第二章 Profiles 档 案

Profile——档案资料，是系统里所有操作的基础。

2.1 档案类型 （如图）

• Individual………………..个人
• Company…………………公司
• Travel Agent…………..旅行社
• Source……………………订房中心
• Group……………………团队
• Contact …………………..联系人(客户的联系人)

2.2 新建档案

• 1、在 Profile Search 查询窗口中先选择档案类型，再按New。(如下图)

Reservation→Profile→选择View By (查看类型)→New

• 2、在 Profile Search 查询窗口中先按 New，再选择档案类型。（如上图） Reservation→Profile→New→选择档案类型→OK

| View By 查看的类型:

注意：在新建档案时应 先查询后新建

2.2.1 Individual————个人档案

• Last Name — 姓：首字母要大写。

点击 里可以输入多重信息，也可以输入中文但不会被显示。

• First/Middle名：首字母要大写。

两字以上可用空格分开，如：Li Lei 。同时可在中文名（指拼音）前加英文名以空格分开。如：Barlow Li Lei

• Language/ Title语言/称呼：语言。

同时控制打印帐单、叫早服务等其它功能的语言。

Address地址：可以多重输入。点击![](/uploads/projects/front_office/202409/17f1ad1154d120b0.jpeg)，new→选择地址类型。

地址类型：

**Business Address**------工作地址：
**Billing Address**--------帐单地址
**Home Address**---------家庭地址 (默认)
**Mailing Address**-------邮件地址
**Shipping Address**---- 航空地址
**Po Box**----------------邮政信箱

→OK→Address(地址)→City（城市）→Postal Code（邮编）→Country（国家）→Stats（省）→Primary（优先权）→OK

档案主页上显示的是 Primary 地址，要将地址显示在档案上的操作：→选择要显示的地址→点击Primary (选中的地址会带个号)→Close 。

• Home address 字体为蓝色表示与上一框链接，上栏输不下可以在此栏输入。
• City——-城市；
• Postal code/Ext——-邮政编码/区号（一旦输入，省份自动显示）
• Country/state-———国家/省份
• Communications-——-通信工具 电话号码的国家代码、区号去除首0，中间以空格相连。

点击![](/uploads/projects/front_office/202409/17f1ad1161ac9d4a.jpeg)，会出现Communication Type对话框。如图：

• HOME：家庭电话号码

• BUSINESS：公司电话号码

• WEB：网页

• MOBILE：移动电话号码

• FAX：传真号码

• EMAIL：邮箱地址

• HOTEL：居住地址

点击![](/uploads/projects/front_office/202409/17f1ad116b52529e.jpeg)，会出现Communication Information文本框。如图：

• Show Primary Only：只显示优先权选中的信息记录。

• Salutation：赞扬词（如：向 xx 先生或女士致敬）。在填写了 Title（称呼）后，系统会自动生成。)

• Vip：Vip 类型选择

VIP 1 PC Base,Freq Guests,Long Stay：VIP 1 普通会员，常客，长住客
VIP 2 PC Gold,Special Freq Guests,Diplomats：VIP 2 黄金会员，特别常、长住客，外交官
VIP 3 PC Platinum,Top Freq Guests,Celebrities：VIP 3 白金会员，超级常、长住客，名人
VIP 4 Heads of State,Royalty：VIP 4 国家元首，王族（成员）
VIP 5 Gold Ambassador：VIP 5 黄金大使
VIP 6 Platinum Ambassador：VIP 6 白金贵宾大使
VIP 7 Royal platinum Ambassador：VIP 7 皇家白金贵宾大使

• VIP reason：VIP 理由; 原因
• Pref. room：喜欢的房间或房间类型
• Other 1 ：其它输入框 1（酒店自己定义）
• Other 2：其它输入框 1（酒店自己定义）
• Date of birth：出生日期 输入方式：日/月/年 注：1949 年（包括 49 年）以前出生的，年份不能简写。
• Nationality：国籍/民族
• Passport：护照号 注：签证/签证有效期/身份证号码
• Mailing list:客人要求邮寄的信息
• Mail_list客人是否要求邮寄酒店相关信息 (是否有酒店派送的礼物)
• Active：活泼的, 主动的；
• History：是否保留档案。打√保留，不打√则一段时间后系统自动删除。）
• Keyword：关键词 点击，会进入Profile Keywords文本框。如图：

Keyword Type：

• ABBR：公司名字缩写
• CPI ：公司标识
• Master _Account：公司协议帐号

Contact：联系人选中此选项会进入 account search对话框，进行客人关联操作。如图

Relationship-———关系、关联（公司与公司的关系；公司与个人的关系）。

Notes：客人信息备注（用来输入客人的特征和喜好）

Note Type：备注类型

Backgroud Notes-——-职业备注

Central Comments-——主要的备注会连到 PMS。其它的不会。

General Notes-———— 一般的备注

Outlook Notes-————-观点喜好

Web Notes-——————-网络信息备注

Property Notes-————属于本酒店

Reservation Notes：预订备注；

| 注：只有Reservation Notes可以复制到预订上的备注中；

输入或拥有多种备注时，在Profile 下栏有红灯提示，可以双击显示所有内容；

常用的备注为Reservation与General ，但Reservation Note 是可以保留至Future的Reservation 中的。

| 注：Note 文本框中最好输入日期和姓名,以便管理。

点击 对话框时New 选择Notes Type-——-Central notes会连到 PMS，其他的不会。

新建 Notes：

→New→Note Type：备注类型 。如图

→Internal Only：打√只想内部的人知道，可控制是否打印；

→Global：打√自动复制到所有酒店，对所有酒店公开，否则只能选择其中一家酒店，规定：酒店的协议单位的Notes不得勾选Global；(本酒店还没有开通)

→Title：标题可以自己输入，也可以与Note Type可以相同。如图

• Attributes ——————— 客人信息

• History information ——— 历史资料

• Rate code ——————— 价格代码

• Last Room ——————— 上次房间

• A/R No. ——————— 应收代码

• Last Rate———————上次房价

• Member No.——————-会员号

• Last Visit———————上次日期

• Search name：查询姓

• First：次数 。 如图在查询框中输入条件，直接按回车。不要按 Search键 。红色条表示有重要信息或多重信息

• More Fields：更多栏位。点击出现More Fields对话框。

• Statistics & Info：客人统计资料信息。点击出现Statistics & Info对话框。记录近两年客人在酒店的入住信息

• Room Nights-————住几晚

Arrval Rooms--------到达房间数
Cancel Rooms--------取消房间数
No show Rooms------预订未到
Day use Rooms-------当日抵离
Total Revenue---------总消费
Room Revenue--------房间消费
F&B Revenue---------餐饮消费
Extra Revenue---------额外消费
Non Revenue----------承包部门消费
Res. Nights-------------预订住宿天数
Res. Arrirals------------预订次数
Cancel Res.-------------预订取消次数
No show Res.-----------应到未到次数
Day use Res.------------日用房次数(钟点房、半日租)
Status---------黑名单
Resertcted----受限（勾选项）
Language--------语言
A/R No.----------应收账号

• 档案页面左上方 如图

Save 或 OK 后出现 ID 号，为电脑自动生成编码（唯一的），不能作为查询条件。

• 档案页面下方 如图

Created By：创建人；On：时间；At：操作酒店代码

Update By：最后修改人；On：时间；At：操作酒店代码

2.2.2 Options： 功能选项

Changes---------------更改
Credit Cards---------信用卡
Delete------------------删除
Enrollment-----------申请会员
Future-----------------将来、前景
History----------------历史资料
Lookup----------------找寻
Memberships--------客户信息
Merge-----------------合并
Neg. Rates-----------合同价
Notes-----------------客人信息备注
Rreferences---------客人喜好
Relationship--------关系、联系

2.2.2.1 Changes————-修改记录

2.2.2.2 Credit Card 信用卡资料

可将客人常用的信用卡的资料保留在档案中；

2.2.2.3 Delete 删除档案

2.2.2.4 Future 将来预订信息

点击new, 出现rate query对话框（如图），可新建预定

2.2.2.5 History 历史信息

在店客人统计在 History 中。

Stay Info: 客人详细记录

Revenue: 消费金额汇总（每次），完整保留。

New 可以新建客人的详细记录
Summary---摘要
Points---要点
Resv. ---预定
View Folio ---查看明细帐单

2.2.2.6 Membership 会员

→Memberships(出现Membership List对话框)→New(出现Memberships对话框)。如图：

Type：会员卡类型；散客卡、协议卡
Card Number：卡号；
Name on Card：持卡人姓名；
Level：会员卡等级；金卡、白金卡等；
Expiration：有效期；
Sequence：序号；
Member Since：开始日期；
Comments：备注；
Inactive：会员卡是否有效。打勾代表卡无效；

在 Pfofile 查询界面里，右侧有Enrollment和Lookup按键。点击会出现相应的对话框

2.2.2.7 Merge合并档案

点击Merge进入Profiles Search对话框（标题栏中多Merge字样）， 选择记录单击OK，出现 `Profiles

Merge对话框，点击Merge`,出现合并信息进度条及完成对话框。先打开的被保留，后打开的被合并。 合并前提必须是同一类型档案。确认需合并档案，选定完整档案，合并缺失不全的档案，多种选项区域内容将一并保留，如：Address 与communication 栏，合并后的档案是以完整档案为主的。

操作：打开第一个档案→Options→Merge→Name（输入要被合并的档案的名字）→Search→选择要被合并的档案→OK→Merge。

注：合并界面上左边的（

Profile to Merge

）

为被合并档案，右边

(

Original Profile)

为要保留档案。合并后所有历史和将

来的数据以及客人的联系方式等都将

会被合并。 完在对话框

2.2.2.8 Neg. Rates 连接协议价格代码 点击出现negotiated tates对话框 ,可以New。如图所示，根据房价代码，选择销售开始时间和

销售结束时间，点击 OK。show inactive—-显示无效的记录。

如果要结束给予协议公司的协议价格则必须在End Sell Date中输入相应的结束时间。

Detail-——详细 点击**Detail**会出现**rate setup edit**窗口。如图

Rate header 栏 Negotiated 栏：（点击profiles可以打开company profiles对话框）

2.2.2.9 Notes 客人信息备注 与主界面上 Notes 同。

根据客人的喜好录入，但是不能跟预订走。

2.2.2.10 Preferences 喜好

客人的普通喜好( 客人的一般喜好，如：楼层、房型等)

Preference Group：喜好类型 Preference：喜好

→FLOOR(楼层喜好)→选择楼层→OK

→ROOM Features(房间特征)→View

Lake→OK

→SMOKING(吸烟喜好)→

NON-Smoking\Smoking Preferences

→OK

2.2.2.11 Relationship关系、联系 （用于建立档案之间的联系。）

点击进入profile relationship对话框，New会出现profile type对话框、如图，选择类型进入 relationship type对话框、如图，确定关系进入 profile search查询框、如图，找到对象，点击OK 完成。 如图

Com

pany——-

-

Employee

（公司

-——

雇员）

Employee——- E

mployer (

雇员

-——-

雇主

)

Company master———-

总公司

Compay.Subsidiary——

分公司

当在

Individual

界面里时，选择

Individual/contact

时

会出现错误信息（没有任何关系类型与之相符）

2.2.3 新建公司档案

Reservation

→

Profile

→

New

→

Company(

公司

)

→

OK

Account：公司名称。

注：只有第一行可用作查询，完整名称输在第一行，第二、三行输入备注说明。

Address：地址。具体操作与个人档案上的 Address 操作同。

City: 城市； Postal code/Ext-——邮政编码/区号Country/state-———国家/省份

Corporate ID：公司号，自己设定标准输入，可用作查询（Corp. No.）；

Active：有效，激活；选√表示该档案有效，不选为无效，档案状态变为 Inactive；

注：当要删除公司档案时，不能直接用 Delete 删除，不然会使统计数据无法查询，只要把状态

改为 Inactive 即可。

Routing：行程按排。

Communications：联系方式；与个人档案同；Owner: 酒店销售经理

Contacts：连接Contact Search查询框。

Potential：连接Potential Search Screen查询框

E-Mail：连接E-Mail(要先进行初始化定义)。

• Stats & Info：额外数据；

S

tatistics this Y

ear

与

Last Year

：

与个人档案同

Status：信用情况。 Normal：信用良好（默认不显示）； Restriction：信用有限制。Rule：描述受限原

因，简短提示语，该提示语会在客人预订入住时自动跳出。

A/R NO：应收账号。

Potential Rm. Ngts.：合同中至少房夜数，与左边实际发生做比较；

Potential Revenue：合同中至少消费额，与左边实际发生做比较；

• Sales Info：销售数据（Sale Info（可以更改信贷信息））

2.2.4 公司 Options 标准说明

Notes：备注； 举例说明仅供参考（协议公司备注输入类型为 General Notes。输入格式为： 协议号：联系人： 折扣： 签单人： 酒店销售经理： 合同有效期）

注：酒店不需要将协议信息备注共享给其它酒店。

Neg. Rates：协议价。 （最好定为：协议公司连接协议价。）

Overview

：信息；如图

上下两部分代表团队与散客的信息。

Rollup Sub-Account Statistical: 汇总分账户统计

Include Legacy/Manual Statistical: 包括遗产/手工统计

Block Summary:团队信息

Individual Summary:散客信息 Rooms Currency: 客房币种

Catering Currency: 餐饮币种

2.2.5 新建旅行社档案

Reservation→Profile→New→Travel Agent(旅行社) →OK

界面与公司档案同，可参考公司档案；IATA：国际名称，可用作旅行社编号；

Stats & Info如图



Back Accoun

t

：

佣金；如图

→

Back Ac

count(

选账户，默认人民币

)

如图

→

Commission Code

（选比例）如图

→

OK

Commission Code

：佣金比例，针对所有账户；

注：Neg. Rate（协议价）中的 Commission Code（针对该价格）优先级高。

Sales Info：销售数据(同与公司档案)。在options有commission----返佣界面



More Fields:

更多选项

2.2.6新建财务/订房中心档案

Reservation→Profile→New→Source(订房中心) →OK

界面与公司档案相同，可参考公司档案； Corporate ID：社团的、法人的账号

Stats & Info 与公司档案相同； Sales Info 与公司档案相同； 在options有commission 返佣界面 More Fields:更多选项

2.2.7新建团队档案

2.2.8新建联系人档案

必须有一个公司的档案，在此基础上可以新建→查询帐户名称→选择帐户→OK

Internal Information

(

酒店

)

内部的

信息

Personal Information

个人的、私人的信息

Sales Info

：销售数据

More fields：更多选项

Routing Instructions:行程按排指示。（下拉框为transaction codes框）

Individual：个人档案(连接Individual Profile界面)

注意事项：

1. 、系统默认自动保留History, 如果此History 不需要保留，请将History 的 ‘√’点掉。

系统默认在Active 上打勾，如果以后不需要再使用客史，请将Active 的√点掉。

1. 、City 均输拼音或英文。
2. 、建立公司或旅行社时，如该公司为分公司，则将地名输在公司名的后面，如无分公司，则地名输在公司名的前面。
3. 、Credit Card / Negotiated Rate / Preferences 三栏目内容可以保存至Future Reservation 。
4. 、档案查询操作界面切换时出现灰色界面呈不可键入状态，此为提醒多重界面已经点 开，点托开当前封面界面即可。
5. 、日期的输入喜达屋标准为月、日、年。

2.3 档案查询 Reservation→Profile

2.3.1 在查询界面进行查询

在新建 Profile 时，应先进行档案查询，避免出现重复的 Profile 信息。^进入方法：1、Reservation →Profile，会出现profile search查询框。如图 2、ALT+R 在出现下拉菜单时按P键，会出现profile search查询框。如图

黄色区域为查询区域：可以具有单项、多项的查询条件。

方法：输入查询条件→选择Search按键。Clear：清除查询条件及内容。%为查询条件的通配符。

Name—-姓 First Name—-名 View By——查看类型 Enrollment——申请会员。{需接入 PMS}

Lookup————搜索是否是会员。 {此功能在接入 PMS 中央预定系统时用上}

Resv. ————查询预订信息。点击Resv.会出现Rate Quer对话框，可以看见客人的预订信息， 在对话框中点击List Resv.会进入预订单界面。

2.3.2 在档案界面进行查询

打开的档案界面→输入 Search Name→按 Tab 键→选中要查看的档案名

(如在新建档案时建立了%为 Last Name 的档案，可在档案界面的搜索界面中找到。)