第三章 Reservation (预订管理)

3.1 预订概述 (Reservation Overview)

预订模块是 Opera PMS 的核心功能之一，用于处理客房预订的创建、修改、查询和管理。

主要功能入口:

• New Reservation: 新建预订
• Update Reservation: 更新/查询预订
• Blocks: 团队控房管理
• Wait List: 候补名单管理
• Profiles: 档案管理 (跳转至 Profile 模块)
• Room Plan: 房间平面图
• Floor Plan: 楼层平面图
• Confirmation: 发送/管理预订确认信
• Calendar: 日历视图

3.2 新建预订 (New Reservation)

路径: Reservations -> New Reservation (或快捷键 F7)

3.2.1 散客预订 (Individual Reservation)

方法一：通过 F5 快捷键 (或相关菜单) 打开房价查询类工具

按 F5 快捷键会直接打开 Rate Query (房价查询) 对话框。或者通过菜单可以访问以下相关查询工具：

• Rate Query (房价查询): 这是最常用的方式，详见“方法二”。
• Rate Lookup (会员价格查询): 用于查询特定会员计划的协议价格。
• Package Elements (包价元素查询): 查询某个房价代码具体包含哪些服务或消费项目 (如早餐、SPA)。
• Rate Availability Grid (房价可用性格状图): 以网格形式显示不同日期、不同房型的房价和可售情况。
• Item Inventory (物品库存查询): 查询客房部可供租借物品 (如加床、婴儿床) 的库存情况。

方法二：通过 “New Reservation” 按钮启动标准流程

1. 点击 New Reservation 按钮 (或菜单项)。
2. 系统弹出 Rate Query (房价查询) 对话框。

1. 在此对话框中输入基本的预订信息。必填项 通常包括：

   • Arrival (抵达日期)
   • Nights (入住晚数) 或 Departure (离店日期)
   • Adults (成人数)
   • (Children - 儿童数，根据需要填写)

2. 输入客人 Name (姓名): 建议格式为 姓,名 (例如 Liu,Lynn)。这样系统在后续步骤中能更好地自动拆分姓和名。

3. (可选) 输入或选择 Company (公司), Agent (旅行社), Source (来源) 等关联档案。
4. 点击 OK。
5. 系统会弹出 Profile Search (档案查询) 对话框，根据您输入的姓名进行搜索。
   • 如果找到匹配的档案: 选中正确的档案，点击 OK。
   • 如果没有找到匹配档案: 点击 New，创建新的个人档案 (参照第二章)，完成后点击 OK。
6. 系统进入 Rate Query Details (房价查询详情) 界面，显示可用的房价代码 (Rate Code) 和房型 (Room Type) 列表。

*   **功能键介绍:**
    *   `Overbooking`: (权限) 显示或允许超额预订。
    *   `Item Inv.`: 查询可租借物品库存。
    *   `Waitlist`: 将预订加入候补名单 (如果当前无房)。
    *   `Rate Info`: 查看选中房价的详细信息 (组成、包价等)。
    *   `Analyze`: 分析房价代码的构成或规则。
    *   `Long Info`: 查看房价的详细文字描述。
    *   `Scope`: 返回上一步 (Rate Query 对话框)。
    *   `Average Rate`: (勾选) 显示平均每晚房价。
    *   `Total Rates`: (勾选) 显示总房费。
    *   `First Night`: (勾选) 仅显示首晚房费。
    *   `Closed`: (勾选) 显示已关闭 (不可用) 的房价代码。
    *   `Negotiated`: (勾选) 仅显示协议价。
    *   `Day Use`: (勾选) 显示日用房 (钟点房) 价格。
*   **房型列表 (`Room Types`):** 显示不同房型及其对应的价格和可售数量。
    *   `Include overbooking`: (勾选) 显示考虑了超额预订后的可售数。
    *   `Physical Inventory`: 酒店实际物理房间数。
    *   (列表中的房价代码示例，如 `Rack Rate` - 门市价, `Corporate Negotia...` - 公司协议价等)

1. 根据客人要求，在列表中选择合适的 Rate Code (房价代码) 和 Room Type (房型)。
2. 点击 Reservation (预订) 按钮 (或类似 OK, Select 的按钮)。
3. 系统进入 Reservation (预订详情) 主界面。

*   此时，许多信息 (如姓名、地址、联系方式) 会自动从关联的 `Profile` (档案) 带入。
*   需要检查并补充完善其他信息，特别是：
    *   `Market` (市场代码)
    *   `Source` (来源代码)
    *   `Origin` (预订途径)
    *   `Res. Type` (预订类型)
    *   `Payment` (付款方式) - 如果是信用卡，需输入卡号和有效期。
    *   `ETA` (预计抵达时间)
    *   其他特殊要求或备注 (`Specials`, `Comments`)。

1. 点击 Save (保存)。
2. 系统会分配一个唯一的 Confirmation No. (预订确认号)，并弹出提示框。
3. 点击 OK 确认，然后可以 Close (关闭) 预订界面。

注: 在 Rate Query 界面，如果先选择 Company (公司)，系统可能会根据协议价和实时房态，在房型列表中用不同颜色 (如绿色表示可售，红色表示订满) 提示房间状况。因此，对于公司协议预订，建议先选公司再输入客人姓名。

预订详情界面字段说明 (Reservation Screen Fields)

客人信息 (Guest Information - 通常来自 Profile):

• Name: 姓名 (Last, First)
• Country: 国家
• Lang (Language): 语言
• First Name: 名字
• Title: 称谓
• Pref’d Room: 偏好房间号
• Phone: 电话 (主要联系方式)
• Last Stay: 上次入住日期
• Member Type / # (Number): 会员类型 / 会员号
• Agent: 旅行社档案链接
• Level: 会员级别
• VIP: VIP 等级
• Company: 公司档案链接
• Address: 主要地址
• Group: 团队档案链接 (如果是团队成员)
• City: 城市
• Source: 来源/订房中心档案链接
• Zip/State: 邮编/省州

入住信息 (Stay Information):

• Arrival Date: 抵店日期
• Nights: 入住晚数
• Departure: 离店日期
• Adults / Child: 成人 / 儿童数
• No. of Rms: 房间数量 (Party 预订时 > 1)
• Room Type: 实际分配/预订的房间类型代码
• RTC (Rate To Charge): 按此房型代码收费 (通常与 Room Type 相同，除非免费升级)
• Room: 实际分配的房间号码 (排房后显示)
• Features: (可能显示房间特征)
• DNM (Do Not Move): 勾选后锁定房间，不允许轻易更换。房号会变红。
• ETA (Estimated Time of Arrival): 预计抵达时间 (入住后变为实际入住时间)
• C/O Time (Check-Out Time): 预离时间 (离店后变为实际离店时间)

价格与预订信息 (Rate & Booking Information):

• Rate Code: 使用的房价代码。选择后通常会自动带出相应的 Market Code。
• Fixed Rate: 固定房价。勾选后，表示房价在整个入住期间固定为此金额，不受每日价格波动影响，且不能再应用包价或折扣。勾选时，房价数字旁会出现 √ 标记。
• Room Rate: 每晚房价。可点击 ... 按钮查看详情或刷新。若有权限，可直接修改（修改后需 Refresh 并可能需要勾选 Fixed Rate）。
• Packages: 包价。如果房价代码包含包价项目 (如早餐)，此字段会高亮 (如蓝色) 或可点击查看详情。
• Curr. (Currency): 房价货币种类。
• Block Code: 团队代码 (如果是团队预订成员)。
• Res. Type: 预订类型 (如 6PM Hold, Guaranteed)。必填项。
• Market: 市场细分代码。必填项。
• Source: 预订来源渠道代码。必填项。
• Origin: 原始订房途径代码。必填项。
• Discount Amount / %: 折扣金额 / 百分比。输入负数可用于记录 Upselling (增销) 的差价。
• Reason: 原因。用于记录打折、特批价或免费升级的原因。

付款信息 (Payment Information):

• Payment: 付款方式 (如 Cash, Credit Card, Direct Bill)。
• Credit Card No.: 信用卡号码 (付款方式为信用卡时必填)。
• Expired Date: 信用卡有效期 (付款方式为信用卡时必填)。
• CC Holder: 持卡人姓名 (通常自动带入)。
• Approval Amount: 预授权总金额。
• Approval Code: 最后一次预授权操作获取的授权码。
• Folio Balance: 当前账单余额 (客人入住后实时更新)。

其他信息 (Other Information):

• Booker Name / Details: 预订人姓名 / 详情。
• No Post: □ 禁止记账。勾选后，客人无法在酒店其他消费点 (POS) 挂账到房间。需根据客人押金或信用情况判断。
• Print Rate: □ 打印房价。勾选表示房价会打印在登记卡或某些单据上 (默认勾选)。
• CRS No.: 中央预订系统 (CRS) 的预订号。
• Specials: 特殊要求代码 (如床型偏好、楼层偏好、送早等)。可从 Profile 自动带入，也可手动添加。
• Comments: 备注。可记录客人其他要求或内部沟通信息。可添加不同类型的备注 (见下文)。
• Item Inventory: 客人借用的物品记录 (如加床)。
• Extra 1 / 2 / 3: 酒店自定义字段。

预订界面交互元素详解

• Rate (... 按钮): 点击房价旁的 ... 按钮：

  • Refresh Rates: 刷新房价 (例如，修改日期或房型后)。
  • Daily Details: 查看每日房价明细 (如果房价在入住期间有变动)。
  • Rate Info.: 查看房价的构成信息 (含税费、服务费等)。
  • Short Info.: 显示房价的简要描述或代码。

• Specials (... 按钮): 点击特殊要求旁的 ... 按钮，选择或添加特殊要求代码。

  • 常见的 Specials Code 可能包括早餐份数 (如 Y1 - 1份早餐, Y2 - 2份早餐) 或免费升级原因 (如 XO, X1)。
  • Profile 中的 Preferences (偏好) 会自动带入。手动添加时，系统可能询问是否要将此要求保存回 Profile。

• Packages (... 按钮): 点击包价旁的 ... 按钮，查看或管理房价包含的项目。

  • Package: 包价项目名称。
  • Quantity: 数量。
  • Price: 包价项目的价格 (或包含在总价中)。
  • Posting Rhythm: 过账频率 (如 Per Day, Per Stay)。
  • Included: (Y/N) 是否包含在房价内。
  • Exclude: (√) 勾选可临时扣除某个包价项目 (例如客人不需要某日早餐)。

• Comments (... 按钮): 点击备注旁的 ... 按钮，查看或添加备注。

  • 点击 New 添加新备注。
  • 选择 Comment Type (备注类型):
    • CASHIER: 在结账 (Billing) 界面显示。
    • IN HOUSE: 客人入住 (Check In) 后显示。
    • RESERVATION: 每次打开预订界面时显示 (入住前)。
  • 输入备注内容，点击 OK -> Close。
  • 注意: 每种类型的备注通常只能有一条。添加多条备注后，主界面的 Comments 字段会变黄提示。

• 界面颜色提示:

  • Comments 变黄: 表示存在多条或多种类型的备注。
  • Member Type 变黄: 表示关联了多个会员信息。
  • Rate Code, Market Code, Rate, Source 变黄: 通常表示入住期间的价格或代码有变动 (使用了 Multiple Rate)。
  • Room Number 变红: 通常表示房间被 DNM (Do Not Move) 锁定。

预订状态 (Reservation Status)

预订记录会根据其生命周期显示不同的状态：

• Reserved: 已预订 (未来抵达的普通预订)。
• Due In: 今日应抵 (当天的预订，尚未办理入住)。
• Checked In: 已入住 (在店客人)。
• Walked In: 当日无预订直接入住 (已在店)。
• Due Out: 今日应离 (当天应退房，尚未办理离店)。
• Checked Out: 已离店。
• No Show: 未按预订抵达 (应到未到)。
• Cancelled: 已取消预订。
• Waitlist: 候补名单。

3.2.2 公司、旅行社散客预订

流程与普通散客预订类似，关键在于 第一步 Rate Query 界面：

1. 在 Rate Query 对话框中，除了输入抵达日期、晚数、客人姓名等信息外，还要点击 Company 或 Agent 旁的 ... 按钮，搜索并 关联正确的公司或旅行社档案。
2. (可选) 关联 Source (来源) 档案。
3. 点击 OK 后，进入 Rate Query Details 界面时，系统通常会 优先显示 与该公司/旅行社关联的 协议价格 (Negotiated Rates)。 (房价列表会显示相关协议价)
4. 后续选择房价、房型、完善预订信息的操作与普通散客预订相同。

3.2.3 会员预订

如果客人是酒店常客计划会员，可以通过会员信息快速查找档案并带入协议价：

1. 在 Rate Query 对话框中，输入 Member Type (会员类型) 和 Member No. (会员号)。
2. 按回车键或 Tab 键，系统会自动查找匹配的会员档案。
3. 如果找到，客人的姓名等信息会自动填充。
4. 点击 OK 后，Rate Query Details 界面会显示适用于该会员等级的房价。
5. 后续操作与普通散客预订相同。

Rate Query 界面其他查询入口:

• Block: 输入团队代码查询。
• Company / CORP No.: 按公司名称或编号查询。
• Agent / IATA No.: 按旅行社名称或 IATA 号查询。
• Source / Source No.: 按来源名称或编号查询。

Rate Query 界面显示选项 (Show Rates):

• Closed: 显示已关闭的房价代码。
• Day Use: 显示日用房价格。
• Pseudo: 显示 Pusedo Room (假房/功能房) 的价格 (如果设置了)。
• Room Class: 按酒店区域 (如主楼、附楼) 筛选房型。
• Rate Category: 按价格大类 (如 Public, Corporate, Group) 筛选。

• Rate Class: 按价格区域 (如 BAR, Negotiated) 筛选。

• Last Reservations: 快速打开当前操作员最后处理的那个预订。

3.2.4 预订中的特殊价格操作

3.2.4.1 修改房价 (Modifying Rates)

• 固定整个入住期间的房价:
  1. 在 Room Rate 字段直接输入你想要的固定价格。
  2. 必须 勾选 Fixed Rate 复选框。
  3. 系统会弹出确认框，询问是否将此价格应用于整个入住期间 (entire stay)，选择 Yes。
• 取消固定房价:
  1. 取消 Fixed Rate 复选框的勾选。
  2. 系统会确认，选择 Yes。(房价将恢复为按 Rate Code 每日计算)
• 仅固定首晚房价 (或其他特定日期):
  1. 在 Room Rate 字段输入首晚价格。
  2. 勾选 Fixed Rate 复选框。
  3. 系统弹出确认框问是否应用到整个入住期，选择 No。 (仅首晚固定，后续按 Rate Code 计算)
• 修改入住期间某几天的房价代码 (Multiple Rate Codes):
  1. 点击房价 (Room Rate) 旁的 ... 按钮，选择 Daily Details (或直接在 Options 中选择 Rate Info -> Daily Details，或在特定版本可能有 Multiple Rates 选项)。
  2. 在 Daily Details 窗口中，选中需要修改价格代码的日期行。
  3. 点击 Edit (编辑)。
  4. 在 Rate code 字段选择新的房价代码。
  5. 系统可能会询问是否同步修改 Market code 和 Source code，根据需要选择。
  6. (如果适用) 可在 Resv. Change Until 指定此修改持续到哪天。
  7. 点击 OK。返回预订主界面后，Rate Code, Market Code 等字段会变黄，提示存在多重价格。
• 修改入住期间某几天的具体房价金额:
  1. 进入 Daily Details 窗口，选中要修改的日期行，点击 Edit。
  2. 直接在 Amount (金额) 字段输入新的价格。
  3. 如果希望此手动价格固定，不受 Rate Code 影响，勾选 Fixed Rate。
  4. 点击 OK。返回主界面后，相关字段会变黄。

3.2.4.2 免费升级 (Complimentary Upgrade)

免费升级的核心是：客人实际入住的房型 (Room Type) 高于客人按价格付费的房型 (RTC - Rate to Charge)。

操作方法:

1. 保持 Rate Code 和 RTC (Rate to Charge, 界面右侧房型) 为客人 原本预订 的低级别房型和对应价格。
2. 将 Room Type (界面左侧房型) 修改为客人 实际入住 的高级别房型。
3. (可选/建议) 在 Reason (原因) 字段或 Comments (备注) 中注明免费升级的原因。
4. 房价 (Room Rate) 仍按原 RTC 和 Rate Code 计算。

• 注意: 如果是付费升级或更换同级房型，则需要同时修改 Room Type 和 RTC，并可能需要调整 Rate Code 或手动修改 Room Rate 并固定。
• 另一种记录方式 (如图所示): 保持 Room Type 和 RTC 相同 (为升级后的房型)，但在 Discount Amount / % 输入折扣，使最终 Room Rate 降至原房型价格。但前一种方法更清晰地体现了升级关系。请遵循酒店标准操作。

3.2.4.3 包价管理 (Package Options)

管理房价中包含的附加项目 (如早餐、加床费、套餐内消费额度等)。

• 点击预订界面 Packages 字段旁的 ... 按钮进入包价详情。
• Incl/Excl (Included/Excluded): (复选框) 可临时取消勾选某个默认包含的项目 (如客人某天不需要早餐)。
• New: 手动添加一个包价项目到此预订 (不常用，通常由 Rate Code 自动带入)。
• Edit: 编辑现有包价项目的属性 (如数量)。
• Delete: 删除手动添加的包价项目。

注: 对于团队预订，应在团队客人入住 (Check In) 之前 确认并设置好所有必要的 Package，避免入住后批量修改可能带来的错误。

3.2.5 预订选项 (Reservation Options)

在预订详情界面，点击 Options 按钮会展开一系列附加功能菜单。

3.2.5.1 Accompanying (随行人员/别名)

用于记录同一房间内非主要预订人的姓名，或客人的别名 (例如，某些方言拼音的姓名)。

• Attach: 添加一个随行人员姓名或别名。这有助于在前台或总机 (Ctrl+F7) 通过别名也能快速找到该预订。
• Detach: 移除已添加的姓名。

3.2.5.2 Add On (复制预订)

快速复制一个完全相同的预订，通常用于同一位客人在 紧接着当前预订之后 的续住预订。

• 操作: 打开原始预订 -> Options -> Add On。系统会创建一个新的预订，抵达日期紧随原预订的离店日期，其他信息基本一致。
• 注意: Add On 创建的是一个 独立的新预订。如果需要修改新预订的客人姓名，不能直接在 Profile 上修改 (否则会影响原预订)，而应该在新预订中断开 Profile 链接 (Profile -> Detach 或类似按钮)，然后 Search 查找或 New 创建正确的 Profile 并关联。

3.2.5.3 Agent/Company (关联公司/旅行社)

用于在预订创建后添加、修改或移除关联的公司、旅行社或来源档案。

• 应用场景:
  • 补录公司/旅行社信息。
  • 为已有预订应用协议价: 打开预订 -> Options -> Agent/Company -> 关联公司 -> Options (在此界面内) -> Negotiated Rate -> 选择该公司的协议价代码 -> (如果需要更新房价) 点击 Refresh Room Rate。

3.2.5.4 Alerts (提醒/警告)

设置在特定操作节点自动弹出的提醒信息。

• 操作:
  1. New -> 选择 Code (提醒类型) -> 输入 Descriptions (具体提醒内容)。
  2. 选择 Area (触发区域):
     • Check In: 办理入住时弹出一次。
     • Check Out: 进入结账 (Billing) 界面时弹出。
     • Reservation: 每次打开此预订详情时弹出。
  3. Save -> Close。
• 通知方式:
  • Screen Notification: 屏幕弹出提示框。
  • Printer Notification: (如果配置) 可能在打印某些单据时附带提醒。

3.2.5.5 Cancel (取消预订)

用于取消尚未入住的预订。

• 操作: 点击 Cancel -> 在 Cancellation 对话框中选择 Reason (取消原因) -> OK。系统会记录取消原因和操作信息，并将预订状态改为 Cancelled。
• 注意: 客人办理入住 (Check In) 后，此选项通常会变为灰色不可用。

3.2.5.6 Billing (账务)

快速跳转到该预订的结账界面。

• 前提: 预订状态必须是 Checked In (已入住) 或 Due Out (今日应离)。
• 操作: 点击 Billing -> (可能需要输入收银员密码 Cashier Login) -> 进入 Billing 界面。

3.2.5.7 Changes (修改记录)

查看此预订的所有修改历史记录，包括修改内容、操作人、时间和操作描述。

3.2.5.8 Confirmation (确认信)

发送或打印预订确认信。

• Conf. Letter: 选择预设的确认信模板。
• Send: 发送确认信 (通常通过邮件或传真，需系统配置接口)。
• Preview: 预览确认信内容。
• Print: 打印确认信。
• Customize: (如果启用) 允许编辑确认信内容 (可能生成 Word 文档)。
• File: 将确认信生成文件 (如 PDF) 保存到本地或指定路径。 (保存自定义确认函的示例)

3.2.5.9 Credit Cards (信用卡)

管理预订关联的信用卡信息和预授权操作。

• Manual Approval (手工预授权): 点击此按钮，输入 Approval Amount (授权金额) 和 Approval Code (授权码)。操作成功后，信息会更新到预订主界面的对应字段。
  • 注: 多次追加授权后，主界面通常显示 总 授权金额和 最新 一次的授权码。
• Authorization Rule: (如果对接了在线支付网关 PGBS) 查看或执行自动预授权规则。
• Additional Authorization: (如果对接了 PGBS) 执行追加预授权操作。
• Credit Card History: 查看此卡在此预订上的所有授权历史记录。
• 前提: 付款方式 (Payment) 必须设置为信用卡类型，此选项才可用。

3.2.5.10 Delete (删除预订)

彻底删除预订记录。

• 注意: 此操作通常需要较高权限，且不可恢复。对于不再需要的预订，建议使用 Cancel (取消)。客人入住后此选项会变灰。

3.2.5.11 Deposit (预付订金)

管理客人为预订支付的订金。

• New: 记录一笔 要求支付 的订金规则 (如要求客人在某日期前支付一定金额)。
• Edit / Delete: 编辑或删除订金要求。
• Payment: 记录客人 实际支付 的订金。点击 Payment -> 输入支付金额、方式等信息。
• Transfer: (预订状态下) 将订金从一个预订转移到另一个预订。
• 客人入住 (Check In) 后，已收到的订金通常会自动通过特定交易代码 (如 9000) 转入客人的房账 (Folio) 中。
• 订金处理规则 (如 No Show 是否扣款、取消是否退款) 需遵循酒店政策。对于需要财务跟进的复杂情况 (如订金转 PM 房)，请按标准流程操作。

3.2.5.12 Fixed Charges (固定费用)

设置在客人入住期间按固定周期 (每天、每周、每次入住等) 自动过账的费用。

• 操作: New ->
  • 选择 Frequency (频率): Daily (每天), Weekly (每周), Monthly (每月), Quarterly (每季度), Yearly (每年), Once (仅一次), Supplement (补充)。
  • 选择 Trn. Code (交易代码)。
  • 输入 Amount (金额) 和 Qty (数量)。
  • 设定 Begin Date (开始日期) 和 End Date (结束日期)。
  • OK。
• 夜审时，系统会自动将符合条件的固定费用计入客人账单。办理续住时可能需要重新设置或调整结束日期。

3.2.5.13 History (历史记录)

查看该客人 (关联 Profile) 的过往入住历史记录 (同 Profile Options 中的 History)。

3.2.5.14 Housekeeping (客房服务指令)

向客房部发送特定指令，如要求开夜床 (Turndown)。

• 实际应用中，夜床服务通常由客房部按标准流程执行，此功能可能较少手动使用。

3.2.5.15 Locator (客人去向登记)

记录客人在特定时间段内预计的去向 (如 “在会议室”, “外出用餐”) 或设置请勿打扰 (DND)。

• 操作: New -> 输入 Location (地点), From Time (开始时间), To Time (结束时间)。
• 如果客人设置了当前有效的 Locator，预订界面下方可能会有 Trace Lamp 或类似标记提示。
• Locator 信息可供总机或前台查询。超过结束时间后，记录通常会自动失效。
• 设置 DND (Do Not Disturb) 时，可能需要同时记录 Take Message (代接留言) 指示。

3.2.5.16 Messages (留言)

为客人记录、查看和管理留言。

• New: 新建留言。输入留言内容 (Message Text) -> Save。
• Received / Not Received: 标记留言是否已被客人收到。
• Print: 打印留言。
• Show All Messages: 显示所有历史留言 (包括已收到的)。
• ALL / None: 全选/取消全选留言。
• Delete: 删除留言 (慎用)。
• 有未读留言时，预订界面下方通常会有红色 Message 灯或标记提示。客人确认收到后，标记为 Received，提示会自动消失。

3.2.5.17 Package Options (包价使用情况)

查看房价中包含的包价项目 (如早餐券、消费额度) 的使用情况。

• Refresh: 刷新显示状态。
• Link: (可能用于) 关联或取消关联某些包价项目。
• Report: 生成包价使用情况的相关报表。

3.2.5.18 Party (散客小团体)

将多个 独立预订 (通常是同一批抵达、但分别结账的散客) 组织在一起，方便管理和查询，但账务保持独立。

• 创建 Party:
  1. 新建一个预订，在 No. of Rooms 输入总房间数 (例如 3)。
  2. Save 保存主预订。
  3. Options -> Party。
  4. 点击 Split All (拆分所有) 或 Split (逐个拆分)。系统会为每个房间生成一个 “虚拟” 的预订行。
  5. 逐个选中虚拟行，点击 Edit Party (编辑)，关联或新建对应的客人 Profile。 (Split 示例) (Edit Party 关联 Profile 示例)
• 管理 Party:
  • Add to Party: 将另一个已存在的独立预订加入此 Party。
  • Chg. Party: 将一个成员移到另一个 Party。
  • Detach: 将一个成员从此 Party 中移除 (预订本身仍然存在)。
• 创建 Party 后，主预订客人的姓名会作为此 Party 的名称，显示在每个成员预订界面的 Group 字段旁。可以在预订查询界面按 Party 名称搜索。

3.2.5.19 Privileges (特权/限制)

设置一些特殊的权限或限制。

• No Post: 禁止挂账 (同主界面的 No Post 复选框)。
• Post Stay Charging: 允许离店后记账 (例如延迟的 Mini Bar 消费)。

3.2.5.20 Rate Info. (房价信息)

提供详细的房价构成视图。

• 显示每日房价、税费、服务费、包价项目的明细。
• Currency: 可以选择不同货币查看估算价格。
• Details: 查看更详细的入账代码和金额分解。
• Long Info.: 查看房价的详细文字描述。

3.2.5.21 Register Card (登记卡)

打印客人入住登记卡。可在预订后、入住后随时打印。

3.2.5.22 Room Move (换房)

为 已入住 的客人更换房间。

• 前提: 预订状态必须是 Checked In。
• 操作:
  1. Options -> Room Move。
  2. 在 To Room 字段输入新的房间号码 (或点击 ... 进入 Room Search 界面选择)。
  3. (可选) 选择是否更改原房间的房态 (如从 Occupied Dirty 改为 Vacant Dirty)。
  4. 点击 OK。
  5. 预订界面上的 Room 字段会自动更新为新房号。
• 如果换入的房间当前也处于入住状态 (例如客人要求换到朋友隔壁)，系统可能会提示进入 Share (合住) 状态，需要确认。

3.2.5.23 Routing (自动转账/分账)

设置账务自动转账规则，将特定费用从一个窗口/房间转到另一个窗口/房间。

• 操作: New ->
  • 选择转账类型:
    • Room: 从当前房间转到 另一个房间 (常用于团队成员费用转 PM 房)。
    • Windows: 在 同一个房间 的不同账务窗口之间转账 (常用于客人要求将房费和杂费分开打印账单)。系统会自动创建 Window 2, 3… (最多 8 个)。
  • 选择转账范围:
    • Entire Stay: 整个入住期间都生效。
    • Other Dates: 指定 Begin Date (开始日期) 和 End Date (结束日期)。
  • 选择转账对象:
    • 如果选 Room: 在 Route to Room 下拉框选择目标房间号。
    • 如果选 Windows: 默认转到下一个可用窗口 (如 Window 2)。
  • 选择转账内容:
    • Transactions: 点击 ... 选择要转账的 具体交易代码 (Transaction Codes)。
    • 或者选择 Routing Code (预设的转账代码组，如 “房费及服务费”)。
    • 或者按 Group (大类) 或 Subgroup (子类) 选择。
  • 点击 OK 保存规则。
• 注意: FIT (散客) 之间的费用转移，如果不涉及自动转账，通常建议在结账时使用 Balance Transfer (余额转账, Code 8888) 操作，以保持各自客史的完整性。

3.2.5.24 Share (合住)

将两个或多个 独立预订 合并到 同一个房间，并管理房价分摊方式。

• 前提:
  • 所有要合住的预订，其入住日期必须有 重叠。
  • 建议 Rate Code 保持一致 (否则房价分摊可能复杂)。
  • 所有预订的 Fixed Rate 必须 未 勾选。
• 合并操作 (Combine):
  1. 打开其中一个预订 (主预订)。
  2. Options -> Share -> Combine。
  3. 选择是合住一个 新预订 (Profile - 需要新建或查找档案) 还是一个 已存在的预订 (Reservation - 需要搜索找到另一个预订)。
  4. 选择后，系统会将选定的预订 “拉入” 合住状态。可能会提示是否复制付款方式。
• 房价分摊方式 (在 Share 界面):
  • Entire: 选中一个客人，点击 Entire。表示 房费完全由该客人承担，其他合住人房费为 0。
  • Split: 点击 Split。表示 房费在所有合住人之间平均分摊 (AA制)。
  • Full: 每个合住人都按 各自原预订的全价 收费 (不常用，除非房价代码本身就是按人头计算的)。
• 拆分合住 (Break Share):
  • 选中需要移出的客人，点击 Break Shr. (Break Share)。
  • 系统会提示输入一个新的房间号。
  • 确认后，该客人的预订会移到新房间，脱离合住状态。
• 其他按钮:
  • Resv.: 快速跳转到选中合住人的预订详情界面。
• 注意: 多重价格 (Multiple Rates) 通常不会自动复制到合住的预订上，需要手动调整。

3.2.5.25 Traces (内部待办/交接事项)

设置内部工作任务提醒，用于部门间沟通或班次交接。

• 操作: New ->
  • 选择 Department (部门) 和 Trace On (执行日期)。
  • 输入 Trace Text (具体内容)。
  • Save -> Close。
• 设置 Trace 后，预订界面下方会出现红色 Trace 灯或标记。
• 相关部门人员可以通过报表或特定界面查看分配给他们的 Traces。
• 完成后，标记为 Resolved (已解决)，预订界面的提示会消失。

3.2.5.26 Track It (跟踪物品/服务)

(此功能模块具体用途可能因酒店配置而异) 通常用于跟踪客人请求的特定物品 (如行李寄存、失物招领) 或服务流程的状态。

3.2.5.27 Waitlist (转为候补)

将当前 已保存但无法确认 (例如，因满房) 的预订转入候补名单。

• 操作: 打开无法确认的预订 -> Options -> Waitlist。
• 选择 Reason (原因) 和 Priority (优先级)。
• 输入 Telephone No. (联系电话) 和 Description (描述)。
• OK。预订状态变为 Waitlist，主界面大部分字段会变灰。
• 当酒店有空房时，可从 Waitlist List 界面 (见 3.4) 将其 Accept Res. (接受预订)，恢复为正常 Reserved 状态。

3.3 查询预订 (Update Reservation)

路径: Reservations -> Update Reservation

3.3.1 简单查询

打开 Update Reservation 后，会看到预订查询界面。

• 常用查询条件 (黄色区域):
  • Name: 客人姓氏。
  • First Name: 客人名字。
  • Company: 公司名称。
  • Agent: 旅行社名称。
  • Group: 团队名称。
  • Source: 来源名称。
  • Arrival From / To: 按抵达日期范围查询 (默认通常是当天及以后)。去掉日期可查询所有历史和未来预订。
  • Conf. No.: 按预订确认号查询。
  • Corp. No.: 按公司编号查询。
  • IATA No.: 按旅行社 IATA 号查询。
  • Member No.: 按会员号查询。
  • CRS No.: 按中央预订号查询。
  • Block: 按团队代码查询。
  • Party: 按散客小团体名称查询。
• 操作: 输入条件 -> 点击 Search。
• 结果列表:
  • 绿色标题字段表示当前排序依据。单击其他字段标题可按该字段排序。右键单击标题可进行更复杂的排序设置。
  • 名字前带 * 表示该客人是合住预订，合住信息通常显示在左下角。
• 功能按钮:
  • New: 新建预订。
  • Edit: 编辑选中的预订 (同双击)。
  • Profile: 打开选中预订关联的客人档案。
  • Check In / Cancel C/I: 为今日应抵的预订办理入住 / 取消当日入住操作 (需无费用产生)。
  • Cancel / Reinstate: 取消选中的预订 / 恢复已取消的预订 (恢复的预订抵店日期需是当天或未来)。
  • Options: 打开选中预订的 Options 菜单 (同预订详情界面的 Options)。
  • Search: 返回查询条件输入界面。
  • Close: 关闭查询窗口。

3.3.2 高级查询 (Advanced Search)

点击查询界面的 Advanced 按钮，可以展开更多查询条件。

• Advanced Search Criteria:
  • Room Type: 按房型查询。
  • Country / City: 按客人地址信息查询。
  • Stay On: 查询在指定日期 在店 的预订。
  • Room No.: 按房间号查询 (适用于在店或历史预订)。
  • Market Code / Source Code / Rate Code: 按相应代码查询。
  • Res. Type: 按预订类型查询。
  • Credit Card #: 按信用卡号查询 (需权限)。
  • VIP: 按 VIP 等级查询。
  • Room Class: 按房间等级查询。
  • ETA From / To: 按预计抵达时间范围查询。
  • Rate From / To: 按房价范围查询。
  • Deposit Date / From / To: 按订金要求日期或金额范围查询。
  • Created On / By: 按预订创建日期或创建人查询。
  • Custom Ref.: 按自定义参考号查询 (如果使用)。
  • Conf. Letter: 按确认信状态查询。
• Search Type (按预订状态筛选):
  • General: 常规查询 (包含 Reserved, Due In, Checked In 等)。
  • Day Use: 仅查询日用房。
  • Due IN: 仅查询今日应抵。
  • Due Out: 仅查询今日应离。
  • Waitlist: 仅查询候补预订。
  • Cancellation: 仅查询已取消预订。
  • Checked Out: 仅查询已离店预订。
  • No Shows: 仅查询 No Show 预订。
  • Complimentary: 仅查询免费房预订。
  • Mass Cancellation: (可能用于查询批量取消的记录)。
• 匹配选项:
  • Partial String Match: 允许部分字符串匹配 (模糊查询)。
  • Partial Condition Match: 满足部分条件即匹配。

3.4 候补预订列表 (Waitlist List)

路径: Reservations -> Waitlist List

此界面集中显示所有状态为 Waitlist 的预订。

• 可按 Name (姓名) 或 Date (日期) 筛选。
• 功能按钮:
  • Profile: 查看选中候补预订的客人档案。
  • View: 查看候补预订的详细信息 (通常为只读)。
  • Accept Res. (接受预订): 如果酒店现在有房可以满足此预订，选中后点击此按钮，可将其恢复为正常的 Reserved 状态。
  • Cancel: 取消此候补预订。

PPT 课件参考