第8章　Excel表格的基本操作和表格的美化

Excel是微软办公套装软件的一个重要组成部分，它可以进行各种

数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。本章主要介绍工作簿、工作表以及单元格等基本操作和对表格进行美化的方法与技巧。

·工作簿/表的基础操作

·单元格的基本操作

·在表格中输入数据

·格式化数据

·表格数据的移动、复制与粘贴

·设置表格的字体与对齐方式

·设置表格的边框与底纹

·套用样式美化单元格与表格

·数据查找与替换

8.1　工作簿/表的基础操作

对Excel的操作就是对工作簿的操作。用户要建立电子表格，首先

需要新建工作簿，完成对表格的编辑后，应保存工作簿，以备下次使用。一个工作簿由多张工作表组成，因此对工作簿的编辑实际就是对各张工作表的编辑。对工作表的基本操作通常包括工作表的插入删除、工作表的重命名、工作表的复制移动等，这些操作是我们使用Excel软件过程中最基本也是最常用的操作。

8.1.1　新建工作簿

启动Excel 2016程序即可新建一个工作簿，除此之外，还可以根据

需要建立专业的工作簿（如根据模板建立，根据已有文档建立等），下面将具体介绍。

1.启动Excel 2016程序新建空白工作簿

要想建立空白工作簿，可以按下面方法来建立。

方法一：通过“开始”菜单新建工作簿。

在桌面上单击左下角的“开始”按钮，在展开的菜单中依次单击“所有程序|Microsoft Office|Microsoft Office Excel 2016”，如图8-1所示，单

击鼠标即可新建Excel 2016工作簿。

图8-1　新建Excel 2016工作簿

方法二：在桌面上创建Microsoft Office Excel 2016的快捷方式。

步骤1：在桌面上单击左下角的“开始”按钮，在展开的菜单中依次

单击“所有程序|Microsoft Office|Microsoft Office Excel 2016”，然后单击

鼠标右键，在展开的下拉菜单中单击“发送到|桌面快捷方式”选项，如图

8-2所示。

步骤2：在桌面上创建了“Microsoft Office Excel 2016”的快捷方式，如图8-3所示。双击桌面上的“Microsoft Office Excel 2016”快捷方式即可新建Excel 2016工作簿。

图8-2　单击“发送到|桌面快捷方式”选项

图8-3　Excel 2016快捷方式

方法三：通过“任务栏”新建工作簿。

步骤1：选中桌面上创建的“Microsoft Office Excel 2016”的快捷方式图标，按住鼠标左键将其拖动到“开始”菜单右侧的“任务栏”中，如图8-4

所示。

图8-4　拖动Excel 2016快捷方式图标到任务栏

步骤2：释放鼠标即可将该图标显示在“任务栏”中，如图8-5所示。当需要新建工作簿时，单击该图标即可启动Excel 2016程序，新建工作簿。

图8-5　图标显示在“任务栏”中

2.启动Excel 2016程序后新建工作簿

启动Excel 2016程序后，如果要再建立新的工作簿，可以通过如下方法实现。

在Excel 2016主界面中，依次单击“文件|新建”选项，打开“新建”窗口，如果要创建空白工作簿，单击“空白工作簿”选项，即可成功创建一个空白工作簿，如图8-6所示。

图8-6　创建空白工作簿

3.依据模板建立新工作簿

除了建立空的工作簿之外，Excel还提供了多个模板来套用，即根

据实际需要让新建的工作簿套用特定的模板，从而实现局部编辑即可让表格投入使用。依据模板建立新工作簿的操作方法如下。

步骤1：在Excel 2016主界面中，依次单击“文件|新建”选项，打开“新建”窗口，如图8-7所示。

步骤2：在“模板”列表中显示了多种工作簿模板，选中要使用的模板单击，如此处选择“学生日历”模板，在弹出的“学生日历”模板预览中单击“创建”按钮，如图8-8所示。

图8-7　“新建”窗口

图8-8　单击“新建”按钮

步骤3：成功创建“学生日历”工作簿，效果如图8-9所示。

图8-9　“学生日历”工作簿

技巧点拨：针对这样的工作簿，用户只需根据实际需要进行局部编辑，即可得出满足需要的表格。例如上面建立的“学生日历”工作簿可对每日课程安排、作业等进行编辑。

8.1.2　保存工作簿

我们建立工作簿的目的在于编辑相关表格，进行相关数据计算、数据分析等，那么完成工作簿的编辑后，则需要将工作簿保存起来，以便下次查看与使用。

1.保存为普通工作簿

保存为普通工作簿的操作方法如下。

步骤1：工作簿编辑完成后，在主程序界面上单击左上角的“保

存”按钮，或者依次单击“文件|保存”选项，即可将工作簿保存到原来的位置，而若是要更改保存位置或者对文件名等进行编辑，可依次单击“文件|另存为”选项，打开“另存为”窗口，如图8-10所示。

步骤2：双击“这台电脑”选项，打开“另存为”对话框，选择好保存

位置后，在“文件名”框中重新设置文件的保存名称；在“保存类型”框中单击右侧的下拉按钮，可选择保存类型，设置完成后单击“保存”按钮即可将工作簿以指定的名称保存到指定的位置中，如图8-11所示。

图8-10　“另存为”窗口

图8-11　将工作簿保存到指定位置

技巧点拨：在编辑文档的过程中，经常按保存按钮可以避免因突发事件（如死机、断电）造成数据损失。

2.将建立的工作簿保存为模板

在8.1.1新建工作簿小节中介绍了依据模板建立新工作簿，而用户也可以将建立完成的工作簿保存为模板，以方便下次新建工作簿时套用此模板建立。具体实现操作如下。

步骤1：工作簿编辑完成后，在主程序界面上依次单击“文件|另存

为”选项，打开“另存为”窗口，如图8-12所示。

步骤2：双击“这台电脑”选项，打开“另存为”对话框，在“保存类

型”下拉菜单中选择“Excel模板”（根据实际情况还可选择“Excel加载宏的模板”或“Excel 97-2003模板”，设置完成后单击“保存”按钮即可将该工作簿保存为Excel模板，如图8-13所示。

图8-12　“另存为”窗口

图8-13　选择“Excel模板”

技巧点拨：这一操作很实用，例如工资的核算工作每月都需要进

行，那么我们利用Excel建立一个工资管理系统，每月的工资核算工作只需要更改工资管理系统中的相关变动数据即可快速生成。可以将第一次建立完成的工资管理系统工作簿保存为模板，以后各月可以依据此模板建立工作簿，按当月实现际情况进行个别数据修改即可，而不必重新建立。

8.1.3　重命名工作表

新建的工作簿默认都包含1张工作表，其名称为“Sheet1”，根据当前工作表中涉及的实际内容的不同，通常需要通过为工作表重命名，以达到标识的作用。具体实现操作如下。

步骤1：打开Excel 2016，在需要重命名的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“重命名”选项，如图8-14所示。

步骤2：工作表默认的“Sheet1”标签即进入文字编辑状态，输入新名称，按“Enter”键即可完成对该工作表的重命名，如图8-15所示。

图8-14　单击“重命名”选项

图8-15　单击“重命名”选项

技巧点拨：也可以在工作表标签上双击鼠标，进入文字编辑状态下重新输入工作表名称。

8.1.4　添加和删除工作表

默认情况下，Excel 2016会自动创建1个工作表，但在实际操作过程中，需要的工作表个数不尽相同，有时需要向工作簿中添加工作表，而有时要将不需要的工作表删除。下面介绍在工作簿中添加和删除工作表的操作方法。

步骤1：打开Excel 2016，在主界面下方的工作表标签上右击鼠标，在弹出的快捷菜单中单击“插入”选项，如图8-16所示。

步骤2：打开“插入”对话框，在“常用”选项卡中选择“工作表”选项，然后单击“确定”按钮，如图8-17所示。

图8-16　选择“插入”命令

图8-17　“插入”对话框

技巧点拨：单击工作表标签右侧的“插入工作表”标签或按

Shift+F11快捷键，将可以直接插入空白工作表。

步骤3：在当前工作簿中插入一个空白工作表，如图8-18所示。

步骤4：在工作簿中鼠标右击工作表标签，在弹出的快捷菜单中单

击“删除”选项，即可将当前的工作表从工作簿中删除，如图8-19所示。

图8-18　插入新的工作表

图8-19　删除工作表

8.1.5　移动工作表

工作表建立后既可以移动其位置，也可以复制所建立的工作表，这也是工作簿编辑中的基本操作。要移动工作表的位置，可以使用命令，也可以直接用鼠标进行拖动。具体实现操作如下。

方法一：使用命令移动工作表。

步骤1：打开Excel 2016，在要移动的工作表标签上单击鼠标右键，

在弹出的快捷菜单中单击“移动或复制”选项，如图8-20所示。步骤2：打开“移动或复制工作表”对话框，在“下列选定工作表之

前”列表中选择要将工作表移动到的位置，单击“确定”按钮，如图8-21所示。

图8-20　单击“移动或复制”选项

图8-21　选择要将工作表移动到的位置

步骤3：工作表移到指定的位置上，效果如图8-22所示。

技巧点拨：如果想将工作表移到其他工作簿中，则可以把目标工作

簿打开，在“移动或复制工作表”对话框的“工作簿”下拉菜单中选择要移动到的工作簿，然后再在“下列选定工作表之前”列表中选择要将工作表移动到的位置。

方法二：使用鼠标拖动移动工作表。使用鼠标拖动的方法移动工作表具有方便快捷的优点。

在要移动的工作表标签上单击鼠标左键，然后按住鼠标左键拖动到要移动的位置上，如图8-23所示，释放鼠标即可将该工作表移动到此位置上。

图8-22　工作表移动效果

图8-23　按住鼠标左键拖动

8.1.6　复制工作表

要实现工作表的复制，一般有两种方法，使用命令复制工作表和使用鼠标拖动复制工作表，具体实现操作如下。

方法一：使用命令复制工作表。

具体实现操作如下。

步骤1：打开Excel 2016，在要移动的工作表标签上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“移动或复制”选项，如图8-24所示。

图8-24　单击“移动或复制”选项

步骤2：打开“移动或复制工作表”对话框，在“下列选定工作表之

前”列表中选择要将工作表移动到的位置，然后勾选“建立副本”复选框，单击“确定”按钮，如图8-25所示。

步骤3：工作表复制到指定的位置，如图8-26所示。

图8-25　勾选“建立副本”复选框

图8-26　工作表复制到指定位置

技巧点拨：如果想将工作表复制到其他工作簿中，可以把目标工作

簿打开，在“移动或复制工作表”对话框的“工作簿”下拉菜单中选择要复制到的工作簿，然后在“下列选定工作表之前”列表中选择要将工作表复制到的位置。

方法二：使用鼠标拖动复制工作表。

除了使用上面的方法复制工作表之外，还可以利用鼠标拖动的方法快速复制工作表。具体实现操作如下。

步骤1：在要复制的工作表标签上单击鼠标左键，然后按住“Ctrl”键不放，如图8-27所示，再按住鼠标左键拖动到希望其显示的位置上，如图8-28所示。

图8-27　在要复制的工作表标签上单击鼠标左键

步骤2：释放鼠标即可将该工作表复制到此位置上，如图8-29所

示。

图8-28　按住鼠标左键拖动到希望其显示的位置上

图8-29　工作表复制到目标位置上

8.1.7　拆分工作表

Excel 2016提供了“拆分”命令按钮，能够实现工作表在垂直或水平方向上的拆分。下面介绍拆分工作表的操作步骤。

步骤1：打开Excel 2016，单击主界面中的“视图”选项卡，在工具栏中单击“拆分”命令按钮，如图8-30所示。

步骤2：工作表出现一个十字形拆分框，将鼠标放置到主界面右侧

垂直滚动条上方的横向拆分框上，拖动鼠标到满意的位置后释放，此时工作表被拆分为两个完全相同的窗格，在一个窗格的单元格中选择，另一个窗格对应的单元格中将选择相同的单元格，如图8-31所示。

图8-30　单击拆分命令按钮

图8-31　拆分为两个完全相同的窗格

步骤3：同样在“视图”选项卡中的工具栏中单击“拆分”命令按钮，

使之变为未选状态，将取消对工作表的拆分，如图8-32所示。

图8-32　取消工作表的拆分

8.1.8　保护工作表

在工作表中的数据非常重要，用户不希望被他人看到时，可以将工作表隐藏起来。对工作簿进行保护操作可以避免无关用户对工作表结构进行修改。下面介绍隐藏工作表和保护工作簿的方法。

步骤1：选择需要隐藏的工作表，右击鼠标，在快捷菜单中单击“隐藏”选项，选择的工作表即会被隐藏，如图8-33所示。

技巧点拨：当工作簿中存在着隐藏的工作表时，快捷菜单中的“取消隐藏”选项可用，单击“取消隐藏”选项可以取消隐藏工作表。

步骤2：切换至功能区的“审阅”选项卡，单击“更改”组中的“保护工

作簿”按钮。打开“保护结构和窗口”对话框，勾选“结构”，选择需要保护的对象，在“密码”文本框中输入保护工作簿的密码，完成设置后单击“确定”按钮，如图8-34所示。

图8-33　隐藏工作表

图8-34　“保护结构和窗口”对话框

步骤3：Excel会给出“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中输入刚才输入的密码，单击“确定”按钮，如图8-35所示。

步骤4：工作簿处于保护状态时，对工作表无法实现移动、复制和

隐藏等操作，如图8-36所示。

图8-35　“确认密码”对话框

图8-36　工作簿处于保护状态

8.2　单元格的基本操作

单元格是组成工作表的元素，对工作表的操作实际就是对单元格的操作。在后面的章节中会介绍如何在单元格中编辑数据、进行数据处理等，本节中主要介绍单元格插入与删除、合并与拆分、单元格的行列等基本操作。

8.2.1　插入单元格

Excel报表在编辑过程中有时需要不断地更改，例如规划好框架后突然发现还少了一个元素，此时则需要插入单元格。具体操作如下。

步骤1：选中要在其前面或上面插入单元格的单元格（如本列中选

中D1），在“开始”选项卡的“单元格”选项组中单击“插入”按钮右侧的下拉按钮，展开下拉菜单，单击“插入单元格”选项。打开“插入”对话框，选择插入的单元格格式，此处选择“整列”，如图8-37所示。

步骤2：可以看到在D1单元格左侧插入了一列单元格，如图8-38所

示。

图8-37　单击“插入单元格”选项

图8-38　插入一列单元格

8.2.2　一次性插入多行或多列

如果想一次性插入多行或多列，其操作方法与插入单行或单列相

似，只是在插入前要选择多行或多列。例如想一次性插入3行，那么需要先选取3行，再执行插入操作。

1.插入多行

插入多行的具体操作如下。步骤1：选中要在其上插入行的多个单元格（如本例中选中D5:D7

单元格区域），切换至“开始”选项卡，在“单元格”选项组中单击“插

入”按钮右侧的下拉按钮，展开下拉菜单，单击“插入工作表行”选项，如图8-39所示。

步骤2：在选中单元格的上面一次性插入3行（之前选择了3行），效果如图8-40所示。

技巧点拨：如何准确选中连续或不连续的单元格区域？

在选择单元格时，如果要选取连续的单元格区域，可以首先选中要选择区域的第一个单元格，按住“Shift”键，单击要选取的单元格区域中的最末一个单元格即可选中第一个与最末一个单元格之间的所有单元格。要选择不连续的单元格，可以先用鼠标单击选择第1个要选取的单元格，接着按住“Ctrl”键，再选择下一个单元格，直到所有选择完成再松开“Ctrl”键。

图8-39　单击“插入工作表行”选项

图8-40　插入3行

2.插入多列

插入多列的具体操作如下。

步骤1：选中要在其前面插入列的多个单元格（如本例中选中D5:E5

单元格区域），切换至“开始”选项卡，在“单元格”选项组中单击“插

入”按钮右侧的下拉按钮，展开下拉菜单，单击“插入工作表列”选项，如图8-41所示。

步骤2：在选中单元格的前面一次性插入2列（之前选择了2列），如图8-42所示。

图8-41　单击“插入工作表列”选项

图8-42　插入2列

技巧点拨：如何准确一次性插入多个不连续的行或列？

上面介绍的方法是一次性插入连续的多行或多列，按此方法推理，如果想一次性插入多个不连续的行或列，那么只需要在插入前的选取工作上下功夫即可。在执行“插入工作表行”的命令时，都会在当前选择的单元格前插入行（选择单行插入单行，选择多行插入多行），因此我们一次性将所有需要在前面插入单元格的行选中，再执行“插入工作表行”的命令即可。

8.2.3　删除单元格、行或列

删除单元格、行或列也是报表调整、编辑过程中常见的操作。例如规划好框架后突然发现还多了一个元素或一条记录，此时则需要删除单元格、行或列。具体操作如下。

步骤1：选中要删除的单元格（如本例中选中C3），切换至“开

始”选项卡，在“单元格”选项组中单击“删除”按钮右侧的下拉按钮，展开下拉菜单，单击“删除单元格”选项。打开“删除”对话框，选择是将右侧单元格左移进行删除、将下方单元格上移进行删除或者删除整行、整列，然后单击“确定”按钮，如图8-43所示。

步骤2：选中的单元格已删除，效果如图8-44所示。

图8-43　删除单元格

图8-44　选中的单元格已删除

8.2.4　合并单元格

单元格的合并在表格的编辑过程中经常需要使用到，包括将多行合并为一个单元格、多列合并为一个单元格、将多行多列合并为一个单元格。具体操作如下。

步骤1：选中要合并的多个单元格，在“开始”选项卡的“对齐方

式”选项组中单击“合并后居中”按钮右侧的下拉按钮，展开下拉菜单，单击“合并后居中”选项，如图8-45所示，合并后效果如图8-46所示。

图8-45　单击“合并后居中”选项

步骤2：单击“合并单元格”选项，合并效果如图8-47所示。

图8-46　合并后的效果

图8-47　合并单元格效果

8.2.5　调整行高和列宽

在报表的编辑过程中经常需要调整特定行的行高或列的列宽，例如当单元格中输入的数据超出该单元格宽度时，需要调整单元格的列宽。

方法一：使用命令调整行高和列宽。

1.调整行高

具体操作如下。

步骤1：在需要调整其行高的行标上单击鼠标右键，展开下拉菜

单，单击“行高”选项，打开“行高”对话框，在编辑框输入要设置的行高值，单击“确定”按钮，如图8-48所示。

步骤2：完成该行的行高调整，如图8-49所示。

图8-48　调整行高

图8-49　行高调整至20

2.调整列宽

具体操作如下。

步骤1：在需要调整其列宽的列标上单击鼠标右键，展开下拉菜

单，单击“列宽”命令选项。打开“列宽”对话框，在编辑框输入要设置的列宽值，单击“确定”按钮，如图8-50所示。

步骤2：完成该列的列宽调整，效果如图8-51所示。

方法二：使用鼠标拖动的方法调整行高列宽。

图8-50　调整列宽

图8-51　列宽调整至20

1.调整行高

具体操作如下。

步骤1：将光标定位到要调整行高的某行下边线上，直到光标变为

双向对拉箭头，如图8-52所示。

步骤2：按住鼠标向上拖动，即可减小行高（向下拖动即可增大行高），拖动时右上角显示具体尺寸，调整后的效果如图8-53所示。

图8-52　光标变为双向对拉箭头

2.调整列宽

具体操作如下。

步骤1：将光标定位到要调整列宽的某列右边线上，直到光标变为双向对拉箭头，如图8-54所示。

步骤2：按住鼠标向左拖动，即可减小列宽（向右拖动即可增大列宽），拖动时右上角显示具体尺寸，调整后的效果如图8-55所示。

技巧点拨：如何一次性调整多行或多列（包括连续和非连续）的行

高或列宽？

要一次调整多行的行高或多列的列宽，关键在于调整之前准确选中要调整的行或列。选中之后，注意在选中的区域上单击鼠标右键，然后选择“行高”（“列宽”）命令，只有这样才能打开“行高”（“列宽”）设置对话框进行设置。

如果要一次性调整的行（列）是连续的，在选取时可以在要选择的起始行（列）的行标（列标）上单击鼠标，然后按住鼠标左键不放进行拖动即可选中多列；

如果要一次性调整的行（列）是不连续的，可首先选中第一行

（列），按住“Ctrl”键不放，再依次在要选择的其他行（列）的行标

（列标）上单击，即可选择多个不连续的行（列）。

图8-53　调整后的效果

图8-54　光标变为双向对拉箭头

图8-55　调整后的效果

8.3　在表格中输入数据

利用Excel程序可以建立报表、完成相关数据的计算与分析。那么

在进行这些工作前首先需要将相关数据输入到工作表中，根据实际操作的需要，可能需要输入多种不同类型的数据，如文本型数据、数值型数据、日期型数据等。

8.3.1　输入数据

在Excel中，选择单元格和单元格区域后就可以直接向其中输入数据，包括文本、数字、图表和声音等。下面首先介绍向单元格中输入数据的一般方法。

步骤1：选中需要插入数据的单元格，切换到中文输入法，通过键盘输入文字，如图8-56所示。

图8-56　输入文字

步骤2：按Tab键或→键，右侧的单元格将被选择，可以继续输入数据，如图8-57所示。

步骤3：按Enter键，下一行单元格被选择，按←键，左侧单元格被

选择。在单元格中使用键盘输入日期数字“2015/7/15”后，Excel会根据输入的数字自动套用格式，如图8-58所示。

图8-57　继续在右侧单元格中输入数据

图8-58　Excel自动套用数据格式

8.3.2　相同数据的快速填充

在工作表特定的区域中输入相同的数据时，可以使用数据填充功能来快速输入相同的数据。如下例在输入相同产品品种时可以使用数据填充功能来快速输入。

方法一：使用“填充”功能输入相同数据。

具体操作如下。

步骤1：在单元格中输入第一个数据（如此处在B2单元格中输入“单

果粒”），选中需要进行填充的单元格区域（注意，要包含已经输入的数据的单元格，即填充源）。切换至“开始”选项卡，在“编辑”选项组中单击“填充”按钮，从打开的菜单中选择填充方向，此处为“向下”，如图

8-59所示。

图8-59　行数据填充

步骤2：数据填充后的效果如图8-60所示。

方法二：使用鼠标拖动的方法输入相同数据。

具体操作如下。

步骤1：在单元格中输入第一个数据（如此处在B2单元格中输入“单果粒”），将光标定位到B2单元格右下角，至光标变成十字形状（

），如图8-61所示。

步骤2：按住鼠标左键不放，向下拖动至填充结束的位置，松开鼠

标左键，拖动过的位置上都会出现与B2单元格中相同的数据，如图8-62

所示。

图8-60　填充效果

图8-61　将光标定位到B2单元格右下角

图8-62　填充效果

8.3.3　有规则数据的填充

通过填充功能可以实现一些有规则数据的输入，如输入序号、日

期、星期数、月份等。要实现有规律数据的填充，需要至少选择两个单元格来作为填充源，这样程序才能根据当前选中填充源的规律来完成数据的填充。下面介绍连续序号输入的方法。

步骤1：在A3和A4单元格中分别输入前两个序号。选中A2:A3单元格，将光标移至该单元格区域的右下角，至光标变成十字形状（），如图8-63所示。

步骤2：按住鼠标左键不放，向下拖动到填充结束的位置，松开鼠

标左键，拖动过的位置上即会按特定的规则完成序号的输入，如图8-64 所示。

图8-63　将光标移至该单元格区域的右下角

图8-64　完成序号的输入

8.3.4　非连续单元格数据的填充

当需要在多个非连续的单元格中输入相同的数据时，并不需要逐个依次输入。Excel 2016提供了一种快捷的输入方法，下面对这个方法进行介绍。

步骤1：按住Ctrl键单击需要输入数据的单元格，此时最后一个单元格会显示为白色，如图8-65所示。

步骤2：在最后一个单元格中输入数据后按Ctrl+Enter快捷键，所有选择的单元格将被填充相同的数据，如图8-66所示。

图8-65　依次选择单元格

图8-66　选择单元格填充相同的数据

8.4　格式化数据

Excel工作表中往往包含大量的数据，这些数据包括数值、货币、

日期、百分比、文本和分数等类型。不同类型的数据在输入时会有不同的方法，为了方便输入，同时使相同类型的格式具有相同的外观，应该对单元格数据进行格式化。本节将介绍不同类型的数据在输入时进行格式化的方法。

8.4.1　快速设置数据格式

对于常见的数据类型，Excel提供了常用的数据格式供用户选择使用。在Excel 2016功能区的“开始”选项卡的“数字”组中，各个命令按钮可以用于对单元格数据的格式进行设置。对于常见的数据类型，如时间、百分数和货币等，可以直接使用该组中的命令按钮快速设置它们的格式。下面介绍具体的操作方法。

步骤1：设置数据格式的单元格，这里单击工作表的列号选择需要设置数据格式的列。打开“开始”选项卡下“数字”组中的“数字格式”下拉

列表，选择相应的选项指定单元格的数据格式，如这里选择“货币”选项，如图8-67所示。

图8-67　选择“会计专用”选项

步骤2：单元格中的数据将自动转换为设置的格式，如图8-68所示。

步骤3：如果需要为货币数据减少小数位，可在“数字”组中单击“减

少小数位数”按钮，如图8-69所示。

图8-68　数据自动转换为设定的格式

图8-69　减少小数位数

技巧点拨：在“数字”组中，单击“会计数字格式”按钮上的下三角按

钮可以得到一个下拉列表，选择相应的选项后可以在添加货币符号时，在数据中添加分隔符，并在右侧显示两位小数。单击“千位分隔符”按钮，数据将被添加千位分隔符，右侧显示两位小数，多于两位小数的按四舍五入处理。单击“百分比样式”按钮，数据将以百分比形式显示，没有小数位。

8.4.2　设置数据格式

对于不同类型的数据，Excel提供了多套格式方案供用户选择，要

使用这些数据格式，可以在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡中进行设置。下面以实现在单元格中自动输入大小中文数字为例介绍使用“单元格格式”对话框设置数据格式的方法。

步骤1：在工作表中单击工作表的列号选择需要设置数据格式的

列，在“开始”选项卡的“数字”组中单击“数字格式”按钮，如图8-70所示。

步骤2：打开“设置单元格格式”对话框，单击“分类”栏中的“特殊”选

项，在右侧的“类型”栏中选择数据格式的类型，设置完成后单击“确定”按钮，如图8-71所示。

图8-70　单击“数字格式”按钮

图8-71　“设置单元格格式”对话框

技巧点拨：Excel一共提供了12种类型的数字格式可供设置，用户

可在“类型”列表中选择需要设置的数字类型后再进行设置。“常规”类型为默认的数字格式，数字以整数、小数或者科学记数法的形式显

示；“数值”类型数字可以设置小数点位数、添加千位分隔符以及设置如何显示负数；“货币”类型和“会计专用”类型的数字可以设置小数位、选择货币符号以及设置如何显示负数。步骤3：在指定的单元格中输入数字，Excel会自动将数字转换位大写汉字，如图8-72所示。

图8-72　数字自动转换为大写汉字

8.4.3　自定义数据格式

Excel预设了大量数据格式供用户选择使用，但对于一些特殊场合的要求，则需要用户对数据格式进行自定义。在Excel中，可以通过使用内置代码组成的规则实现显示任意格式数字。下面介绍自定义数字格式的方法。

步骤1：在工作表中单击工作表的列号选择需要设置数据格式的

列，在“开始”选项卡的“数字”组中单击“数字格式”按钮，如图8-73所示。

步骤2：打开“设置单元格格式”对话框，在“分类”列表中选择“自定

义”选项，在右侧的“类型”文本框中的格式代码后面添加单位“元”字，在前面添加人民币符号“￥”和颜色代码“[蓝色]”，设置完成后单击“确定”按钮，如图8-74所示。

图8-73　单击“数字格式”按钮

图8-74　自定义数字格式

技巧点拨：Excel以代码定义数值类型，代码中的“#”为数字占位

符，表示只显示有效数字。0为数字占位符，当数字比代码数量少时显示无意义的0。“_”表示留出与下一个字符等宽的空格。“*”表示重复下一个字符来填充列宽。“@”为文本占位符，表示引用输入的字

符。“？”为数字占位符，表示在小数点两侧增加空格。“[蓝色]”为颜色代码，用于更改数字的颜色。步骤3：选择单元格的文字将自动添加单位“元”和人民币符号“￥”，并且文字颜色变为蓝色，如图8-75所示。

图8-75　更改数字格式

8.4.4　固定小数位数

输入小数在Excel表格中非常常见，用常规的方法输入不仅容易出

错，而且效率较低。如果工作表中小数部分的位数都一样，可以通过 Excel的自动插入小数点功能指定小数点位数，输入时无需输入小数点即可实现小数的输入。下面介绍具体的操作步骤。

步骤1：依次单击“文件|选项”选项，打开“Excel选项”对话框，在左

侧窗格中选择“高级”选项，在右侧窗格的“编辑选项”栏中勾选“自动输

入小数点”复选框，在“位数”增量框中输入小数位数，设置完成后单击“确定”按钮，如图8-76所示。

图8-76　“Excel选项”对话框

步骤2：在单元格中输入数字，如2000，按Enter键，该数字将自动

变成含有两位小数的20.00，如图8-77所示。

图8-77　自动变成包含两位小数位的小数

技巧点拨：如果需要在单元格中输入整数，则只需在输入数字后面

添加0，0的个数与设置的小数位数一致。例如需要输入整数321，这里应该输入32100。

8.4.5　设置数据的有效范围

Excel 2016提供了设置数据有效范围的功能，使用该功能能够对单

元格中输入的数据进行限制，以避免输入不符合条件的数据。下面介绍设置数据有效范围的操作方法。

步骤1：在工作表中选择单元格，在功能区中打开“数据”选项卡，

单击“数据工具”组中的“数据验证”按钮，如图8-78所示。步骤2：打开“数据验证”对话框，在“设置”选项卡的“允许”下拉列表

中选择数据类型，如这里选择“整数”选项。在“数据”下拉列表中选择限制类型，如这里选择“介于”选项。在“最小值”和“最大值”文本框中输入数值设置允许输入的最小值和最大值，如图8-79所示。

步骤3：切换至“输入信息”选项卡，在“标题”和“输入信息”文本框中输入提示信息标题和内容，如图8-80所示。

技巧点拨：要删除创建的数据有效范围的设置，可以在“数据验证”对话框的“设置”选项卡中单击“全部清除”按钮。

图8-78　选择“数据有效性”选项

图8-79　“设置”选项卡的设置

图8-80　输入提示信息和内容

步骤4：切换至“出错警告”选项卡，在“样式”下拉列表中选择图标

样式，在“标题”和“错误信息”文本框中输入标题文字和警告文字，完成设置后单击“确定”按钮，如图8-81所示。

步骤5：选择单元格后，Excel将给出设置的提示信息，如图8-82所

示。

图8-81　设置出错提示

图8-82　选择单元格时给出提示

步骤6：如果输入的数值不符合设置的条件，完成输入后，Excel将给出“输入错误”提示对话框，如图8-83所示。

步骤7：单击“重试”按钮，当前输入的数据将全选，此时将能够在

单元格中再次进行输入，如图8-84所示。单击“取消”按钮将取消当前输入的数字。

图8-83　Excel给出“输入错误”提示对话框

图8-84　重新输入数据

8.5　表格数据的移动、复制与粘贴

移动、复制与粘贴是数据编辑过程中最常进行的操作，运用这些操作可以在很大程度上提高数据编辑效率。

8.5.1　“剪贴板”的使用

当在工作表中输入数据之后，如果想将其移到其他单元格，或在其他单元格中输入相同的数据，则需要使用到“剪切”、“复制”、“粘贴”几个按钮。如果打开“剪贴板”，还可以实现剪切或复制多项内容到“剪贴板”中，当需要使用这些数据时，只需要选中目标内容进行粘贴即可。具体操作如下。

步骤1：单击“开始”菜单，在“剪贴板”选项组中单击“剪切板”按钮

，即可在编辑区的左侧显示“剪贴板”任务窗格，如图8-85所示。

图

8-85

　单击

“

剪贴板

”

按钮

步骤2：选中需要复制或移动的数据，在“剪贴板”选项组中单击“复制”按钮或“剪切”按钮，即可将选中的内容添加到剪贴板列表中

（按相同方法可依次复制多项内容），如图8-86所示。

步骤3：将光标定位到要粘贴内容的目标单元格中，在剪贴板列表

中选中要粘贴的内容，右键单击，在弹出的菜单中选中“粘贴”选项，即可将该项内容粘贴到目标单元格中，如图8-87所示。根据同样的操作，用户可以将“剪贴板”中的复制数据粘贴到其他目标单元格中。

技巧点拨：如何清除剪贴板中的单项数据或一次性清空所有数据？

当需要删除剪贴板中某项内容时，可以选中该项内容，从展开的菜

单中选中“删除”命令选项；当需要清除剪贴板中所有的内容时，在“剪贴板”任务窗格中单击“全部清空”按钮即可。

图8-86　复制到剪贴板中

图8-87　选中“粘贴”选项

8.5.2　“快捷键”的使用

除了使用“剪切”、“复制”、“粘贴”几个按钮来实现数据的移

动与重复数据的输入之外，还可以使用快捷键更加方便快捷地完成数据的移动、复制及删除操作。

1.使用快捷键来复制数据

具体操作如下。

步骤1：选中目标内容，按下“Ctrl+C”（复制）组合键，复制后的内容显示为锯齿边框，如图8-88所示。

步骤2：选中要复制到的单元格，按下“Ctrl+V”（粘贴）组合键，即可完成数据复制，如图8-89所示。

图8-88　按下“Ctrl+C”（复制）组合键

图8-89　按下“Ctrl+V”（粘贴）组合键

2.使用快捷键来移动数据

具体操作如下。

步骤1：选中目标内容，按下“Ctrl+X”（剪切）组合键，目标内容变为锯齿边框，如图8-90所示。

步骤2：将鼠标移动到目标位置，按下“Ctrl+V”（粘贴）组合键，

即可完成数据移动，如图8-91所示。

图8-90　按下“Ctrl+X”（剪切）组合键

图8-91　按下“Ctrl+V”（粘贴）组合键

3.使用快捷键来删除数据

当需要删除数据时，可以先选中要删除数据的单元格或单元格区

域，如图8-92所示。单击键盘上的“Delete”键，即可进行删除，如图8-93 所示。

图8-92　选中要删除数据的单元格

图8-93　单击键盘上的“Delete”键

8.5.3　“选择性粘贴”功能的应用

直接使用复制粘贴功能复制数据是按原格式进行复制。除此之外，使用“选择性粘贴”功能可以达到特定的目的，例如可以实现数据格式的复制、公式的复制、复制时进行数据计算等。下面举几个实例进行说明。

1.无格式粘贴Excel数据

在进行数据粘贴时，经常要进行无格式粘贴（即粘贴时去除所有格式），此时需要使用“选择性粘贴”功能。具体操作如下。

步骤1：选中目标内容，按下“Ctrl+C”组合键进行复制。然后选中要

将数据复制到的单元格，在“开始”选项卡的“剪贴板”选项组中，单

击“粘贴”按钮的下拉按钮，打开下拉菜单，单击“选择性粘贴”选项，如图8-94所示。

图8-94　单击“选择性粘贴”选项

步骤2：打开“选择性粘贴”对话框，选中“数值”单选按钮，单击“确定”按钮，如图8-95所示。

步骤3：实现无格式粘贴选中的内容，如图8-96所示。

图8-95　选中“数值”单选按钮

图8-96　成功粘贴

技巧操作：在进行数据粘贴时，经常要进行无格式粘贴（即粘贴时去除所有格式），此时需要使用“选择性粘贴”功能。

2.无格式粘贴网页中的数据或其他文档中的数据

具体操作如下。

步骤1：在网页中或其他文档中选中目标内容，按下“Ctrl+C”组合键

进行复制，单击“开始”选修卡，在“剪贴板”选项组中单击“粘贴”按钮打开下拉菜单，选中“选择性粘贴”选项，如图8-97所示。

步骤2：打开“选择性粘贴”对话框，在“方式”列表选中“文本”，单

击“确定”按钮，如图8-98所示。

图8-97　选中“选择性粘贴”选项

图8-98　在“方式”列表选中“文本”

步骤3：实现无格式粘贴选中的内容，如图8-99所示。

图8-99　成功粘贴

8.6　设置表格的字体与对齐方式

输入数据后，默认情况下的显示效果是：“常规”格式、11号宋体

字、文本左对齐、数字右对齐。而在实际操作中，需要对这些默认的格式进行修改，以满足特定的需要。

8.6.1　设置表格字体

输入数据到单元格中默认显示的是11号宋体字，因此可根据实际需要重新设置数据的字体格式。具体操作如下。

步骤1：在工作表中，选中要设置字体的单元格区域，如选中合并单元格后的E4单元格。在“开始”主菜单的“字体”选项组中，先单击“字号”按钮，在展开的字号下拉菜单中选中字号大小，如28，如图8-100所示。

步骤2：选中要设置字体的单元格区域，如选中合并单元格后的E4 单元格。在“开始”主菜单的“字体”选项组中，单击“字体”按钮，在展开的字体下拉菜单中选中对应的字体，如方正舒体，单击即可应用效果，如图8-101所示。根据同样的方法，可以逐一对其他单元格区域的数据进行字体设置。

图8-100　选择字号

图8-101　方正舒体效果

技巧点拨：在“字体”选项组中还提供了加粗、倾斜、下划线几个按钮，单击它们可以分别设置选中单元格字体的加粗格式、倾斜格式或添加下划线。单击一次设置格式，再单击一次取消格式。

8.6.2　设置表格对齐方式

输入数据到单元格中默认的对齐方式为：输入的文本左对齐，输入

的数字、日期等右对齐。因此可根据实际需要重新设置数据的对齐方式。

选中要重新设置对齐方式的单元格，在“开始”菜单的“对齐方式”选项组中可以设置不同的对齐方式：

（1）三个按钮用于设置水平对齐方式，依次为：顶端对齐、垂直居中、底端对齐，输入的数据默认为“垂直居中”；

（2）三个按钮用于设置垂直对齐方式，依次为：文本左对齐、居中、文本右对齐；

（3）按钮用于设置文字倾斜或竖排显示，通过单击右侧的下拉

按钮，还可以选择设置不同的倾斜方向或竖排形式。

具体操作如下：

步骤1：设置标题文字居中显示。在工作表中，选中要设置对齐方

式的单元格区域，如此处选中合并后的A1单元格。在“开始”主菜单

的“对齐方式”选项组中，分别单击一次“垂直居中”与“居中”两个按钮，即可实现如图8-102所示的对齐效果。

图8-102　设置标题文字居中显示

步骤2：设置列标识文字分散对齐效果。选中列标识所在单元格区

域，在“开始”菜单的“对齐方式”工具栏中单击“设置单元格格式”按钮

，打开“设置单元格格式”对话框。在“水平对齐”与“垂直对齐”下拉菜单

中有多个可选择选项，这里在“水平对齐”下拉菜单中选择“分散对齐

（缩进）”，如图8-103所示。

步骤3：单击“确定”按钮即可看到列标识显示的分散对齐效果，如图8-104所示。

图8-103　设置列标识文字分散对齐效果

图8-104　分散对齐

技巧点拨：在“设置单元格格式”对话框的“对齐”选项卡中，还可以

在“方向”栏中选择竖排文字，或通过设置倾斜角度让文本倾斜显示。

8.7　设置表格的边框与底纹

在表格中完成了字体和对齐方式设置后，接下来就可以对表格边框和底纹进行颜色填充和边框样式设置。

8.7.1　设置表格边框效果

Excel 2016默认下显示的网格线只用于辅助单元格编辑，如果想为单元格添加边框效果，就需要另外设置。具体操作如下。

步骤1：在工作表中，选中要设置表格边框的单元格区域，如

A1:E14单元格区域。在“开始”主菜单的“数字”选项组中单击“设置单元格格式”按钮，如图8-105所示。

步骤2：打开“设置单元格格式”对话框，选择“边框”选项卡，在“样

式”中，先选择外边框的样式，接着在“颜色”中选择外边框样式的颜

色，在“预置”中单击“外边框”按钮，即可将设置的样式和颜色应用到表格外边框中，并且在下面的“预览”窗口中可以看到应用后的效果，设置完成后，单击“确定”按钮，如图8-106所示。

步骤3：选中的单元格区域即可应用设置的边框效果，如图8-107所

示。

技巧点拨：除了进入“设置单元格格式”→“边框”选项卡中对表格边框进行设置外，还可以直接在“字体”选项组中，单击“边框”设置按钮，在展开的下拉菜单中选中要设置的边框样式，如图8-108所示。

图8-105　单击“设置单元格格式”按钮

图8-106　“设置单元格格式”对话框

图8-107　边框效果

图8-108　选择边框样式

8.7.2　设置表格底纹效果

前面介绍了对表格边框进行效果设置，这里接着介绍为表格进行底纹效果设置的方法，具体实现操作如下。

1.通过“字体”选项组中的“填充颜色”按钮快速设置

在工作表中，选中要设置表格底纹的单元格区域，如此处选中表格列标识区域。在“开始”主菜单的“字体”选项组中，单击“填充颜色”按

钮，展开颜色选取下拉菜单。在“主题颜色”“标准色”中，鼠标指向颜色时，表格中的选中区域即可进行预览，单击鼠标即可应用填充颜色，如图8-109所示。

2.打开“设置单元格格式”对话框，在“填充”选项卡下设置

具体操作如下。

步骤1：在工作表中，选中要设置表格底纹的单元格区域，如此处

选中表格列标识区域。在“开始”主菜单的“数字”选项组中单击“设置单元格格式”按钮，如图8-110所示。

步骤2：打开“设置单元格格式”对话框，选择“填充”选项卡，在“背

景色”栏中可以选择采用单色来填充选中的单元格区域。单击“图案颜色”右侧的下拉按钮，选择图案颜色；单击“图案样式”右侧的下拉按

钮，选择图案样式。设置完成后，单击“确定”按钮，如图8-111所示。

步骤3：选中的单元格区域即可应用设置的边底纹效果，如图8-112

所示。

图8-109　选择颜色

图8-110　单击“设置单元格格式”按钮

图8-111　“设置单元格格式”对话框

图8-112　应用底纹效果

技巧点拨：在“设置单元格格式”对话框的“填充”选项卡中，单

击“填充效果”按钮可以打开“填充效果”对话框来设置渐变填充效果。

8.8　套用样式美化单元格与表格

“单元格样式”这项功能可以快速地美化单元格，这将提高对工作表的美化速度。下面介绍该功能的具体用法。

8.8.1　套用单元格样式

套用“单元格样式”，就是将Excel 2016提供的单元格样式方案直接

运用到选中的单元格中。如使用“单元格样式”设置表格的标题，具体操作如下。

步骤1：选中要套用单元格样式的单元格区域，如合并的表头A1。在“开始”主菜单下的“样式”选项组中，单击“单元格样式”按钮，展开默认提供的单元格样式方案下拉菜单，单击某一种方案即可应用到选中的

单元格或单元格区域中，如在“标题”分类下选中“标题1”方案，应用效果如图8-113所示。

图8-113　“标题1”方案效果

技巧点拨：Excel 2016提供5种不同类型方案样式，分别是“好、差

和适中”“数据和模型”“标题”“主题单元格样式”和“数字格式”。对于报表标题单元格的效果设置，也可以直接使用“标题”中的标题样式。

步骤2：选中表格列标识，在“数据和模型”分类下选中“解释性文

本”方案，应用效果如图8-114所示。

图8-114　“解释性文本”方案效果

8.8.2　新建单元格样式

在办公中经常需要按照特定的格式来修饰表格，可以新建单元格的样式以符合设置要求，当需要使用时直接套用即可。新建单元格样式的实现操作如下。

步骤1：在“开始”菜单下的“样式”选项组中，单击“单元格样式”按钮，从下拉菜单中单击“新建单元格样式”选项，如图8-115所示。

步骤2：打开“样式”对话框，在“样式名”框中输入样式名，如“办公表格样式1”，然后单击“格式”按钮，如图8-116所示。

步骤3：打开“设置单元格格式”对话框。在“字体”选项卡中，可以设置单元格样式的字体格式，如图8-117所示。

图8-115　单击“新建单元格样式”选项

图8-116　单击“格式”按钮

图8-117　设置单元格样式的字体格式

步骤4：切换到“填充”选项卡，对单元格样式的底纹进行设置，如图8-118所示。

步骤5：设置完成后，单击“确定”按钮，返回“样式”对话框中，

在“包括样式（例子）”栏下可以看到设置的单元格样式，如图8-119所示。

图8-118　对单元格样式的底纹进行设置

图8-119　返回“样式”对话框

步骤6：新单元格样式设置完成后，单击“确定”按钮，该“办公表格

样式1”新建完成。当需要使用该样式时，在“单元格样式”下拉菜单

的“自定义”下，即可看到所自定义的“办公表格样式1”样式，如图8-120 所示，单击即可应用到选中的表格。

图8-120　应用“办公表格样式1”样式

8.8.3　套用表格格式

Excel 2016自带了大量常见的表格格式，如会计统计格式和三维效

果格式等。这些表格格式可以直接应用到表格中，而不需要进行复杂的设置。利用“套用表格格式”可以直接套用现成的样式，并且自动对数据进行筛选。下面介绍套用表格格式的方法。

步骤1：选中要套用表格格式的单元格区域，在“开始”主菜单下

的“样式”选项组中，单击“套用表格格式”按钮，展开表格格式样式下拉菜单，单击任意一种方案，如图8-121所示。

图8-121　单击“套用表格格式”按钮

步骤2：打开“套用表格式”对话框，在“表数据的来源”中已经显示

要套用的单元格区域，这里可以直接单击“确定”按钮，如图8-122所示。

步骤3：该表格格式方案应用到选中的单元格区域，如图8-123所

示。

图8-122　“套用表格式”对话框

图8-123　应用表格样式

技巧点拨：在Excel 2016中，“表格格式”已经将表格套用效果与筛选功能整合。在默认状态下，套用表格样式后将无法进行数据“分类汇总”操作，需要将套用表格格式的表格转换为正常区域后才能进行“分类汇总”。具体转换操作如下。

1.选中被套用表格格式的表格，在“表工具–设计”主菜单下的“工

具”选项组中，单击“转换为区域”按钮，如图8-124所示。

2.弹出提示框，单击“是”按钮，如图8-125所示。

3.查看转换为正常区域的表格，如图8-126所示。

图8-124　单击“转换为区域”按钮

图8-125　提示框

图8-126　转换为正常区域的表格

8.8.4　新建表格样式

工作中，常常会遇到一些格式固定并且需要经常使用的表格。此时用户可以首先根据需要对表格样式进行定义，然后保存这种样式，以后可作为套用的表格格式来使用。下面介绍新建自定义套用表格格式的方法。

步骤1：打开“开始”选项卡，在“样式”组中单击“套用表格格式”按

钮，在下拉列表中选择“新建表样式”选项，如图8-127所示。

图8-127　选择“新建表格样式”选项

步骤2：打开“新建表样式”对话框，在“名称”文本框中输入样式名

称，在“表元素”列表中选择“整个表”选项，然后单击“格式”按钮，如图

8-128所示。

步骤3：打开“设置单元格格式”对话框，对表格的格式进行设置，

这里设置表格的边框样式，如图8-129所示。完成设置后，单击“确定”按钮。

图8-128　选择“整个表”选项

图8-129　设置单元格格式

步骤4：在“新建表样式”对话框“表元素”列表中选择“第一行条纹”选

项，单击“格式”按钮打开“设置单元格格式”对话框，对表格第一行的条

纹效果进行设置。这里为单元格添加填充颜色，完成样式设置后，单击“确定”按钮，如图8-130所示。

步骤5：再次单击“套用表格格式”按钮，在下拉列表的“自定义”栏

中将出现刚才创建的样式，单击该样式，如图8-131所示。

图8-130　设置第一行条纹格式

图8-131　选择自定义样式

步骤6：打开“套用表格式”对话框，在“表数据的来源”文本框中输入要应用样式的单元格地址，然后单击“确定”按钮，如图8-132所示。

步骤7：自定义样式将被应用到指定的单元格中，如图8-133所示。

技巧点拨：打开“自动套用格式”列表，在“自定义”栏中右击自定义

表格格式选项，在快捷菜单中选择“修改”命令将打开“修改表快速样式”对话框，通过该对话框能够对创建的自定义套用格式进行重新设置。选择其中的“删除”命令可以删除该自定义的表格格式，选择“设为默认值”命令能够将该样式设置为默认的样式。

图8-132　输入单元格地址

图8-133　指定单元格应用自定义样式

8.9　数据查找与替换

在日常办公中，可能随时需要从庞大数据库中查找相关记录或者需要对数据库中的个别数据进行修改，如果采用手工方式来查找或修改数据，效率会非常低下。此时可以使用“查找与替换”功能来快速完成该项工作。

8.9.1　数据查找

要快速查找到特定数据，其操作如下。

步骤1：将光标定位到数据库的首行中，单击“开始”菜单，在“编

辑”选项组中单击“查找和选择”按钮的下拉按钮，在展开的下拉菜单单击“查找”选项，如图8-134所示。

步骤2：打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”中输入查找信息，如图8-135所示。

图8-134　单击“查找”选项

图8-135　在“查找内容”中输入查找信息

技巧点拨：通过快捷方式快速打开“查找”对话框，在Excel 2016 中，单击“Ctrl+F”组合键，即可快速打开“查找”对话框。

步骤3：单击“查找下一个”按钮，即可将光标定位到满足条件的单

元格上。可依次单击“查找下一个”按钮找到满足条件的记录，如图8-

136所示。

图8-136　单击“查找下一个”按钮

步骤4：在“查找内容”框中输入了查找内容后，单击“查找全部”按

钮即可显示出所有满足条件的记录所在的工作表、单元格以及其他信息，如图8-137所示。

步骤5：在进行查找时，默认查找范围为当前工作表，要实现在工

作簿中进行查找，在“查找和替换”对话框单击“选项”按钮，激活选项设置，在“范围”框中可设置查找范围为“工作簿”，如图8-138所示。

图8-137　单击“查找全部”按钮

图8-138　设置查找范围为“工作簿”

技巧点拨：在查找过程中，也可以区分大写和全/半角。只需要在“选项”设置中将“区分大小写”和“区分全/半角”复选框选中即可。

8.9.2　数据替换

如果需要从庞大数据库中查找相关记录并对其进行更改，可以利用替换功能来实现。

1.数据替换功能的使用

具体操作如下。

步骤1：将光标定位到数据库的首行中，单击“开始”菜单，在“编

辑”选项组中单击“查找和选择”按钮的下拉按钮，展开下拉菜单，单击“替换”选项，如图8-139所示。

步骤2：打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”中输入要查找的

内容，在“替换为”中输入替换的内容，如图8-140所示。

图8-139　单击“替换”选项

图8-140　“查找和替换”对话框

步骤3：设置好查找内容与替换内容之后，单击“查找下一个”按钮，光标定位到第一个找到的单元格中，如图8-141所示。

步骤4：单击“替换”按钮，即可将查找的内容替换为所设置的替换

内容，如图8-142所示。

2.设置替换后的内容显示特定格式

设置替换后的内容显示特定的格式可以达到特殊标示的作用。下面举例介绍如何实现让替换后的内容显示特定的格式。

图8-141　单击“查找下一个”按钮

图8-142　单击“替换”按钮

步骤1：打开“查找和替换”对话框，分别在“查找内容”与“替换为”框

中输入要查找的内容与替换为内容。单击“选项”按钮，展开“选项”设置。单击“替换为”框后面的“格式”按钮，如图8-143所示。

图8-143　单击“格式”按钮

步骤2：打开“替换格式”对话框，在“字体”选项卡中，可以设置文字字体、字号、颜色等格式，如图8-144所示。

步骤3：切换到“填充”选项卡下，可以设置填充颜色等格式，如图

8-145所示。

技巧点拨：在设置替换格式时，还可以设置让替换后的内容满足特定的数字格式（在“数字”选项卡下设置），设置替换后的内容显示特定边框（在“边框”选项卡下设置），只需要选择相应的选项卡按上面的方法进行设置即可。

图8-144　可以设置文字字体、字号、颜色等格式

图8-145　设置填充颜色等格式

步骤4：单击“确定”按钮，返回“查找和替换”对话框中，原“未设定格式”显示为“预览”格式，如图8-146所示。

步骤5：设置好查找内容、替换内容以及替换内容的格式后，单

击“全部替换”按钮，Excel会自动进行查找并替换，替换后的内容显示为所设置的格式，如图8-147所示。

图8-146　原“未设定格式”显示为“预览”格式

图8-147　替换后的内容显示为所设置的格式