实例四 制作新年贺卡与标签

4.1实例简介

4.1.1 实例需求与展示

元旦来临之际，晨光公司设计部需要为销售部门设计并制作一份新年贺卡以及包含邮寄地址的标签，由销售部门分送给相关客户。设计部员工王晓红利用Word2016的邮件功能完成了贺卡与标签的制作，效果如图4-1、4-2所示。

图4-1贺卡效果图

图4-2标签效果图

4.1.2知识技能目标

涉及的知识点主要有：文档页面设置、页面背景设置、设置页眉、绘制分隔线、邮件合并、创建标签操作。

知识技能目标：

• 掌握邮件合并的基本操作。
• 掌握利用邮件合并功能批量制作贺卡、标签、邀请函、证书等。
• 加强对批量处理文档的认识和理解，并能够合理地运用。

4.2实例实现

贺卡、邀请函、录取通知书、荣誉证书等文档的共同特点是形式和主要内容相同，但姓名等个别部分不同，此类文档经常需要批量打印或发送。使用邮件合并功能可以非常轻松地做好此类工作。

邮件合并的原理是将发送的文档中相同的部分保存为一个文档，称为主文档；将不同的部分，如姓名、电话号码等保存为另一个文档，称为数据源，然后将主文档与数据源合并起来，形成用户需要的文档。

4.2.1 创建主文档

主文档的制作步骤如下：

1）执行“开始”→“Word 2016”命令，启动Word 2016，创建一个空白文档。

2）切换 “布局”选项卡，单击“页面设置”功能组右下角的对话框启动器按钮，弹出“页面设置”对话框，在“页边距”选项卡中，设置页边距栏中“上”为“13厘米”，“下”、“左”、“右”分别为“3厘米”，如图4-3所示。切换到“纸张”选项卡，将“宽度”设置为“18厘米”，将“高度”设置为“26厘米”，如图4-4所示。单击“确定”按钮返回文档中，完成文档的页面设置。

图4-3 设置“页边距” 图4-4 设置“纸张大小”

3）切换到“设计”选项卡，单击“页面背景”功能组中的“页面颜色”按钮，在下拉列表中选择“填充效果”命令，如图4-5所示。弹出“填充效果”对话框，切换到“纹理”选项卡，单击“其他纹理”按钮，在弹出的“选择纹理”对话框中浏览并选中素材文件夹下的“背景.jpg”文件，如图4-6所示。单击“插入”按钮，完成页面背景的设置。

图4-5 “填充效果”命令 图4-6 “选择纹理”对话框

4）切换到“插入”选项卡，单击下“页眉和页脚”功能组中的“页眉”按钮，在下拉列表框中选择“编辑页眉”命令，如图4-7所示。文档进入页眉页脚的编辑状态。

图4-7 “编辑页眉”命令 图4-8 “无框线”命令

5）选中出现的页眉，单击“开始”选项卡下“段落”功能组中的“下框线”下拉按钮，在下拉列表中选择“无框线”命令，如图4-8所示。将页眉框线取消。

6）切换到“插入”选项卡，在“文本”功能组中单击“艺术字”按钮，在下拉列表中选择艺术字样式“渐变填充：蓝色，主题色5；映像”选项，如图4-9所示，在文本框中输入“恭贺新禧”，选中艺术字文本，切换到“绘图工具|格式”选项卡，在“艺术字样式”功能组中设置“文本填充”、“文本轮廓”均为标准色中的“红色”。使艺术字处于选中的状态，切换到“开始”选项卡，在“字体”功能组中设置文本的字体为“隶书”、字号为“72”，单击“段落”功能组中的“边框”按钮，从下拉列表中选择“无框线”命令，将文本框中出现的下框线取消。

图4-9 “联机图片”按钮 图4-10 “水平居中”命令

7）使艺术字处于选中的状态，单击“绘图工具|格式”选项卡下“排列”功能组中的“对齐”按钮，在下拉列表中选择“水平居中”命令，如图4-10所示。单击“旋转”按钮，在下拉列表中选择“垂直翻转”命令，完成艺术字的翻转设置，效果如图4-11所示。最后单击“页眉和页脚工具|设计”选项卡下“关闭”功能组中的“关闭页眉和页脚”按钮，退出页眉页脚的编辑状态。

图4-11艺术字旋转后效果

8）单击“插入”选项卡下“插图”功能组中的“形状”按钮，在下拉列表中选择“直线”，按住键盘上的Shift键在页面中绘制一条直线。

9）选中该直线对象，切换到“绘图工具|格式”选项卡，单击“形状样式”功能组中的“形状轮廓”按钮，在下拉列表中选择“白色，背景1，深色25％”选项，继续单击“形状轮廓”按钮，在下拉列表中选择“虚线”级联菜单中的“圆点”选项。单击右侧“大小”功能组右下角的对话框启动器按钮，弹出“布局”对话框，在“大小”选项卡下将“宽度”绝对值设置为“18厘米”，如图4-12所示。切换到“位置”选项卡，将水平和垂直对齐方式均设置为“居中”，将“相对于”设置为“页面”，如图4-13所示。单击“确定”按钮，关闭对话框。

图4-12 设置“大小” 图4-13 设置“位置”

10）将光标定位到文档中，切换到“开始”选项卡，在“字体”功能组中，设置字体为“微软雅黑”、字号为“16”，输入如图4-14所示的文字，并调整文本的对齐方式。

图4-14 主文档内容

11）单击“保存”按钮，将文档以“贺卡主文档”命名进行保存。

【创建主文档】视频教程：

4.2.2 邮件合并

由于素材文件夹中已有工作簿文件“客户通讯录.xlsx”，此文件可作为邮件合并的数据源，所以在创建好主文档后，就可以进行邮件合并了，操作步骤如下：

1）将光标置于文档中“尊敬的”之后，切换到“邮件”选项卡，单击“开始邮件合并”功能组中的“选择收件人”按钮，在下拉列表中选择“使用现有列表”命令，如图4-15所示。弹出“选取数据源”对话框，找到素材文件夹中的“客户通讯录.xlsx”文件，单击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，选中“通讯录”，如图4-16所示。单击“确定”按钮，返回主文档，完成数据源的选择。

图4-15 “使用现在列表”命令

图4-16 “选取数据源”对话框

图4-17 “选择表格”对话框

2）单击“编写和插入域”功能组中的“插入合并域”按钮，在下拉列表中选择“姓名”，如图4-18所示。然后单击“规则”按钮，在下拉列表中选择“如果…那么…否则”，弹出“插入Word域：如果”对话框，在“域名”下拉列表中选择“性别”，在“比较条件”下拉列表中选择“等于”，在“比较对象”的文本框中输入“男”，在“则插入此文字”中输入“先生”，在“否则插入此文字”中输入“女士”，如图4-19所示。设置完成后单击“确定”按钮。

图4-18 选择“姓名”合并域

图4-19 “插入Word域：如果”对话框

3）单击“邮件”选项卡下“开始邮件合并”功能组中的“编辑收件人列表”按钮，弹出“邮件合并收件人”对话框，如图4-20所示。保持所有收件人全部选中的状态，单击“确定”按钮关闭“邮件合并收件人”对话框。

图4-20 “邮件合并收件人”对话框

4）单击“邮件”选项卡下“完成”功能组中的“完成并合并”按钮，在下拉列表中选择“编辑单个文档”命令，如图4-21所示。弹出“合并到新文档”对话框，如图4-22所示。保持“合并记录”中的“全部”单选按钮的选中，单击“确定”按钮，返回主文档，此时生成合并后的新文档“信函1”。

图4-21 “编辑单个文档”命令 图4-22 “合并到新文档”对话框

5）切换到“信函1”文档中，单击“保存”按钮，弹出“另存为”对话框，设置文件的保存路径，以“贺卡”命名文件进行保存。之后关闭“贺卡”和“贺卡主文档”。

【邮件合并】视频教程：

4.2.3 制作标签

贺卡制作完成后，为了方便邮寄，可以利用Word2016中的邮件合并制作标签，粘贴到邮寄信封上。操作步骤如下：

1）新建一个空白的Word文档，在文档中单击“邮件”选项卡下“开始邮件合并”功能组中的“开始邮件合并”按钮，在下拉列表中选择“标签”命令，如图4-23所示。弹出“标签选项”对话框，在对话框中单击“新建标签”按钮，弹出“标签详情”对话框，在对话框中设置“标签名称”为“地址”，“上边距”为“0.7厘米”，“侧边距”为“2厘米”，“标签高度”为“4.6厘米”，“标签宽度”为“13厘米”，“横标签数”为“1”，“竖标签数”为“5”，“纵向跨度”为5.8厘米，在“页面大小”下拉列表中选择“A4”，如图4-24所示。设置完成后，单击“确定”按钮，返回“标签选项”对话框，此时在对话框的“产品编号”栏中显示出了刚创建的标签“地址”。单击“确定”关闭对话框，返回文档中。

图4-23 “标签”命令 图4-24 “标签详情”对话框

图4-25 “标签选项”对话框

2）单击“表格工具|布局”选项卡下“表”功能组中的“查看网格线”按钮，如图4-26所示。页面中将出现标签的网格虚线。

图4-26 “查看网格线”按钮

3）将光标置于文档的第一个标签中，输入“邮政编码：”，然后单击“邮件”选项卡下“开始邮件合并”功能组中的“选择收件人”按钮，在下拉列表中选择“使用现有列表”，弹出“选取数据源”对话框，浏览并选取素材文件夹下的“客户通讯录.xlsx”文件，单击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，选中“通讯录”工作表，单击“确定”按钮。

4）单击“编写和插入域”功能组中的“插入合并域”按钮，在下拉列表中选择“邮编”。在下一段落中输入文本“收件人地址：”，选中文字“收件人地址”，单击开始选项卡下段落功能组中的“中文版式”按钮，在下拉列表中选择“调整宽度”命令，如图4-27所示。弹出“调整宽度”对话框，将“新文字宽度”调整为“7字符”，如图4-28所示。之后，将光标定位在文字右侧，单击“编写和插入域”功能组中的“插入合并域”按钮，在下拉列表中选择“通讯地址”。按照相同的方法，在下一下段落中输入“收件人：”，并调整文本“收件人”宽度为“7字符”；插入“姓名”域；在“姓名”域后，单击“邮件”选项卡下“编写和插入域”功能组中的“规则”按钮，在下拉列表中选择“如果…那么…否则”，弹出“插入Word域：如果”对话框，在“域名”下拉列表中选择“性别”，在“比较条件”下拉列表中选择“等于”，在“比较对象”的文本框中输入“男”，在“则插入此文字”中输入“先生”，在“否则插入此文字”中输入“女士”，设置完成后单击“确定”按钮返回文档。

图4-27 “调整宽度”命令 图4-28 “调整宽度”对话框

5）单击“邮件”选项卡下“编写和插入域”功能组中的“更新标签”按钮，如图4-28所示。文档中5个标签均生成统一内容。

图4-29 “更新标签”按钮

6）单击“邮件”选项卡下“开始邮件合并”功能组中的“编辑收件人列表”按钮，弹出“邮件合并收件人”对话框，保持默认选定项不变，单击“确定”按钮，关闭“邮件合并收件人”对话框。

7）单击“邮件”选项卡下“完成”功能组中的“完成并合并”按钮，在弹出的下拉列表中选择“编辑单个文档”命令，弹出“合并到新文档”对话框，直接单击“确定”按钮。即可生成新文件“标签2”。

8）在“标签2”文档中单击“保存”按钮，弹出“另存为”对话框，设置保存路径，以“贺卡标签”命名，对文件进行保存，效果如图4-2所示。至此实例4制作完成。

【制作标签】视频教程：

4.3实例小结

通过新年贺卡的制作，我们学习了Word2016中页面设置、页面背景设置、页眉设置、绘制分隔线、邮件合并、创建标签等操作。

通过Word 2016的邮件合并功能，可以轻松地批量制作邀请函、贺年卡、荣誉证书、录取通知书、工资单、信封、准考证等。

邮件合并的操作共分四步：

第一步：创建主文档；

第二步：创建数据源；

第三步：在主文档中插入合并域；

第四步：执行合并操作。

4.4经验技巧

4.4.1 录入技巧

1．巧设Word启动后的默认文件夹

Word启动后，默认打开的文件夹总是“我的文档”。通过设置，可以自定义Word启动后的默认文件夹。

操作步骤如下：

（1）执行“文件”→“选项”命令，打开“Word选项”对话框。

（2）在该对话框中，选择列表中的“保存”选项后，找到“保存文档”组中的“默认文件位置”。

（3）单击“浏览”按钮，打开“修改位置”对话框，在“查找范围”下拉列表中选择希望设置为默认文件夹的文件夹，并单击“确定”按钮。

（4）单击“确定”按钮，此后Word的默认文件夹就是用户自己设定的文件夹。

2．取消“自作聪明”的超级链接

当在Word文件中键入网址或信箱的时候，Word会自动转换为超链接。如果不小心在网址上按一下，就会启动IE进入超链接。但如果不需要这样的功能，就会觉得它有些碍手碍脚了。如何取消这种功能呢?

具体操作方法如下：

（1）单击“文件”→“选项”命令，打开“Word选项”对话框。

（2）从列表中选择“校对”后，在“自动更正选项”组中单击“自动更正选项”按钮，打开“自动更正”对话框。

（3）选择“键入时自动套用格式”选项卡，取消“Internet及网络路径替换为超链接”复选框；再单击“自动套用格式”选项卡，取消“Internet及网络路径替换为超链接”复选框；然后单击，“确定”按钮。这样，以后再输入网址后，就不会转变为超链接了。

3．清除Word文档中多余的空行

如果Word文档中有很多空行，用手工逐个删除太累，直接打印又浪费墨水和打印纸。有没有较便捷的方式呢?可以用Word自带的替换功能来进行处理。

在Word中，选择“开始”→“编辑”→“替换”选项，在弹出的“查找和替换”窗口中，单击“高级”按钮，将光标移动到“查找内容”文本框，然后单击“特殊字符”按钮，选取“段落标记”，这时会看到“^p”出现在文本框内，然后同样输入一个“^p”，在“替换为”文本框中输入“^p”，即用“^p”替换“^p^p”，然后选择“全部替换”按钮，若还有空行则反复执行“全部替换”，多余的空行就不见了。

4．〈Shift〉键在文档编辑中的妙用

（1）〈Shift＋Delete〉组合键＝剪切。当选中一段文字后，按住〈Shift〉键并按住〈Delete〉键就相当于执行剪切命令，所选的文字会被直接复制到剪贴板中，非常方便。

（2）〈Shift＋Insert〉组合键＝粘贴。这条命令正好与上一个剪切命令相对应，按住〈Shift〉键并按住〈Insert〉键就相当于执行粘贴命令，保存在剪贴板里的最新内容会被直接复制到当前光标处，与上面的剪切命令配合，可以大大加快文章的编辑效率。

（3）〈Shift〉键＋鼠标＝准确选择大块文字。有时可能经常要选择大段的文字，通常的方法是直接使用鼠标拖动选取，但这种方法一般只对小段文字方便。如果想选取一些跨页的大段文字的话，经常会出现鼠标走过头的情况，尤其是新手，很难把握鼠标行进的速度。只要先用鼠标左键在要选择文字的开头单击一下，然后按住〈Shift〉键，单击要选取文字的末尾，这时，两次单击之间的所有文字就会马上被选中。

4.4.2 编辑技巧

1．让页号从“l”开始

在用Word2010文档排版时，对于既有封面又有“页号”的文档，用户一般会在“页面设置”对话框中选择“版式”选项卡下的“首页不同”选项，以保证封面不会打印上“页号”。但是有一个问题：在默认情况下，“页号”是从第2页开始显示的。怎样才能让“页号”从第1页开始呢？

方法很简单，在“页眉和页脚”工具栏中单击“设置页码格式”按钮，在“页码格式”对话框中将“起始页码”设为“0”即可。

2． 去除页眉的横线方法两则

在页眉插入信息的时候经常会在下面出现一条横线，如果这条横线影响视觉效果，这时可以采用下述两种方法去掉。

方法一：选中页眉的内容后，单击“开始”→“段落”→“边框”→“边框和底纹”选项，打开“边框和底纹”对话框，将边框选项设为“无”，在“应用于”下拉列表中选择“段落”，单击“确定”按钮。

方法二：当设定好页眉的文字后，鼠标移向“样式”框，在“样式”下拉列表中，把样式改为“页脚”、“正文样式”或“清除格式”，便可轻松搞定。

4.5拓展与练习

王丽是广东猎头信息文化服务公司的一名客户经理，在2020年中秋节即将来临之际，她进行设计了一个中秋贺卡，发给有业务来往的客户，祝他们中秋节快乐。

请根据上述活动的描述，利用Word2016制作一张中秋贺卡（效果如图4-30所示），要求如下：

1）调整文档版面，设置纸张大小为A4，纸张方向为横向。

2）根据效果图，在文档中插入习题文件夹中的“底图.jpg”图片。

3）设置文档中“中秋快乐”图片的大小及位置。

4）根据效果图，将文档中的文字通过两个文本框来显示，分别设置两个文本框的边框样式及底纹颜色等属性，使其显示效果与效果图一致。

5）根据效果图，分别设置两个文本框中的文字字体、字号及颜色，并设置第2个文本框中各段落之间的间距、对齐方式、段落缩进等属性。

6）在“客户经理：”位置后面输入姓名（王丽）。

7）在“尊贵的-先生，女士：”的横线处，插入客户的姓名，客户姓名在习题文件夹下的“客户资料.docx”文件中。每张贺卡中只能包含1位客户姓名，所有的贺卡页面请另外保存在一个名为“Word-贺卡.docx”文件中。

图4-30 贺卡效果图

课件学习：