实例八 制作销售图表

8.1案例简介

8.1.1 案例需求与展示

李玲是佳美电器销售部的经理助理，现在要统计分析2020年空调销售的情况，需要在2020年每月空调销售数据的基础上制作一张统计图，图表要求在反映每月销售数据的同时，显示实际销售量与预计销售量的涨跌情况。根据以上要求，李玲制作出了此图表。效果如图8-1所示。

图8-1销售图表效果图

8.1.2知识技能目标

本案例涉及的知识点主要有：图表的创建、图表元素的添加与格式化、图表外观的美化、为图表设置涨跌柱形线；

知识技能目标：

• 掌握图表的创建。
• 掌握图表的格式化。

8.2案例实现

8.2.1创建图表

在创建图表之前，需要制作或打开一个需要创建图表的数据表格，然后再选择合适的图表类型进行图表的创建。本案例中，已有每个月的销售数据表，所以根据素材数据直接进行图表的创建即可。具体操作如下：

1）打开素材中的工作簿文件“空调销售情况.xlsx”，切换到Sheet1工作表。

2）选中单元格区域A2:C14。

3）切换到“插入”选项卡，单击“图表”功能组中的“插入折线图或面积图”下拉按钮，从下拉列表中选择“折线图”选项，如图8-2所示。

图8-2 “折线图”选项

4）工作表中即可插入了一个折线图，如图8-3所示。

图8-3 插入“折线图”

8.2.2图表元素的添加与格式设置

一个专业的图表是由多个不同的图表元素组合而成的。用户在实际操作中经常需要对图表的各元素进行格式设置。根据案例的效果图，我们逐一进行操作。

（1）设置图表标题

图表标题是图表的一个重要组成部分，通过图表标题用户可以快速了解图表内容的作用，具体操作如下：

1）单击“图表标题”占位符，修改其文字为“年销售量统计图”。

2）再次单击“图表标题”占位符，切换到“开始”选项卡，在“字体”功能组中，设置图表标题文本的字体为“黑体”、字号为“18”、加粗。

3）右击“图表标题”占位符，从弹出的快捷菜单中选择“设置图表标题格式”命令，如图8-4所示。打开“设置图表标题格式”窗格。

图8-4“设置图表标题格式”命令 图8-5“设置图表标题格式”对话框

4）在“填充”选项卡中选择“图案填充”单选按钮，在“图案”的列表框中选择“点线，20%”选项，如图8-5所示。

5）单击“设置图表标题格式”窗格的“关闭”按钮，返回工作表中，即可完成图表标题的格式设置。如图8-6所示。

图8-6“图表标题”设置完成后效果图

（2）设置图例

图例是图表的一个重要元素，它的存在保证了用户可以快速、准确的识别图表，用户不仅可以调整图例的位置，还可以对图例的格式进行修改。具体操作如下：

1）选中图表，切换到“图表工具|设计”选项卡，单击“图表布局”功能组中的“添加图表元素”按钮，从下拉列表中选择“图例”级联菜单中的“顶部”命令，如图8-7所示。

图8-7 设置“图例”位置命令

2）右击“图例”，从弹出的快捷菜单中选择“设置图例格式”命令，如图8-8所示。打开“设置图例格式”窗格。

图8-8 “设置图例格式”命令

3）单击“填充与线条”图标，在“填充”选项卡下单击“纯色填充”单选按钮，之后单击“颜色”右侧的下三角按钮，从下拉列表中选择“浅绿”选项，如图8-9所示。

4）拖动“透明度”右侧的滑块，调图例的填充颜色透明度为“70%”，如图8-10所示。

5）单击“设置图例格式”窗格的“关闭”按钮，完成“图例”项的格式设置，如图8-11所示。

图8-9 设置“图例”填充颜色 图8-10 设置“图例”填充颜色透明度

图8-11 “图例”设置完成后效果图

（3）添加数据标签

为了使用户快速识别图表中的数据系列，可以向图表的数据点添加数据标签，使用户更加清楚地了解该数据系列的具体数值。由于默认情况下图表中的数据标签没有显示出来，需要用户手动将其添加到图表中。具体操作如下：

1）选择图表中的“实际销售量”数据系列，切换到“图表工具|设计”选项卡，单击“图表布局”功能组中的“添加图表元素”按钮，从下拉列表中选择“数据标签”级联菜单中的“下方”命令，如图8-12所示。即可为选中的数据系列添加数据标签。

图8-12 “数据标签”命令

2）单击图表中的数据标签，选择所有数据标签。再单击“87”数据标签，此时只选中了一个数据标签，用鼠标指针拖动此数据标签到折线上方，然后用同样的方法将大于80的数据标签拖动到折线上方适当的位置。

3）在拖动数据标签的过程中，随着数据标签与数据系列距离的增大，在数据标签与数据系列之间会出现引导线，为了去除这些引导线，可右击数据标签，从弹出的快捷菜单中选择“设置数据标签格式”命令，打开“设置数据标签格式”窗格，在“标签选项”下方的列表中取消“显示引导线”复选框的选中，如图8-13所示。

4）单击“设置数据标签格式”窗格的“关闭”按钮，返回工作表，完成数据标签格式的设置，如图8-14所示。

图8-13 “设置数据标签格式”窗格 图8-14 添加数据标签后效果图

（4）添加坐标轴标题

为了帮助用户更轻松地查看图表的数据内容，可以在创建图表时为坐标轴添加标题。具体操作如下：

1）选中图表，单击右侧的“图表元素”按钮，从展开的列表中选择“坐标轴标题”复选框，如图8-15所示。

图8-15 添加“坐标轴标题”

2）修改图表左侧纵坐标标题为“销售量”，修改图表下方横坐标标题为“月份”。

3）右击图表左侧纵坐标标题，在弹出的快捷菜单中选择“设置坐标轴标题格式”命令，打开“设置坐标轴标题格式”窗格，单击“大小与属性”图标，在“对齐方式”选项的列表中单击“文字方向”按钮，从下拉列表中选择“竖排”选项，如图8-16所示。

4）单击“设置坐标轴标题格式”窗格的“关闭”按钮，返回工作表，即可看到在图表中添加了坐标轴标题后的效果，如图8-17所示。

图8-16 “设置坐标轴标题格式”窗格

图8-17 添加坐标轴标题后的效果

【图表元素的添加】视频教程：

8.2.3 图表的美化

为了让图表看起来更加的美观，可以通过设置图表“绘图区”的格式，给图表添加背景颜色。具体操作如下：

1）右击图表的绘图区，从弹出的快捷菜单中选择“设置绘图区格式”命令，打开“设置绘图区格式”窗格。

2）在“填充”选项卡中单击“渐变填充”单选按钮，单击“预设渐变”后的下拉按钮，从下拉列表中选择“浅色渐变-个性化4”选项，如图8-18所示。保持“类型”后的默认值“线性”不变，调整“角度”后微调框的值为“240^。”。

3）设置完成后单击“设置绘图区格式”窗格右上角的“关闭”按钮，返回工作表，完成图表绘图区的格式设置。如图8-19所示。

图8-18 设置“渐变填充”

图8-19 设置“绘图区”填充颜色后的效果

【图表的美化】视频教程：

8.2.4 设置涨跌柱线

Excel中制作的多个系列的折线图可以添加涨跌柱线，涨柱线和跌柱线可以设置为不同的颜色，通过涨跌柱线可以直观地看到数据的涨跌。具体操作如下：

1）选中图表，单击右侧的“图表元素”按钮，从展开的列表中选择“涨/跌柱线”复选框，如图8-20所示。此时在图表中即可显示涨跌柱线。

图8-20 添加“涨/跌柱线”

2）选中“跌柱线1”，切换到“图表工具|格式”选项卡，单击“形状填充”下拉按钮，从下拉列表中选择“标准色”中的“绿色”选项，如图8-21所示。单击“形状轮廓”下拉按钮，从下拉列表中选择“无轮廓”选项，如图8-22所示。

图8-21 设置“形状填充” 图8-22 设置“形状轮廓”

3）用同样的方法，设置“涨柱线1”的“形状填充”为标准色中的“红色”、“形状轮廓”为“无轮廓”。

4）调整图表的位置，如图8-1所示，保存工作簿文件，完成案例的制作。

8.3案例小结

本案例通过制作销售图表讲解了Excel中图表的创建、图表的格式化等操作。在实际操作中大家还需要注意以下问题：

（1）Excel中的图表类型包含14个标准类型和多种组合类型，制作图表时要选择适当的图表类型进行表达。下面介绍几种常用的图表类型。

1）柱形图

柱形图是最常用的图表类型之一，主要用于表现数据之间的差异。在Excel2016中，柱形图包括“簇状柱形图”、“堆积状柱形图”、“百分比堆积柱形图”、“三维簇状柱形图”、“三维堆积柱形图”、“三维百分比堆积柱形图”、“三维柱形图”7种子类型。其中，簇状柱形图（如图8-23所示）可比较多个类别的值，堆积柱形图（如图8-24所示）可用于比较每个值对所有类别的总计贡献，百分比堆积柱形图和三维百分比堆积柱形图可以跨类别比较每个值占总体的百分比。

图8-23 簇状柱形图 图8-24 堆积柱形图

2）折线图

折线图是最常用的图表类型之一，主要用于表现数据变化的趋势。在Excel2016中，折线图的子类型也有7种，包括“折线图”、“堆积折线图”、“百分比堆积折线图”、“带数据标记的折线图”、“带标记的堆积折线图”、“带数据标记的百分比堆积折线图”、“三维折线图”。其中折线图（如图8-25所示）可以显示随时间而变化的连续数据，因此非常适合用于显示在相等时间间隔下的数据变化趋势。堆积折线图（如图8-26所示）用于显示每个值所占大小随时间变化的趋势。

图8-25 折线图 图8-26 堆积折线图

3）条形图

将柱形图旋转90^。则为条形图。条形图显示了各个项目之间的比较情况，当图表的轴标签过长或显示的数值是持续型时，一般使用条形图。在Excel2016中，条形图的子类型有6种，包括“簇状条形图”、“堆积条形图”、“百分比堆积条形图”、“三维簇状条形图”、“三维堆积条形图”、“三维百分比堆积条形图”。其中簇状条形图可用于比较多个类别的值，堆积条形图可用于显示单个项目与总体的关系。

图8-27 簇状条形图 图8-28 堆积条形图

4）饼图

饼图（如图8-29所示）是最常用的图表类型之一，主要用于强调总体与个体之间的关系，通常只用一个数据系列作为数据源，饼图将一个圆划分为若干个扇形，每一个扇形代表数据系列中的一项数据值，其大小用于表示相应数据项占该数据系列总和的比值。在Excel2016中，饼图的子类型有5种，包括“饼图”、“三维饼图”、“子母饼图”、“复合条饼图”、“圆环图”。其中圆环图（如图8-30所示）可以含有多个数据系列，每一个圆环图中的环都代表一个数据系列。

图8-29 饼图 图8-30 圆环图

5）面积图

面积图（如图8-31所示）用于显示不同数据系列之间的对比关系，显示各数据系列与整体的比例关系，强调数量随时间而变化的程度，能直观地表现出整体和部分的关系。在Excel2016中，面积图的子类型有6种，包括“面积图”、“堆积面积图”、“百分比堆积面积图”、“三维面积图”、“三维堆积面积图”、“三维百分比堆积面积图”。其中，面积图用于显示各种数值随时间或类别变化的趋势线。堆积面积图（如图8-32所示）用于显示每个数值所占大小随时间或类别变化的趋势线。可强调某个类别交于系列轴上的数值的趋势线。但是需要注意，在使用堆积面积图时，一个系列中的数据可能会被另一个系列中的数据遮住。

图8-31 面积图 图8-32 堆积面积图

（2）Excel图表由图表区、绘图区、标题、图例、数据系列、坐标轴等基本组成部分构成，如图8-33所示。下面介绍图表的基本组成部分。

数据系列

趋势线

图表标题

绘图区

图表区

网格线

图例

数据标签

坐标轴标题

坐标轴

图8-33 图表的构成

1）图表区

图表区是指图表的全部范围。选中图表区时，将显示图表对象边框以及用于调整图表大小的8个控制点。

2）绘图区

绘图区是指图表区内的图形表示区域。选中绘图区时，将显示绘图区边框以及用于调整绘图区大小的8个控制点。

3）标题

标题包括图表标题和坐标轴标题。图表标题一般显示在绘图区上方，坐标轴标题显示在坐标轴外侧。

4）数据系列

数据系列是由数据点构成的，每个数据点对应于工作表中某个单元格内的数据，数据系列对应工作表中的一行或一列的数据。数据系列在绘图区中表现为彩色的点、线、面等图形。

5）图例

图例由图例项和图例项标识组成，默认，包含图例的无边框矩形区域显示在绘图区右侧。

6）坐标轴

坐标轴按位置不同分为主坐标轴和次坐标轴。Excel默认显示的是绘图区左边的主要纵坐标轴和下边的主要横坐标轴。

对于图表的各部分元素的格式设置，均可通过右键快捷菜单中的设置格式命令实现。

8.4经验技巧

8.4.1快速调整图表布局

图表布局是指图表中显示的图表元素及其位置、格式等的组合。Excel2016提供了12种内置图表样式，用于快速调整图表布局。以本案例为例，快速调整图表布局的操作如下：

选中图表，切换到“图表工具|设计”选项卡，单击“图表布局”功能组中的“快速布局”下拉按钮，从下拉列表中选择“布局5”选项，如图8-34所示。即可将此图表布局应用到选中的图表，如图8-35所示。

图8-34 “快速布局”下拉列表 图8-35 应用“快速布局”后的图表

8.4.2图表打印技巧

图表设置完成后，可按照用户需要进行打印。为了避免图表打印在两张纸上，打印之前应先预览一下打印效果，然后进行适当调整，这样可避免不必要的纸张浪费。

图表的打印有以下的几种情况：

1）仅打印图表

当用户只需要打印图表时，可选中图表，切换到“文件”选项卡，选择“打印”命令，根据图表的预览效果，调整纸张方向为“横向”，在Excel窗口的右侧可显示打印预览的效果，如图8-36所示。调整完成后，单击“打印”按钮，即可实现图表的打印。

图8-36 图表打印预览效果

2）打印数据与图表

需要打印数据源与图表时，可选中工作表中的任意单元格，切换到“视图”选项卡，单击“工作簿视图”功能组中的“页面布局”按钮，显示工作表的页面布局视图，如图8-37所示。如数据与图表不在一页，在此视图下，可调整页边距，使打印的内容在同一页中，最后单击“文件”选项卡中的“打印”命令即可实现数据与图表的打印。

图8-37 “页面布局”视图

3）不打印图表

当用户只想打印表格数据，不打印图表时，可通过以下操作实现：

右击图表，从弹出的快捷菜单中选择“设置图表区域格式”命令，打开“设置图表区格式”窗格，单击“大小与属性”按钮，在“属性”栏中取消“打印对象”复选框的选中，如图8-38所示。单击“关闭”按钮，返回工作表，完成设置。此时，选中工作表任意单元格，单击“文件”选项卡中的“打印”命令，即可在打印预览中只看到表格数据。

图8-38 “设置图表区格式”窗格

8.5拓展练习

王芳负责新城地产公司的房屋销售统计工作，根据上半年的预计销售量和实际销售量的数据，需要制作一张统计图表，为下半年的销售做准备，效果如图8-39所示。打开素材中的“房屋销售量统计情况.xlsx”，帮助王芳完成以下操作：

1）根据销售数据，制作“组合图”图表，实际销售量为“簇状柱形图”、预计销量量为“带数据标记的折线图”。

2）为图表添加如效果图所示的图表标题、坐标轴标题，调整图例位置。

3）调整“实际销售量”数据系列的颜色为“绿色”、“预计销售量”数据系列的颜色为“橙色”，为数据系列添加数据标签。

4）设置绘图区格式填充为“对角线：浅色下对角”

图8-39 完成后的习题效果图

课件学习：