区域1的权限”对话框，单击“添加”按钮打开“选择用户或组”对话框。在该对话框的“输入对象名称来选择”列表框中输入允许编辑当前区域的计算机用户名。完成设置后单击“确定”按钮关闭这两个对话框，如图12-20所示。

图12-20　设置计算机用户

步骤4：单击“确定”按钮关闭“新区域”对话框，打开“确认密码”对话框，在对话框中再次输入密码后单击“确定”按钮，如图12-21所示。

步骤5：打开“允许用户编辑区域”对话框，列表中已添加允许编辑的单元格区域，如图12-22所示。单击“确定”按钮，被授权的用户将只能编辑设置为允许编辑的数据区域，其他数据区域将不能进行编辑操作。

图12-21　“确认密码”对话框

图12-22　允许编辑区域添加到列表中

12.2.4　工作表中公式的保护

在工作表中，如果使用了公式，而不希望其他人看到单元格中的公式，可以将公式隐藏。在单元格中隐藏公式后，选择该单元格时，公式

将不会在编辑栏中出现，从而起到保护单元格中公式的作用。下面介绍隐藏公式的具体操作方法。

步骤1：在工作表中选择需要隐藏公式的单元格，在“开始”选项卡中单击“单元格”组中的“格式”按钮。在打开下拉列表中单击“设置单元格格式”选项，如图12-23所示。

步骤2：打开“设置单元格格式”对话框，在对话框的“保护”选项卡中勾选“隐藏”复选框，如图12-24所示。完成设置后，单击“确定”按钮。

图12-23　单击“设置单元格格式”选项

图12-24　勾选“隐藏”复选框

步骤3：在“审阅”选项卡中单击“更改”组中的“保护工作表”按钮，打

开“保护工作表”对话框。在“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码，然后单击“确定”按钮，如图12-25所示。

步骤4：打开“确定密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中再次

输入密码后单击“确定”按钮，如图12-26所示。

图12-25　输入密码

图12-26　“确认密码”对话框

步骤5：返回工作表，选择有公式的单元格，编辑栏中将不再显示

公式，如图12-27所示。

步骤6：如果要撤消对工作表的保护，可以在“审阅”选项卡中鼠标

单击“撤消工作表保护”按钮打开“撤消工作表保护”对话框。在“密码”文本框中输入保护密码，如图12-28所示。单击“确定”按钮即可撤消对工作表的保护。

图12-27　编辑栏中不显示公式

图12-28　撤消对工作表的保护

12.3　工作簿的共享与修订

在Excel中，我们可以设置工作簿的共享来加快数据的录入速度，

而且在工作过程中还可以随时查看各自所做的改动。当多人一起在共享工作簿上工作时，Excel会自动保持信息不断更新。在一个共享工作簿中，各个用户可以输入数据、插入行和列以及更改公式等，甚至还可以筛选出自己关心的数据，保留自己的视窗。

12.3.1　创建共享工作簿

要通过共享工作簿实现伙伴间的协同操作，必须首先创建共享工作簿。在局域网中创建共享工作簿能够实现多人协同编辑同一个工作表，同时方便让其他人审阅工作簿。下面介绍创建共享工作簿的具体操作方法。

步骤1：打开工作簿，在“审阅”选项卡中单击“更改”组中的“共享工作簿”按钮，打开“共享工作簿”对话框。在对话框中勾选“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，如图12-29所示。

步骤2：打开“高级”选项卡，对修订、更新和视图等进行设置。这里选择“自动更新时间间隔”单选按钮，并设置更新时间间隔，如图1230所示。完成设置后，单击“确定”按钮。

图12-29　“共享工作簿”对话框

图12-30　设置自动更新时间间隔

步骤3：弹出提示框，单击“确定”按钮保存文档，如图12-31所示。此时文档的标题栏中将出现“共享”字样，将文档保存到共享文件夹即可实现局域网中的其他用户对本文档的访问。

图12-31　Excel提示框

技巧点拨：在“更新”组中，如果选中“保存本人的更改并查看其他用户的更改”单选按钮，则将在一定时间间隔内保存本人的更改结果，并能查看其他用户对工作簿的更改，选中“查看其他人的更改”将只显示其他用户的更改。选中“询问保存哪些修订信息”单选按钮，则将显示提示对话框，询问用户保存哪些修订信息。选中“选用正在保存的修订”单选按钮，保存工作簿时以最新保存的内容为准。

12.3.2　创建受保护的共享工作簿

工作簿在共享时，为了避免用户关闭工作簿的共享或对修订记录进行任意修改，往往需要对共享工作簿进行保护。要实现对共享工作簿的保护，可以创建受保护的共享工作簿。下面介绍具体的操作方法。步骤1：打开工作簿，在“审阅”选项卡中单击“保护并共享工作簿”按钮，打开“保护共享工作簿”对话框。勾选“以跟踪修订方式共享”复选框，同时在“密码”文本框中输入密码，完成设置后单击“确定”按钮，如图12-32所示。

图12-32　“保护共享工作簿”对话框

步骤2：弹出“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中再次输入密码，单击“确定”按钮关闭对话框，如图12-33所示。

步骤3：弹出提示框，提示用户对文档进行保存，单击“确定”按钮

保存文档即可，如图12-34所示。

图12-33　“确认密码”对话框

图12-34　单击“确定”按钮保存文档

技巧点拨：如果要取消对共享工作簿的保护，单击“审阅”选项

卡“更改”组中的“撤销对共享工作簿的保护”按钮。此时将打开“取消共享保护”对话框，在对话框中输入密码单击“确定”按钮即可。

12.3.3　跟踪工作簿的修订

Excel有一项功能，可以用于跟踪对工作簿的修订。当要把工作簿

发送给其他人审阅时可以使用该功能。文件返回后，用户能够看到工作簿的变更，并根据情况接受或拒绝这些变更。下面介绍实现跟踪工作簿修订的设置方法。

步骤1：打开共享工作簿，在“审阅”选项卡的“更改”组中单击“修订”按钮，选择下拉列表中的“突出显示修订”选项，如图12-35所示。

步骤2：打开“突出显示修订”对话框，在“时间”下拉列表中选择需

要显示修订的时间。这里选择“起自日期”选项，如图12-36所示。“时间”文本框中此时会自动输入当前日期，如图12-37所示。

步骤3：勾选“修订人”复选框，在右侧的下拉列表中选择查看哪个

修订人的修订，如图12-38所示。

图12-35　选择“突出显示修订”选项

图12-36　选择“起自日期”选项

图12-37　设置时间

图12-38　选择查看哪个修订人的修订

步骤4：勾选“位置”复选框，在右侧的文本框中输入需要查看修订的单元格区域地址，完成设置后单击“确定”按钮关闭对话框，如图12-

39所示。

步骤5：设置完成后，工作表中将突出显示指定的修订人在指定时间之后进行的修改，将鼠标指针放置在该单元格上，Excel 2016将给出提示，如图12-40所示。

图12-39　指定单元格地址

图12-40　显示修订

技巧点拨：如果勾选“在新工作表上显示修订”复选框，修订的内容将以新工作表的形式显示。

12.3.4　接受或拒绝修订

共享工作簿被修改后，用户在审阅表格时可以选择接受或者拒绝他人修改的数据信息。下面介绍具体的操作方法。

步骤1：打开工作簿，在“审阅”选项卡中单击“修订”按钮，选择下拉列表中的“接受/拒绝修订”选项，如图12-41所示。

步骤2：打开“接受或拒绝修订”对话框，在对话框中对“修订选项”进行设置，如这里指定修订人，完成设置后单击“确定”按钮，如图

12-42所示。

图12-41　选择“接受/拒绝修订”选项

图12-42　对“修订选项”进行设置

步骤3：“接受或拒绝修订”对话框中列出第一个符合条件的修订，

同时工作表中将指示出该数据。如果接受该修订内容，单击“接受”按钮即可；否则单击“拒绝”按钮，如图12-43所示。

步骤4：此时对话框中将显示第二条修订，用户可以根据需要选择接受或拒绝这条修订，如图12-44所示。依次逐条对修订进行查看，选择接受还是拒绝修订内容。完成操作后单击“关闭”按钮即可。

图12-43　列出第一个修订内容

图12-44　显示第二条修订

技巧点拨：单击“全部接受”按钮将接受所有的修订，单击“全部拒

绝”按钮将拒绝所有的修订。

12.4　工作簿的网络应用

随着网络的发展，人们不仅能够通过网络获得需要的信息，而且可

以将自己的信息发布到网络上。网络中也包含适合Excel进行分析处理的信息，Excel可以直接从网络获得这些信息并对数据进行分析处理。

本节将介绍Excel 2016网络应用的有关知识。

12.4.1　获取网上数据

在实际工作中，有时需要对网页上的一些数据信息进行分析。在

Excel中，可以通过创建一个Web查询将包含在HTML文件中的数据插入

Excel工作表中。下面将介绍在工作表中创建Web查询的操作方法。

步骤1：启动Excel并创建一个工作表。在“数据”选项卡中单击“获取外部数据”组中的“自网站”按钮，如图12-45所示。

步骤2：打开“新建Web查询”对话框，在对话框的“地址”下拉列表框中输入Web页的URL地址，单击“转到”按钮打开相应的网页，如图12-46 所示。

图12-45　单击“自网站”按钮

图12-46　打开指定的网页

步骤3：打开“新建Web查询”对话框，单击“选项”按钮打开“Web查询选项”对话框，在该对话框中对查询的选项进行设置。这里采用默认设置即可，完成设置后单击“确定”按钮，如图12-47所示。

步骤4：在“新建Web查询”对话框中可以看到当前Web页面由若干数据表构成，单击数据表左侧的箭头按钮选择表格。完成选择后，箭头按钮变为。完成选择后鼠标单击“导入”按钮，如图12-48所示。

图12-47　“Web查询选项”对话框

图12-48　选择区域

技巧点拨：对话框的“格式”栏中的设置项用于设置导入页面时使用的格式。勾选“将PRE块导至列中”复选框，可以对导入列中预设格式的数据进行分隔，只要使用分隔符来确定在列中分配数据的方式即可。勾选“连续分隔符号视为单个处理”复选框，则可以在导入数据时将多个连续分隔符标记或结束标记作为一个符号来处理。勾选“全部使用相同的导入设置”复选框，则可以对Web页上的所有预设格式的内容使用“连续分隔符视为单个处理”设置。

选择区域后，单击按钮将能够取消对该区域的选择。如果需要选择页面中的所有区域，单击页面左上角的箭头按钮即可。