实例五 科普文章的编辑与排版

5.1实例简介

5.1.1 实例需求与展示

小李是某高职院校一名大三的学生，在某学术期刊杂志社实习。根据工作安排，他要对一篇word格式的科普文章进行编辑。具体要求如下：

（1）修改文档的纸张大小为“B5”，纸张方向为“横向”，上、下页边距为2.5厘米，左、右页边距为2.3厘米，页眉和页脚距离边界皆为1.6厘米。

（2）为文档插入“边线型”封面，将文档开头的标题文本“西方绘画对运动的描述和它的科学基础”移动到封面标题占位符中，将下方的作者姓名“林凤生”移动到作者占位符中，适当调整它们的字体和字号，并删除其他占位符。

（3）删除文档中的所有全角空格。

（4）在文档的第2页，插入“飞越型提要栏”的内置文本框，并将红色文本“一幅画最优美的地方和最大的生命力就在于它能够表现运动，画家们将运动称为绘画的灵魂。――拉玛左（16世纪画家）”移动到文本框内。

（5）将文档中8个字体颜色为蓝色的段落设置为“标题1”样式，3个字体颜色为绿色的段落设置为“标题2”样式，并按照以下要求修改“标题1”和“标题2”样式的格式。

1）标题1样式

字体格式：方式姚体、小三号、加粗、字体颜色为“白色，背景1”；段落格式：段前段后间距为0.5行，左对齐，并与下段同页；底纹：应用于标题所在段落，颜色为“紫色，强调文字颜色4，深色25％”。

2）标题2样式

字体格式：方正姚体、四号、字体颜色为“紫色，强调文字颜色4，深色25％”；段落格式：段前段后间距为0.5行，左对齐，并与下段同页；边框：对标题所在段落应用下框线，宽度为0.5磅，颜色为“紫色，强调文字颜色4，深色25％”，且距正文的间距为3磅。

（6）新建“图片”样式，应用于文档正文中的10张图片，并修改样式为居中对齐和与下段同页，修改图片正文的注释文字，将手动的标签和编号“图1”到“图10”替换为可以自动编号和更新的题注，并设置所有题注内容为居中对齐，小四号字，中文字体为黑体，西文字体为Arial，段前、段后间距为0.5行；修改标题和题注以外的所有正文文字的段前和段后间距为0.5行。

（7）将正文中使用黄色突出显示的文本“图1”到“图10”替换为可自动更新的交叉引用，引用类型为图片下方的题注，只引用标签和编号。

（8）在标题“参考文献”下方，为文档插入书目，样式为“APA第五版”，书目中文献的来源为文档“参考文献.xml”。

（9）在标题“人名索引”下方插入格式为“流行”的索引，栏数为2，排序依据为拼音，索引项来自于文档“人名.docx”，在标题“参考文献”和“人名索引”前分别插入分页符，使它们位于独立的页面中（文档最后如存在空白页，将其删除）。

（10）为文档除了首页外，在页脚正中央添加页码，正文页码自1开始，格式为“Ⅰ，Ⅱ，Ⅲ，…”。

（11）为文档添加自定义属性，名称为“类别”，类型为文本，取值为“科普”。

经过技术分析，小李使用Word2016按要求完成了科普文章的排版，效果如图5-1所示。

图5-1文章编辑完成后效果图（部分）

5.1.2知识技能目标

涉及的知识点主要有：页面设置、封面的插入、样式的修改和应用、图表样式的创建、题注的添加、交叉引用、分页符的使用、插入参考文献、设置索引、插入页码等基本操作。

知识技能目标：

• 掌握封面的插入；
• 掌握样式的修改；
• 掌握样式的应用；
• 掌握图片样式的创建与应用；
• 掌握题注的添加与交叉引用；
• 掌握页脚的设置；
• 掌握索引的添加。

5.2实例实现

对于科普文章这类的长文档，编辑、排版是Word中一个比较复杂的应用。要实现实例的效果，需要对文档进行一系列设置，下面逐一进行介绍。

5.2.1页面设置

对文章进行排版之前，先进行页面设置，可以直观地看到页面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。本实例中要求修改文档的纸张大小为“B5”，纸张方向为“横向”，上、下页边距为2.5厘米，左、右页边距为2.3厘米，页眉和页脚距离边界皆为1.6厘米。页面设置的具体操作如下：

1）打开素材中的“科普文章原稿.docx”，切换到“布局”选项卡，单击“页面设置”功能组中的“纸张大小”按钮，在下拉列表中选择“B5”选项，如图5-2所示。

2）在“布局”选项卡下，单击“页面设置”功能组中的“纸张方向”按钮，在下拉列表中选择“横向”选项，如图5-3所示。

图5-2 设置“纸张大小” 图5-3 设置“纸张方向”

3）在“布局”选项卡下，单击“页面设置”功能组右下角的对话框启动器按钮，弹出“页面设置”对话框，在“页边距”选项卡下，将上、下页边距微调框的值设置为2.5厘米，左、右页边距微调框的值设置为2.3厘米，如图5-4所示。切换到“布局”选项卡，在“页眉和页脚”栏中设置页眉、页脚距边界皆为1.6厘米，如图5-5所示。设置完成后，单击“确定”按钮，关闭“页面设置”对话框，完成文档的页面设置。

图5-4 页边距设置 图5-5 页眉、页脚设置

5.2.2插入封面

一个完整的文档是需要封面的，如果我们自己来设计封面的话，又有点难度，此时可以借助word软件中自带的封面设计来实现这个功能。根据本实例的要求，具体操作如下：

1）将光标定位到文档的开头，切换到“插入”选项卡，单击“页面”功能组中的“封面”按钮，在下拉列表中选择“边线型”选项，如图5-6所示。

图5-6 选择封面类型

2）将文档开头的标题文本“西文绘画对运动的描述和它的科学基础”移动到封面页标题占位符中，并将标题文本的字体设置为“华文中宋”、字号为“一号”、“加粗”。

3）切换到“文件”选项卡，在下拉列表中选择“选项”命令，弹出“Word选项”对话框，选择“自定义功能区”命令，在右侧“自定义功能区”下方的列表框中勾选“开发工具”选项，如图5-7所示。单击“确定”按钮，返回文档，即可在选项卡栏添加 “开发工具”选项。

图5-7 “Word选项”对话框

4）选择“作者”控件，切换到“开发工具”选项卡，在“控件”功能组中单击“设计模式”按钮，如图5-8所示。使控件开启设计模式。

图5-8 “设计模式”按钮

5）将下方的作者姓名“林凤生”移动到作者占位符中。

6）选中“公司”、“副标题”和“日期”占位符按键删除。

【插入封面】视频教程：

5.2.3应用与修改样式

样式就是已经命名的字符和段落格式，它规定了文档中标题、正文等各个文本元素的格式。为了使整个文档具有相对统一的风格，相同的标题应该具有相同的样式设置。

Word 2016提供了“标题1”等多种内置样式，但不完全符合本实例中的规定，需要修改内置样式以满足格式要求。应用与修改样式的操作步骤如下：

1）将光标定位于文档中第一处蓝色文本段落之中，切换到“开始”选项卡，单击“编辑”组中的“选择”按钮，在下拉列表中选择“选定所有格式类似的文本（无数据）”选项，如图5-9所示。可将文档中全部的蓝色文本段落选中。

图5-9 “选定所有格式类似的文本（无数据）”选项

2）单击“开始”选项卡下“样式”功能组中的“标题1”样式，此时所有选定的文本段落均应用了“标题1”样式。

3）右击“标题1”样式，在弹出的快捷菜单中选择“修改”命令，弹出“修改样式”对话框，设置字体为“方正姚体”，字号为“小三”，字形为“加粗”，字体颜色为“白色，背景1”，如图5-10所示。

图5-10 “修改样式”对话框

4）单击对话框下方的“格式”按钮，在下拉列表中选择“段落”命令，弹出“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡下设置“对齐方式”为“左对齐”，设置段前段后间距为“0.5行”，如图5-11所示。切换到“换行和分页”选项卡，勾选“与下段同页”复选框，设置完成后，单击“确定”按钮，关闭“段落”对话框，返回到“修改样式”对话框。

图5-11 “段落”对话框 图5-12 “边框和底纹”对话框

5）单击“格式”按钮，在下拉列表中选择“边框”命令，弹出“边框和底纹”对话框，切换到“底纹”选项卡，在填充颜色选择面板中选择“紫色，强调文字颜色4，深色25％”选项，如图5-12所示。单击“确定”按钮，关闭所有对话框。返回文档中，完成“标题1”样式的修改，效果如图5-13所示。

图5-13 “标题1”样式修改完成后效果（部分）

6）将光标定位于文档中第一处绿色文本段落之中，切换到“开始”选项卡，单击“编辑”功能组中的“选择”按钮，在下拉列表中选择“选定所有格式类似的文本（无数据）”选项，将文档中全部的绿色文本段落选中。

7）单击“开始”选项卡下“样式”功能组中的“标题2”样式，此时所有选定的文本段落均应用了“标题2”样式。

8）右击“标题2”样式，在下拉列表中选择“修改”命令，弹出“修改样式”对话框，设置文本字体为“方正姚体”，字号为“四号”，字体颜色为“紫色，强调文字颜色4，深色25％”。

9）单击对话框下方的“格式”按钮，在下拉列表中选择“段落”命令，弹出“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡下设置“对齐方式”为“左对齐”，设置段前段后间距为“0.5行”，切换到“换行和分页”选项卡，勾选“与下段同页”复选框，设置完成后，单击“确定”按钮，关闭“段落”对话框。

10）单击下方的“格式”按钮，在下拉列表中选择“边框”命令，弹出“边框和底纹”对话框，切换到“边框”选项卡，将颜色设置为“紫色，强调文字颜色4，深色25％”，宽度设置为“0.5磅”，单击“预览”中的“下边框”，单击下方的“选项”按钮，弹出“边框和底纹选项”对话框，将“下”设置为“3磅”，如图5-14所示。单击“确定”按钮，返回“边框和底纹”对话框，再单击两次“确定”按钮，返回文档中，完成标题2样式的修改，效果如图5-15所示。

图5-14 “边框和底纹选项”对话框

图5-15 “标题2”样式修改完成后效果（部分）

【应用与修改样式】视频教程：

5.2.4新建图片样式

当文档中有多处图片时，为了使图片具有统一的格式，也可以使用样式功能进行设置。操作步骤如下：

1）选中文档中的第1张图片对象，切换到 “开始”选项卡，单击“样式”功能组右下角的对话框启动器按钮，弹出“样式”窗格，单击下方的“新建样式”按钮，如图5-16所示。弹出“根据格式化创建新样式”对话框，将名称“样式1”修改为“图片”，如图5-17所示。

图5-16 “新建样式”按钮 图5-17 “根据格式化创建新样式”对话框

2）单击下方的“格式”按钮，在下拉列表中选择“段落”命令，弹出“段落”对话框，在“缩进和间距”选项卡中设置对齐方式为“居中”，切换到“换行和分页”选项卡，勾选“与下段同页”复选框，单击“确定”按钮。返回文档中，完成“图片”样式的创建。

3）依次将文档中的图片2至图片10应用新建的“图片”样式。

4）删除图片1下方的“图1”文本，切换到 “引用”选项卡，单击“题注”功能组的“插入题注”按钮，如图5-18所示。弹出“题注”对话框，单击“新建标签”按钮，弹出“新建标签”对话框，在“标签”下方的文本框中输入“图”，如图5-19所示。设置完成后单击“确定”按钮，返回“题注”对话框。然后单击“编号”按钮，弹出“题注编号”对话框，取消勾选“包含章节号”复选框，设置编号格式，如图5-20所示。单击“确定”按钮，返回“题注”对话框，完成图片题注的设置，如图5-21所示。再次单击“确定”按钮，返回文档中。

图5-18 “插入题注”按钮

图5-19“新建标签”对话框 图5-20 “题注编号”对话框

图5-21 “题注”对话框

5）删除图片2下方的“图2”文本，打开“题注”对话框，此时对话框中自动显示“图2”的题注，单击“确定”按钮，即可快速添加题注。使用同样的方法，设置第3张至第10张图片的题注。

6）选中第1张图下方的题注文本段落，切换到 “开始”选项卡，单击“字体”功能组右下角的对话框启动器按钮，弹出“字体”对话框，将中文字体设置为“黑体”，将西文字体设置为“Arial”，字号设置为“小四号”，如图5-22所示。单击“确定”按钮，返回文档中。继续单击“段落”功能组右下角的对话框启动器按钮，弹出“段落”设置对话框，设置对齐方式为“居中”，段前、段后间距为0.5行，单击“确定”按钮。完成段落的格式设置。效果如图5-23所示。

图5-22 “字体”对话框

图5-23 “题注”格式设置完成后效果图

7）选中第1张图下方的题注文本段落，双击“开始”选项卡下“剪贴板”功能组中的“格式刷”按钮，然后依次点击第2张图至第10张图下方的题注文本所在段落。完成题注格式的复制。

8）将光标置于任一正文段落中，单击“开始”选项卡下“样式”功能组中的对话框启动器按钮，弹出“样式”窗格，选中“正文”样式，单击右侧的倒三角形按钮，在下拉列表中选择“修改”，弹出“修改样式”对话框，单击下方的“格式”按钮，在下拉列表中选择“段落”命令，弹出“段落”设置对话框，将段前、段后间距设置为“0.5行”，单击“确定”按钮，关闭所有对话框。完成正文样式的修改。

【新建图片样式】视频教程：

5.2.5交叉引用

交叉引用就是在文档的一个位置引用文档另一个位置的内容，类似于超级链接，交叉引用一般是在同一文档中互相引用。操作步骤如下：

1）找到正文中使用黄色突出显示的文本“图1”，将该文本删除，切换到“引用”选项卡，单击“题注”功能组中的“交叉引用”按钮，弹出“交叉引用”对话框，在“引用类型”下拉列表中选择“图”选项，在“引用内容”下拉列表中选择“仅标签和编号”选项，在“引用哪一个题注”列表框中选择“图1”选项，如图5-24所示。单击“插入”按钮，即可在光标定位处显示交叉引用的“图1”字样。再单击“关闭”按钮，关闭对话框，返回文档中。

图5-24 “交叉引用”对话框

2）按照同样的方法找到正文中使用黄色突出显示的文本，依次插入相对应的题注标题。

5.2.6插入参考文献

本实例中的参考文献在“参考文献.xml”文件中，需要进行文档间的引用，操作步骤如下：

1）将光标定位于“参考文献”下方，切换到“引用”选项卡，单击“引文与书目”功能组中的“管理源”按钮，如图5-25所示，弹出“源管理器”对话框，单击“浏览”按钮，弹出“打开源列表”对话框，找到素材中的“参考文献.xml”文件，如图5-26所示，单击“确定”按钮，返回“源管理器”对话框。将左侧列表框中的所有对象选中，单击中间位置的“复制”按钮，将左侧的参考文献全部币制到右侧的“当前列表”列表框中，如图5-27所示，单击“关闭”按钮。返回文档中。

图5-25 “管理源”按钮

图5-26 “源管理器”对话框

2）在“引文与书目”功能组中单击“样式”右侧的下三角按钮，从下拉列表中选择“APA第六版”选项，单击下方的“书目”按钮，在下拉列表中选择“插入书目”命令，如图5-27所示。即可实现参考文献的插入，效果如图5-28所示。

图5-27 “插入书目”命令

图5-28插入参考文献书目后效果图

5.2.7插入人名索引

人名索引是指将档案馆(室)藏档案中涉及的人名及其简要情况著录下来，向利用者提供以人名为线索的一种查找性检索工具。本实例中的人名在素材文件夹的“人名.docx”文件中，要将其中的人名插入到实例中，操作步骤如下：

1）将光标置于“人名索引”下方，切换到“引用”选项卡，单击“索引”功能组中的“插入索引”按钮，弹出“索引”对话框，将“格式”设置为“流行”，“栏数”设置为“2”，“排序依据”设置为“拼音”，如图5-29所示。

图5-29“索引”对话框

2）单击下方的“自动标记”按钮，弹出“打开索引自动标记文件”对话框，找到素材中的“人名.docx”文件，如图5-30所示。单击“打开”按钮，返回“索引”对话框，单击“确定”按钮，返回文档中。

图5-30 “打开索引自动标记文件”对话框

3）再次单击“引用”选项卡下“索引”组中的“插入索引”按钮，弹出“索引”对话框，单击“确定”按钮，索引内容将显示出来，如图5-31所示。

图5-31 插入人名索引后效果图

4）将光标置于“参考文献”之前，单击“布局”选项卡下“页面设置”组中的“分隔符”按钮，在下拉列表中选择“分页符”命令，按照同样的方法，在“人名索引”之前插入“分页符”。对这两部分内容进行分页操作。

【插入参考文献与人名索引】视频教程：

5.2.8设置页脚

页脚是文档中每个页面的底部的区域。常用于显示文档的附加信息，可以在页脚中插入文本或图形，如页码、日期、公司徽标、文档标题、文件名或作者名等。本实例中添加页脚的操作步骤如下：

1）双击第2页的页脚位置，进入页眉页脚编辑视图。切换到 “页眉和页脚工具｜设计”选项卡，勾选“选项”功能组中的“首页不同”复选框，如图5-32所示。

图5-32 设置“首页不同”

2）单击“页眉和页脚”功能组中的“页码”按钮，在下拉列表中选择“设置页码格式”命令，弹出“页码格式”对话框，将“编号格式”设置为“Ⅰ，Ⅱ，Ⅲ，…”类型，将“起始页码”设置为“Ⅰ”，如图5-33所示。单击“确定”按钮，返回文档中。

图5-33 “页码格式”对话框

3）继续将光标置于第2页的页脚位置，单击“页眉和页脚”功能组中的“页码”按钮，在下拉列表中选择“页面底端”级联菜单中的“普通数字2”选项，如图5-34所示。

图5-34 设置页码

4）单击“页眉和页脚工具｜设计”选项卡下“关闭”功能组中的“关闭页眉和页脚”命令。返回文档的编辑状态。

5）单击“保存“按钮，保存文档，完成实例的制作。

5.3实例小结

通过对科普文章编辑与排版的学习，我们对长文档的操作、页面设置、样式的修改和应用、图片样式的创建与应用、插入索引、插入题注、交叉引用、插入页脚等word2016中这些操作有了深入的了解和掌握。在我们的日常工作中经常会遇到许多长文档，如毕业论文、企业的招标书、员工手册等，有了以上的Word操作基础，对于此类长文档的排版和编辑就可以做到游刃有余。

在长文档中，如有某个多次使用的词语错误时，若逐一改将花费大量时间，而且难免会出现遗漏，此时可以使用“开始”选项卡、“编辑”功能组中的查找与替换按钮统一进行修改。需要注意的是，在查找中可以使用通配符号“*”和“？”实现模糊查找。

5.4经验技巧

5.4.1 排版技巧

1．快速为文档设置主题

主题是一组协调的颜色，通过应用文档主题可以使文档具有专业的外观。为文档快速设置主题的方法如下：

将光标定位到文档中，切换到“设计”选项卡，在“文档格式”功能组中单击“主题”按钮，从下拉列表中选择一种主题应用即可，如图5-35所示。

图5-35 “主题”下拉列表

2．显示分节符

插入分节符之后，很可能看不到它。因为默认情况下，在最常用的“页面”视图模式下是看不到分节符的。这时，可以单击“开始”→“段落”→“”按钮，让分节符现出原形。

5.4.2 长文档技巧

1．在Word中同时编辑文档的不同部分

一篇长文档在显示器屏幕上不能同时显示出来，但有时因实际需要又要同时编辑同一文档中的相距较远的几部分。怎样同时编辑文档的不同部分？

操作方法如下：

首先打开需要显示和编辑的文档，如果文档窗口处于最大化状态，就要单击文档窗口中的“还原”按钮，然后单击“视图”→“窗口”→“新建窗口”按钮，屏幕上立即会产生一个新窗口，显示的也是这篇文档，这时就可以通过窗口切换和窗口滚动操作，使不同的窗口显示同一文档的不同位置中的内容，以便阅读和编辑修改。

2．Word 2016文档目录巧提取

在编辑完成有若干章节的一篇长Word 2016文档后，如果需要在文档的开始处加上章节的目录，该怎么办?如果对文档中的章节标题应用了相同的格式，比如定义的格式是黑体、二号字，那么有一个提取章节标题的简单方法。

操作方法如下：

（1）单击“开始”→“编辑”→“查找”按钮，打开“查找和替换”对话框。

（2）选择“查找内容”框，单击“格式”按钮，从列表中执行“字体”命令，在“中文字体”框中选择“黑体”，在“字号”框中单击“二号”，单击“确定”按钮。

（3）单击“阅读突出显示”按钮。

此时，Word2016将查找所有指定格式的内容，对该例而言就是所有具有相同格式的章节标题了。然后选中所有突出显示的内容，这时就可以使用“复制”命令来提取它们，然后使用“粘贴”命令把它们插入文档的开始处了。

3．快速查找长文档中的页码

在编辑长文档时，若要快速查找到文档的页码，可单击“开始”→“编辑”→“查找”按钮，打开“查找和替换”对话框；再单击“定位”选项卡，在“定位目标”框中单击“页”，在“输入页号”框中键入所需页码，然后单击“定位”按钮即可。

4．在长文档中快速漫游

单击选中“视图”→“显示/隐藏”→“导航窗格”复选框，然后单击导航窗格中要跳转的标题即可至文档中相应位置。导航窗格将在一个单独的窗格中显示文档标题，用户可通过文档结构图在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。在导航窗格中，可选择显示的内容级别，调整文档结构图的大小。若标题太长，超出文档结构图宽度，不必调整窗口大小，只需将鼠标指针在标题上稍作停留，即可看到整个标题。

5.5拓展练习

根据要求对提供的“Word.docx”文档进行排版，效果如图5-36所示。要求如下：

1）调整纸张大小为B5，页边距的左边距为2cm，右边距为2cm，装订线1cm，对称页边距。

2）将文档中第一行“黑客技术”设置为1级标题，文档中黑体字的段落设为2级标题，斜体字段落设置为3级标题。

3）将正文部分内容设为四号字，每个段落设为1.2倍行距且首行缩进2字符。

4）将正文第一段落的首字“很”下沉2行。

5）在文档的开始位置插入只显示2级和3级标题的目录，并用分节符的方式令其独占一行。

6）文档除目录页外均显示页码，正文开始为第1页，奇数页显示在文档的底部靠右，偶数页码显示在文档的底部靠左。文档偶数页加入页眉，页眉中显示文档标题“黑客技术”，奇数页没有内容。

7）为文档应用一种合适的主题。

图5-36习题排版后效果图

课件学习：