第四章 团队预订

4.1 新建团队预订

4.1.1 新建团队主预订 Reservation→Block

注：团队信息默认为当前在店及预订的团队；

• Rm Nts：总房夜数；
• Status：团队状态；

→New：新建（客房团队与宴会团队）

• Acct/Comp：公司。左边框显示的是符合输入条件的档案，若连接多个公司，则可点击 ，公司名后的数字为Profile ID, 如果变成黄色，表示连接了多个档案)。如为协议单位的团队用 选择档案连接；
• Agent：旅行社；协议旅行社用 选择档案连接；
• Source：销售人员档案连接；必输项；
• Group：团队；不需要输入，档案将在团队预订保存后自动建立；
• Contact：联系人
• Potential：潜在的

• Name：团队名；

• Start Date：开始日期；

• Market：市场代码；根据价格代码自动生成；必输项；
• Nights：晚数；必输项；
• Source：来源；必输项；
• End Date：结束日期；
• Owner：酒店销售经理；必输项
• Block ID：系统自动生成
• Origin：起源
• Block Code：锁房代码；根据 Name 自动生成；必输项；
• Res. Type：预订类型；
• Rate Code：价格代码；必输项； 注：团队不按协议价，原来连接的协议价对团队不起用；
• Packages：包价；此处只做说明，不影响实际  Decision Date：决定日期
• Cut off date：停止时间（整体的）  □ Flat Rate：统一房价
• Cut off days：按时间段确认停止时间（逐个的）  Owner：酒店销售经理
• Follow up Date：跟进日期。针对 Sales, 提醒提前确认的最后日期
• Elastic：伸缩性，打√表示在排房时可增加房数；
• Status：团队状态；
  • Status：团队状态；
  • Tentative：不确认的；
  • Definite：确认的；
  • 新预订的状态默认为 TEN。

当在Tentative 状态下，要把整个团队取消，直接下拉菜单选择Los 键就可以取消团队了，而且此团队不可以再激活；
当一个团队确认了之后，要将Reservation Type 更改为Definite ；
在Definite 状态下，还没有生成确认号码，如果想取消此团队就直接进入Option －Cutoff 就可以把此团队房间清除；若生成了确认号码的团队就必须进入Reservation 给每一个预订作取消，之后才可以进入Option －Cutoff 把团队房间清除。对于团队的更改与取消都要及时，否则影响到酒店入住率。

注：规定必须选择“√”，否则不可 Overbooking，做成的预订日期也不可更改。

Details：详细

More：更多

Cancel：取消

→Save：保存；Grid按钮变亮，界面上出现占房表。

4.1.2 团队预订占房 Grid：

选择房型与日期直接在空格中输入房间数。

Original：最初预订锁房数；
Current：实际用的锁房数；
PickUp：用掉的房间数（已Rooming List）

• Display：显示列表 Available：可用的；Current：当前的： Rates：显示价格。
• Currency：货币 Priorities：查看房型明细表（可用于排序）
• Rates：显示价格。 Res.：预订分房
• Wash：减少房间数 Details：详细
• Range：选择房数 Close：关闭

4.1.2.1 Wash 减掉，减少房间数；

Wash ：范围，挑选范围，日期，房型，房间数。点击Wash →By value 更改数值

• By Value：按数量减少；  Room Type：选择修改数量的房间类型；
• By Percentage：按百分比减少；（少操作）  Advance：可选择每天减少不同的数量； →输入相应的 Value 或 Percentage→选择房型→OK。

4.1.2.2 Range 选择房间数；

• Room Type：选择房间类型；

  • □ Increase/Decrease Rooms： 打√表示在原房间数上增减，不打√表示覆盖原 来输入的同一天的同一类型的房间数；

• No. of Rooms：房间数；

• Advance：可选择每天减少不同的数量
• Cutoff Date：停止时间（整体的）  Cutoff Days：按时间段确认停止时间（逐个的）

操作：点击Range →选择Room type →点击Increase/Decrease →在No of Rooms 处输入数量，如果是减少数量，输入数量负数，点击OK 。

4.1.2.3 Priorities 查看每个房型的最少可卖房情况；

• Clear：清除所有排列序号；
• Sort：按序号排序；占房界面中将按该排列顺序排序；

注：点击要进行排序的房间类型记录，Pr.No 出现序号(1…)； 点击已有序号的记录，原序号会去掉；

4.1.2.4 Details 详细说明；

• Pickup：用掉的房间数（已 Rooming List）

  • PickUp Pct.：用掉的房间数百分比

• Remaining：

• Contract：
• Released：Cut off 的房间数

4.1.3 团队预订分房

打开新建的团队主预订→修改 Statue（团队状态为）Definite；

→Save；→Resv.：预订分房；

• Total Block：
• Available：团队中还剩下可用房
• Tent.Res.：
• House Available：
• House Non Deduct：

会出现：

Post Master reservation will be created. Would you like to continue? 一个假房预订生成， 你想继续吗？　
Yes：是； 　No：否；

如图：

点击是后，会出现：

→Would you like to set this as a default PM to booking?你想生成一个 PM 房房号吗？
　Yes：是； 　No：否； 　Cancel：取消；

4.1.3.1 快速分房 Group Option：团队选项；

注：在进行分房操作时，必须选择 PM 假房预订记录

• Rooming List：团队名单
• Check In Group：团队入住
• Room Assign：团队分房
• Room Status：房态
• Print Registration：打印登记表
• New Post Master：建立新PM帐户
• Delete：清除
• Cut Keys：作房间钥匙

Rooming List：分房名单

选择Rooming List ，先分一个PM 房给团队，然后按团队预定的房间类型进行分配，若Share 的房间要注意房费的设置。

→输入名字→Split→Save→Close

Quick Split：快速分房

可根据实际情况输入要分房间数量。

Room Assign：团队分房

→点击Start

→点击Close

Check In Group：团队入住

• 先将 PM 房 Check In，再使用团队 Check In 的功能键，Check In 该团所有的房间。
• 选择 Inspected Rooms Only → Cut Keys to all group guest → Number of Keys → Per Reservation → Don’t print RC → Check In

团体其中一房需延住

先 Block Head 延长日期，再选 This Guest Only，Routing 需相应地作延长。

→点击“Group Option”→点击”Check In Group”。如图：

详见团队入住操作

Cut Keys：作房间钥匙

4.1.3.2 手工分房

Group Option→Rooming List→按Enter→输入 Frist（a01、a02…..）→按键盘上的“↓”键头继续下行。

→Save→Close

4.1.3.3 合住分房

Group Option→Rooming List→快速分房或手工分房分出新的预订→在预订上隔一个打X

→Save→出现合住房价他配提示：

-   Entire Rate for Primary Sharer：一人全价一人零
-   Split Rate evenly for all Sharers：一人一半
-   Full Rate for all Sharers：全部全价

→OK→合住客人名字前出现*号，在左下角出现合住信息

→Close

注：可在分房前根据占房数计算出预订数（房间数 X2），通过手工分房分出所有预订进行合住操作。

4.1.3.4 团队分房界面其它功能

• New：显示新的预订；  Profile：档案；
• All：显示所有预订；  Res.：预订；
• Traces：留言；  Grids：占房；
• Messages：内部留言；  Block：团队；

• Share：合住；  Print：打印；

• Search Guest Profile：打√表示查询 Profile，不打√表示不查询，默认为不打√；

4.1.4 其它团队分房操作

4.1.4.1 两人住，不做合住操作

选中一个团队→Resv. →选中任一房间（不能为 PM 房）→Edit→Adults（人数）改为 2

→OK

- This Guest Only：只是该客人；
- All Guests in the Group：团队中所有客人；
- Selected Guests：选中的客人；
- Only Guests with Same Arrival Date：到店日期相同的客人；
- All Checked In Guests：所有入住的客人；
- Guests In House between and ：在店日期从 到 之间；

→根据情况选择→OK。

4.1.4.2 团队账务转主账房 Routing

操作：选中一个团队→Resv. →选中任一预订（不能为 PM 房）→Option→Routing→New

→Room→Route to Room 输入房号选择，选择当前团队假房→Transactions（要分单的项目）

→OK

注：Routing 详见散客预订操作。

4.1.4.3 团队账务分界面处理

Windows(最多可以分8个界面)

→NEW

4.1.4.4 名字修改

操作 1：已分房后进行名字修改，不需要连接原有档案 Rooming List→All→直接对 Name 修改→若 2 人 XXX/XXX。（可能出现重复档案）

操作 2：已分房后进行名字修改，要连接原有档案 Rooming List→All→Profile→通过 Profile Search 选择正确的档案，没有则新建（档案 选择、新建详见散客档案操作）

4.1.4.5 散客入团

操作：打开散客预订→Block Code→选择要加入的团队

→ Select→OK→系统按团队价格刷新该客人价格。

4.1.4.6 团员出团

操作：打开要出团的团员预订→将 Block Code, Group 中内容删除→将价格改成相应散客价格→ OK

4.1.4.7 借房

如果团队预订时 Elastic Block 打√，则当分房时团队所占房间数不够时系统将提示借房

-   House Availability：从酒店可用房中借房；
-   Block：从团队其它房间类型中借房

4.2 团队延期

1. 将团队主预订日期在原日期基础延长相应天数 End Date 延长 2 天→Save
2. 在团队延期那天占上相应的房间数 Grid→输入相应房间数

3.给每个预订进行延期

Resv. →选中一个预订→Edit→将到让日期修改至延期日

Save→OK

4.释放团队多余房间 Option→Cat off

5.修改团队主预订日期至延期日

4.3取消团队预订

4.3.1 取消不确认团队

在 Tentative 状态下，将 Status状态改为 Lost Booking；

4.3.2 取消确认团队在 Definite 状态下

1.取消所有团队中成员的预订

操作：Resv.选 PM 房预订→Cancel→输入取消原因→OK

→Do you want cancel entire group: 你是否想取消整个团队预订

→Yes→Are you sure: Yes→Close；

2.将团队所占的房间释放出来

操作：Option→Cut off→Yes

3.将团队作取消操作：将Status状态改为CAN。

注：只能取消没有房间入住的团队。

4.5 团队预订功能

4.5.1 Option

4.5.1.1 Add PM 增加PM房；

4.5.1.2 Changes 修改记录；

打开团队的操作修改记录；

4.5.1.3 Copy 复制一个团队

只能复制主信息界面；

在使用复制功能的时候不要直接按键盘的 Enter,在更改完 New Block Code 后按 OK 否则团队代码将出现中文名。

4.5.1.4 Delete 删除；

4.5.1.5 Deposit 预付订金；

操作方法同散客预订中 Deposit.

4.5.1.6 Cutoff 把多出来的团队占房删除；

4.5.1.7 Notes 备注；

4.5.1.8 Item Inventory 物品租赁

4.5.1.9 Shift Date 调整、移动团队，没有预订，时间往后推；

注：只适用于还没有分房团队预订。

4.5.1.10 Statistics 统计

Block Info：打印团队汇总信息报表。

4.5.1.11 Refr. Rates 刷新价格；

4.5.1.12 Traces 备注

4.5.1.13 Wash Schedule 洗涤清单

4.5.2 Group Options

4.5.2.1 Rooming List 团队分房；

4.5.2.2 Check In Group 团队入住；

只有当天预抵团队才可使用。

详细见团队入住操作。

4.5.2.3 Room Assign 房间分配；

4.5.2.4 Room Status 房间状态；

4.5.2.5 Print Registration Cards 打印登记卡

4.5.2.6 New Post Master 建 PM 房；

4.5.2.7 Delete 删除；

4.5.2.8 Cut Keys 做房间钥匙；