第四章 Group Reservations (团队预订/Blocks)

团队预订 (Blocks) 功能用于管理批量订房，通常用于旅行团、会议或活动，允许预先锁定一定数量和类型的房间，并进行统一管理。

4.1 创建新的团队预订 (Creating a New Block)

4.1.1 新建团队主信息 (Creating the Block Header)

路径: Reservations -> Blocks

1. 系统首先显示 Business Block Search (团队查询) 界面，默认可能显示当前在店或未来抵达的团队信息。
   • Rm Nts: 该团队预订的总房晚数。
   • Status: 团队的当前状态 (如 TENTATIVE - 暂定, DEFINITE - 确认)。
2. 点击 New (新建) 按钮，进入 Business Block New (新建团队) 界面。

关键字段填写:

• Account/Company (公司):
  • 输入公司名称进行搜索。左侧框会显示匹配的档案。
  • 点击 按钮可打开 Profile Search 界面进行精确查找和关联。
  • 如果关联了多个公司档案，公司名后的 Profile ID 区域可能会变黄 。
• Agent (旅行社): 操作同上，用于关联旅行社档案。
• Source (来源): 必填项。 关联销售人员或预订来源档案 。
• Contact (联系人): 关联公司或旅行社的主要联系人档案。
• Group (团队): 此处 无需 手动输入或关联。团队档案 (Group Profile) 会在保存 Block Header 后自动创建。
• Potential (潜在客户): (可能用于销售管理) 关联潜在客户信息。
• Name (团队名称): 必填项。 输入团队的名称。
• Start Date (开始日期): 必填项。 团队抵达日期。
• Nights (晚数): 必填项。 团队停留的总晚数。
• End Date (结束日期): 根据开始日期和晚数自动计算。
• Block Code (锁房代码): 必填项。 通常根据团队名称自动生成，也可手动修改，用于内部识别。
• Market (市场代码): 必填项。 通常根据选择的 Rate Code 自动带出，也可手动修改。
• Source (来源): 必填项。 (此来源指预订渠道来源，区别于上面的销售人员 Source)。
• Origin (起源): 预订的原始途径。
• Owner (负责人): 必填项。 选择负责此团队的酒店销售经理。
• Block ID: 系统在保存后自动生成的唯一标识。
• Res. Type (预订类型): 选择团队预订的担保类型 (如 6PM Hold, Guaranteed)。
• Rate Code (价格代码): 必填项。 选择适用于此团队的价格代码。
  • 注意: 即使关联的公司/旅行社档案有协议价 (Neg. Rates)，该协议价 不会 自动应用于团队。必须在此处选择一个明确的 Rate Code。
• Packages (包价): 显示关联 Rate Code 中包含的包价项目 (信息展示，不在此处编辑)。
• Decision Date (决定日期): 客户预计确认或取消的日期。
• Follow up Date (跟进日期): 销售人员的内部跟进提醒日期。
• Cut off date / Cut off days (截房日期/天数):
  • Cut off date: 指定一个具体日期，在此日期后未被预订的团队锁定房间将自动释放回酒店库存。
  • Cut off days: 指定在团队抵达前多少天自动释放未预订房间。
• □ Flat Rate (统一房价): (不常用) 勾选表示整个团队使用完全相同的单一房价，忽略 Rate Code 中的每日价格变化。
• Elastic (弹性锁房): □ 勾选表示允许超额预订 (Pickup) 该团队锁定的房间数量 (即允许实际预订数超过最初锁定的房间数，但会占用酒店总库存)。酒店规定通常要求勾选此项，否则可能无法超额预订或更改预订日期。
• Status (团队状态):
  • TEN (Tentative - 暂定/不确认): 新建团队的默认状态。此状态下的房间通常不计入酒店实际已售房数，但会占用预留库存。
  • DEF (Definite - 确认): 表示团队已确认。此状态下的房间会计入酒店已售房数。
  • CAN (Cancelled - 已取消): 团队已取消。
  • LOS (Lost - 流失): 用于记录因竞标失败等原因未确认的团队。
  • 状态管理说明:
    • 在 Tentative 状态下取消团队，可直接将状态改为 Lost 或 Cancelled (取决于酒店流程)。此操作通常不可逆。
    • 团队确认后，必须 将状态改为 Definite。
    • 在 Definite 状态下取消：
      • 如果尚未分配具体客人预订 (Rooming List 未完成或 Pickup 为 0)，可能可以通过 Options -> Cutoff 直接释放房间，然后将状态改为 Cancelled。
      • 如果已有客人预订，必须 先取消所有单个的客人预订 (见 4.5.2)，然后才能释放团队房间 (Cutoff) 并更改状态为 Cancelled。
    • 务必及时更新团队状态，以免影响酒店准确的出租率预测。

其他按钮:

• Details (详情): 查看更详细的团队设置信息。
• More (更多): 可能包含自定义字段或其他附加信息。
• Cancel (取消): (可能指取消当前 Block Header 的创建操作)。

1. 填写完必要信息后，点击 Save (保存)。
2. 保存后，Grid (房格) 按钮会变亮可用，界面下方会显示空白的房间分配格。

4.1.2 团队房间分配格 (Managing the Room Grid)

Grid 用于按日期和房型输入团队需要锁定的房间数量。

操作: 在对应房型和日期的空格中，直接输入所需的房间数量。

Grid 行说明:

• 房型代码 (如 KNG, TWN): 列出酒店的各种房型。
• Original (原始锁定数): 最初在此 Grid 中输入的房间数。
• Current (当前锁定数): 经过调整 (如 Wash, Cutoff) 后的当前有效锁定数。
• Pickup (已预订数): 团队成员实际预订并占用的房间数 (通过 Rooming List 分配)。
• Available (剩余可用数): 当前锁定数减去已预订数 (Current - Pickup)。

Grid 功能按钮:

• Display (显示选项):
  • Available: 显示酒店总的可用房数 (对比团队占用)。
  • Current: 显示团队当前的锁定数 (默认)。
  • Rates: 在格子中显示对应房型和日期的价格。
• Currency (货币): 选择显示价格的货币。
• Wash (削减房间): 按数量或百分比批量减少锁定的房间数。
• Range (范围输入): 批量增加或减少指定日期范围和房型的房间数。
• Priorities (房型优先级): 设置房型在 Grid 中显示的顺序。
• Rates (房价): (同 Display -> Rates) 显示价格。
• Details (详情): 查看更详细的每日房数统计 (含百分比)。
• Res. (Reservations - 预订列表): 跳转到该团队的成员预订列表界面 (Rooming List)。
• Close (关闭): 关闭 Grid 界面返回 Block Header。

4.1.2.1 Wash (削减房间数)

用于按特定规则批量减少已锁定的房间。

• 选择减少方式:
  • By Value: 按具体数量减少。
  • By Percentage: 按百分比减少。
• 选择 Room Type (要削减的房型)。
• 输入 Value (数量) 或 Percentage (百分比)。
• (可选) 使用 Advance 选项可按不同日期设置不同的削减规则。
• 点击 OK。

4.1.2.2 Range (范围选择/输入房间数)

用于批量增加或减少指定范围内的房间数。

• 选择 Room Type (房型)。
• 设定日期范围 (From Date / To Date) 和星期几。
• 输入 No. of Rooms (房间数)。
  • 增加: 输入正数。
  • 减少: 输入负数。
• □ Increase/Decrease Rooms:
  • 勾选: 在现有数量基础上 增/减 输入的数量。
  • 不勾选: 用输入数量 覆盖 现有数量。
• (可选) 使用 Advance 选项可按不同日期设置不同的数量。
• (可选) 可同时设置此范围的 Cutoff Date 或 Cutoff Days。
• 点击 OK。

4.1.2.3 Priorities (房型优先级)

设置 Grid 中房型显示的顺序。

• 单击要排序的房型记录，Pr. No 列会出现序号 (1, 2, 3…)。
• Clear: 清除所有已设置的序号。
• Sort: 应用当前序号进行排序。

4.1.2.4 Details (详细统计)

显示更详细的每日房间数统计，包括已预订百分比、剩余房数等。

• Pickup: 已预订数。
• Pickup Pct.: 已预订百分比。
• Remaining: 剩余未预订房数。
• Contract: (可能指合同约定数)。
• Released: 已被 Cutoff 释放的房数。

4.1.3 创建/管理团队成员预订 (Rooming List)

当 Block Header 和 Grid 设置完成后，需要为团队成员创建实际的预订记录 (俗称 “分房” 或 “上名单”)。

1. 打开团队主预订 (Block Header)。
2. (重要) 确认团队状态 (Status) 已改为 Definite (确认)。
3. Save 保存状态更改。
4. 点击 Res. (Reservations) 按钮，进入团队预订列表界面。

5. 系统通常会提示创建 PM (Posting Master) 预订。

   A Post Master reservation will be created. Would you like to continue? (将创建一个用于结账的主控预订。您想继续吗?)

   

   • 选择 Yes。PM 房是一个 “假房” 预订，主要用于 汇总团队的公共费用 (如领队房费、集体用餐费) 或作为 团队账务转账的目标。

6. 系统可能接着询问是否将此 PM 设为默认。

   Would you like to set this as a default PM to booking? (您想将此设为默认的结账主控预订吗?)

   

   • 通常选择 Yes。

4.1.3.1 团队预订列表界面及选项 (Group Reservation List & Options)

进入团队预订列表后，会看到已创建的 PM 房 (通常标记为 PM)。在此界面可以通过 Group Options 按钮进行批量操作。

(选中 PM 房记录后，Group Options 按钮可用)

Group Options (团队选项) 菜单:

• Rooming List: 进入 批量添加/修改 团队成员姓名名单的界面。 这是最常用的分房入口。
• Check In Group: 批量为团队成员办理入住手续。
• Room Assign: 批量为团队成员分配房间号码。
• Room Status: 查看团队成员房间的房态。
• Print Registration Cards: 批量打印团队成员的登记卡。
• New Post Master: (如果需要) 创建额外的 PM 账户。
• Delete: (谨慎使用) 删除选中的预订记录。
• Cut Keys: 批量制作团队成员的房间钥匙。

进入 Rooming List (分房名单) 界面:

点击 Group Options -> Rooming List。

方法一: Quick Split (快速拆分/分房)

• 适用于只需快速创建占位预订，后续再补全姓名的情况。
• 选择 Room Type (房型)。
• 输入 Number of Rooms (要创建的预订数量)。
• 点击 OK。系统会创建相应数量的、姓名为空 (或默认为 “ROOMING LIST TO FOLLOW”) 的预订记录。

方法二: Manual Entry (手动输入名单)

• 直接在 Last Name 和 First Name 列输入客人姓名。
• 每输入完一行，按 ↓ (向下箭头) 或 Enter 键移动到下一行。
• 系统会自动根据 Grid 中分配的房型数量和顺序，为每行创建预订并分配房型 (如 KNG, TWN)。
• 完成后点击 Save -> Close。

方法三: Handling Shared Rooms (处理合住房间)

1. 使用 Quick Split 或 Manual Entry 先创建 所有床位 的预订 (例如，一个双床房需要创建 2 条记录)。
2. 在 Shr (Share) 列，为 需要合住的记录 打上 X 标记 (通常是每对中的第二个人)。
3. 点击 Save。系统会弹出房价分摊方式选择框：
   • Entire Rate for Primary Sharer: 主合住人付全价，另一人房费为 0。
   • Split Rate evenly for all Sharers: 房费在合住人之间平分。
   • Full Rate for all Sharers: 每个合住人都付全价 (适用于按人头收费的房价)。
4. 选择合适的方式，点击 OK。
5. 返回列表后，合住客人的名字前会出现 * 标记，左下角会显示合住信息。
6. 点击 Close。

4.1.3.2 团队预订列表界面其他功能

• New: 手动新建一个单独的团队成员预订 (不常用，通常用 Rooming List)。
• All: (筛选按钮) 显示所有状态的预订 (包括 No Show, Cancelled)。
• Traces: 查看或设置内部待办事项。
• Messages: 查看或发送留言。
• Share: 手动处理合住 (备选方式，通常在 Rooming List 中处理更方便)。
• Profile: 查看选中预订关联的客人档案。
• Res. (Reservation): 编辑选中的单个预订详情 (进入标准预订界面)。
• Grids: 返回团队房间分配格 (Grid) 界面。
• Block: 返回团队主预订 (Block Header) 界面。
• Print: 打印当前列表。
• □ Search Guest Profile: 勾选后，在 Rooming List 手动输入姓名时，系统会尝试自动搜索并关联现有 Profile。不勾选则直接创建新预订，后续可手动关联 Profile。

4.1.4 其他团队相关操作

4.1.4.1 处理同住人 (非合住 Share)

如果一个房间实际入住两人，但账务上不按合住 (Share) 处理 (例如，一个人承担所有费用)，只需修改预订人数：

1. 在团队预订列表 (Resv.) 中，选中对应的预订记录。
2. 点击 Edit (或 Res. 按钮) 进入单个预订详情界面。
3. 将 Adults (成人数) 字段改为 2。
4. Save。系统可能会弹出提示框，询问此更改是仅应用到该客人，还是应用到团队中符合条件的其他人。
   • This Guest Only: 仅限此预订。 (最常用)
   • All Guests in the Group: 团队所有成员。
   • Selected Guests: (如果之前在列表中多选了) 应用于选中的客人。
   • …(其他条件选项)
5. 选择 This Guest Only (除非有特殊批量修改需求)，点击 OK。

4.1.4.2 设置团队账务自动转账 (Routing to PM)

将团队成员的特定费用 (如房费) 自动转到 PM 房统一结算。

1. 在团队预订列表 (Resv.) 中，选中 任意一个 普通成员预订 (非 PM 房)。
2. 点击 Options -> Routing -> New。
3. 选择转账类型为 Room。
4. 在 Route to Room 下拉框中选择该团队的 PM 房号。
5. 在 Transactions 区域，点击 ... 选择需要转账的交易代码 (如房费、服务费)。
6. 设置转账范围 (通常是 Entire Stay)。
7. 点击 OK 保存此规则。
8. 系统会弹出提示框，询问是否将此规则应用到团队中的其他人。
9. 选择 All Guests in the Group 或其他合适的范围，点击 OK。这样所有团队成员的指定费用都会自动转到 PM 房。

4.1.4.3 团队 PM 房内部分窗 (Window Routing)

如果 PM 房本身需要区分不同类型的费用 (如一部分公司付，一部分领队自付)，可以在 PM 房内部设置 Window Routing。

1. 在团队预订列表 (Resv.) 中，选中 PM 房 预订。
2. 点击 Options -> Routing -> New。
3. 选择转账类型为 Windows。
4. 系统会自动建议转到 Window 2。
5. 在 Transactions 区域选择需要转到 Window 2 的交易代码。
6. 点击 OK 保存。后续可在 Billing 界面按不同窗口结账。

4.1.4.4 修改团队成员姓名 (Name Change)

• 方法一 (简单修改，可能产生重复档案):
  1. 进入 Rooming List 界面。
  2. 直接在 Last Name / First Name 列修改姓名。如果是两人同住，可用 / 分隔 (如 Zhang/Wang)。
  3. Save。 (此方法不会主动关联现有 Profile，可能导致一个客人有多个档案)。
• 方法二 (推荐，关联 Profile):
  1. 进入 Rooming List 界面。
  2. 选中需要修改的记录。
  3. 点击 Profile 按钮。
  4. 在弹出的 Profile Search 界面搜索正确的客人档案。
  5. 如果找到，选中并点击 OK 关联。
  6. 如果找不到，点击 New 创建新档案并关联。
  7. Save。

4.1.4.5 散客加入团队 (Adding FIT to Block)

将一个已存在的散客 (FIT) 预订加入到团队中。

1. 打开该散客的预订详情界面。
2. 找到 Block Code 字段，点击 ... 按钮。
3. 在弹出的 Block Search 界面搜索并选择要加入的团队。
4. 点击 Select -> OK。
5. 系统会提示是否要将该预订的价格刷新为团队价格。
6. 通常选择 Yes (或根据实际情况决定)。 Save 保存预订。

4.1.4.6 团队成员转为散客 (Removing Member from Block)

将一个团队成员的预订从团队中独立出来。

1. 打开该团队成员的预订详情界面。
2. 将 Block Code 和 Group 字段的内容 清空。
3. 将 Rate Code 修改为合适的散客价格代码。
4. 检查并调整 Market, Source, Origin, Payment 等字段，确保符合散客预订要求。
5. Save 保存预订。

4.1.4.7 借房 (Borrowing Rooms / Elastic Block)

如果在分房 (Rooming List) 时，所需房型数量超出了 Grid 中锁定的数量，但 Block Header 设置了 Elastic (弹性锁房)，系统可能会允许 “借用” 酒店的公共库存或其他房型的团队库存。

• 系统会提示从哪里借房：
  • House Availability: 从酒店整体可用房中借。
  • Block: 从该团队其他房型的剩余锁定数中借。
• 根据提示选择。

4.2 团队延期 (Extending Block Dates)

处理整个团队需要延长住宿日期的情况。

1. 延长 Block Header 日期: 打开团队主预订 (Block Header)，将 End Date (结束日期) 修改为新的离店日期。Save。
2. 增加 Grid 房间数: 进入 Grid 界面，在 新增的日期 上，为相应的房型输入所需的房间数量。Save & Close Grid。
3. 延长成员预订日期: 进入团队预订列表 (Resv.)。
   • 逐个修改: 选中一个预订 -> Edit -> 修改 Departure (离店日期) -> Save -> 在弹出框中选择 This Guest Only -> OK。对所有需要延期的成员重复此操作。
   • 批量修改 (需谨慎): 如果所有成员都延期，可以在修改第一个预订弹出提示时，选择 All Guests in the Group (或其他适用范围)。
4. (重要) 检查并调整 Routing: 如果设置了自动转账 (Routing)，需要检查其结束日期是否也需要相应延长。打开任一成员预订 -> Options -> Routing -> 编辑现有规则 -> 修改 End Date -> OK -> 在弹出框选择应用范围。

4.3 团队整体延期 (Shift Date - 仅限未分房团队)

如果团队 尚未开始分房 (即 Pickup 为 0)，且需要整体推迟抵达日期，可以使用 Shift Date 功能。

1. 打开团队主预订 (Block Header)。
2. Options -> Shift Date。
3. 输入新的 Start Date (开始日期)。
4. OK。系统会将整个 Block (包括 Header 日期和 Grid 日期) 向后平移。

4.4 取消团队预订 (Cancelling a Block)

4.4.1 取消暂定团队 (Cancelling Tentative Blocks)

• 如果团队状态为 TEN (Tentative)，可以直接在 Block Header 界面将 Status 改为 CAN (Cancelled) 或 LOS (Lost)。Save 即可。房间会自动释放。

4.4.2 取消确认团队 (Cancelling Definite Blocks)

• 前提: 团队状态为 DEF (Definite)。
• 步骤:
  1. 取消所有成员预订:
     • 进入团队预订列表 (Resv.)。
     • 选中 PM 房 记录。
     • 点击 Cancel 按钮。
     • 选择取消原因，点击 OK。
     • 系统会提示: Do you want cancel entire group? (是否要取消整个团队的预订?) -> 选择 Yes。
     • 再次确认: Are you sure? -> 选择 Yes。
     • Close 预订列表。
  2. 释放团队锁定的房间 (Cutoff):
     • 返回团队主预订 (Block Header) 界面。
     • Options -> Cutoff。
     • 确认释放所有剩余房间 -> Yes。
  3. 更改 Block 状态:
     • 将 Block Header 的 Status 改为 CAN (Cancelled)。
     • Save。
• 注意: 必须先取消所有成员预订，才能 Cutoff 房间和更改 Block 状态。不能取消已有成员办理入住的团队。

4.5 团队主预订选项详解 (Block Header Options)

在团队主预订 (Block Header) 界面点击 Options 按钮可用的功能：

• Add PM (添加 PM 房): 创建一个额外的 Posting Master 预订。
• Changes (修改记录): 查看 Block Header 的修改历史。
• Copy (复制团队): 复制当前 Block Header 的基本信息来创建一个新团队。注意：只会复制 Header 信息，不会复制 Grid 或成员预订。更改新 Block Code 后按 OK，避免直接回车导致代码错误。
• Delete (删除): 删除整个 Block (需要权限，且通常要求 Pickup 为 0)。
• Deposit (预付订金): 管理整个团队的订金要求或收款记录 (操作同散客预订)。
• Cutoff (释放房间): 手动执行 Cutoff 操作，释放未被预订的团队房间。
• Notes (备注): 添加或查看与整个团队相关的备注。
• Item Inventory (物品租赁): 为整个团队预订或管理可租赁物品。
• Shift Date (调整日期): 整体移动团队日期 (仅限 Pickup 为 0)。
• Statistics (统计): 查看团队的统计数据和报表。
  • Block Info: 打印团队汇总信息报表。
• Refr. Rates (刷新价格): 重新计算 Grid 中的价格 (如果 Rate Code 有变动)。
• Traces (内部待办): 设置与整个团队相关的内部交接事项。
• Wash Schedule (削减计划): (可能用于查看或管理 Wash 操作的计划)。

4.6 团队预订列表选项详解 (Group Reservation List Options)

在团队预订列表 (Resv.) 界面点击 Group Options 按钮可用的功能 (需要先选中 PM 房)：

• Rooming List (分房名单): 进入批量添加/修改成员名单界面。
• Check In Group (团队入住): 批量为 今日应抵 的团队成员办理入住。
  • 操作流程通常是: 先手动 Check In PM 房 -> Group Options -> Check In Group -> 选择选项 (如 Inspected Rooms Only - 仅限已检查房, Print RC - 打印登记卡) -> 点击 Check In。
• Room Assign (房间分配): 批量为已有名单但未分配具体房号的成员分配房间。
  • 点击 Start 开始自动分配 -> 分配完成后 Close。
• Room Status (房间状态): 查看团队所有成员房间的当前房态 (干净/脏, 入住/空置)。
• Print Registration Cards (打印登记卡): 批量打印团队成员的入住登记卡。
• New Post Master (新建 PM 房): 创建额外的 PM 预订。
• Delete (删除): 删除选中的预订记录 (慎用)。
• Cut Keys (制作房卡): 批量为已分配房间的成员制作房卡 (需对接门锁系统)。