第10章　表格数据的分析与管理

Excel的主要功能不在于能创建表格、显示和打印表格，而在于对

工作表中的数据进行管理、分析、查询和统计。如何对工作表进行数据运算、数据排序、统计筛选、分类汇总、建立数据透视表等，本章就来介绍这些内容。

·使用条件格式分析单元格中的数据

·对表格中的数据进行排序

·对表格中的数据进行筛选

·数据分类汇总

·使用数据分析工具

·数据透视表的应用

10.1　使用条件格式分析单元格中的数据

用户在查看或分析数据时，可以使用条件格式功能让数据的分析更为直观形象，因为条件格式可以突出显示需要关注的数据记录，还可以通过设置单元格内条形图和图标展示数据的变化区域。

在Excel 2016中，可使用系统预设的条件格式来突出显示满足特定

条件的数据。系统预设的条件格式大体有两种，一种是突出显示大于、小于、等于某个数值的数据，或者突出显示重复值以及高于、低于平均值的数据；另一种是用图标、颜色的深浅或者数据条的长短来表示数据的大小。

10.1.1　以颜色突出显示特定的数据

当用户需要突出显示大于、小于、等于、介于某个数值或数据区域的数据，或是需要突出显示数值位居前几项以及高于、低于平均值的数据时，使用条件格式中的“突出显示单元格规则”以及“项目选取规则”就能以字体或单元格填充色的形式将满足条件的数据突显出来。具体操作如下。

步骤1：打开Excel文档，选择“捐款数额（元）”列单元格区域，在“开始”选项卡下，单击“样式”组中的“条件格式”按钮，在展开的下拉列表中单击“突出显示单元格规则”下的“介于”选项，如图10-1所示。

图10-1　单击“突出显示单元格规则”下的“介于”选项

步骤2：打开“介于”对话框，在“为介于以下值之间的单元格设置格式：”文字下方的文本框中输入“60000”和“90000”，在“设置为”列表框中选择“浅红填充色深红色文本”选项，单击“确定”按钮，如图10-2所示。

步骤3：返回工作表，“成绩”列单元格区域中成绩在60000和90000

之间的所有数据就突出显示出来了，如图10-3所示。

图10-2　“介于”对话框

图10-3　符合条件的数据已突出显示

技巧点拨：用户要想突出显示值最大或最小的前几项，或者高于、

低于所选区域平均值的数据，可在“样式”组中单击“条件格式”，在展开的下拉列表中单击“项目选取规则”，然后在下级列表中选择需要突出显示的规则，最后在弹出的对话框中具体设置突出显示的格式规则即可。

10.1.2　利用数据条和图标集图形显示数据

利用数据条和图标集这种图形的方式显示数据，会更加明了和形

象，并且利于用户直观地对比数据之间的大小，提高分析数据的效率。具体操作如下。

步骤1：打开Excel文档，选择“语文成绩”列单元格区域，在“条件格

式”下拉列表中单击“数据条–渐变填充–绿色数据条”选项，如图10-4所示。

步骤2：所选单元格区域中的数据就填充了绿色的数据条，数值越

大其数据条越长，如图10-5所示，这样数据的大小就更加直观了。

图10-4　单击“数据条–渐变填充–绿色数据条”选项

图10-5　查看填充效果

步骤3：若要用图标表现数据大小，在选定数据后，单击“条件格

式”按钮，在展开的下拉列表中单击“图标集”选项，再选择合适的图标样式，像“三向箭头”，如图10-6所示。

步骤4：依次单击“确定”按钮，返回工作表，“语文成绩”列区域中

的数据就用不同的图标与颜色区分开了数据的大小，如图10-7所示。

图10-6　选择“三向箭头”

图10-7　查看效果

技巧点拨：条件格式中的数据条功能是用条形的长度来展示数据大小，条形图越长就说明数据越大，条形图越短就说明数据越小，这种数据分析方式有利于用户更加直观、快速分辨出大量数据中的较高值和较低值。而图标集功能是将数据分为多个类别，并且每个类别都用不同的图标加以区分，能让用户快速区分数据中的每个等级。条件格式中的色阶是不同色调来区分数据的最值和中间值，从而让值的区域范围一目了然。

10.1.3　自定义条件格式规则

用户除了可以使用Excel 2016系统提供的条件格式来分析数据，还

可使用公式自定义设置条件格式规则，即通过公式自行编辑条件格式规则，能让条件格式的运用更为灵活。具体操作如下。

步骤1：打开Excel文档，选择“日期”列单元格区域，在“开始”选项

卡单击“样式”组中的“条件格式”按钮，在展开的下拉列表中单击“新建规则”选项，如图10-8所示。

步骤2：弹出“新建格式规则”对话框，在“选择规则类型”列表框中

单击“仅对高于或低于平均值的数值设置格式”选项，选择“低于”选定范围的平均值，然后单击“格式”按钮，如图10-9所示。

图10-8　单击“新建规则”按钮

图10-9　单击“格式”按钮

步骤3：打开“设置单元格格式”对话框，对符合条件格式数值的单元格格式进行设置，设置完成后单击“确定”按钮，如图10-10所示。

步骤4：返回“新建格式规则”对话框单击“确定”按钮，此时可以看

到符合条件的数值已突出显示，如图10-11所示。

图10-10　“设置单元格格式”对话框

图10-11　查看显示效果

10.2　对表格中的数据进行排序

用户在Excel表格中录入数据后，内容可能杂乱无章，不利于查看

和比较，此时就需要对数据进行排序。所谓排序是指对表格中的某个或某几个字段按照特定规律进行重新排列。在Excel中，用户可对单一字段进行排序，也可设定多个关键字的多条件排序，还可自行设定排序序列，进行自定义排序。

10.2.1　按单个条件排序

通过排序可以快速得出指定条件下的最大值、最小值等信息。下面针对成绩统计表的“分数”进行排序操作。

步骤1：将光标定位在“分数”列任意单元格中，在“数据”菜单“排序

和筛选”选项组中单击“降序”按钮。可以看到整列数据按分数从高到低排列，最高分数为“678”，如图10-12所示。

步骤2：将光标定位在“分数”列任意单元格中，在“数据”菜单“排序

和筛选”选项组中单击“升序”按钮。可以看到整列数据按分数从低到高排列，最低分数为“512”，如图10-13所示。

图10-12　降序排列

图10-13　升序排列

10.2.2　按多个条件排序

双关键字排序用于当按第一个关键字排序时出现重复记录再按第二个关键字排序的情况下。例如在上例中，可以先按“编号”进行排序，然后再根据“分数”进行排序，从而方便查看班级中各位同学的成绩排序情况。具体操作如下。

步骤1：选中表格编辑区域任意单元格，在“数据”菜单“排序和筛

选”选项组中单击“排序”按钮，如图10-14所示。步骤2：打开“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表中选择“编号”，在“次序”下拉列表中可以选择“升序”或“降序”，如图10-15所示。

步骤3：单击“添加条件”按钮，在列表中添加“次要关键字”，选

择“分数”，在“次序”下拉列表中选择“降序”，然后单击“确定”按钮，如图10-16所示。

步骤4：可以看到表格中首先按“编号”升序排序，对于同一部门的记录按“分数”降序排序，如图10-17所示。

图10-14　单击“排序”按钮

图10-15　选择次序

图10-16　单击“添加条件”按钮

图10-17　排序效果

10.3　对表格中的数据进行筛选

在一张大型复杂的Excel表格中，可以通过强大的筛选功能迅速找出符合条件的数据，而其他不满足条件的数据，Excel工作表会自动将其隐藏。

10.3.1　添加自动筛选

添加自动筛选功能后，可以筛选出符合条件的数据。用户只需单击“筛选”按钮，从中勾选需要筛选的项目即可。具体操作如下。

步骤1：选中表格编辑区域任意单元格，在“数据”菜单“排序和筛

选”选项组中单击“筛选”按钮，则可以在表格所有列标识上添加筛选下拉按钮，如图10-18所示。

步骤2：单击要进行筛选的字段右侧按钮，如此处单击“出生日

期”标识筛选下拉按钮，可以看到下拉菜单中显示了表格包含多个年份。取消“全选”复选框，选中要查看的年份，此处选中“1989”，单击“确定”按钮，如图10-19所示。

图10-18　单击“筛选”按钮

图10-19　选择出生日期

步骤3：可筛选出所有满足条件的记录，如图10-20所示。

10.3.2　筛选出大于、小于、介于指定值的记录

1.筛选出大于指定数值的记录

利用数值筛选功能可以筛选出等于、大于、小于指定数值的记录。

例如本例中筛选出分数大于580的记录，具体实现操作如下。步骤1：添加自动筛选后，单击“分数”标识右侧下拉按钮，在打开的菜单中鼠标单击“数字筛选–大于”，如图10-21所示。

步骤2：打开“自定义自动筛选方式”对话框，设置大于数值为“580”，单击“确定”按钮，如图10-22所示。

步骤3：筛选出分数大于580的记录，如图10-23所示。

图10-20　满足条件的记录

图10-21　单击“数字筛选–大于”

图10-22　设置大于数值为“580”

2.筛选出大于平均值的记录

在进行数值筛选时，Excel程序还可以进行简易的数据分析，并筛

选出分析结果，例如筛选出高于或低于平均值的记录。例如下面要筛选出分数高于平均值的记录。

步骤1：添加自动筛选后，单击“分数”标识右侧下拉按钮，在打开的菜单中鼠标单击“数字筛选–高于平均值”，如图10-24所示。

步骤2：筛选出分数大于平均分数的记录，如图10-25所示。

图10-23　大于580的记录

图10-24　单击“数字筛选–高于平均值”

图10-25　筛选结果

10.3.3　“或”条件和“与”条件筛选

如果想筛选出同时满足两个或多个条件的记录，需要进行“与”条件的设置。如果想筛选出的结果满足两个或多个条件其中的一个，需要进行“或”条件筛选。

1.自动筛选中的“或”条件的使用

例如本例中要同时筛选出分数大于600或小于550的记录，具体实现操作如下。

步骤1：添加自动筛选后，单击“分数”标识右侧下拉按钮，在打开

的菜单中鼠标单击“数字筛选–大于”，如图10-26所示。

图10-26　单击“数字筛选–大于”

步骤2：打开“自定义自动筛选方式”对话框，设置大于数值

为“600”，选中“或”单选框，设置第二个筛选方式为“小于”→“550”，单击“确定”按钮，如图10-27所示。

图10-27　设置筛选方式

步骤3：同时筛选出分数大于600或小于550的记录，如图10-28所示。

2.筛选出同时满足两个或多个条件的记录

筛选出同时满足两个或多个条件的记录可以首先按某一个关键字进行筛选，在筛选出的结果中再按另一关键字进行筛选。如上例中要筛选出“1989年”“分数”大于580的记录。具体操作如下。

步骤1：单击“出生日期”标识筛选下拉按钮，取消“全选”复选框，选中“1989”，单击“确定”按钮即可显示出所有“出生日期”为“1989”的记录，如图10-29所示。

图10-28　筛选结果

图10-29　“出生日期”为“1989”的记录

步骤2：单击“分数”列右侧下拉按钮，在打开的菜单中鼠标单击“数

字筛选–大于”，打开“自定义自动筛选方式”对话框，设置大于数值为“580”，单击“确定”按钮，如图10-30所示。

步骤3：筛选出“1989年”“分数”大于580元的记录，如图10-31所示。

图10-30　设置大于数值为“580”

图10-31　筛选结果

10.3.4　高级筛选的运用

采用高级筛选方式可以将筛选到的结果存放于其他位置上，以便于得到单一的分析结果，方便使用。在高级筛选方式下可以实现只满足一个条件的筛选（即“或”条件筛选），也可以实现同时满中两个条件的筛选（即“与”条件筛选）。

1.利用高级筛选功能实现“或”条件筛选

本例要利用高级筛选功能筛选出“分数”大于“600”或者小于“550”的记录。具体操作如下。

步骤1：设置筛选条件，如在A27:B29单元格区域中设置筛选条件，

在“数据”菜单的“排序和筛选”选项组中单击“高级”按钮，如图10-32所示。

步骤2：打开“高级筛选”对话框，设置“列表区域”为参与筛选的单

元格区域，设置“条件区域”为之前建立的区域，设置“复制到”位置为想显示筛选结果的起始单元格，设置完成后，单击“确定”按钮，如图10-

33所示。

图10-32　单击“高级”按钮

图10-33　“高级筛选”对话框

步骤3：根据设置的条件筛选出满足条件的记录（“1989年”“分

数”大于580元的记录），如图10-34所示。

图10-34　筛选结果

2.利用高级筛选功能实现“与”条件筛选

本例要利用高级筛选功能筛选出“1989年”“分数”大于580的记录。

具体操作如下。

步骤1：设置筛选条件，如在A12:B13单元格区域中设置筛选条件，

在“数据”菜单的“排序和筛选”选项组中单击“高级”按钮，如图10-35所示。

步骤2：打开“高级筛选”对话框，设置“列表区域”为参与筛选的单

元格区域，设置“条件区域”为之前建立的区域，设置“复制到”位置为想显示筛选结果的起始单元格，设置完成后，单击“确定”按钮，如图10-

36所示。

步骤3：根据设置的条件筛选出满足条件的记录（“分数”大于“600”或者小于“550”的记录），如图10-37所示。

图10-35　单击“高级”按钮

图10-36　“高级筛选”对话框

图10-37　筛选结果

10.3.5　取消设置的筛选条件

在设置了数据筛选后，如果想还原到原始数据表中，需要取消设置的筛选条件，按如下方法可快速取消所设置的筛选条件。

步骤1：单击设置了筛选的列标识右侧下拉按钮，在打开下拉菜单中单击“从”**“中删除筛选”选项即可，如图10-38所示。

步骤2：如果数据表中多处使用了筛选，想要一次完全清除，可单击“数据”菜单下“排序和筛选”工具栏中的“清除”按钮即可，如图10-39所示。

图10-38　单击“从”**“中删除筛选”选项

图10-39　“清除”按钮

10.4　数据分类汇总

分类汇总功能通过为所选单元格自动添加合计或小计汇总多个相关数据行。此功能是数据库分析过程中一个非常实用的功能。

10.4.1　创建分类汇总统计数据

在创建分类汇总前需要对所汇总的数据进行排序，即将同一类别的数据排列在一起，然后将各个类别的数据按指定方式汇总。例如在本例中，要统计出各个部门实发工资合计金额，则首先要按“职位”字段进行排序，然后进行分类汇总设置。具体操作如下。

步骤1：按“职位”字段进行排序。选中“职位”列中任意单元格，单

击“数据”菜单“排序和筛选”选项组中的“升序”按钮进行排序，如图10-40 所示。

步骤2：分类汇总设置。在“分级显示”选项组中单击“分类汇总”按钮，如图10-41所示。

图10-40　升序排序

图10-41　单击“分类汇总”按钮

步骤3：打开“分类汇总”对话框，在“分类字段”框中选中“职位”选

项；在“选定汇总项”列表框中选中“实发工资”复选框，设置完成后，单击“确定”按钮，如图10-42所示。

步骤4：可将表格中以“职位”排序后的工资记录进行分类汇总，并显示分类汇总后的结果（汇总项为“实发工资”），如图10-43所示。

图10-42　“分类汇总”对话框

图10-43　汇总结果

10.4.2　编辑分类汇总

建立分类汇总统计出相应的结果后，如果想得出其他分析结果，则可以重新设置分类汇总选项。另外，还可以设置只查看分类汇总结果，以及取消分类汇总的分级显示等。

1.更改汇总方式得到不同统计结果

进行分类汇总时，默认采用的汇总方式为“求和”，通过更改汇总方式可以得到不同的统计结果。例如要统计出各个部门中工资额的最大值，其操作如下。

步骤1：打开Excel 2016，在“分级显示”选项组中单击“分类汇总”按钮，如图10-44所示。

图10-44　单击“分类汇总”按钮

步骤2：打开“分类汇总”对话框，在“分类字段”框中选中“职位”选项；单击“汇总方式”右侧下拉按钮，从下拉菜单中选择汇总方式为“最大值”，单击“确定”按钮，如图10-45所示。

图10-45　“分类汇总”对话框

步骤3：可以看到汇总值更改为各个部门实发工资的最大值，如图

10-46所示。

2.只将分类汇总结果显示出来

在进行分类汇总后，如果只想查看分类汇总结果，可以通过单击分级序号实现。

在进行了分类汇总之后，工作表编辑窗口左上角显示的序号即为分级序号，单击按钮（或依次单击左侧的按钮进行折叠），即可实现只显示出分类汇总的结果，如图10-47所示。

3.取消分类汇总默认的分级显示效果

在进行分类汇总后，其结果都会根据当前实际情况分级显示。通过单击级别序号可以实现分级查看汇总结果。如果在分类汇总后，想将其转换为普通表格形式，则可以取消分级显示效果。具体操作如下。

步骤1：选中分类汇总结果任意单元格，在“数据”菜单“分级显示”选项组中单击“取消组合”按钮，从下拉菜单中单击“清除分级显示”选项，即可清除分级显示效果，如图10-48所示。

步骤2：如果想恢复分级显示的效果，则在“分级显示”选项组中单

击“创建组合”按钮，从下拉菜单中单击“自动建立分级显示”选项即可，如图10-49所示。

图10-46　统计结果

图10-47　只显示出分类汇总的结果

图10-48　清除分级显示效果

图10-49　恢复分级显示的效果

10.5　使用数据分析工具

在实际工作中，常常需要根据已知数据做出某种假设，推测与之有联系的数据的变化情况，这称为预测分析。Excel 2016提供了多种工具来实现这种预测分析。

10.5.1　模拟运算表概述

模拟运算表是一个单元格区域，它可显示一个或多个公式中替换不同值时的结果。运算表根据需要观察的数据变量多少，可以分为单变量数据表和多变量数据表两种形式。单变量数据表中，用户可以对一个变量键入不同的值从而查看它对一个或多个公式的影响。多变量数据表中，用户对多个变量输入不同值，而查看它对一个公式的影响。

10.5.2　单变量数据表运算

在单变量数据运算表中，可以对一个单变量输入不同的值来查看它对一个或多个公式的影响。例如根据产品的不同销售量计算产品所取得的纯利润。具体操作如下。

步骤1：在工作表中输入总成本、单位售价、预计销售量、销售总收入等数据，在单元格B5中输入公式“=B3*B4”，按回车键，然后在单元格B6中输入公式“=B5-B2”，按回车键，计算出预计销售量为20000时的纯利润，如图10-50所示。

图10-50　目标数据

步骤2：在单元格A8和B8中分别输入“实际销售量”和“纯利润”。在

单元格区域A10:A13中分别输入如图10-51所示的销售量，并在单元格

B9中输入公式“=B5-B2”，按回车键即可。

图10-51　输入销售量和公式

步骤3：选择单元格区域A9:B13，选择“数据”选项卡“数据工具”单

元组中的“模拟分析”按钮，从弹出的菜单中单击“模拟运算表”选项，如图10-52所示。

步骤4：弹出“模拟运算表”对话框，在“输入引用列的单元格”中输

入单元格的引用地址“$B$4”，表示不同的销售量，单击“确定”按钮，如图10-53所示。

图10-52　单击“模拟运算表”选项

图10-53　“模拟运算表”对话框

步骤5：查看利润运算结果，如图10-54所示。

图10-54　完成运算

10.5.3　双变量数据表运算

在双变量数据表运算中，在为两个变量输入不同的值时查看它对一个公式值的影响变化。下面以创建多变量数据表为例介绍在工作表中使用模拟运算表的方法，本例数据表用于预测不同销售金额和不同提成比率所对应的提成金额，创建的是一个有两个变量的模拟运算表。步骤1：创建一个新的工作表，在工作表中输入数据。在工作表的

B9单元格中输入提成额的计算公式“=$B$2*$B$3”，如图10-55所示。

步骤2：选中创建运算表的单元格区域，在“数据”选项卡的“数据工

具”组中单击“模拟分析”按钮，在下拉列表中选择“模拟运算表”选项，如图10-56所示。

图10-55　创建工作表并输入公式

图10-56　选择“模拟运算表”选项

步骤3：打开“模拟运算表”对话框，在“输入引用行的单元格”文本

框中单击销售金额值所在单元格生成地址“$B$2”，在“输入引用列的单元格”文本框中单击提成比率值所在单元格生成地址“$B$3”；完成单元格的引用后，单击“确定”按钮关闭对话框，如图10-57所示。

步骤4：工作表中插入了数据表，通过该数据表将能查看不同的销

售金额和不同提成比率下对应的提成金额，如图10-58所示。

图10-57　指定引用单元格

图10-58　创建模拟运算表

技巧点拨：模拟运算表中的数据是存放在数组中的，表中的单个或部分数据是无法删除的。要想删除数据表中的数据，只能选择所有数据后再按Delete键。

10.6　数据透视表的应用

数据透视表是一种交互式报表，可以快速分类汇总比较大量的数

据，并可以随时选择其中页、行和列中的不同元素，以达到快速查看源数据的不同统计结果。

10.6.1　数据透视表概述

数据透视表综合了数据排序、筛选、分类汇总等数据分析的优点，

可方便地调整分类汇总的方式，灵活地以多种不同方式展示数据的特征。建立数据表之后，通过鼠标拖动来调节字段的位置可以快速获取不同的统计结果，即表格具有动态性。另外，我们还可以根据数据透视表直接生成图表（即数据透视图），通过单击“数据透视表”选项组上

的“图表向导”按钮，Excel会自动根据当前的数据透视表生成一个图表并切换到图表中，并生成一个“数据透视图筛选窗格”，从而便于对数据的筛选。

10.6.2　数据透视表的创建

创建数据透视表分析数据，需要先准备好相关数据。本例中数据表如图10-59所示，现在可以建立数据透视表分析该表格。具体操作如下。

步骤1：打开数据表，选中数据表中任意单元格。选择“插入”菜单，单击“数据透视表”选项，如图10-60所示。

图10-59　数据表

图10-60　单击“数据透视表”选项

步骤2：打开“创建数据透视表”对话框，在“选择一个表或区域”框

中显示了当前要建立为数据透视表的数据源，因为第一步中选中了数据表的任意单元格，所以默认情况下将整张数据表作为建立数据透视表的数据源，单击“确定”按钮，如图10-61所示。

图10-61　“创建数据透视表”对话框

技巧点拨：默认建立的数据透视表将显示在一张新工作表中，如果想让数据透视表显示在当前工作表中可以选中“现有工作表”单选框，然后在“位置”框中设置存放数据透视表的起始单元格。

步骤3：新建了一张工作表，该工作表即为数据透视表，如图10-62

所示。

图10-62　数据透视表

技巧点拨：当建立了数据透视表之后，主菜单中则会出现“数据透

视表工具”菜单，该菜单包括“选项”和“设计”两个子菜单。选中据透视表时则会显示该菜单项，不选中数据透视表时该菜单自动隐藏。

步骤4：添加字段分析数据。默认建立的数据透视表只是一个框

架，要得到相应的分析数据，则根据实际需要合理地设置字段。在“数据透视表字段”任务窗格右侧的字段列表中选中字段，然后单击鼠标右键，从打开的菜单中选择要将该字段添加到的位置，如图10-63所示。

图10-63　选择要将该字段添加到的位置

步骤5：按相同的方法可以添加其他字段到指定的位置，如图10-64 所示。此时可以看到数据透视表中贷款年限、贷款总额等数值。

图10-64　添加其他字段

技巧点拨：如果想删除字段，在字段列表中取消选中要删除字段前

面的复选框即可。

10.6.3　数据透视表的编辑

建立初始的数据透视表后，可以对数据透视表进行一系列的编辑操作（如添加或删除字段、改变字段的显示顺序、更改统计字段的算法以及数据更新等），以达到不同的统计目的。

1.查看各门店数量与销售合计分析结果

在“数据透视表字段”任务窗格中更改各区域中的放置字段，则可以实现更改数据透视表的布局，即改变透视关系。

分析各门店销售数量合计与销售额合计设置“门店”为行标签、“数量”“销售额”为数值标签，统计结果如图10-65所示。

图10-65　统计结果

2.更改默认的汇总方式

当设置了某个字段为数值字段后，数据透视表会自动对数据字段中的值进行合并计算。数据透视表通常为包含数字的数据字段使用SUM函数（求和），而为包含文本的数据字段使用COUNT函数（求和）。如果想得到其他的统计结果，如求最大最小值、求平均值等，则需要修改对数值字段中值的合并计算类型。

例如当前数据透视表中的数值字段为“销售额”且其默认汇总方式为求和，现在要将数值字段的汇总方式更改为求最大值。具体操作如下。

步骤1：在“数值”列表框中选中要更改其汇总方式的字段，打开下拉菜单，单击“值字段设置”选项，如图10-66所示。

步骤2：打开“值字段设置”对话框。选择“值汇总方式”标签，在列

表中可以选择汇总方式，如此处选择“最大值”，单击“确定”按钮，如图

10-67所示。

图10-66　单击“值字段设置”选项

图10-67　选择“最大值”

步骤3：更改默认的求和汇总方式为最大值，如图10-68所示。

图10-68　求和汇总方式改为最大值

3.更改数据透视表的值显示方式

设置了数据透视表的数值字段之后，除了按前面的方法更改值的汇总方式，还可以设置值显示方式，例如让汇总出的销售额的值显示方式为占总销售额的百分比。具体操作如下。

步骤1：选中数据透视表，在“数值”标签列表中单击要更改其显示方式的字段，在打开的下拉菜单中单击“值字段设置”选项，如图10-69 所示。

图10-69　单击“值字段设置”选项

步骤2：打开“值字段设置”对话框，选择“值显示方式”标签，在下拉列表中选择“总计的百分比”选项，单击“确定”按钮，如图10-70所示。

步骤3：在数据透视表中可以看到各个系列产品销售点的销售额占总值的百分比，如图10-71所示。

图10-70　选择“占总和的百分比”选项

图10-71　更改为百分比

4.数据透视表的移动

若原工作表中的数据发生更改，此时则需要通过刷新才能让原数据

透视表重新得到正确的统计结果。

建立数据透视表之后还可以将其移到其他位置，具体操作方法如下。

步骤1：选中数据透视表，单击“数据透视表工具–分析”菜单，在“操作”选项组中单击“移动数据透视表”按钮，如图10-72所示。

步骤2：打开“移动数据透视表”对话框，可以设置将数据透视表移到当前工作表的其他位置，也可以将其移到其他工作表中，如图10-73 所示。

5.数据透视表的刷新

默认情况下，当重新打开工作簿时，透视表数据将自动更新。在不

重新打开工作簿的情况下，在原工作表的数据更改后，其刷新操作如下。

选中数据透视表，单击“数据透视表工具–分析”菜单，单击“数

据”选项组中“刷新”按钮，从下拉菜单中单击“刷新”选项，如图10-74所示，即可按新数据源显示数据透视表。

图10-72　单击“移动数据透视表”按钮

图10-73　“移动数据透视表”对话框

技巧点拨：普通数据更改后，单击“更新数据”按钮后，即可完成更新。若更改了已经拖入透视表中的字段名，则该字段将从透视中删除，需要重新添加。

6.数据透视表的删除

数据透视表是一个整体，不能单一地删除其中任意单元格的数据

（删除时会弹出错误提示），要删除数据透视表需要整体删除，其操作方法如下。

选中数据透视表，单击“数据透视表工具–分析”菜单，在“操作”选

项组中单击“选择”按钮，从下拉菜单中单击“整个数据透视表”选项，将整张数据透视表选中，如图10-75所示。按键盘上的“Delete”键，即可删除整张工作表。

图10-74　单击“刷新”选项

图10-75　单击“整个数据透视表”选项

10.6.4　数据透视表的美化

建立数据透视表之后，在“数据透视表工具–设计”菜单的“布局”选

项组中提供了相应的布局选项，可以设置分类汇总项的显示位置、是否显示总计列、调整新的报表布局等。另外，在Excel 2016中还提供了可以直接套用的数据透视表样式，方便快速美化编辑完成的数据透视表。

1.数据透视表布局更改

1. 设置是否显示总计项

选中数据透视表，单击“数据透视表工具–设计”菜单，在“布局”选

项组中单击“总计”按钮，在打开的下拉菜单中可以选择是否显示“总计”项，或在什么位置上显示“总计”项，如图10-76所示。不显示“总计”效果如图10-77所示。

图10-76　选择是否显示“总计”项

图10-77　不显示“总计”效果

1. 更改默认报表布局

数据透视表布局是指完成字段的设置后控制各字段在数据透视表中

的显示样式，通过如下方法可以对默认的布局进行更改。

步骤1：选中数据透视表，单击“数据透视表工具–设计”菜单，在“布局”选项组中单击“报表布局”按钮，如图10-78所示。

步骤2：从下拉菜单中单击“以大纲形式显示”选项，可看到数据透视表立即更改显示布局，如图10-79所示。

2.通过套用样式快速美化数据透视表

“数据透视表样式”是Excel 2016中提供的一项新功能，它提供了一些设置好的格式，建立好数据透视表后可通过套用来达到快速美化的目的。具体操作如下。

选中数据透视表任意单元格，单击“数据透视表工具–设计”菜单，

在“数据透视表样式”选项组中可以选择套用的样式，单击右侧的按钮可打开下拉菜单，有多种样式可供选择，单击所选样式即可应用到当前数据透视表中，如图10-80所示。

图10-78　单击“报表布局”按钮

图10-79　以大纲形式显示

图10-80　选择样式