第7章　审阅与打印文档

对于比较慎重的文档，在编排完成后最好进行校对和修订，避免错误的产生。若文档需要打印，在打印前也需进行合理的设置，从而保证打印出符合自己要求的页面，本章为读者介绍文档的审阅与打印方面的内容。

·转换文档中的文本内容

·校对文档中的内容

·定位、查找和替换文档

·文档的修订和批注

·为Word文档创建题注和索引

·文档的打印

7.1　转换文档中的文本内容

在Word 2016中，自带了一些语言转换功能，例如把英语文档转换

成其他语言的文档，从而轻松地完成文档的翻译工作，或者把繁体中文的文档转换成简体中文的文档。特别是那些对英文和繁体不是很熟悉的用户，这一功能可极大地提高工作效率。

7.1.1　英语助手的使用

当用户需要将文档中的某一单词、词组和句子翻译成英文时，可利用英语助手来完成。而且可以将翻译的英文替代原有内容插入和复制到原文档中。下面介绍使用英语助手翻译词组的具体步骤。

步骤1：打开Word文档，选择需要翻译成英文的词组，如“我们一起走过很多快乐的、开心的时光！”，在“审阅”选项卡的“语言”组中单

击“翻译”按钮，在弹出的下拉菜单中单击“翻译所选文字”选项，如图7-1 所示。

步骤2：打开“信息检索”窗格，将翻译方式设置为“中文翻译为英

语”，单击“插入”按钮，文中所选的中文就将由翻译的英文代替，如图7-

2所示。

图7-1　单击“翻译所选文字”选项

图7-2　单击“插入”按钮

7.1.2　文档的简繁转换

在Word 2016中可对文档进行简繁转换，既可将简体转换为繁体，也可将繁体转换为简体，操作非常简便。

步骤1：打开Word文档，选择文档中所有内容，切换至“审阅”选项卡，在“中文简繁转换”组中单击“简转繁”按钮，如图7-3所示。

步骤2：可以看到文档从简体中文全部转换为繁体中文，如图7-4所

示。

图7-3　单击“简转繁”按钮

图7-4　文档简体转为繁体

技巧点拨：若用户需将繁体中文转换为简体，可单击“繁转简”按

钮。另一种开启简繁互换功能的按钮是“简繁转换”，会弹出“中文简繁转换”对话框，选择转换方向后单击“确定”按钮即可。

7.2　校对文档中的内容

当完成文档的编辑后，对其内容进行校对是一项必不可少的内容，该操作可以及时标记出文档中的拼写和语法错误，从而避免文档出现低级错误。校对文档时，还可统计文档的页数、行数和字数等信息。

7.2.1　校对拼写和语法

用户在使用Word文档输入文本时，经常会在一些字词的下面看到红色和蓝色的波浪线。这些波浪线是由Word的拼写和语法检查功能提供的，这种功能非常有利于用户发现在编辑过程中出现的拼写或语法错误。下面介绍校对文档的具体步骤。

步骤1：打开Word文档，切换至“审阅”选项卡，在“校对”组中单击“拼写和语法”按钮，如图7-5所示。

步骤2：打开“语法”对话框，此时会定位到第一个有拼写和语法错

误的地方，对有错误的词组进行修改后，查找下一个错误即可，如图7-

6所示。

图7-5　单击“拼写和语法”按钮

图7-6　对错误的地方进行修改

7.2.2　统计文档字数

当完成对文档的创建和编辑后，可通过字数统计信息查看文档的页数、字数、字符数、行数、段落数等信息。下面介绍统计文档字数的具体步骤。

打开Word文档，选中文档所有内容，切换至“审阅”选项卡，在“校

对”组中单击“字数统计”按钮。弹出“字数统计”对话框，显示出统计的具体信息，如页数、字数、段落数、行数等，如图7-7所示。

图7-7　字数统计

7.3　定位、查找和替换文档

在修改长篇文章的时候，经常会需要定位、查找某个词语或者替换

一个多次使用过的词语，这时如果逐行查找会非常的浪费时间，Word 2016提供了定位、查找和替换功能，很好地解决了批量修改Word内容的问题，大大提高工作效率。

7.3.1　定位

当用户需要编辑某一段文字或者查找某一段文字，但是这段文字在

长文档的中间位置，每次翻页特别不方便，这时候就可以使用Word

2016的定位功能了。下面介绍具体操作步骤。

步骤1：打开需要编辑的Word文档，在功能区中切换至“开始”选项卡，单击“编辑”组中“查找”按钮上的下三角按钮，在打开的快捷菜单中单击“转到”选项，如图7-8所示。

图7-8　单击“转到”选项

步骤2：打开“查找和替换”对话框，在“定位”选项卡的“定位目标”栏

中选择定位目标。这里选择以页作为定位目标，单击“下一次”按钮，文档将下翻一页显示，如图7-9所示。

步骤3：在“输入页号”文本框中输入页号，如这里的数字8。此

时，“下一处”按钮变为“定位”按钮，单击该按钮文档将定位到第8页，如图7-10所示。

图7-9　文档下翻一页

图7-10　文档定位到第8页

步骤4：在“定位目标”列表中选择“行”选项，在“输入行号”文本框中输入“+10”，单击“定位”按钮，如图7-11所示。此时，插入点光标将移到当前位置下方10行的位置。

步骤5：在“输入行号”文本框中输入188，单击“定位”按钮，如图7-

12所示。此时将定位到文档的第188行。

图7-11　使插入点光标下移10行

图7-12　定位到第188行

7.3.2　查找

在Word文档中，用户可以对特定内容进行快速查找，下面介绍使

用查找功能的具体步骤。

步骤1：打开需要编辑的Word文档，切换至“开始”选项卡，单击“编辑”组中的“查找”按钮打开“导航”窗格，如图7-13所示。

图7-13　打开“导航”窗格

步骤2：在“导航”窗格的“搜索文档”输入框中输入需要查找的文

字，单击“搜索”按钮，Word 2016将在“导航”窗口中列出文档中包含查找文字的段落，同时查找文字在文档中突出显示。此时，在“导航”窗格中单击该段落选项，文档将定位到该段落，如图7-14所示。

步骤3：单击“导航”窗口上的下三角按钮，在打开的菜单中选择“高

级查找”选项，如图7-15所示。

图7-14　查找到的段落

图7-15　选择“高级查找”选项

步骤4：打开“查找和替换”对话框，单击“更多”按钮使对话框完全

显示，在“查找内容”文本框中输入需要查找的文字，如这里输

入“Word”。在“搜索”下拉列表中选择搜索的方向，如这里选择从当前光标位置向下搜索。单击“查找下一处”按钮，Word将把文档中找到的内容高亮显示，如图7-16所示。如果需要在文档中接着查找，可继续单击“查找下一处”按钮往下进行查找。

图7-16　查找文字

7.3.3　替换

如果对于查找后的内容要进行替换，可直接使用Word的替换功

能，使用替换功能不仅可以替换文本，还可以替换一些特殊字符，如空格符、制表符、分栏符和图片等。下面介绍如何使用Word中的替换功能。

步骤1：打开要进行编辑的Word文档，切换至“开始”选项卡，单

击“编辑”组中的“替换”按钮，如图7-17所示。

图7-17　单击“替换”按钮

步骤2：打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入要

查找的内容，此处输入“word”；在“替换为”文本框中输入要替换的内

容，此处输入“Word”；在“搜索”下拉列表中选择搜索的方向，此处选择全部。由于替换的内容只是大小写的不同，所以勾选“区分大小写”复选框，然后单击“查找下一处”按钮，即可看到Word文档中查找的内容，如图7-18所示。

图7-18　“查找和替换”对话框

步骤3：单击“替换”按钮，即可将Word文档中当前查找到的word替

换为Word，如图7-19所示。如果单击“全部替换”按钮，则可将整个文档中的word替换为Word。

图7-19　当前查找到的word替换为Word

步骤4：如果要替换的内容为特殊字符，例如将文档中的全角省略号替换为段落标记。打开“查找和替换”对话框后，将光标放置于“查找内容”文本框中后单击“特殊格式”按钮，在打开的快捷菜单中单击“全角省略号”选项，如图7-20所示。

步骤5：将光标放置于“查找内容”文本框中后单击“特殊格式”按钮，在打开的快捷菜单中单击“段落标记”选项，如图7-21所示。

步骤6：此时特殊符号会转换为代码输入文本框中，单击“查找下一

处”按钮，即可在文档中查找到“全角省略号”，如图7-22所示。步骤7：单击“替换”按钮即可将当前查找到的全角省略号替换为段

落标记，单击“全部替换”按钮，则可将整个文档中的全角省略号替换为段落标记，如图7-23所示。

技巧点拨：单击“格式”按钮，可以从获得的菜单中选择相应的命令

来设置查找或替换格式，如字体、段落格式或样式等。如果单击“不限定格式”按钮，将取消设定的查找或替换格式，如图7-24所示。

图7-20　单击“全角省略号”选项

图7-21　单击“段落标记”选项

图7-22　查找到“全角省略号”

图7-23　全角省略号替换为段落标记

图7-24　设定格式

7.4　文档的修订和批注

Word 2016能够自动记录审阅者对文档的修订，同时允许不同的审

阅者在文档中添加批注，以记录自己的意见。本节将对Word文档的修订和批注操作进行介绍。

7.4.1　修订文档

启动Word的修订功能，进入修订状态中，这样用户可以对文档进

行修订操作，修订的内容会通过修订标记显示出来，并且不会对原文档进行实质性的删减，也能方便原作者查看修订的具体内容。下面介绍在文档中添加修订并对修订样式进行设置的方法。

步骤1：打开Word文档，将插入点光标放置到需要添加修订的位

置。在功能区切换至“审阅”选项卡，在“修订”组中单击将“简单标记”改为“所有标记”，然后单击“修订”按钮上的下三角按钮，在下拉列表中选择“修订”选项，如图7-25所示。

步骤2：对文档进行编辑，文档中被修改的内容以修订的方式显示，如图7-26所示。

图7-25　选择“修订”选项

图7-26　显示修订内容

技巧点拨：单击“修订”按钮能够直接进入修订状态，也可对文档进行修订；再次单击该按钮，将能够退出文档的修订状态。

步骤3：在“修订”组中单击“修订选项”按钮，在打开的“修订选项”窗格中单击“高级选项”按钮，如图7-27所示。

步骤4：打开“高级修订选项”对话框，在“插入内容”下拉列表中选择“双下划线”选项，将文档中的修订内容标记设置为双下划线；在“删除内容”下拉列表中选择“双删除线”选项，使修订时的删除内容标记设置为双删除线；在“修订行”下拉列表中选择“右侧框线”选项，使修订行标记显示在行的右侧，完成设置后单击“确定”按钮，如图7-28所示。

图7-27　单击“高级选项”按钮

图7-28　“修订选项”对话框

步骤5：在文档中可以看到修订标记发生了改变，如图7-29所示。

步骤6：在“修订”组中单击“显示标记”按钮，在“批注框”选项列表中

勾选相应的选项，可以使批注内容在批注框中显示，如图7-30所示。

图7-29　更改修订标记

图7-30　在批注框中显示修订

步骤7：在“审阅”选项卡的“更改”组中单击“接受”按钮上的下三角按

钮，在下拉列表中选择“接受并移到下一条”选项，则将接受本处的修订，并定位到下一条修订，如图7-31所示。

图7-31　接受并定位到下一条修订

技巧点拨：当文档中存在多个修订时，在“更改”组中单击“上一

条”或“下一条”按钮能够将插入点光标定位到上一条或下一条修订处。在“更改”组中单击“拒绝”按钮上的下三角按钮，在下拉列表中选择“拒绝并移到下一条”选项，将拒绝当前的修订并定位到下一条修订。如果用户不想接受其他审阅者的全部修订，则可以选择“拒绝对文档的所有修订”选项。

7.4.2　批注文档

批注是对文档进行的注释，由批注标记、连线以及批注框构成。当需要对文档进行附加说明时，就可插入批注。并通过特定的定位功能对批注进行查看。当不再需要某条批注时，也可将其删除。下面介绍在文档中添加批注的方法。

步骤1：打开Word文档，将插入点光标放置到需要添加批注内容的后面，或选择需要添加批注的对象。在“审阅”选项卡中的“批注”组中单击“新建批注”按钮，此时在文档中将会出现批注框。在批注框中输入批注内容即可创建批注，如图7-32所示。

步骤2：在“修订”组中单击“修订选项”按钮，在打开的“修订选项”窗格中单击“高级选项”按钮，如图7-33所示。

步骤3：打开“高级修订选项”对话框，在“批注”下拉列表中设置批

注框的颜色，在“指定宽度”增量框中输入数值设置批注框的宽度，

在“边距”下拉列表中选择“左”选项将批注框放置到文档的左侧，完成设置后单击“确定”按钮，如图7-34所示。

步骤4：批注框的样式和位置发生了改变，如图7-35所示。

步骤5：Word 2016能够将在文档中添加批注的所有审阅都记录下

来。在“修订”组中单击“显示标记”按钮，在下拉列表中选择“特定人

员”选项，在打开的审阅者名单列表中选择相应的审阅者，可以仅查看该审阅者添加的批注，如图7-36所示。

步骤6：在“修订”组中单击“审阅窗格”按钮上的下三角按钮，单

击“垂直审阅窗格”选项将打开“垂直审阅窗格”，如图7-37所示。用户可以在审阅窗格中查看文档中的修订和批注，并且随时更新修订的数量。

图7-32　输入批注

图7-33　单击“高级选项”按钮

图7-34　“高级修订选项”对话框

图7-35　改变批注框的样式和位置

图7-36　指定特定审阅者

图7-37　打开“垂直审阅窗格”

技巧点拨：如果需要更新文档中的修订数量，可以单击“审阅窗

格”右上角的“更新修订数量”按钮。如果需要在“审阅窗格”中显示修订或批注的详细情况汇总，可以单击“显示详细汇总”按钮。如果需要将显示的详细汇总隐藏，可以单击“隐藏详细汇总”按钮。

步骤7：将插入点光标放置到批注框中，在“批注”组中单击“删除批

注”组的下三角按钮，在下拉菜单中单击“删除”选项，当前批注将会被删除，如图7-38所示。

图7-38　选择“删除”命令

7.5　为Word文档创建题注和索引

在Word文档使用图片、表格和图表非常常见，而为了方便阅读和

使文档更有规律，可以使用题注对其编号。而索引是帮助读者了解书籍价值的关键，能够帮助读者了解文档的实质。本节将对在Word 2016文档中使用题注和索引的相关知识进行介绍。

7.5.1　插入题注

题注是对文档中的图片、公式、表格、图表和其他项目进行编号与

识别的文字片段。Word可以自动插入题注，并且在插入时自动对这些题目进行编号。下面介绍插入题注的具体步骤。

步骤1：在文档中插入图片，将插入点光标放置在图片的下方。

在“引用”选项卡的“题注”组中单击“插入题注”按钮，如图7-39所示。

步骤2：打开“题注”对话框，在“标签”下拉列表中选择标签类型，

此时在“题注”文本框中将显示该类标签的题注样式。如果不符合所需要求，可以单击“新建标签”按钮打开“新建标签”对话框，在“标签”文本框中输入新的标签样式。单击“确定”按钮后即可将新建的标签添加到“标签”下拉列表中。单击“题注”对话框中的“确定”按钮，创建的题注将被添加到文档中，如图7-40所示。

步骤3：在“题注”对话框中单击“编号”按钮，打开“题注编号”对话

框。在对话框的“格式”下拉列表中选择编号的格式，如图7-41所示。完成设置后单击“确定”按钮。

步骤4：完成题注的添加后，按Ctrl+Shift+S快捷键打开“应用样式”对话框，在对话框中单击“修改”按钮，如图7-42所示。

步骤5：打开“修改样式”对话框，对题注的样式进行修改。设置文

字的字体和字号以及对齐方式，设置完成后单击“确定”按钮，如图7-43 所示。

步骤6：题注格式发生改变。在题注标签的后面输入需要的文字，

此时获得的题注如图7-44所示。

图7-39　单击“插入题注”按钮

图7-40　新建标签

图7-41　修改编号格式

图7-42　单击“修改”按钮

图7-43　“修改样式”对话框

图7-44　修改后的题注

步骤7：在文档中接着插入图片，在“题注”组中单击“插入题注”按

钮，打开“题注”对话框，可以看到题注自动更改了编号，单击“确定”按钮，如图7-45所示。

步骤8：Word为第2张图添加题注，同时输入说明文字。添加题注

后的效果如图7-46所示。

图7-45　添加新的题注

图7-46　添加题注后的效果

7.5.2　插入图表目录

如果文档中图片和表格较多，也可以为图表建立目录。在建立图表目录时，可以图表的题注或者自定义样式的图表标签为依据，并参考页序，按照排序级别排列。下面介绍图表目录的创建和使用方法。

步骤1：打开Word文档，在“引用”选项卡的“题注”组中单击“插入表

目录”按钮，打开“图表目录”对话框，对插入的图表目录进行设置。这里单击“选项”按钮打开“图表目录选项”对话框，勾选“样式”复选框，在右侧的下拉列表中选择应用于目录的文本样式。完成设置后单击“确定”按钮，如图7-47所示。

图7-47　设置图表目录

步骤2：在“图表目录”对话框单击“确定”按钮，文档中就插入了图

表目录。按住Ctrl键单击图表目录项，能够快速定位到该目录项所对应的图表，如图7-48所示。

步骤3：在“题注”组中单击“插入表目录”按钮，打开“图表目录”对话

框，单击“修改”按钮打开“样式”对话框。单击“样式”对话框中的“修改”按钮，如图7-49所示。

步骤4：打开“修改样式”对话框，在该对话框中可以对图表目录的字体、字号以及段落格式等进行设置，如图7-50所示。

步骤5：完成设置后依次单击“确定”按钮关闭各个打开的对话框，图表目录的样式就会发生改变，如图7-51所示。

图7-48　插入的图表目录

图7-49　单击“修改”按钮

图7-50　修改图表目录格式

图7-51　更改图表目录格式后的效果

7.5.3　文档内容的交叉引用

交叉引用是对Microsoft Word文档中其他位置内容的引用，如可为标题、脚注、书签、题注、编号段落等创建交叉引用。下面将介绍在

Word中使用交叉引用的方法。

步骤1：打开Word文档，将插入点光标放置到需要实现交叉引用的

位置，输入需要的文字，在“引用”选项卡中单击“题注”组中的“交叉引用”按钮，打开“交叉引用”对话框。在对话框的“引用类型”下拉列表中选择需要的项目类型，在“引用内容”下拉列表中选择需要插入的信息，在“引用哪一个标题”文本框中选择引用的具体内容。完成设置后单击“插入”按钮即可在插入点光标处插入一个交叉引用，如图7-52所示。

图7-52　插入交叉引用

技巧点拨：如果取消对“插入为超链接”复选框的勾选，则插入的交

叉引用不具有链接能力。如果“包括‘见上方’/‘见下方’”复选框可用，可勾选此复选框来包含引用项目的相对位置信息。另外，单击“插入”按钮后，如果还需要创建其他的交叉引用，可不关闭对话框，在文档中直接选择新的插入点后继续插入。

步骤2：单击“关闭”按钮关闭“交叉引用”对话框，按住Ctrl键单击文档中的交叉引用，文档将跳转至引用指定的位置，如图7-53所示。

图7-53　使用交叉引用

技巧点拨：如果需要对创建的交叉引用进行修改，在文档中选择插入的交叉引用后，再次打开“交叉引用”对话框，选择新的引用项目后单击“插入”按钮即可。

7.5.4　创建索引

索引是根据一定需要，把书刊中的主要概念或各种题名摘录下来，标明出处、页码，按一定次序分条排列，以供人查阅的资料。它是图书

中重要内容的地址标记和查阅指南，设计科学且编辑合理的索引不但可以使阅读者倍感方便，而且也是图书质量的重要标志之一。Word提供了图书编辑排版的索引功能，下面介绍创建索引的步骤。

步骤1：打开Word文档，在“引用”选项卡的“索引”组中单击“标记索

引项”按钮，打开“标记索引项”对话框。在文档中选择作为索引项的文本，单击“主索引项”文本框，将选择的文字添加到文本框中，单击“标记”按钮标记索引项，如图7-54所示。在不关闭对话框的情况下标记其他索引项。

图7-54　标记索引项

技巧点拨：在次索引项后面加上“：”可以创建下级索引项。单击选

中“交叉引用”单选按钮，在其后的文本框中输入文字可以创建交叉索引。选择“当前页”单选按钮，可以列出索引项的当前页码。单击选

中“页面范围”单选按钮，Word会显示一段页码范围。当一个索引项有多页时，则可选定这些文本后将索引项定义为书签，然后在“书签”文本框中选定该书签，Word将能自动计算该书签所对应的页码范围。

步骤2：将插入点光标放置到需要创建索引的位置，在“索引”组中

单击“插入索引”按钮，打开“索引”对话框，在对话框中对创建的索引进

行设置，如这里将索引的“栏数”设置为1，完成设置后单击“确定”按钮，如图7-55所示。

图7-55　“索引”对话框

步骤3：文档中已添加索引，如图7-56所示。

图7-56　文档中添加索引

技巧点拨：如果选中“缩进式”单选按钮，次索引项将相对于主索引项缩进。如果选中“接排式”，则主索引项将和次索引项排在一行中。由于中文和西文的排序方式不同，应该在“语言（国家/地区）”下拉列表框中选择索引使用的语言。如果是中文，则可在“排序依据”下拉列表中选择排序的方式。若勾选“页码右对齐”复选框，页码将右排列，而不是紧跟在索引项的后面。

步骤4：如果需要对索引的样式进行修改，可以再次打开“索引”对

话框，单击其中的“修改”按钮打开“样式”对话框，在“索引”列表中选择

需要修改样式的索引。单击“修改”按钮，如图7-57所示。

步骤5：打开“修改样式”对话框，在对话框中对索引样式进行设

置，如这里修改索引文字的字体和大小，完成设置后依次单击“确定”按钮关闭各个对话框，如图7-58所示。

步骤6：索引文字的字体和文字大小即会发生改变，如图7-59所示。

图7-57　单击“修改”按钮

图7-58　修改索引样式

图7-59　索引文字的字体和大小发生改变

7.5.5　使用书签

书签，顾名思义就是一本书的标签，它可以使用户更快地找到阅读

或者修改的位置，特别是一本比较长的文章。所以在Word中编辑或阅读一篇较长的文档时，要想在某一处或几处留下标记，以便以后查找、修改，便可以在该处插入书签（书签仅显示在屏幕上，不会打印出来）。下面介绍使用书签的步骤。

步骤1：打开Word文档，在文档中需要添加书签的位置单击鼠标放置插入点光标。在功能区的“插入”选项卡中单击“链接”组中的“书签”按钮，打开“书签”对话框。在“书签”对话框中的“书签名”文本框中输入书签名称，然后单击“添加”按钮即可将其添加到书签列表中创建一个新书签，如图7-60所示。

技巧点拨：在“书签”对话框中，选中“名称”单选按钮或“位置”单选

按钮可设置列表中书签的排列顺序。如选中“位置”单选按钮，书签将按照在文档中出现的先后顺序来排列。如果需要查看隐藏的书签，可以勾选“隐藏书签”复选框。

步骤2：完成文档中的书签创建后，单击“链接”组中的“书签”按

钮，在打开的对话框的列表中选择一个书签后单击“定位”按钮，文档将定位到书签所在的位置，如图7-61所示。

图7-60　创建书签

步骤3：在“开始”选项卡中的“编辑”组中单击“查找”下拉菜单中的“高级查找”选项，打开“查找和替换”对话框。在对话框中打开“定位”选项卡，在“定位目标”列表中选择“书签”选项，在“请输入书签名称”文本框中输入书签名称后单击“定位”按钮，文档将快速定位到书签位置，如图7-62所示。

图7-61　使用书签定位文档

图7-62　使用“查找和替换”对话框定位书签位置

步骤4：默认情况下，Word文档中是不显示书签的。在主界面中依

次单击“文件”|“选项”选项，打开“Word选项”对话框，在左侧窗格中单击“高级”选项，在右侧窗格的“显示文档内容”栏中勾选“显示书签”复选框，然后单击“确定”按钮，如图7-63所示。

步骤5：文档中将显示添加的书签，如图7-64所示。

图7-63　勾选“显示书签”复选框

图7-64　文档中显示书签

7.6　文档的打印

用纸张保存或传送文档是信息交流的重要方式，如何方便、快捷、美观地将文档打印出来就非常重要。本节将介绍文档打印需要进行的设置以及打印Word文档。

7.6.1　设置打印选项

在打印Word文档前，需要先对要打印的文档内容进行设置。在 Word 2016中，通过“Word选项”对话框能够进行文档的“打印选项”设

置，可以决定是否打印文档中绘制的图形、插入的图像以及文档属性信息等内容。下面介绍对文档打印选项的设置。

步骤1：打开Word文档，依次单击“文件”|“选项”选项，如图7-65所示。

图7-65　单击“选项”选项

步骤2：打开“Word选项”对话框，在左侧窗格中选择“显示”选项，

在右侧窗格“打印选项”栏中勾选相应的复选框设置文档的打印内容。完成设置后单击“确定”按钮，即可进行文档的打印操作，如图7-66所示。

图7-66　设置“打印选项”

7.6.2　预览打印文档

在打印Word文档前，还可以对文档进行预览，该功能可以根据文

档打印的设置模拟文档打印在纸张上的效果。预览时可以及时发现文档中的版式错误，如果对打印效果不满意，也可以及时对文档的版面进行重新设置和调整，以获得满意的打印效果，避免纸张的浪费。下面介绍在Word中预览打印文档的打印效果的方法。打开Word文档，依次单击“文件”|“打印”选项，文档窗口中将显示

所有与文档打印有关的命令选项，在最右侧的窗格中将能够预览打印效果。拖动“显示比例”滚动条上的滑块能够调整文档的显示大小，单

击“下一页”按钮和“上一页”按钮，将能够进行预览的翻页操作，如图7-

67所示。

图7-67　打印预览

7.6.3　打印文档

设置完成并且对预览效果满意后，就可以对文档进行打印了。在

Word 2016中，为打印进行页面、页数和份数等设置，可以直接在“打印”命令列表中选择操作。下面介绍具体的操作方法。

步骤1：打开需要打印的Word文档，依次单击“文件”|“打印”选项，在中间窗格中“份数”增量框中设置打印份数，单击“打印”按钮即可开始文档的打印，如图7-68所示。

步骤2：Word 2016默认的是打印文档中的所有页面，单击此时

的“打印所有页”按钮，在打开的列表中选择相应的选项，可以对需要打印的页进行设置，如这里选择“打印当前页”选项只打印当前页，如图7-

69所示。

图7-68　设置打印的副本数

图7-69　设置打印的页面

步骤3：在“打印”命令的列表窗格中提供了常用的打印设置按钮，

如设置页面的打印顺序、页面的打印方向以及设置页边距等。用户只需要单击相应的选项按钮，在下级列表中选择预设参数即可。如果需要进一步的设置，可以单击“页面设置”命令打开“页面设置”对话框来进行设置，设置完成后单击“确定”按钮即可，如图7-70所示。

图7-70　打开“页面设置”对话框