第九章 AR 应收

1. Account Maintenance 账户维护
2. Transfer F/O Data (中间地带)前台挂账转移
3. Credit Cards (中间地带)信用卡数据
4. Research 挂账调查 5、Statement History 历史声明
5. Traces 跟踪
6. Batch Processing 批处理

9.1 账户维护 Account Maintenance

9.1.1 账户查询AR

→Account Maintenance

Options：选项 
New：新建
Delete：删除 
Select：选择

9.1.2 新建账户AR

→Account Maintenance

→New→档案查询→选择正确的档案→OK→账户设置界面

- Account Type：账户类型；2 个代码；
- Account Number：账户代码；AA9999 格式，不能重复；
- Credit Limit：信用额，限额；必输项 # 注：超过限额时前台挂账时会出现提示，可生成限额报表。
- Status：状态； 
-  Flagged : 
- Phone/Fax：电话/传真；
- Contact：联系人； 
- Email：邮箱地址
- AR Address：地址，# 档案中的地址会自动复制过来，修改后不影响档案中地址；
- City：城市 
- Country/State：国家/省份
- Postal Code：邮编 
- Reference Currency：货币；人民币；
- Include In Batch Stmt：打√表示包含在批量打印日结单；
- Permanent Account：打√表示该账户为永久账户，不可删除；

→OK

查看各账户的具体内容，可在查询界面里双击进入，如下图：

• 建立AR Account路径有：

  • Profile→Profile Search(New or Edit)→View By (选择Profile Type)→Account(建立账户)→Address需要详细输入,日后邮寄帐单地址以此界面地址为依据→Statistic &Information→AR 栏下拉菜单→Setup Account 操作界面→Account Type→Account Number （前两位为字母，后六位为数字）→Credit Limit 信贷限额(提示City Ledger Settlement)→Reference Currency 默认人民币→OK→OK

  • AR→Account Maintenance→AR Account Search→New→Profile Search→接下来步骤同上。

• Delete AR Account

光标停留在所选帐号，点击Edit→Setup Account 界面→Permanent Account 点除勾号→OK →Delete 。

AR Account 有Balance 的帐号无法操作Delete 键（呈阴影状态）

• AR Post调整金额

光标停留在所选帐号，Select→AR Account→Detail → Post → 接下来步骤同Billing栏Post 键 一旦操作将影响Trail Balance Report 与Aging 账龄

9.1.3账户操作

9.1.3.1账户界面说明

AR→Account Maintenance→选择要进行处理的账户（可同时选择多个账户）→Select→点击Detaile。

- Up to：账龄；
- Up to 30 ：30天以内；
- 31-60：31天-60天

明细标题说明：

- Date：挂账日期，实际发生日期；
- Amount：金额（原始的）；
- Open：余额； | 
- Paid：冲减；
- Supplement：增补
- Reference：备注；
- Accounts Balance：总余额；
- Payment Only：打√表示只显示冲账记录；
- All：显示所有记录；
- Open：只显示带余额的记录；

9.1.3.2压缩账 Compress 适用于信用卡

合并，一笔以上，当天的费用不能合并；

注：1、被合并的账不能是被冲减过的；

1. 合并后名字变成账户名；
2. 合并后有 + ， + 是真正的费用，下面两笔只是信息；
3. 可用右键Uncompress拆开，只能是当天的才能进行拆分。 可压缩更改的错帐（正负两笔）及同一性质付款； 查询框点击All，压缩后的帐呈 + 状态隐藏，点击即可显示明细

操作前提为：只是Invoices （非Payment ）可操作，不支持Paid Invoices ，同一Current Day 的 Posting 。

9.1.3．3 Invoice 发票明细；

9.1.3．4 Edit 查看账户信息;

- Amount：金额；
- Paid：冲账金额，0 代表没有冲过账；
- Open Amount：余额；
- Cashier：收银员；

9.1.3.5 New 加一次客人的消费记录，可入账；

New Invoice, Transfer FO/Data 转移完毕出现丢失时，先求助IT 查找，得到确认后再操作此功能键。

→OK

9.1.3.6 Parment 冲账

Payment→Payment Code→Currency→Amount→Supplement→Post ；适用单笔或部分帐款支付。

- Payment Code：入账代码； 
- Supplement Info：补充信息；
- Currency：付款方式； 
- Reference：备注；
- Amount：金额；
- Unallocated Payment：无去向的账，不是用于冲账，如押金、预付；
- Apply payment to oldest charges：从最早的账开始冲；
- Apply payment to marked charges：冲选中的记录，打 `X` 的； 
- Apply payment selectively：有选择性的自由分配冲账；

Deposit or Payment

• Unallocated Payment→Payment Code→Currency→Amount→Supplement→Reference→Post ；此款项将入到该应收帐号内，不会抵冲任何挂帐。
• 需要从Deposit 中结算账户内的挂帐：×选中Deposit Amount 栏及需 支付帐务栏 → Pay →付款步骤如上。
• Back Charge Payment ：点击右键→Unapply →选中→Unapply ，Open栏将 恢复Balance 。
• 在黄色查询框点击Open 为所有余额账户显示；点击Payment Only 为已付款账户显示。

Apply Payment to Oldest Charges ：支付最早账户，如有剩余金额将自动冲抵其他应

Apply Payment to Marked Charges。

Apply Payment Selectively：在Apply栏直接输入应付款。

9.1.3.7 Option 功能选项；

• 1 Account Setup 账户设置，修改；

• 2 Aging 账龄；

Aging 栏：Up to 30, 30-60,60-90,90-120显示Open (Balance)栏中的数据帐龄；

月末的帐龄越小意味着酒店收入越大，因此 Open 栏中的数据不可超过 90 天 Pay ，此为信贷规定

• 3 Folio History 历史账单；

• 4 Future Resv. 将来预订；

• 5 Notes 备注；

• 6 Pay History付款历史；

• 7 Post History 入账历史；

Pay History & Post History同等于Profile & Reservation的Changes。

• 8 Profile 档案；

• 9 Statement 对账单；

- Balance Forward From⋯ To ⋯：这段时间的费用合并起来打印； 
- Promo Text：可输入短语；

Statement→Promo Text （发送短信），输入后显示在月结单左下方。

• 10 Transfer 转账；

注： 1、冲过的不能转； 2、合并过的不能转； 3、负数最好不要转；

具体步骤：Transfer (Payment)：

Payment 入错账户，需转入正确的账户，光标选中Payment→点击右键→Unapply→Unapply→Pay→Payment Code(9804)→AR Inter Transfer)→Select the AR Inter Transfer→Option→Transfer→Transfer Search (AR Account Search)→OK→Yes

• 11 Year View 查看从当天前一年的账户情况；

- Debits：发生额； 　
- Credits：冲账； 　
- Balance：余额；

9.2 前台挂账转移

AR→TransferF/O Data

明细标题说明:

- Account Name：账户名； 
- Folio No.：前台账单号；
- Account No.：账户号码； 
- Invoice No.：应收查询单号；
- Name：客人名； 
- From Date⋯ To Date⋯：日期从⋯到⋯，To 默
- Date：日期； 认为前一天
- Amount：总金额；

9.2.1 Edit

→选择正确的账号→OK

9.2.2 Details 账单明细；

右键菜单：

- Edit：每笔明细详细记录；
- Delete：删除明细纪录；
- Pos check Details：POS 详细检查；
- Edit：每笔明细详细记录

9.2.3 Transfer转移；

选中一笔转一笔，两笔打 X 转两笔；/转移所有；多项为合并转移。

9.2.4 Folio 账单

9.3 信用卡数据 Credit Cards

(中间地带)信用卡数据

Transfer FO/Data & Credit Card

• 每晚夜审后，Transfer FO/Data 与Credit Card 数据库生成，如果不转移会累加帐龄；
• Transfer Accruals to AR→Edit→支持更改挂错公司、旅行社或订房中心等的名称；
• Transfer 完成后Trail Balance Report 中将反映出来，下一步骤进入Account Maintenance

9.4 挂账查询 Research

9.5 Statement History

9.6 Traces 内部留言

9.7 批处理 Batch Processing

- Remainder Letters：生成对账单
- Statements：成批打印所有月结单

Remainder Letters：生成对账单

- Generate：生成

Statements：成批打印所有月结单

9.8 成批入账 Batch Posting

Commission 佣金

- Payment Processing 处理付款
- Payment Activity 付款行动
- Research 调查

Commission路径

• Rate Code：Setup→Rate Management→Rate Code→Rate Setup→Commission→Linkage to Transaction Code （Transaction / Package Transaction Code ）

• Profile ：Profile Search→Profile Type (Agent)→Statistic & Information→Bank Account→Commission

• In house guest: →Advance search→Rate Code （选定有Commission Code 的） → Reservation Form→`Profile栏的Agent (Linkage)Commission ，此状态选择不同的Commission Code 冲突了，系统默认Rate Code 优先选择。

Setup Commission Code

• Setup→System Configuration→Commission→Commission Code→New

• 按照百分比设置：Commission code 输入百分比- Description- Sequence→Commission Based on→Revenue→New- Commission Code Transaction → 选择→OK→Tick the Based on Net Amount→

Commission Amount→OK→Hold Status→Tick Always→Reservation History Records→Commission Paid on Per Night& Percentage→OK