第17章　Access 2016数据库基础

Access是Microsoft公司推出的Office办公软件组件，也是当今较受

欢迎的桌面数据库管理软件。Microsoft Access在很多地方得到了广泛使用，如小型企业、大公司的部门等。利用Access，用户可以方便地实现

信息的保存、维护、查询、统计、打印和发布，而且能够方便地与

Office 2016的其他组件进行数据通信。

·了解数据库

·创建数据库并在数据库中创建表

·修改数据表的结构和外观

·表的操作

·数据查询

·创建窗体

·使用报表

17.1　了解数据库

Microsoft Office Access是微软把数据库引擎的图形用户界面和软件开发工具结合在一起的一个数据库管理系统，是Microsoft Office的系统程序之一。

17.1.1　数据库概述

简单来讲，数据库就是按照数据结构来组织、存储和管理数据的仓库。例如每个人都有很多亲戚和朋友，为了保持与他们的联系，我们常常用一个笔记本将他们的姓名、地址、电话等信息都记录下来，这样要查谁的电话或地址就很方便了。这个“通讯录”就是一个最简单的“数据库”，每个人的姓名、地址、电话等信息就是这个数据库中的“数据”。

我们可以在笔记本这个“数据库”中添加新朋友的个人信息，也可以由于某个朋友的电话变动而修改他的电话号码这个“数据”。不过说到底，我们使用笔记本这个“数据库”还是为了能随时查到某位亲戚或朋友的地址、邮编或电话号码这些“数据”。

数据库具有整体性和共享性。就整体性而言，数据库是一个单位或

是一个应用领域的通用数据处理系统，它存储的是属于企业和事业部门、团体和个人的有关数据的集合。数据库中的数据是从全局观点出发建立的，它按一定的数据模型进行组织、描述和存储。其结构基于数据间的自然联系，从而可提供一切必要的存取路径，且数据不再针对某一应用，而是面向全组织，具有整体的结构化特征。共享性则是数据库中的数据为众多用户所共享其信息而建立的，已经摆脱了具体程序的限制和制约。不同的用户可以按各自的用法使用数据库中的数据;多个用户可以同时共享数据库中的数据资源，即不同的用户可以同时存取数据库中的同一个数据。数据共享性不仅满足了各用户对信息内容的要求，同时也满足了各用户之间信息通信的要求。

17.1.2　数据库的用途

Microsoft Access在很多地方得到了广泛使用，例如小型企业、大公司的部门。具体来说，Access的用途主要体现在以下两个方面。

1.用来进行数据分析

Access有强大的数据处理、统计分析能力。利用Access的查询功能，可以方便地进行各类汇总、平均等统计，并可灵活设置统计的条

件。比如在统计分析上万条记录及以上的数据时速度快且操作方便，这一点是Excel无法与之相比的。

2.用来开发软件

Access用来开发软件，比如生产管理、销售管理、库存管理等各类企业管理软件，其最大的优点是易学！非计算机专业的人员也能学会。低成本满足了那些从事企业管理工作人员的管理需要，通过软件来规范同事、下属的行为，推行其管理思想。

17.1.3　数据库管理系统

图书管理员在查找一本书时，首先要通过目录检索找到那本书的分类号和书号，然后在书库找到那一类书的书架，并在那个书架上按照书号的大小次序查找，这样很快就能找到需要的书。数据库里的数据像图书馆里的图书一样，也要让人能够很方便地找到才行。如果所有的书都不按规则，胡乱堆在各个书架上，那么借书的人根本就没有办法找到他们想要的书。同样的道理，如果把很多数据胡乱地堆放在一起，就会让人无法查找，这种数据集合也不能称为“数据库”。

数据库的管理系统就是从图书馆的管理方法改进而来。人们将越来越多的资料存入计算机中，并通过一些编制好的计算机程序对这些资料进行管理，这些程序后来就被称为“数据库管理系统”，它们可以帮我们管理输入计算机中的大量数据，就像图书馆的管理员。Access就是一种数据库管理系统。

17.2　创建数据库并在数据库中创建表

利用Access 2016创建的数据库属于关系型数据库，是相关对象的集合，包括表、查询、窗体、报表、宏、模块和Web页。每个对象都是数据库中的一个组成部分。其中，表是数据库的集成，记录了数据库中全部的数据内容；其他对象则是Access提供的工具，用于对数据库进行维护和管理。

Access提供了两种建立Access数据库的方法：使用数据库向导建立所选择的数据库类型中所需的表、窗体和报表；先建立一个空数据库，然后再自行新建表、窗体、报表等数据库对象。

17.2.1　利用数据库向导创建数据库

Access提供了多种数据库模板，可以利用模板来快速创建数据库，如果向导所创建的数据库内容无法满足要求，还可以随时进入数据库对象的设计视图来进一步修改设定，有很大的灵活性。具体操作如下。

步骤1：启动Access 2016，单击“文件”按钮，如图17-1所示。

步骤2：在列表中选择“新建”选项，选择其中一个模板，例如选择“项目”模板，如同17-2所示。

图17-1　单击“文件”按钮

图17-2　选择“项目”模板

步骤3：打开“项目”对话框，输入文件名并设置存储位置后单击“创建”按钮，如图17-3所示。

步骤4：Access 2016根据选择的模板成功创建数据库，如图17-4所示。在数据库中输入数据就可以了。

图17-3　“项目”对话框

图17-4　成功创建数据库

17.2.2　创建空白数据库

在Access 2016中，所谓的空白数据库指的是一个没有表、查询、窗体和报表等内容的数据库。下面介绍使用Access 2016创建空白数据库的方法。

步骤1：启动Access 2016，单击“文件”按钮，如图17-5所示。

步骤2：选择“新建”选项，在“可用模板”栏中选择“空白桌面数据

库”选项，如图17-6所示。

图17-5　单击“文件”按钮

图17-6　选择“空数据库”选项

步骤3：弹出“空白桌面数据库”对话框，设置数据库保存位置并输入数据库名，单击“创建”按钮，如图17-7所示。

步骤4：成功创建空白数据库，如图17-8所示。在数据库中输入数

据就可以了。

图17-7　输入数据库名

图17-8　成功创建数据库

17.2.3　使用表设计器创建表

成功创建数据库后，还需要向数据库中添加对象，数据库中七个支持的对象，表、查询、窗体、报表、宏、模块和Web页，其中表是数据库中最重要的一个对象，是整个数据库的基础，是继续创建其他对象的出发点。Access 2016可以通过表设计器创建表，下面介绍具体操作方法。

步骤1：打开Access窗口，在数据库窗口的功能区中打开“创建”选项卡，在“表格”组中单击“表设计”按钮，如图17-9所示。

图17-9　单击“表设计”按钮

步骤2：打开表设计视图，在“字段名称”列的第一行输入第一个字

段名称“学号”，按“Enter”键确认输入，此时Access 2016自动激活数据类型列。单击右侧下拉列表框上的下三角按钮，在下拉列表中选择数据类型，如图17-10所示。

图17-10　输入字段名称并设置数据类型

技巧点拨：在Access中可以定义多种数据类型，“文本”类型主要用于存放文本和字符等内容，“备注”类字段主要用于在数据库中存放说明性文字，“数字”类型的字段主要用于存放数值，“货币”类型的字段主要用来存放和货币有关的数据，“日期/时间”类字段主要用于存放有关日期和时间的数据，“是/否”类字段主要用于存放逻辑值，“OLE对象”类字段主要用于存放Word或Excel文档、图片、声音或其他程序创建的二进制数据等。如果在数据表中设置了自动编号的字段，则添加一个记录后，将为其自动添加编号。

步骤3：在“字段属性”栏的“常规”选项卡中对字段大小、格式和有

效性规则等进行设置。这里对“必需”项进行设置，如图17-11所示。步骤4：选择“字段名称”列的下一行，输入下一个字段名称。这里

使用相同的方法为表添加姓名、身份证号等字段，并设置它们的数据类型。完成字段设置后，单击“快速访问工具栏”中的“保存”按钮，打

开“另存为”对话框，在对话框的“表名称”文本框中输入表的名称，然后单击“确定”按钮，如图17-12所示。

图17-11　“常规”选项卡的设置

图17-12　打开“另存为”对话框

步骤5：打开提示对话框，提示没有定义主键，单击“是”按钮关闭对话框，如图17-13所示。

图17-13　提示定义主键

步骤6：为表定义主键，例如定义“学号”为主键，在学号文本框右

击，弹出快捷菜单后单击“主键”选项，此时在学号文本框前可以看到金钥匙图标，表示主键设置成功，如图17-14所示。

图17-14　定义主键

技巧点拨：键也称为主关键字，它的作用是保证表中的每条记录都有唯一性。设置主键能够方便用户对数据进行查询。

17.2.4　通过输入数据创建表

除了通过表设计器，还可以通过输入数据创建表，Access会根据第一个记录中输入的数据推测字段中将要保存的数据类型。在数据的输入过程中，还可以为每一个字段命名。利用这种方法能够快捷方便地创建工作表。下面介绍具体的操作方法。

步骤1：在功能区的“创建”选项卡中单击“表格”组中的“表”按钮创建

一个新表，如图17-15所示。

步骤2：在这个新表中，第一列是ID编号，其默认为主键。在第二

列“单击以添加”上右击鼠标，选择快捷菜单中的选项指定字段类型，如这里选择“数字”，如图17-16所示。

图17-15　创建一个新表

图17-16　选择“数字”选项

步骤3：此时Access将在该字段后添加一个新列，同时当前列的字段名处于可编辑状态，输入名称，如图17-17所示。

步骤4：按“Enter”键，Access将自动选择右侧的新字段，并打开快

捷菜单，与上一步一样指定字段类型，如图17-18所示。

图17-17　输入字段名称

图17-18　创建下一个字段

步骤5：输入字段名称，如图17-19所示。完成该字段的创建后

按“Enter”键进入下一字段的创建，按相同的步骤操作，直到完成表中所有字段的创建。

步骤6：在表的“学号”列中单击鼠标放置插入点光标，开始输入数

据。完成当前行的输入后，按“Enter”键，Access 2016会自动在下面添加一个新行，如图17-20所示。

图17-19　输入字段名称

图17-20　依次向各个字段输入数据

技巧点拨：按“Enter”键、“Tab”键或“→”键，均可向右移动光标。按“Shift+Tab”快捷键和“←”键可以向左移动光标。在通过输入数据创建表时，Access会自动对输入数据的字段类型进行判断，如输入纯数字，数据类型会判断为“数字”。如果用户修改了数据类型，则Access可能会将原来输入的数据认定为非法数据而自动删除。完成一个记录的输入后，Access会自动保存该记录。

步骤7：完成输入后，单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，如图

17-21所示。

图17-21　依次向各个字段输入数据

步骤8：打开“另存为”对话框，在“表名称”文本框中输入表的名称

后单击“确定”按钮，如图17-22所示。保存表后，表的创建操作即完成。

图17-22　“另存为”对话框

17.2.5　导入外部数据

通过导入外部数据可以快速创建新表，Access 2016提供了对Excel

工作表、SharePoint列表、XML文件、Outlook文件夹、其他Access 2016 数据库以及其他多种类型数据源的支持，可以直接将这些数据导入当前的数据库中。下面介绍在Access 2016数据库中导入外部数据的方法。

步骤1：启动Access 2016，创建一个空白数据库。在“外部数据”选

项卡中单击Excel按钮，如图17-23所示。

图17-23　单击“Excel”按钮

步骤2：打开“获取外部数据源-Excel电子表格”对话框，在对话框中单击“浏览”按钮，如图17-24所示。

步骤3：打开“打开”对话框，选择需要导入的Excel数据源文件，然后单击“打开”按钮开始导入数据库的操作，如图17-25所示。

步骤4：返回“获取外部数据源-Excel电子表格”对话框，单击选

中“将源数据导入当前数据库的新表中”单选按钮，然后单击“确定”按钮，如图17-26所示。

图17-24　单击“浏览”按钮

图17-25　“打开”对话框

技巧点拨：如果单击选中“通过创建链接表来链接到数据源”单选按钮，将在Access数据库中创建一个链接表，代表指向其他位置所存储的信息的活动链接。当使用其他程序对数据源的数据进行修改时，Access

2016链接表中的数据也会被修改。

步骤5：打开“导入数据表向导”对话框，在对话框中选择数据源所在的工作表，然后单击“下一步”按钮，如图17-27所示。

图17-26　单击“确定”按钮

图17-27　指定工作表

步骤6：如果需要使用数据表中的列标题作为Access表的字段名，

这里可以勾选“第一行包含列标题”复选框，然后单击“下一步”按钮，如图17-28所示。

步骤7：可以在“导入数据表向导”对话框指定有关正字导入的每个字段的信息，如字段名称、数据类型等，如图17-29所示。

步骤8：根据“导入数据表向导”对话框的提示继续进行设置，如设置添加Access数据表的主键等，如图17-30所示。

步骤9：输入导入表的名称，单击“完成”按钮，如图17-31所示。步骤10：返回“获取外部数据-Excel工作表”对话框，提示是否保存

设置步骤，用户可以根据需要进行选择，这里勾选“保存导入步骤”复选框，单击“保存导入”按钮即可保存当前设置的步骤，如图17-32所示。

图17-28　指定列标题

图17-29　设置正字导入的每个字段的信息

图17-30　设置主键

图17-31　完成设置

技巧点拨：如果在“导入数据表向导”对话框中直接单击“完成”按钮，Access 2016将跳过设置步骤直接按照默认的设置来导入外部数据。

步骤11：上述设置后，选择的Excel数据被导入数据库的表中，在

左侧的“所有表”窗格中双击“期末考试成绩表”选项即可打开该表，如图

17-33所示。

图17-32　保存导入步骤

图17-33　打开数据表

17.3　修改数据表的结构和外观

数据表创建完成后，不一定一次就可以满足要求，这时就需要对数据表的结构进行修改，包括删除字段、添加字段、改变字段数据类型、改变字段的查阅方式和字段有规则等。也可以调整表的外观使表看上去更清楚、美观。下面将介绍修改数据表结构和外观的方法。

17.3.1　设置文本格式

为了使数据显示更加清晰美观，可以改变数据表中数据的字体、字形和字号。

打开表，在“开始”选项卡的“文本格式”组中，可对字体格式、大

小、颜色以及对齐方式等进行设置，如图17-34所示。

图17-34　设置文本格式

17.3.2　修改字段

创建的数据表中有时需要对字段进行修改，如删除字段、添加字

段、改变字段的类型以及设置字段的输入规则等。下面介绍具体的操作方法。

步骤1：启动Access 2016，打开数据库文件，打开需要进行修改的数据表，然后在工作表标签上右击鼠标，选择快捷菜单中的“设计视图”命令，如图17-35所示。步骤2：在设计视图模式下，鼠标右击某个字段名，在快捷菜单中选择“插入行”命令，将在表中添加一个字段，如图17-36所示。

步骤3：在选择字段上方成功插入一行，输入字段名。然后修改插入字段的数据类型，如图17-37所示。

图17-35　选择“设计视图”命令

图17-36　选择“插入行”命令

图17-37　输入字段名并修改数据类型

步骤4：删除字段。选择字段所在的整个行，右击鼠标，选择快捷

菜单中的“剪切”命令，如图17-38所示，字段将会直接被删除。

步骤5：在需要粘贴行的位置插入一行后右击鼠标，选择快捷菜单中的“粘贴”命令，如图17-39所示。

步骤6：此时，剪切的行即可被移动到当前的位置，如图17-40所示。

图17-38　选择“剪切”命令

图17-39　粘贴字段

图17-40　字段移动当前位置

步骤7：完成对字段的修改后，在快速访问工具栏中单击“保存”按

钮保存对表的修改。在“设计”选项卡中单击“视图”组中“视图”按钮上的下三角按钮，在下拉列表中选择“数据表视图”选项退出当前的设计视图状态，如图17-41所示。

步骤8：可以看到表的结构发生了改变，如图17-42所示。

图17-41　选择“数据表视图”选项

图17-42　修改后的表结构

技巧点拨：对字段的修改可能会造成数据的丢失，因此在建立表之前应该根据任务的需要考虑建立什么样的表，以避免在创建表后再进行修改而造成不必要的麻烦。

17.3.3　隐藏和显示字段

1.隐藏字段

在“数据表”视图中，为了便于查看表中主要数据，可以将某些字段列暂吋隐藏起来，需要时再将其显示。

以“学生成绩信息”表为例，将表中的“性别”字段列隐藏起来。具体操作歩骤如下。

步骤1：用“数据表”视图打开“学生成绩信息”表。单击“字段3”字段选定器，如果要一次隐藏多列，单击要隐藏的第1列字段选定器，然后按住鼠标左键不放，拖动鼠标到最后一个需要选择的列。右击选定的列，在弹出的快捷菜单汇总选择“隐藏字段”选项，如图17-43所示。

步骤2：Access已将选定的列隐藏起来，如图17-44所示。

图17-43　选择“隐藏字段”选项

2.显示字段

如果希望将隐藏的列重新显示出来，操作歩骤如下。

步骤1：用“数据表”视图打开“学生成绩信息”表。右击任一字段，在弹出的快捷菜单中选择“取消隐藏字段”选项，如图17-45所示。

步骤2：打开“取消隐藏列”对话框，勾选所隐藏的列前的复选框，单击“关闭”按钮，如图17-46所示。

步骤3：隐藏的字段重新显示出来，效果如图17-47所示。

图17-44　选定的列已被隐藏

图17-45　选择“取消隐藏字段”选项

图17-46　“取消隐藏列”对话框

图17-47　隐藏的字段重新显示

17.3.4　调整字段显示高度和宽度

1.调整行显示高度

调整行显示高度有两种方法：鼠标和菜单命令。

1. 使用鼠标调整行显示高度

使用“数据表”视图打开要调整的表，然后将鼠标指针放在表中任意两行选定器之间，当鼠标指针变为双箭头时，按住鼠标左键不放，拖动鼠标上、下移动，调整到所需高度后，松开鼠标左键，如图17-48所示。

1. 使用菜单命令调整行显示高度

具体操作如下。

步骤1：使用“数据表”视图打开要调整的表，右击表左侧的行选项区域，在弹出的快捷菜单中选择“行高”选项，如图17-49所示。

步骤2：弹出“行高”对话框，输入所需的行高值，单击“确定”按

钮，行高即可改变，如图17-50所示。改变行高后，整个表的行高都得到了调整。

2.调整列显示宽度

与调整行显示高度的操作一样，调整列显示宽度也有两种方法，即

鼠标和菜单命令。

图17-48　拖动鼠标移动

图17-49　选择“行高”选项

图17-50　“行高”对话框

1. 使用鼠标调整

将鼠标指针放在要改变宽度的两列字段名中间，当鼠标指针变为双箭头吋，按住鼠标左键不放，并拖动鼠标左、右移动，当调整到所需宽度时，松开鼠标左键，如图17-51所示。在拖动字段列中间的分隔线

时，如果将分隔线拖动超过下一个字段列的右边界时，将会隐藏该列。

1. 使用菜单命令调整列显示宽度

具体操作如下。

步骤1：选择要改变宽度的字段列，右击，在弹出的快捷菜单中选择“字段宽度”选项，如图17-52所示。

图17-51　拖动鼠标移动

图17-52　选择“字段宽度”选项

步骤2：打开的“列宽”对话框，输入所需的宽度，单击“确定”按

钮，如图17-53所示。如果在“列宽”对话框中输入的值为20，则隐藏该字段列。重新设定列宽不会改变表中字段的“字段大小”属性所允许的字符数，它只是简单地改变字段列所包含数据的显示空间。

图17-53　“列宽”对话框

17.3.5　改变字段的查询方式

在表中查询字段时有多种方式，不同的方式便于用户根据不同的需要实现对数据的快捷查阅和输入。下面介绍改变字段查询方式实现数据快速输入的方法。

步骤1：打开表，在“开始”选项卡中的“视图”组中单击“视图”按钮上

的下三角按钮，然后在下拉列表中选择“设计视图”选项，如图17-54所示。

步骤2：在表的设计视图模式下单击“姓名”字段，在“字段属性”窗

格中单击“查阅”标签；此时可以看到“查询”选项卡中该字段“显示控

件”下拉列表框中的默认值为“文本框”，将其更改为“列表框”，如图17-

55所示。

图17-54　选择“设计视图”选项

图17-55　将“显示控件”更改为“列表框”

步骤3：“查询”选项卡中将显示列表框的设置项。单击“行来源”文本框右侧的按钮，如图17-56所示。

步骤4：打开“显示表”对话框，在对话框中选择作为查询数据来源

的表后单击“添加”按钮将表添加到查询中，然后单击“关闭”按钮，如图

17-57所示。

步骤5：打开“Sheet1：查询生成器”选项卡，在“基本信息表”对话框

中双击选中“姓名”字段，如图17-58所示。

图17-56　单击按钮

图17-57　“显示表”对话框

图17-58　双击“姓名”字段

步骤6：单击右上角的“关闭”按钮，打开提示框，提示是否更改查询语言，这里单击“是”按钮确认修改，如图17-59所示。

图17-59　单击“是”按钮确认更改

步骤7：保存对表的修改，返回数据表视图模式。此时，在“姓

名”字段上会出现一个下三角按钮，在输入姓名时，可以直接单击该下

三角按钮，在下拉列表中查询到需要输入的姓名后单击，即可将其直接输入表中，如图17-60所示。

图17-60　查询姓名

17.3.6　创建有效性规则

在表中，有些字段的取值是有一定限制的。在Access 2016中，可以设置表中每一个记录的有效规则，这样可以避免输入非法数据。下面介绍对表的有效规则进行设置的操作方法。

步骤1：启动Access 2016，打开需要进行修改的数据表，然后在工

作表标签上右击，选择快捷菜单中的“设计视图”选项，进入设计视图模

式，如图17-61所示。

步骤2：在需要添加有效规则的字段上单击选择该字段，然后在“字

段属性”窗格的“常规”选项卡中单击“验证规则”文本框，再单击右侧出现的按钮，如图17-62所示。

图17-61　选择“设计视图”选项

图

17-62

　单击

按钮

步骤3：打开“表达式生成器”对话框，在对话框的文本框中添加规则表达式后单击“确定”按钮，如图17-63所示。

步骤4：规则添加到“验证规则”文本框中，如图17-64所示。

图17-63　添加表达式

图17-64　添加验证规则

步骤5：单击快速访问工具栏中的“保存”按钮，保存对表的修改，

Access 2016会提示数据完整性规则已经修改，单击“是”按钮让系统对数据进行检查，如图17-65所示。

步骤6：返回数据表视图状态，在“性别”字段中输入非法字符时， Access 2016会给出提示，如图17-66所示。单击“确定”按钮，将非法字符改为规则允许字符后，提示不再出现。

图17-65　Access提示对话框

图17-66　输入非法字符的提示

17.3.7　设置输入掩码

在表中输入掩码是使用字母显示的字符来控制字段或控件的数据输入，通过输入掩码属性设置能够创建输入掩码。下面介绍具体的操作方法。

步骤1：打开需要设置输入掩码限制的表，进入设计视图模式。选

择需要设置输入掩码的字段，打开“字段属性”窗格的“常规”选项卡，在该选项卡中选择“输入掩码”选项，然后单击右侧的按钮，如图17-67 所示。

步骤2：打开“输入掩码向导”对话框，在对话框中单击“编辑列表”按钮，如图17-68所示。

图

17-67

　单击

“

输入掩码

”

文本框上的

按钮

图17-68　单击“编辑列表”按钮

图17-69　自定义输入掩码

步骤3：打开“自定义‘输入掩码向导’”对话框；在该对话框的“说

明”文本框中输入掩码说明，再在“输入掩码”文本框中输入“0000”。完成输入掩码自定义后单击“关闭”按钮，如图17-69所示。

步骤4：返回“输入掩码向导”对话框，单击“下一步”按钮，向导将要求确认掩码，如图17-70所示。

步骤5：打开新的界面，单击“下一步”按钮，如图17-71所示。

步骤6：向导要求选择保存数据方式，这里使用默认设置，单击“下一步”按钮，输入掩码设置完成，如图17-72所示。

步骤7：完成设置，单击“完成”按钮，如图17-73所示。

图17-70　确认掩码

图17-71　单击“下一步”按钮

图17-72　设置数据保存方式

图17-73　完成设置

步骤8：保存表并打开数据表视图，在表的“学号”列中输入电话号

码，如果数据输入不符合输入掩码的设置，Access 2016会给出提示，如图17-74所示。单击“确定”按钮能够重新输入数值。

图17-74　数据输入不符合输入掩码时的提示

17.4　表的操作

在数据表视图模式下，用户可以对表进行浏览、为表添加和删除记录以及对记录进行修改等操作。下面介绍Access 2016中表操作的常见方法。

17.4.1　复制表

与表中的数据一样，有时也需要对表进行复制。一般通过导航窗格实现表的复制，下面介绍复制表的操作方法。

步骤1：在导航窗格中选择需要复制的表并右击，在弹出的快捷菜单中选择“复制”选项，如图17-75所示。

步骤2：在导航窗格中的任意位置右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”选项，如图17-76所示。

图17-75　选择“复制”选项

图17-76　选择“粘贴”选项

步骤3：打开“粘贴表方式”对话框，输入表名称，并设置粘贴选项，设置完成后单击“确定”按钮，如图17-77所示。

步骤4：在导航窗格中源表所在的组中将得到一个复制表，这个复

制表将只具有源表的结构而没有数据，如图17-78所示。

图17-77　“粘贴表方式”对话框

图17-78　复制表结构

17.4.2　设置表的常规属性

数据库中的表也具有属性，包括表的创建时间、修改时间以及是否隐藏等。在Access 2016的导航窗格中列出了数据库中所有的表，用户能够方便地选择表，并对这些表的属性进行设置。下面介绍设置表的常规属性的方法。

步骤1：打开数据库，在“导航窗格”中右击需要修改属性的表，在弹出的快捷菜单中选择“表属性”选项，如图17-79所示。

步骤2：打开“属性”对话框，在“说明”文本框中输入对表的说明文

字；如果需要隐藏表，可以勾选“隐藏”复选框；完成设置后单击“确定”按钮，如图17-80所示。

图17-79　选择“表属性”选项

图17-80　勾选“隐藏”复选框

步骤3：表Sheet2被隐藏，如图17-81所示。这里注意，处于打开状态的表是无法隐藏的。

步骤4：如果要显示隐藏的表，在导航窗格中右击，在弹出的快捷菜单中选择“导航选项”选项，如图17-82所示。

步骤5：打开“导航选项”对话框，在“显示选项”栏中勾选“显示隐藏对象”复选框，单击“确定”按钮，如图17-83所示。

步骤6：隐藏的表格此时显示为灰色，如图17-84所示。

图17-81　表被隐藏

图17-82　选择“导航选项”选项

图17-83　勾选“显示隐藏对象”复选框

图17-84　表显示为灰色

17.4.3　查找和替换数据

当用户需要查找和有选择地替换少量数据，并且不便于使用查询来查找或替换数据时，可以使用“查找和替换”对话框。下面介绍查找和替换数据的方法。

步骤1：选择表，在功能区的“开始”选项卡中单击“查找”组中的“查

找”按钮，如图17-85所示。

图17-85　单击“查找”按钮

步骤2：打开“查找和替换”对话框，在“查找”选项卡中对“查找内容”“查找范围”“匹配”和“搜索”进行设置，设置完成后单击“查找下一个”按钮进行查找，如图17-86所示。

图17-86　“查找和替换”对话框

步骤3：查看结果，如图17-87所示。再次单击“查找下一个”按钮，

Access 2016将继续向下进行查找，直到表尾为止。

图17-87　查找到的结果

17.5　数据查询

查询是按照一定的条件或要求对数据库中特定数据信息的查找。查询可以对数据库中的一个或多个表中存储的数据信息进行查找、统计、计算、排序等操作。而查询的结果可以作为窗体、报表、数据访问页或另一个查询的数据源。

17.5.1　创建查询表

在Access中可以通过在设计视图中使用查询表实现数据查询功能，下面介绍建立查询表的操作方法。

步骤1：启动Access 2016，打开数据库。在“创建”选项卡的“查询”组中单击“查询设计”按钮，如图17-88所示。

步骤2：打开“显示表”对话框，在“表”选项卡中选择需要建立查询

的表，然后单击“添加”按钮。完成添加操作后，单击“关闭”按钮，如图

17-89所示。

图17-88　单击“查询设计”按钮

图17-89　“显示表”对话框

步骤3：依次双击工作表字段列表中的字段选项，将这些字段添加到查询设计界面的表中，如图17-90所示。

步骤4：在添加字段的“总分”列的“条件”行中输入查询条件，如图

17-91所示。然后在快速访问工具栏中单击“保存”按钮。

图17-90　双击字段选项

图17-91　输入查询条件

步骤5：打开“另存为”对话框，在“查询名称”文本框中输入查询表名称后单击“确定”按钮，如图17-92所示。

图17-92　“另存为”对话框

步骤6：回到数据表视图状态，如图17-93所示。

步骤7：可以看到创建的查询表，该表将包含所有查询到的结果数据，如图17-94所示。

图17-93　选择“数据表视图”选项

图17-94　查询结果

技巧点拨：Access 2016为了方便创建查询提供了查询向导，查询向

导可以帮助读者快速创建一个查询。在“创建”选项卡的“其他”组中单击“查询向导”按钮，可打开“新建向导”对话框，按照对话框的提示能够方便地创建各种类型的查询表。

17.5.2　汇总查询

汇总查询就是在查询过程中直接将数据记录进行统计计算，同时将计算结果在查询表中显示出来。下面以在学生成绩信息表中创建平均分查询表为例介绍进行汇总查询的方法。步骤1：打开数据库，在功能区的“创建”选项卡中单击“查询设计”按钮，启动查询设计器，如图17-95所示。

图17-95　单击“查询设计”按钮

步骤2：按照17.5.1节的步骤创建查询表并添加字段，如图17-96所示。

步骤3：打开“设计”选项卡，在“显示/隐藏”组中单击“汇总”按钮，

表中将显示“总计”行，如图17-97所示。

图17-96　创建查询表并添加字段

步骤4：在表格中选择“总分”列内容为Group By的单元格，单击右

侧的下三角按钮，在下拉列表中选择汇总函数，这里选择“平均值”选项，如图17-98所示。

图17-97　单击“汇总”按钮

图17-98　选择“平均值”选项

技巧点拨：Group By定义要指向计算的组，例如，若按照班级进行统计，则“班级”字段应该设置为Group By。

步骤5：在“设计”选项卡的“结果”组中单击“运行”按钮，如图17-99 所示。此时将能够查看到经过汇总后的查询结果，如图17-99所示。在快速访问工具栏中单击“保存”按钮保存查询表。至此，一个查询汇总表制作完成。

图17-99　单击“运行”按钮

技巧点拨：“合计”选项用于计算组中字段所有值的和，“最大

值”和“最小值”选项用于计算组中所有值中的最大值和最小值。“计

数”选项用于计算组中非空值的行数，StDev选项用于计算组中该字段所有值的统计标准方差。First和Last选项用于返回字段中的头一个值和末一个值。Expression选项用于创建表达式中包含合计函数的计算字段。

Where选项用于指定不用于分组的字段准则，选择该项时Access将取消勾选“显示”复选框，而隐藏查询结果中的字段。

17.5.3　Access的联接查询

在查询中可以添加多个表或查询，同时在一个查询中也可以联接多个表和查询，这样可以实现对多个表中的数据或相关数据进行查询。下面介绍在查询中创建联接的方法。

步骤1：打开需要使用的查询，在表标签上右击鼠标，选择快捷菜单中的“设计视图”命令，如图17-100所示。

图17-100　选择“设计视图”命令

步骤2：在设计视图模式下打开功能区的“设计”选项卡，单击“查询设置”组中的“显示表”按钮，如图17-101所示。

步骤3：打开“显示表”对话框，在“表”选项卡的列表中选择需要添

加的表，然后单击“添加”按钮将选择的表添加到当前的查询中，然后单击“关闭”按钮，如图17-102所示。

图17-101　单击“显示表”按钮

图17-102　添加表

步骤4：在添加的新表列表框中双击字段名向查询添加字段，如图

17-103所示。

步骤5：将后一个表中的“姓名”字段拖放到“基本情况表”字段列表

的“姓名”字段选项上创建查询联接，如图17-104所示。

图17-103　添加字段

步骤6：双击查询字段列表之间的联接线，打开“联接属性”对话

框，对联接属性进行设置。这里使用默认值，完成设置后单击“确定”按钮，如图17-105所示。

图17-104　建立查询联接

图17-105　设置联接属性

技巧点拨：如果要删除创建的查询联接，选择联接线后按Delete键即可。

步骤7：在“设计”选项卡的“结果”组中单击“运行”按钮，显示查询结

果。这里将查询2个表中相同的姓名，并显示相关的信息，如图17-106 所示。

图17-106　显示查询结果

17.6　创建窗体

窗体是一个数据库对象，可用于输入、编辑或者显示表或查询中的数据。可以使用窗体来控制对数据的访问，如显示哪些字段或数据行。例如，某些用户可能只需要查看包含许多字段的表中的几个字段。为这些用户提供仅包含那些字段的窗体，更便于他们使用数据库。

17.6.1　使用向导创建窗体

可以将窗体视作窗口，用户通过它查看和访问数据库。有效的窗体更便于用户使用数据库，因为省略了搜索所需内容的步骤。Access 2016 提供了一种功能强大的创建窗体的窗体向导，根据用户的选择，窗体向导将能够逐步引导用户创建需要的窗体。下面介绍使用Access 2016窗体向导创建一个新窗体的过程。

步骤1：启动Access 2016，打开数据库。在“创建”选项卡的“窗

体”组中单击“窗体向导”按钮，如图17-107所示。

图17-107　单击“窗体向导”按钮

步骤2：打开“窗体向导”对话框，在“表/查询”下拉列表框中选择要

创建窗体的表。在“可用字段”列表中依次选择除ID外的字段选项，将选

择的字段选项添加到“可用字段”列表中。完成字段选择后单击“下一步”按钮，如图17-108所示。

步骤3：设置窗体的布局，这里使用默认的“纵栏表”布局，然后单击“下一步”按钮，如图17-109所示。

步骤4：设置窗体的标题，完成设置后单击“完成”按钮创建窗体，如图17-110所示。

图17-108　选择字段

图17-109　设置窗体布局

步骤5：此时在Access 2016中创建的窗体如图17-111所示。

图17-110　设置窗体标题

图17-111　创建窗体

17.6.2　创建包含数据表的窗体

在Access 2016窗体中可以包含数据表，下面介绍快速创建包含数据表的窗体的操作方法。

步骤1：启动Access 2016数据库，打开表。在“表”选项卡中单击“关系”组中的“关系”按钮，如图17-112所示。

步骤2：切换到关系视图模式，在“设计”选项卡单击“显示表”按钮，如图17-113所示。

图17-112　单击“关系”按钮

图17-113　单击“显示表”按钮

步骤3：打开“显示表”对话框，在“两者都有”选项卡中选择需要添加的表，然后单击“添加”按钮，如图17-114所示。添加完成后单击“关闭”按钮。

图17-114　单击“添加”按钮

步骤4：在“关系”选项卡中从一个表的字段列表中拖动一个字段到

另一个字段列表中。打开“编辑关系”对话框，单击对话框中的“创建”按钮，如图17-115所示。

步骤5：此时将创建一对多的关系，如图17-116所示。

步骤6：单击“期末考试成绩表”标签选择该表，打开“创建”选项

卡，在“窗体”组中单击“窗体”按钮，如图17-117所示。

图17-115　单击“创建”按钮

图17-116　查看关系

图17-117　单击“窗体”按钮

步骤7：此时将创建一个包含数据表的窗体，如图17-118所示。

图17-118　创建包含数据表的窗体

17.6.3　在设计视图中快速创建窗体

在Access设计视图中主要对以向导创建的窗体进行修改和修饰，但也可以在设计视图中直接创建窗体。无论是否使用Access窗体向导建立新窗体，任何细节的修改与显示的控制，都必须在“窗体设计”窗口中进行，就如更正查询设置在“查询设计”窗口中进行一样。下面介绍在设计视图中快速创建窗体的方法。

步骤1：打开数据库，在“创建”选项卡中的“窗体”组中单击“窗体设计”按钮，如图17-119所示。

步骤2：在“设计”选项卡中单击“标题”按钮，在窗体中插入标题并输入标题内容，如图17-120所示。

图17-119　单击“窗体设计”按钮

图17-120　插入标题

步骤3：打开“主题”选项卡，单击“主题”按钮，在下拉列表中选择一款预设主题应用到窗体中，如图17-121所示。

步骤4：打开“设计”选项卡，在“工具”组中单击“添加现有字段”按

钮，如图17-122所示。

图17-121　应用预设主题

图17-122　单击“添加现有字段”按钮

步骤5：打开“字段列表”窗口，在“可用于此视图的字段”列表中双击表中的字段将其添加到窗体中，如图17-123所示。

步骤6：完成字段的添加后单击“字段列表”对话框右上角的“关

闭”按钮。保存设计完成的窗体，返回窗体视图模式，即可使用窗体来查询表中的数据，如图17-124所示。

图17-123　添加字段

图17-124　创建的窗体效果

17.7　使用报表

报表是以打印格式显示数据的一种有效方式，一般都绑定到数据库的一个或多个表和查询中。报表不仅提供和窗体类似的查阅、新建、编辑和删除数据的方法，而且还提供打印功能，并可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计，可以生成清单、订单及其他所需的输出内容，可以方便地处理商务信息。

17.7.1　使用报表向导创建报表

创建报表与创建窗体的操作有很多类似的地方，用户可以采取多种方法创建报表，报表向导提供了一种灵活创建报表的方式。使用报表向导，用户可以指定报表中显示的字段，同时可以根据需要设置报表的布局和格式以美化报表。下面介绍使用报表向导创建报表的具体操作方法。

步骤1：启动Access 2016，打开数据库文件。在功能区的“报表”选项卡中单击“报表向导”按钮，如图17-125所示。

步骤2：打开“报表向导”对话框；在“表/查询”下拉列表中选择为报

表提供数据的数据源，在“可用字段”列表中选择表中的字段，双击字段

或单击按钮将其添加到右侧的“选定字段”列表中。完成字段添加后单击“下一步”按钮，如图17-126所示。

图17-125　单击“报表向导”按钮

图17-126　单击“下一步”按钮

技巧点拨：直接单击按钮可将“可用字段”列表中所有的字段都添加到“选定字段”列表中。

步骤3：使用向导添加分组级别。在左侧的列表框中选择“职位”选项后单击按钮，设置报表以“职位”字段来分组，完成设置后单击“下一步”按钮，如图17-127所示。

步骤4：此时，使用向导可以确定排序顺序和汇总信息。这里设置

按照“数学”字段值升序排列，完成设置后单击“下一步”按钮，如图17-

128所示。

步骤5：使用向导将可以设置报表的布局方式。这里使用默认设置，单击“下一步”按钮进入下一步设置，如图17-129所示。

步骤6：使用向导将能设置报表的标题，这个标题将在打印预览时

显示在标题栏上，同时也将作为报表的文件名。在“请为报表指定标

题”文本框中输入报表标题后，单击“完成”按钮创建报表，如图17-130所示。

图17-127　添加分组级别

图17-128　设置排序

图17-129　设置布局方式

图17-130　指定标题

步骤7：Access 2016将自动打开报表，如图17-131所示。

步骤8：关闭报表预览后，Access 2016将显示报表设计界面，如同

17-132所示。

图17-131　打开报表

图17-132　报表设计界面

17.7.2　报表的计数

报表的计数功能在对报表中包含的记录进行计数时非常有用。在分组或摘要报表中，可以显示每个组中的记录计数。或者可以为每个记录添加一个行号，以便于记录间的相互引用。下面介绍对报表中的记录进行计数并添加行号的操作方法。

步骤1：打开报表，在“开始”选项卡中单击“视图”组中“视图”按钮

，在下拉列表中选择“布局视图”选项，如图17-133所示。

步骤2：在报表中单击需要计数的字段，在“设计”选项卡的“分组和

汇总”组中单击“合计”按钮。在下拉列表中选择“记录计数”选项，如图

17-134所示。

图17-133　选择“布局视图”选项

图17-134　选择“记录计数”选项

步骤3：此时在报表中将显示分组计数值和字段所有数据的计数值，如图17-135所示。

步骤4：在“设计”选项卡的“视图”组中单击“视图”按钮，在下拉列表中选择“设计视图”选项，如图17-136所示。

步骤5：在“设计”选项卡的“控件”组中选择“文本框”控件，如图17-

137所示。

步骤6：拖动鼠标，在报表上“数学”字段左侧绘制文本框，如图17138所示。

图17-135　显示计数值

图17-136　选择“设计视图”选项

图17-137　选择“文本框”控件

步骤7：在“设计”组中单击“属性表”按钮，如图17-139所示。

图17-138　绘制文本框

图17-139　单击“属性表”按钮

步骤8：打开“属性表”窗格，设置控件的名称和数字格式，同时在“控件来源”文本框中输入“＝1”，如图17-140所示。

步骤9：在“运行总和”下拉列表中选择“工作组之上”选项，如图17-

141所示。

步骤10：完成控件设置后，关闭“属性表”对话框，切换到报表视

图，报表按分组添加了行号，如图17-142所示。

图17-140　设置“控件来源”

图17-141　设置“运行总和”选项

图17-142　添加行号

17.7.3　打印报表

在Access中使用“报表”来打印格式数据是一种非常有效的方法。因为“报表”为查看和打印概括性的信息提供了最灵活的方法。下面介绍报表的打印预览和打印设置的方法。

步骤1：打开数据库，在左侧的“所有表”窗格中双击创建的报表。在报表名称标签上右击鼠标，在快捷菜单中选择“打印预览”选项，如图

17-143所示。

步骤2：进入打印预览视图模式。在“打印预览”选项卡的“显示比

例”组中单击“显示比例”按钮上的下三角按钮，在下拉列表相应的选项设置打印预览的显示比例，如图17-144所示。

步骤3：在“页面大小”组中单击“页边距”按钮，在下拉列表中选择相应的选项设置页边距，如图17-145所示。

步骤4：在“页面布局”组中单击“页面设置”按钮，如图17-146所示。

步骤5：打开“页面设置”对话框，使用该对话框对要打印的页面进行设置，如图17-147所示。

图17-143　选择“打印预览”选项

图17-144　设置显示比例

图17-145　单击“页边距”按钮

图17-146　单击“页面设置”按钮

步骤6：完成打印设置后，单击“打印”组中的“打印”按钮，如图17-

148所示。

步骤7：打开“打印”对话框，使用该对话框对使用的打印机、报表

打印范围和打印份数等进行设置，如图17-149所示。完成设置后单击“确定”按钮即可实现报表的打印。

图17-147　“页面设置”对话框

图17-148　单击“打印”按钮

图17-149　“打印”对话框

技巧点拨：在“页面设置”对话框中，“打印选项”选项卡用于设置

上、下、左、右4个方向的页边距。如果勾选“只打印数据”复选框，将只打印报表中的数据。“页”选项卡用于设置页面的打印方向、纸张的大小以及指定打印机等。“列”选项卡用于对网格进行设置，同时还可以设置列的大小和布局方式。