第九章 AR (Accounts Receivable - 应收账款管理)

AR 模块用于管理酒店与公司、旅行社等客户之间的挂账业务，包括建立应收账户、转移前台账务、账款催收、对账单处理等。

主要功能菜单:

1. Account Maintenance: 账户维护 (核心功能)
2. Transfer F/O Data: 转移前台挂账数据
3. Credit Cards: (信用卡相关处理，可能与 AR 结算有关)
4. Research: 挂账信息查询
5. Statement History: 对账单历史记录
6. Traces: AR 相关的内部待办事项
7. Batch Processing: 批量处理 (如生成对账单)

9.1 账户维护 (Account Maintenance)

管理 AR 账户的基础信息和账务明细。

路径: AR -> Account Maintenance

9.1.1 查询 AR 账户

• 进入 Account Maintenance 后，系统显示 AR Account Search (AR 账户查询) 界面。 AR 账户查询界面
• 输入账户名称 (Account Name)、编号 (Account No.) 或其他条件进行搜索。
• 功能按钮:
  • New: 新建 AR 账户。
  • Edit: 编辑选中的 AR 账户设置。
  • Delete: 删除 AR 账户 (需无余额且非永久账户)。
  • Select: 打开选中账户的账务明细界面。
  • Options: (可能包含) 其他账户管理选项。

9.1.2 新建 AR 账户

创建新的应收账款账户。

路径 1: 通过 AR 模块

1. 在 AR Account Search 界面点击 New。
2. 系统弹出 Profile Search 界面，要求 关联一个已存在的 Profile (通常是 Company 或 Travel Agent)。搜索并选中对应的 Profile -> OK。
3. 进入 AR Account Setup (AR 账户设置) 界面。 AR 账户设置界面
   • Account Type: (通常由系统配置决定) 选择账户类型。
   • Account Number: 必填项。 输入唯一的账户编号 (建议遵循酒店统一格式，如 AA999999)。此编号不可重复。
   • Credit Limit: 必填项。 设置信用额度。挂账金额超过此额度时，前台结算可能会收到警告。
   • Status: 账户状态 (如 Active - 活动, Inactive - 非活动, Restricted - 受限)。
   • Flagged: (√) 标记此账户 (用于特殊关注或报表筛选)。
   • Contact / Phone / Fax / Email: 联系信息 (通常从 Profile 带入，可修改)。
   • AR Address: 对账单邮寄地址。 (从 Profile 带入，可修改，修改后不影响 Profile 地址)。
   • City / Country / State / Postal Code: 地址详情。
   • Reference Currency: 默认货币 (通常为本地货币)。
   • Include In Batch Stmt: (√) 勾选表示此账户包含在批量生成对账单的处理中。
   • Permanent Account: (√) 勾选表示此账户为永久账户，不可删除。
4. 点击 OK 保存新账户。

路径 2: 通过 Profile 模块

1. 打开或新建 Company/Agent Profile。
2. 导航至 Statistics & Info (统计与信息) 区域。
3. 找到 AR No. (应收账号) 字段，点击下拉菜单或旁边的设置按钮 (可能显示为 Setup Account)。
4. 进入 AR Account Setup 界面，后续步骤同路径 1 的第 3 步。

删除 AR 账户:

1. 在 AR Account Search 界面找到要删除的账户。
2. 点击 Edit 进入设置界面。
3. 取消勾选 Permanent Account。点击 OK 保存。
4. 返回查询界面，选中该账户，点击 Delete。
   • 注意: 账户内 必须没有任何余额 (Balance) 才能删除。

9.1.3 AR 账户账务操作 (AR Account Posting Details)

查看和处理单个 AR 账户内的账务明细、收款、调整等。

1. 在 AR Account Search 界面，选中要操作的账户。
2. 点击 Select 按钮。
3. 进入 AR Account Posting Details (AR 账户账务明细) 界面。 AR 账户账务明细界面

9.1.3.1 账务明细界面说明

• 顶部信息: 显示账户名称、编号、联系人、电话及按账龄 (Aging) 分类的余额:
  • Current: 当前 (通常指未到期或 30 天内)。
  • Up to 30: 30 天账龄。
  • 31-60: 31-60 天账龄。
  • … (以此类推，通常到 120+ 天)。
• 账务列表:
  • Date: 账务 转入 AR 的日期 (或手动入账日期)。
  • Invoice No. / Folio No.: 原始发票号 / 前台账单号。
  • Name: 原始预订的客人姓名。
  • Arrival / Departure: 原始预订的抵离日期。
  • Amount: 该笔挂账的 原始总金额。
  • Paid: 已支付/冲销的金额。
  • Open: 当前未付余额。
  • Supplement / Reference: 补充信息 / 参考号。
• 底部汇总:
  • Account Balance: 该 AR 账户的 总未付余额。
• 筛选选项:
  • Payment Only: (√) 仅显示付款/冲账记录。
  • All: 显示所有记录。
  • Open: 仅显示有未付余额 (Open > 0) 的记录。

9.1.3.2 压缩账务 (Compress) - 主要用于信用卡

将 同一天转入 AR 的 多笔性质相同 的账务记录合并为一条显示，简化视图。

• 前提:
  • 只能合并 未被支付过 (Paid = 0) 的记录。
  • 通常用于合并同一批次结算的信用卡账单。
• 操作: 选中需要合并的多条记录 -> 右键 -> Compress。
• 效果:
  • 合并后只显示一条记录，Name 变为 AR 账户名称。
  • 合并记录前会出现 + 号标记，双击可展开查看原始明细。
  • 合并后，通常 当天内 可以通过右键 Uncompress 拆开。
• 此功能有助于清理调整产生的正负两笔记录或合并同日同性质付款。

9.1.3.3 查看发票详情 (Invoice)

选中一条挂账记录，点击 Invoice 按钮，可查看该笔挂账对应的 原始账单明细 (类似于 Folio History)。

9.1.3.4 查看账务编辑信息 (Edit)

选中一条挂账记录，点击 Edit 按钮，可查看该笔账务的基本信息和状态。

• Amount: 原始金额。
• Paid: 已付金额。
• Open Amount: 未付余额。
• Cashier: (如果适用) 原始操作收银员。

9.1.3.5 手动新建 AR 发票/账务 (New Invoice)

用于在 AR 模块直接创建一笔应收账款记录 (通常用于处理前台数据丢失或需要手动补录的情况)。

1. 点击 New 按钮。 新建 AR 发票信息
   • 输入 Invoice No. (发票号/参考号), Amount (金额), Text (描述/备注)。
2. 点击 OK。系统会进一步要求输入详细的账务构成 (模拟原始账单)。 输入账务构成明细
   • 使用 Post 功能逐笔录入构成此发票金额的明细 (如房费、餐饮费等)。
3. 完成后保存。
   • 注意: 此功能应谨慎使用，确保有充分依据。优先求助 IT 解决数据丢失问题。

9.1.3.6 AR 收款/冲账 (Payment)

用于记录客户支付的 AR 账款，或冲销特定的挂账记录。

1. 点击 Payment 按钮。 AR 付款/冲账界面
2. 输入付款信息:
   • Payment Code: 选择收款方式代码 (如 9100-现金, 92xx-信用卡, 9104-支票, 或银行转账代码)。
   • Currency: 选择收款币种。
   • Amount: 输入 本次收款的总金额。
   • Supplement Info / Reference: 输入补充信息或付款参考号 (如银行流水号)。
3. 选择冲账方式:
   • Apply payment to oldest charges (按账龄冲账): 勾选此项，系统会自动将收款金额从 账龄最老 的未付账单开始逐笔冲销，直至金额用完。
   • Apply payment to marked charges (按标记冲账): 在账务列表区，手动在需要冲销的账单记录前的复选框中打 X，然后勾选此项。系统会将收款金额仅用于冲销标记的账单。
   • Apply payment selectively (手动分配冲账): 不勾选以上两项。在账务列表区的 Apply 列，手动输入 要分配给每笔账单的冲账金额 (总和不能超过本次收款金额)。
   • Unallocated Payment (不指定冲账/预付款): 勾选此项。表示本次收款 不用于冲销任何具体账单，而是作为 预付款 存入该 AR 账户 (余额会显示为负数)。后续可以手动将此预付款分配给账单。
4. 点击 Post 确认收款和冲账。

处理 AR 预付款 (Deposit or Unallocated Payment):

• 存入预付款: 点击 Payment -> 勾选 Unallocated Payment -> 输入付款信息 -> Post。
• 使用预付款冲账: 在账务列表中，会看到一笔 Open 金额为负数的预付款记录。
  1. 同时用 X 标记 预付款记录 和 需要被冲销的账单记录。
  2. 点击 Payment 按钮 (此时 Amount 通常为 0)。
  3. 选择 Apply payment to marked charges。
  4. 点击 Post。系统会将预付款金额分配给标记的账单。
• 冲销错误的预付款/冲账 (Unapply Payment):
  1. 找到错误的付款记录 (Payment Transaction)。
  2. 右键单击该记录 -> 选择 Unapply。
  3. 在弹出的界面中确认要撤销分配的金额。
  4. 点击 Unapply。被冲销的账单会恢复未付余额，付款记录本身可能变为 Unallocated 状态或可被进一步处理 (如用调整代码冲销)。

9.1.3.7 AR 账户选项 (Options)

提供针对当前 AR 账户的多种查询和管理功能。

1. Account Setup (账户设置): 编辑当前 AR 账户的基本信息 (同 9.1.2)。
2. Aging (账龄分析): 查看当前账户余额按账龄区间的分布情况。
   • 及时催收超期账款 (如超过 90 天) 对酒店现金流至关重要。
3. Folio History (历史账单): 查询与此 AR 账户关联的所有 原始前台账单 历史记录。
4. Future Resv. (未来预订): 查看与此 AR 账户关联的公司/旅行社未来的预订情况。
5. Notes (备注): 添加或查看与此 AR 账户相关的催收记录、沟通信息等备注。
6. Pay History (付款历史): 查看此 AR 账户的所有收款/冲账记录。
7. Post History (入账历史): 查看所有转入此 AR 账户的原始挂账记录。
   • Pay History 和 Post History 类似于 Profile/Reservation 中的 Changes 功能。
8. Profile (关联档案): 跳转到与此 AR 账户关联的 Profile (公司/旅行社档案)。
9. Statement (对账单): 生成并打印/预览当前 AR 账户的对账单。
   • Balance Forward From... To...: 可选择将某日期前的账务合并为期初余额显示。
   • Promo Text: 可输入附加短语显示在对账单上。
10. Transfer (账务转移): 将选中的 未付挂账记录 从当前 AR 账户 转移 到另一个 AR 账户。
    • 前提:
      • 只能转移 Open > 0 的记录 (未付或部分支付)。
      • 不能转移已被 Compress 合并的记录。
      • 避免转移负数余额 (预付款)。
    • 操作: 选中要转移的挂账记录 -> Options -> Transfer -> 在 Transfer Search 界面搜索并选择 目标 AR 账户 -> OK -> 确认转移 Yes。
11. Year View (年度视图): 按月份汇总显示该账户在过去一年内的借方发生额 (Debits)、贷方发生额 (Credits - 付款/冲账) 和期末余额 (Balance)。

9.2 转移前台挂账数据 (Transfer F/O Data)

此功能用于处理每天 从前台 (Front Office) 结算并转入 AR 模块的挂账数据。这些数据处于一个 “中间地带”，需要审核并正式转移到对应的 AR 账户中。

路径: AR -> Transfer F/O Data

列表说明:

• Account Name / No.: 系统根据前台结算信息建议的 AR 账户。
• Name: 原始客人姓名。
• Date: 结算日期。
• Amount: 挂账总金额。
• Folio No.: 原始前台账单号。
• Invoice No.: 转入 AR 后将生成的发票号 (通常自动生成)。
• From Date / To Date: 查询范围 (To 默认通常是前一天)。

主要操作:

9.2.1 编辑账户关联 (Edit)

如果系统建议的 AR 账户不正确 (例如，前台结算时选错了挂账公司)，可以在此进行修正。

1. 选中需要修改的记录。
2. 点击 Edit 按钮。 编辑账户关联
3. 在 Account No. 字段重新搜索并选择 正确的 AR 账户。
4. 点击 OK。

9.2.2 查看账单明细 (Details)

查看该笔挂账包含的原始消费明细。

1. 选中记录，点击 Details。 查看账单明细
2. 右键菜单:
   • Edit: 查看单笔明细的详情。
   • Delete: (谨慎使用) 删除某条明细记录 (会影响总金额)。
   • POS check Details: 查看 POS 原始单据详情 (若接口支持)。

9.2.3 执行转移 (Transfer)

将选中的、已核对无误的挂账数据 正式转移 到对应的 AR 账户中。

1. 选中一条或多条 (X 标记) 需要转移的记录。
2. 点击 Transfer 按钮。 确认转移
3. 确认后，这些记录会从未转移列表消失，并出现在对应 AR 账户的账务明细中。

9.2.4 查看原始账单 (Folio)

直接查看该笔挂账对应的完整前台账单。

1. 选中记录，点击 Folio。

9.3 信用卡数据转移 (Credit Cards)

(此功能描述较为模糊，可能指处理通过信用卡结算但需后续转入 AR 的特定流程，或信用卡佣金结算相关数据)

路径: (可能在 AR 菜单下) Credit Cards

• 通常，前台的挂账 (Transfer F/O Data) 和可能的信用卡待处理数据 (Credit Cards) 都需要在夜审后及时处理并转移到 AR 账户，否则会影响账龄计算和催收。
• 处理流程类似于 Transfer F/O Data，需要核对信息并执行转移操作。

9.4 挂账信息查询 (Research)

提供一个综合查询界面，用于查找 AR 相关的各种信息，如特定发票、付款记录等。

路径: AR -> Research

• 可按账户名/号、发票号、日期、金额、客人姓名等多种条件进行查询。

9.5 对账单历史记录 (Statement History)

查询 过去生成和发送过 的对账单记录。

路径: AR -> Statement History

• 可按账户、日期范围等查询。
• 选中记录可重新打印或预览历史对账单。

9.6 AR 内部待办事项 (Traces)

管理与 AR 账户催收、查询等相关的内部工作任务。

路径: AR -> Traces

• 操作方式类似于前台的 Traces (见 6.6)，可新建、分配、解决与 AR 账户相关的待办事项。

9.7 批量处理 (Batch Processing)

执行需要批量处理的 AR 任务，如生成对账单、处理佣金等。

路径: AR -> Batch Processing

• Remainder Letters: 生成催款单 (Reminder)。
• Statements: 批量生成并打印月结对账单。

9.7.1 生成催款单 (Reminder Letters)

• 设置筛选条件 (如账龄、账户类型)。
• 点击 Generate 生成符合条件的催款单列表，然后可进行打印或发送。

9.7.2 批量打印对账单 (Statements)

• 设置筛选条件 (如账户类型、上次打印日期、是否包含在批量处理中 - Include In Batch Stmt 标记)。
• 选择对账单日期范围和格式。
• 执行打印或生成文件。

9.8 批量入账 (Batch Posting - AR)

(此功能描述可能与前台批量入账不同，具体指 AR 模块内的批量账务处理)

路径: (可能在 AR -> Batch Processing 下) Batch Posting

• 可能用于批量录入银行手续费、利息或进行批量调整等操作。

9.9 佣金处理 (Commissions) - 概述

(这部分内容似乎混合了佣金设置和 AR 处理，需要区分)

佣金设置相关路径 (Setup):

• 关联佣金到房价代码: Setup -> Rate Management -> Rate Codes -> 选择房价代码 -> Edit -> Commission 按钮 -> 设置佣金代码或百分比 -> (可能需要) 关联产生佣金的交易代码 (Transaction Code / Package Transaction Code)。
• 关联佣金到旅行社档案: Profiles -> 搜索并打开 Travel Agent Profile -> Statistics & Info 标签页 -> 设置 Bank Account (用于支付) -> 设置默认 Commission Code。
• 新建佣金代码: Setup -> Configuration -> Commission -> Commission Codes -> New。
  • 设置代码、描述、计算基础 (Revenue - 按收入 / Flat - 固定金额)、计算方式 (Percentage / Amount)、是否基于净额 (Based on Net Amount)、支付频率 (Per Night / Per Stay) 等。

佣金处理相关路径 (AR / Commissions Module):

(可能在 AR -> Batch Processing 下，或有单独的 Commissions 模块)

• Payment Processing: 处理佣金的支付流程。
• Payment Activity: 查看佣金支付活动记录。
• Research: 查询佣金相关信息。

佣金计算优先级:

• 如果在 预订层面 手动指定了佣金代码 (通常不直接操作)，优先级最高。
• 其次是在 房价代码 (Rate Code) 上设置的佣金规则。
• 最后是在 旅行社档案 (Agent Profile) 上设置的默认佣金规则。
• 系统会根据此优先级确定佣金计算方式。

PPT 课件参考