第21章　PowerPoint 2016办公技巧

本章针对用户在编辑PowerPoint文档时经常遇到的一些问题和疑难

点，一一给出了技巧提示，例如怎样统计幻灯片中包含的字数和幻灯片张数，如何快速调节文字大小等，使用户在制作幻灯片遇到问题时能够快速解决。

技巧1：如何增加PPT撤销次数

在使用PowerPoint编辑演示文稿时，如果出现操作错误，那么只要

单击快捷工具栏中的“撤销”按钮即可恢复到操作前的状态。然而，默认情况下PowerPoint最多只能够恢复最近的20次操作。其实，PowerPoint 允许用户最多可以撤销150次，只需进行适当的设置即可。具体操作如下。

步骤1：打开演示文稿，单击“文件”标签，单击“选项”选项，如图

21-1所示。

步骤2：弹出“PowerPoint选项”对话框，切换至“高级”选项卡，

在“编辑选项”选项组中将“最多可取消操作数”改为“150”，最后，单击“确定”按钮即可完成设置，如图21-2所示。

图21-1　单击“选项”选项卡

图21-2　“PowerPoint选项”对话框

技巧2：怎样让PowerPoint自动保存更新后的幻灯片

在PowerPoint中可以设置自动保存更新后的幻灯片，以避免由于死机或断电等特殊原因造成的文件丢失，下面介绍操作步骤。

单击“文件”标签下的“选项”选项卡，在“保存”选项卡下选中“保存自

动恢复信息时间间隔”和“如果我没保存就关闭，请保留上次自动保留的版本”复选框。设置自动恢复的时间间隔以及自动恢复文件的位置，以便PowerPoint自动按所设置的时间间隔保存更新后的幻灯片，如图21-3 所示。

图21-3　“PowerPoint选项”对话框

技巧3：怎样统计幻灯片中包含的字数和幻灯片张数

对幻灯片中的字数和幻灯片的张数统计，可以通过“属性”对话框进行查看，下面介绍操作步骤。

步骤1：单击“文件”标签，单击以切换至“信息”选项卡，单击“属

性”下三角按钮，在下拉列表中选择“高级属性”命令，如图21-4所示。

步骤2：在弹出的“属性”对话框中单击“统计”选项卡，在如图21-5所示的“统计信息”列表中即可查看。

图21-4　“高级属性”选项

图21-5　“培训计划属性”对话框

技巧4：如何快速调节文字大小

在PowerPoint中输入的文字大小不合乎要求或者看起来效果不好，

一般情况下通过选择字体字号加以解决，其实有一个更加简洁的方法。

选中文字后按Ctrl+]是放大文字，Ctrl+[是缩小文字。

技巧5：怎么在PPT中保持字体

用户经常会在PPT中制作字体，设置字体格式，那么怎么把费尽心思制作的字体保存以便以后使用呢？下面介绍操作步骤。

步骤1：打开PowerPoint演示文稿，单击“文件”标签，单击“另存为”选项，如图21-6所示。

图21-6　“另存为”对话框

步骤2：弹出“另存为”对话框，单击“工具”下三角按钮，在弹出的

下拉列表中单击“保存选项”命令，如图21-7所示。

步骤3：勾选“将字体嵌入文件”复选框，下面的选项可以根据实际需要进行选择，如图21-8所示。

图21-7　“保存选项”选项

图21-8　“PowerPoint选项”对话框

步骤4：确定之后，返回上个界面，选择好保存路径，单击“保存”按钮，如图21-9所示，之后我们就可以调用该字体了。

图21-9　“另存为”对话框

技巧6：如何把自己设计的幻灯片样式保存为模板

在使用PowerPoint编辑幻灯片时，系统提供了很多种模板供用户使

用。但是有时候为了别具一格，可以采取以下方法设计一些幻灯片样式保存为模板。

步骤1：单击“文件”标签，在新切换的界面中单击“另存为”选项卡，并且选择将要保存到的位置，如选择“桌面”，如图21-10所示。

步骤2：在“另存为”对话框中把保存类型设置为“PowerPoint模板”，

即可把该页幻灯片保存为模板供下次调用，如图21-11所示。

图21-10　选择另存位置

图21-11　“另存为”类型

技巧7：如何借用另一个幻灯片中的配色方案

用户可以通过借用另一个幻灯片中的配色方案节省重新设置配色方案的时间，从而提高工作效率。具体操作如下。

步骤1：打开演示文稿，切换至“视图”选项卡中的“窗口”选项组，单击“全部重排”按钮，如图21-12所示。

步骤2：切换到需要借用配色方案的演示文稿中，在“开始”选项卡“剪贴板”选项组中单击“格式刷”按钮，如图21-13所示。

图21-12　“全部重排”按钮

图21-13　“格式刷”按钮

步骤3：单击引用配色方案的演示文稿，单击要应用配色方案的幻灯片即可，如图21-14所示。

图21-14　引用配色方案

技巧8：如何利用PowerPoint中的实用标志

用户在制作PowerPoint演示文稿时，通常需要做一些标志符，如禁止吸烟标志等，哪里可以找到这些标志？PowerPoint里就藏着不少实用标志，利用某些符号来制作既快又方便。具体操作如下。

步骤1：在“插入”选项卡中选择“符号”选项组，单击“符号”按钮，如图21-15所示。

步骤2：弹出“符号”对话框，在“字体”列表框中选择“Wingdings”选项，在刷新的符号区中即可发现“书本”的标志。选中需要的符号，单

击“插入”按钮，最后单击“关闭”按钮，如图21-16所示，即可在

PowerPoint中插入相应的特殊符号。

图21-15　“符号”按钮

图21-16　“符号”对话框

技巧9：如何在PPT中快速切换视图状态

通常情况下，可以利用屏幕左下角的视图按钮在几种不同的视图状态（普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映）之间进行快速切换。其实键盘与视图按钮相配合还可以获得完全不同的效果。

单击“普通视图”按钮时，同时按下Shift键就可以切换到幻灯片母版视图，再单击一次“普通视图”按钮（不按Shift键）则可以切换回来。而

如果单击“幻灯片浏览”按钮时按下Shift键，就可以切换到讲义母版视图。

如果想得到更多的选项，可以按住Ctrl+Shift组合键，然后再按各种

不同的视图按钮：Ctrl+Shift+普通视图按钮会关闭左侧的标记区和备注页，并把幻灯片扩充到可用的空间。Ctrl+Shift+幻灯片浏览按钮则可以把演示文稿显示为大纲模式；Ctrl+Shift+幻灯片放映按钮会打开“设置放映方式”对话框。

技巧10：如何快速为PowerPoint幻灯片添加页码

为了方便辨别幻灯片的页数，用户可以给幻灯片添加页码。具体操作如下。

步骤1：打开做好的PowerPoint演示文稿，切换至“插入”选项卡，在“文本”选项组中单击“幻灯片编号”按钮，如图21-17所示。

步骤2：在“页眉和页脚”对话框中选择“幻灯片编号”选项，然后单击“全部应用”按钮，如图21-18所示，完成以上步骤即可为演示文稿添加页码。

图21-17　“幻灯片编号”按钮

图21-18　“页面和页脚”对话框

技巧11：如何快速将表格的行高或列宽设置为相同

在PowerPoint中，如果需要展示表格，并且将表格设置为行高与列宽相同，应该如何操作呢？

步骤1：选中图表，切换至“表格工具”标签下“布局”选项卡，在“单元格大小”选项组中单击“分布列”或“分布行”按钮，如图21-19所示。

步骤2：此时，表格中的所有行或列都设置为相同的列宽和行高，如图21-20所示。

图21-19　“分布行”按钮

图21-20　调整效果

技巧12：如何快速将图形的格式复制到另一个图形

如果用户在幻灯片中已经创建图形并设置好格式效果，同时需要绘制另一个图形并且形状样式与现有图形相同，可以通过格式刷实现。

步骤1：选中需要复制格式的图形，切换至“开始”选项卡，在“剪贴板”选项组中双击“格式刷”按钮，如图21-21所示。

图21-21　“格式刷”按钮

步骤2：此时鼠标呈刷子形状，选择需要应用相同格式的图形，即

可将选择的图形应用制定的形状样式，如图21-22所示。

图21-22　复制图形形状样式效果

技巧13：如何在幻灯片放映时切换图片大小

在网络上浏览图片时，只需要单击小图片就可以看到大图片了，如何在演示文稿中也实现图片大小切换设置呢？具体操作如下。

步骤1：切换至“插入”选项卡中“文本”选项组，单击“对象”按钮，如图21-23所示。

图21-23　“对象”按钮

步骤2：弹出“插入对象”对话框，单击“新建”单选按钮，在“对象类型”列表框中选择“Microsoft Office PowerPoint演示文稿”选项，然后单击“确定”按钮，如图21-24所示。

步骤3：此时在演示文稿中插入一个PowerPoint演示文稿对象，插入图片。如图21-25所示。

步骤4：切换至“幻灯片放映”选项卡，在“开始放映幻灯片”选项组中单击“从当前幻灯片开始”按钮，进入幻灯片放映视图，如图21-26所

示。

图21-24　“插入对象”对话框

图21-25　插入图片

图21-26　“从当前幻灯片开始”按钮

步骤5：单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“放大”选项，如图21-27所示。

步骤6：单击屏幕中的小图片，即可显示放大的图片，如图21-28所示。

图21-27　“放大”选项

图21-28　放大图片

步骤7：再次单击图片，即可缩小图片，如图21-29所示。

图21-29　缩小图片

技巧14：如何压缩PowerPoint图片

好的PPT幻灯片文件图片清晰，而且页面又多，所以文件体积也是非常大的，体积大难免会有不方便之处。有什么好的方法既可以让PPT 幻灯片的体积压缩小一点，又不影响PPT的实际内容呢？具体操作如下。

步骤1：打开PPT后单击“文件”标签，在新切换的界面中单击“另存为”命令。弹出“另存为”对话框，单击“工具”下三角按钮，如图21-30所示。

图21-30　“工具”按钮

步骤2：在下拉列表中单击“压缩图片”命令，如图21-31所示。

步骤3：打开“压缩图片”对话框，单击“使用文档分辨率”单选按

钮，在“压缩选项”列表框中勾选“删除图片的剪裁区域”复选框，最后单击“确定”按钮，如图21-32所示。压缩PPT图片以后，体积从原先的

3.3MB变成了1.1MB，减少了一半。

图21-31　“压缩图片”命令

图21-32　“压缩图片”对话框

技巧15：如何在相册中以黑白方式显示图片

有时候用户在创建相册后，为了符合相册主题效果，需要将相册中的照片设置为黑白方式。

打开幻灯片，切换至“插入”选项卡中“图像”选项组，单击“相册”下

三角按钮，在下拉列表中单击“编辑相册”命令。在对话框中勾选“所有图片以黑白方式显示”复选框，然后单击“更新”按钮，如图21-33所示。

图21-33　“编辑相册”对话框

技巧16：如何在保持设置不变的情况下更换自选图形

有时候用户在插入形状并且设置好形状格式后，需要更换自选图形，应该怎么做既可以更换图形又可以保持原来的形状格式呢？

步骤1：选定需要更改的自选图形。在“格式”选项卡中，单击“插入形状”选项组中的“编辑图形”下三角按钮，如图21-34所示。

步骤2：在展开的下拉列表中单击“更改形状”命令，在形状样式库中选择“星与旗帜”类别中的第一项，如图21-35所示。

图21-34　“更改形状”命令

图21-35　形状样式库

步骤3：此时选中的图形即可更改为指定的形状，并保留原有图形的格式效果，如图21-36所示。

图21-36　更换图形

技巧17：如何在幻灯片中插入日期和时间并自动更新

有时候在幻灯片中插入日期和时间却不能自动更新，使得幻灯片缺乏完整性，如何在幻灯片中插入日期和时间时能自动更新呢？

步骤1：打开需要插入日期和时间的幻灯片。切换至“插入”选项卡，在“文本”选项组中单击“页眉和页脚”按钮，如图21-37所示。

图21-37　“页眉和页脚”按钮

步骤2：弹出“页眉和页脚”对话框，单击“幻灯片”选项卡，勾选“日

期和时间”复选框，单击“自动更新”单选按钮，最后单击“全部应用”按钮即可，如图21-38所示。

图21-38　“页面和页脚”对话框

技巧18：如何更改数据系列的次序

在PowerPoint中用户可以更改数据系列，同时还可以更改图表数据系列的顺序、位置，以及工作表数据区域中图表的方向。

步骤1：选中图形，在出现的“图表工具”标签下切换至“设计”选项卡，单击“数据”选项组中的“选择数据”按钮，如图21-39所示。

图21-39　“选择数据”按钮

步骤2：在弹出的“选择数据源”对话框“图例项（系列）”列表框中

单击需要调整次序的数据系列，然后单击“下移”按钮，如图21-40所示。

步骤3：在图表显示中，选定的数据系列即会往后移动一个位序，如图21-41所示。

图21-40　“选择数据源”对话框

图21-41　下移数据系列效果

技巧19：怎么让图片同时运动起来

在PowerPoint中设置了动画效果的图片，往往只能够按前后顺序运动起来。那么怎样可以让图片同时运动起来呢？

步骤1：按住Shift键的同时分别选定各张图片，切换至“格式”选项

卡中“排列”选项组，单击“组合对象”下三角按钮，在下拉列表中选择“组合”命令，如图21-42所示。

图21-42　组合图形

步骤2：选项把它们设置为一个整体，然后单击“幻灯片放映”菜单

的“动画样式”下三角按钮，在下拉列表中选择动作样式，如图21-43所示。对该组合设置一个动画效果后，就会发现这些图片都同时运动起来了。

图21-43　添加动画样式

技巧20：如何暂停幻灯片放映

在插入幻灯片时，如果中场休息或者插入其他话题，可以把幻灯片切换成黑屏或白屏而不退出，以便随时继续播放。

·如果需要将幻灯片切换到黑屏，在幻灯片播放过程中，按下B键。

·如果需要将幻灯片切换到白屏，在幻灯片播放过程中，按下W 键。

·恢复幻灯片的放映，按任意键即可。

技巧21：如何使用幻灯片放映快捷键

在幻灯片放映过程中，用户可以通过放映快捷键操作演示文稿。

·进到下一张幻灯片：N、Enter、PageDown、右箭头、下箭头、空格键（或单击鼠标）。

·退到上一张幻灯片：P、PageUp、左箭头、上箭头。

·重视幻灯片放映：Esc键、—键。

·放映时鼠标指针的隐藏与显示。

·隐藏鼠标指针：Ctrl+H。

·显示鼠标指针：Ctrl+A。

·在播放的PPT中使用画笔标记：Ctrl+P。

·擦除所画的内容：E键。

技巧22：如何密集打印幻灯片

如果用打印机默认的一张纸打印多张幻灯片，由于幻灯片与幻灯片

之间的空隙较大，所以只能打印9张幻灯片。能不能减少空隙，在一张纸中打印更多的幻灯片呢？具体操作如下。

步骤1：单击“文件”标签，切换至“另存为”选项界面，即会弹出“另

存为”对话框，在“保存类型”中选择“JPEG文件交换格式”，单击“保存”按钮即可，如图21-44所示。

步骤2：在弹出的提示框中单击“所有幻灯片”按钮，如图21-45所示。

步骤3：在弹出的提示框中单击“确定”即可完成演示文稿另存为

JPEG文件交换格式，如图21-46所示。

步骤4：在当前目录下生成了一个与PowerPoint文稿同名的文件夹，

每张幻灯片的内容都分别以独立的JPEG图片文件保存在里面。选中所有图片，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击“打印”选项，如图

21-47所示。

图21-44　“另存为”对话框

图21-45　单击“所有幻灯片”按钮

图21-46　Microsoft PowerPoint提示框

步骤5：在弹出的“打印”对话框中，用户可以选择打印选项为“钱

夹”“联系人表”等，最后单击“打印”即可密集打印幻灯片，如图21-48所示。

图21-47　快捷菜单

图21-48　“打印图片”对话框